中國建筑第三工程局程序文件

　　記錄控制程序

　　1目的

　　對記錄進行有效的控制，保證記錄的真實性、準確性、完整性、有效性和可追溯性，為工程質量符合規定要求和質量管理體系的有效運行情況提供客觀證據，為質量管理體系改進提供依據。

　　2適用范圍

　　本程序對記錄的填寫、收集、標識、保管、歸檔、借閱、保存期限和處置等作出了具體規定，適用于與質量管理體系、工程質量有關的所有記錄的控制。

　　3引用文件

　　3.1 中建三局ZJS.QM101 《質量手冊》

　　3.2 中建三局ZJS.QM202 《文件控制程序》

　　4術語

　　本程序采用 GB/T19000-2000 《質量管理體系基礎和術語》中有關的術語和定義。

　　5職責

　　5.1 局企業管理部負責質量管理體系運行記錄的標識、貯存、保護、檢索、保存期限和處置的控制。

　　5.2 局科技部、工程部負責工程施工質量記錄的控制、檢查和管理。

　　5.3 各有關部門、公司、項目經理部負責執行本程序，使之達到相應規定要求，包括：

　　a)如實、按規定填寫有關的記錄；

　　b)編制記錄清單，建立資料檔案；

　　c)保存各種記錄、對借閱情況登記、督促到期的記錄的銷毀；

　　d)收集來自供方的記錄并注意保存。

　　6措施和方法

　　6.1 記錄的產生和范圍

　　本工程局所有質量活動均形成各種記錄或報告，這些記錄和報告為及時準確提供工程質量和質量管理體系運行符合規定要求提供證據，為有追溯性要求的場合提供可靠依據。在本工程局所執行的各程序文件和各種規范、標準中，均規定了形成記錄的范圍。

　　6.2記錄的分類、標識和編目

　　6.2.1 記錄的分類：

　　a)施工記錄:與工程質量、技術管理有關并最終形成工程竣工資料的記錄；

　　b)質量管理體系運行記錄：除施工記錄之外的其它所有記錄。

　　6.2.2 本工程局范圍內所有記錄采用統一標識和具體編碼，記錄表格的標識和編碼的方式見《文件控制程序》，形成記錄后每份記錄編順序號(流水號)。

　　6.2.3 各部門、單位和項目經理部根據實際情況將已形成的記錄進行編目，以便于分類保管和查找。

　　6.3記錄填寫

　　6.3.1 記錄填寫時做到字跡清晰、能準確辨認，內容完整、準確。

　　6.3.2 記錄填寫后嚴禁隨意涂改，若確因筆誤而錯填、誤填時，用兩條平行細線將錯誤部分劃去，在其上方補填正確內容。

　　6.3.3 記錄中有關責任人員簽名必須使用真實姓名或有文件確定的代號，不得隨意用簡寫、縮寫，一般也不宜蓋章。

　　6.4 記錄的收集

　　6.4.1 施工記錄在工程技術部門指導下由項目經理部負責收集。項目經理部指派專人負責將已發生的施工記錄按竣工技術資料的有關要求收集齊全，并整理造冊，于單位工程結束后交工程技術部門審核。

　　6.4.2 與質量管理體系運行有關的記錄在局企業管理部指導下由各部門、各單位、各項目經理部分別指定專人負責收集。各部門、各單位、各項目經理部將發生的質量管理體系運行記錄收集齊全，并整理造冊、分類編目后按規定的保管年限妥為保管。

　　6.4.3 供方與施工有關的記錄由有關項目經理部督促供方指定人員收集齊全后收歸本項目技術資料內。

　　6.5 記錄的歸檔、保管

　　6.5.1 記錄歸檔前，由各發生部門、單位和項目經理部負責管理。

　　6.5.2 施工記錄在工程施工階段，由項目經理部指定的專門人員收集、分類、整理，工程完工后由工程技術部門按規定途徑移交或歸檔；質量管理體系記錄由產生部門、單位、項目經理部自行保管。

　　6.5.3 歸檔的記錄分類存放,編制清單,以便于查找。保管作到環境適宜，防火、防潮、防蟲蛀鼠害。

　　6.6 記錄的查詢借閱

　　6.6.1 查詢和借閱記錄須經部門負責人同意。

　　6.6.2借閱記錄時要辦理手續，在表 203-01 《記錄借閱登記表》上注明借閱的記錄名稱、借閱人和歸還時間。

　　6.6.3當合同有要求時，記錄可以在商定期限內提供給業主及其代表查閱。

　　6.7 記錄的保存期限

　　施工記錄按檔案管理的規定予以保存，質量管理體系運行記錄的保存期限為三年。

　　6.8 記錄的處置

　　歸檔的記錄由檔案室按照檔案銷毀的要求進行銷毀，不需歸檔的記錄在保存期滿后，各部門根據需要按表 203-02 填報《記錄處置審批單》經主管領導批準后，自行銷毀，對仍有參考價值的記錄要標明“作廢”字樣。

　　7支持性文件

　　7.1 《工程技術資料管理規定》

　　7.2 《記錄清單》

　　8記錄

　　8.1 表 203-01 《記錄借閱登記表》

　　8.2 表 203-02 《記錄處理審批單》

篇2：房地產公司質量手冊:質量記錄控制工作程序

　　房地產公司質量手冊：質量記錄控制程序

　　1.目的

　　通過對質量記錄的控制和管理，為產品符合規定要求及質量體系的有效運行提供客觀證據。

　　2.范圍

　　適用于公司質量體系運行和項目開發建設全過程質量記錄的控制。

　　3．職責

　　3.1 工程部負責質量記錄的設置，編制質量記錄清單，監督檢查各部門的執行情況。

　　3.2 各部門負責所分管質量活動中質量記錄的管理，并按規定進行有關記錄的移交。

　　3.3 總經理工作部負責公司的檔案管理工作。

　　4．控制程序

　　4.1 質量記錄的設置

　　4.1.1 工程部負責對質量體系文件中涉及的質量記錄進行匯總，編制質量記錄清單和表格樣式，具體見Q/TZH-WI-034《質量記錄表格樣式匯編》。

　　4.1.2 當質量記錄需要進行增加和刪除時，由使用部門提出申請，填寫“質量記錄變更申請單”，闡明理由，屬表格形式的要提供表樣，報工程部審批后開始啟用。

　　4.1.3 工程部負責對批準使用的質量記錄進行編號，并將其列入質量記錄清單。

　　4.2 質量記錄的編號

　　質量記錄的編號由設置編號和填報編號兩部分組成：

　　4.2.1 質量記錄的設置編號位于記錄左上方，其結構為：QRSS-**

　　其中：QR-表示質量記錄

　　SS-**該記錄順序號

　　4.2.2 質量記錄的填報編號位于記錄右上方，其結構為：

　　MMM-SS-***

　　其中：MMM-填報部門代號，各部門的代號見Q/TZH-WI-006《文件編碼規定》；

　　SS-填報年號

　　***-填報的順序號

　　4.3 質量記錄的填寫要求做到：

　　字跡清楚，表達明確；

　　真實、客觀、準確、及時地反映活動的過程和結果；

　　具備記錄人的簽字和填寫的日期；

　　4.4 質量記錄的傳遞

　　4.4.1由各部門資料員負責按照質量記錄的傳遞路線，進行質量記錄的傳遞。

　　4.4.2質量記錄的傳遞，以相關人員在記錄上的簽字、檔案移交記錄表、盒內文件清單等形式作為傳遞過程的記錄，必要時，可登記“質量記錄發放登記臺帳”和“質量記錄接收登記臺帳”。

　　4.5 質量記錄的收集、貯存和歸檔

　　4.5.1 各部門資料員負責收集整理質量記錄，在專門位置存放，進行保管和維護，以備查閱。

　　4.5.2 根據Q/TZH-WI-008《檔案管理辦法》的要求，由部門資料員負責對質量記錄進行整理歸檔。

　　4.5.3 總經理工作部負責對歸檔后的質量記錄進行管理，保存期限按Q/TZH-WI-008《檔案管理辦法》的規定執行。

　　4.5.4 各部門保管的質量記錄的保存期限為五年，逾期可自行銷毀處理。

　　4.6 質量記錄的查閱

　　查閱人員需查閱質量記錄時，應征得部門負責人同意后，方可進行查閱。當顧客提出查閱要求時，由接待部門征得工程部的同意后，為顧客提供有關的質量記錄。

　　5.質量記錄

　　5.1 QR19-01 質量記錄變更申請單

　　5.2 QR19-02 質量記錄發放登記臺帳

　　5.3 QR19-03 質量記錄接收登記臺帳

　　6.支持性文件

　　6.1 Q/TZH-WI-006《文件編碼規定》

　　6.2 Q/TZH-WI-008《檔案管理辦法》

　　6.3 Q/TZH-WI-034《質量記錄表格樣式匯編》

篇3：房地產公司質量記錄控制工作程序(3)

　　房地產公司質量記錄控制程序（三）

　　1.目的

　　通過對質量記錄的控制和管理，為產品符合規定要求及質量體系的有效運行提供客觀證據。

　　2.范圍

　　適用于公司質量體系運行和項目開發建設全過程質量記錄的控制。

　　3．職責

　　3.1工程部負責質量記錄的設置，編制質量記錄清單，監督檢查各部門的執行情況。

　　3.2各部門負責所分管質量活動中質量記錄的管理，并按規定進行有關記錄的移交。

　　3.3總經理工作部負責公司的檔案管理工作。

　　4．控制程序

　　4.1質量記錄的設置

　　4.1.1工程部負責對質量體系文件中涉及的質量記錄進行匯總，編制質量記錄清單和表格樣式，具體見Q/TZH-WI-034《質量記錄表格樣式匯編》。

　　4.1.2當質量記錄需要進行增加和刪除時，由使用部門提出申請，填寫"質量記錄變更申請單"，闡明理由，屬表格形式的要提供表樣，報工程部審批后開始啟用。

　　4.1.3工程部負責對批準使用的質量記錄進行編號，并將其列入質量記錄清單。

　　4.2質量記錄的編號

　　質量記錄的編號由設置編號和填報編號兩部分組成：

　　4.2.1質量記錄的設置編號位于記錄左上方，其結構為：QRSS-**

　　其中：QR-表示質量記錄

　　SS-**該記錄順序號

　　4.2.2質量記錄的填報編號位于記錄右上方，其結構為：

　　MMM-SS-***

　　其中：MMM-填報部門代號，各部門的代號見Q/TZH-WI-006《文件編碼規定》；

　　SS-填報年號

　　***-填報的順序號

　　4.3質量記錄的填寫要求做到：

　　a.字跡清楚，表達明確；

　　b.真實、客觀、準確、及時地反映活動的過程和結果；

　　c.具備記錄人的簽字和填寫的日期；

　　4.4質量記錄的傳遞

　　4.4.1由各部門資料員負責按照質量記錄的傳遞路線，進行質量記錄的傳遞。

　　4.4.2質量記錄的傳遞，以相關人員在記錄上的簽字、檔案移交記錄表、盒內文件清單等形式作為傳遞過程的記錄，必要時，可登記"質量記錄發放登記臺帳"和"質量記錄接收登記臺帳"。

　　4.5質量記錄的收集、貯存和歸檔

　　4.5.1各部門資料員負責收集整理質量記錄，在專門位置存放，進行保管和維護，以備查閱。

　　4.5.2根據Q/TZH-WI-008《檔案管理辦法》的要求，由部門資料員負責對質量記錄進行整理歸檔。

　　4.5.3總經理工作部負責對歸檔后的質量記錄進行管理，保存期限按Q/TZH-WI-008《檔案管理辦法》的規定執行。

　　4.5.4各部門保管的質量記錄的保存期限為五年，逾期可自行銷毀處理。

　　4.6質量記錄的查閱

　　查閱人員需查閱質量記錄時，應征得部門負責人同意后，方可進行查閱。當顧客提出查閱要求時，由接待部門征得工程部的同意后，為顧客提供有關的質量記錄。

　　5.質量記錄

　　5.1QR19-01質量記錄變更申請單

　　5.2QR19-02質量記錄發放登記臺帳

　　5.3QR19-03質量記錄接收登記臺帳

　　6.支持性文件

　　6.1Q/TZH-WI-006《文件編碼規定》

　　6.2Q/TZH-WI-008《檔案管理辦法》

　　6.3Q/TZH-WI-034《質量記錄表格樣式匯編》