建筑公司記錄控制程序

　　1 目的

　　通過記錄的形式來驗證質量、職業健康安全和環境管理體系的有效運行，使生產活動在受控的條件下進行，同時為審核和管理評審提供依據，達到持續改進的目的。

　　2 適用范圍

　　適用于公司的質量、職業健康安全和環境管理體系中記錄的控制和管理。

　　3 職責

　　3.1 綜合管理部負責記錄的編號、收集、歸檔、標識、保管與處置。

　　3.2 各職能部門負責各部門記錄編寫、保管及定期上交存檔。

　　4 管理內容與方法

　　4.1 記錄的形式分為：

　　--文字（表格）；

　　--電子媒體形式（磁盤、磁帶等）；

　　--照片及膠片等。

　　4.2 記錄的分類：

　　法律、法規及其他要求要求的記錄

　　質量、職業健康安全和環境標準所要求的記錄

　　體系文件規定的記錄

　　相關方要求的記錄

　　其他公司管理記錄

　　4.3 記錄的標識、收集、編目、查閱、歸檔、儲存和保管：

　　4.3.1 記錄由各部門按《文件控制程序》附錄A《文件記錄編號規定》進行統一編號，并標明名稱，確保標識一致、統一。

　　4.3.2 各部門負責填寫記錄的人員，應按要求進行填寫，內容真實，不得涂改，可以劃改（劃改人需在劃改處簽字）。記錄要用鋼筆或圓珠筆填寫，做到字跡清晰，填寫及時、準確、完整。

　　4.3.3 各部門應及時對職業健康安全和環境記錄進行收集，保存方式便于存取，應有適當的存儲環境，以防損失、變質和丟失。

　　4.3.4 各部門記錄應定期整理，按《檔案管理辦法》交檔案室歸檔保存。

　　4.3.5 記錄的查閱需經該記錄的保管部門主管批準。合同有要求時，可提供給相關供方或其他部門。

　　4.3.6 對來自供方的記錄，由各相關職能部門負責搜集整理，作為公司記錄予以保存，并應在合同中明確交接方法及內容要求，必要時應列出清單。

　　4.4 記錄的處理

　　綜合管理部負責制定并根據《檔案管理辦法》，制定公司記錄的保存期限。合同有要求時，按合同規定執行。保存的記錄達到保存期后，經各記錄歸口管理部門主管審核，主管副總經理批準，可在作好銷毀記錄后銷毀，需要繼續保留使用的，蓋上"保存留用"章，并應明確保留期限。

　　5 相關文件

　　《文件控制程序》

　　《檔案管理規定》

　　6 相關記錄

　　《記錄清單》

　　7 附錄

　　附錄A 流程圖

　　附 錄 A（資料性附錄）流程圖

篇2：質量記錄控制序程

　　1.目的

　　通過對質量記錄的控制和管理,為產品符合規定要求及質量體系的有效運行提供客觀證據。

　　2.范圍

　　適用于公司質量體系運行和項目開發建設全過程質量記錄的控制。

　　3.職責

　　3.1 工程部負責質量記錄的設置,編制質量記錄清單,監督檢查各部門的執行情況。

　　3.2 各部門負責所分管質量活動中質量記錄的管理,并按規定進行有關記錄的移交。

　　3.3 總經理工作部負責公司的檔案管理工作。

　　4.控制程序

　　4.1 質量記錄的設置

　　4.1.1 工程部負責對質量體系文件中涉及的質量記錄進行匯總,編制質量記錄清單和表格樣式,具體見Q/TZH-WI-034《質量記錄表格樣式匯編》。

　　4.1.2 當質量記錄需要進行增加和刪除時,由使用部門提出申請,填寫"質量記錄變更申請單",闡明理由,屬表格形式的要提供表樣,報工程部審批后開始啟用。

　　4.1.3 工程部負責對批準使用的質量記錄進行編號,并將其列入質量記錄清單。

　　4.2 質量記錄的編號

　　質量記錄的編號由設置編號和填報編號兩部分組成:

　　4.2.1 質量記錄的設置編號位于記錄左上方,其結構為:QRSS-**

　　其中:QR-表示質量記錄

　　SS-**該記錄順序號

　　4.2.2 質量記錄的填報編號位于記錄右上方,其結構為:

　　MMM-SS-***

　　其中:MMM-填報部門代號,各部門的代號見Q/TZH-WI-006《文件編碼規定》;

　　SS-填報年號

　　***-填報的順序號

　　4.3 質量記錄的填寫要求做到:

　　a.字跡清楚,表達明確;

　　b.真實、客觀、準確、及時地反映活動的過程和結果;

　　c.具備記錄人的簽字和填寫的日期;

　　4.4 質量記錄的傳遞

　　4.4.1由各部門資料員負責按照質量記錄的傳遞路線,進行質量記錄的傳遞。

　　4.4.2質量記錄的傳遞,以相關人員在記錄上的簽字、檔案移交記錄表、盒內文件清單等形式作為傳遞過程的記錄,必要時,可登記"質量記錄發放登記臺帳"和"質量記錄接收登記臺帳"。

　　4.5 質量記錄的收集、貯存和歸檔

　　4.5.1 各部門資料員負責收集整理質量記錄,在專門位置存放,進行保管和維護,以備查閱。

　　4.5.2 根據Q/TZH-WI-008《檔案管理辦法》的要求,由部門資料員負責對質量記錄進行整理歸檔。

　　4.5.3 總經理工作部負責對歸檔后的質量記錄進行管理,保存期限按Q/TZH-WI-008《檔案管理辦法》的規定執行。

　　4.5.4 各部門保管的質量記錄的保存期限為五年,逾期可自行銷毀處理。

　　4.6 質量記錄的查閱

　　查閱人員需查閱質量記錄時,應征得部門負責人同意后,方可進行查閱。當顧客提出查閱要求時,由接待部門征得工程部的同意后,為顧客提供有關的質量記錄。

　　5.質量記錄

　　5.1 QR19-01 質量記錄變更申請單

　　5.2 QR19-02 質量記錄發放登記臺帳

　　5.3 QR19-03質量記錄接收登記臺帳

　　6.支持性文件

　　6.1 Q/TZH-WI-006《文件編碼規定》

　　6.2 Q/TZH-WI-008《檔案管理辦法》

　　6.3 Q/TZH-WI-034《質量記錄表格樣式匯編》

篇3：房地產公司質量手冊:質量記錄控制工作程序

　　房地產公司質量手冊：質量記錄控制程序

　　1.目的

　　通過對質量記錄的控制和管理，為產品符合規定要求及質量體系的有效運行提供客觀證據。

　　2.范圍

　　適用于公司質量體系運行和項目開發建設全過程質量記錄的控制。

　　3．職責

　　3.1 工程部負責質量記錄的設置，編制質量記錄清單，監督檢查各部門的執行情況。

　　3.2 各部門負責所分管質量活動中質量記錄的管理，并按規定進行有關記錄的移交。

　　3.3 總經理工作部負責公司的檔案管理工作。

　　4．控制程序

　　4.1 質量記錄的設置

　　4.1.1 工程部負責對質量體系文件中涉及的質量記錄進行匯總，編制質量記錄清單和表格樣式，具體見Q/TZH-WI-034《質量記錄表格樣式匯編》。

　　4.1.2 當質量記錄需要進行增加和刪除時，由使用部門提出申請，填寫“質量記錄變更申請單”，闡明理由，屬表格形式的要提供表樣，報工程部審批后開始啟用。

　　4.1.3 工程部負責對批準使用的質量記錄進行編號，并將其列入質量記錄清單。

　　4.2 質量記錄的編號

　　質量記錄的編號由設置編號和填報編號兩部分組成：

　　4.2.1 質量記錄的設置編號位于記錄左上方，其結構為：QRSS-**

　　其中：QR-表示質量記錄

　　SS-**該記錄順序號

　　4.2.2 質量記錄的填報編號位于記錄右上方，其結構為：

　　MMM-SS-***

　　其中：MMM-填報部門代號，各部門的代號見Q/TZH-WI-006《文件編碼規定》；

　　SS-填報年號

　　***-填報的順序號

　　4.3 質量記錄的填寫要求做到：

　　字跡清楚，表達明確；

　　真實、客觀、準確、及時地反映活動的過程和結果；

　　具備記錄人的簽字和填寫的日期；

　　4.4 質量記錄的傳遞

　　4.4.1由各部門資料員負責按照質量記錄的傳遞路線，進行質量記錄的傳遞。

　　4.4.2質量記錄的傳遞，以相關人員在記錄上的簽字、檔案移交記錄表、盒內文件清單等形式作為傳遞過程的記錄，必要時，可登記“質量記錄發放登記臺帳”和“質量記錄接收登記臺帳”。

　　4.5 質量記錄的收集、貯存和歸檔

　　4.5.1 各部門資料員負責收集整理質量記錄，在專門位置存放，進行保管和維護，以備查閱。

　　4.5.2 根據Q/TZH-WI-008《檔案管理辦法》的要求，由部門資料員負責對質量記錄進行整理歸檔。

　　4.5.3 總經理工作部負責對歸檔后的質量記錄進行管理，保存期限按Q/TZH-WI-008《檔案管理辦法》的規定執行。

　　4.5.4 各部門保管的質量記錄的保存期限為五年，逾期可自行銷毀處理。

　　4.6 質量記錄的查閱

　　查閱人員需查閱質量記錄時，應征得部門負責人同意后，方可進行查閱。當顧客提出查閱要求時，由接待部門征得工程部的同意后，為顧客提供有關的質量記錄。

　　5.質量記錄

　　5.1 QR19-01 質量記錄變更申請單

　　5.2 QR19-02 質量記錄發放登記臺帳

　　5.3 QR19-03 質量記錄接收登記臺帳

　　6.支持性文件

　　6.1 Q/TZH-WI-006《文件編碼規定》

　　6.2 Q/TZH-WI-008《檔案管理辦法》

　　6.3 Q/TZH-WI-034《質量記錄表格樣式匯編》