公司程序文件 版 號: A
修改號: 0
EJ-QP6.5 物業公司質量記錄控制程序 頁 碼: 1/2
1.目的:
建立質量記錄的收集、編目、查閱、傳遞、標識、保存等管理程序,以確保服務滿足規定要求,能提供足夠的有效證據。
2.適用范圍:
適用于本公司質量記錄的管理。
3.引用文件:
3.1質量手冊第4.16章
3.2 ISO9002標準第4.16章
4.職責:
各部門負責人應確保本公司所產生、發出的質量記錄與本部門質量工作有關的記錄按規定的程序收集、傳遞、標識、編目和保存。
5.工作程序:
5.1質量記錄的收集、傳遞:
5.1.1各部門負責人應確保本部門所產生的質量記錄及本部門質量記錄分門別類得到完整收集,并按有關信息反饋渠道及流程及時傳遞。
5.2標識、書寫:
5.2.1負責人應確保本部門產生或收集的質量記錄數據,所記錄的內容(項目)等進行必需的標識,標識應與質量記錄所記錄的內容一一對應,易于查閱。
5.2.2所有的質量記錄應字跡清楚,基本內容齊全,能分清各類名稱等。每一份質量記錄均應有日期。
5.2.3所有記錄中的數據不允許用涂改液涂改,其書寫記錄時有錯應用橫線劃掉,并且要能識別原記錄。
5.3編目:
5.3.1為了便于查閱存放記錄的資料表,文件柜應按類存放,并建立目錄,目錄應存放在方便查閱的地方。
5.3.2各部門可根據各部門的實際情況自行編目歸檔。
5.3.3綜合辦公室應對所有質量記錄編制一個總的《質量記錄一覽表》,該表除標明質量記錄名稱、編號外,應有存放地點、責任人、保管年限,應注明版號、發布日期,《質量記錄一覽表》應發放到各部門,并抄送一份報管理者代表。
5.4貯存、保管:
5.4.1各部門負責人應確保質量記錄完好無損,記錄的內容完整清晰,可隨時作為質量體系運作的有效證據提供給需方或其代表或第三方機構審核。
5.4.2如需查詢有關質量記錄,經該部門責任人同意,并填寫《文件/資料借閱登記表》,查閱完畢,盡快還回,做好登記,以防遺失。
5.5保管年限:
5.5.1綜合辦公室根據各部門的實際情況,對各種不同的質量記錄的用途及合同中的規定或有關服務對保存質量記錄的要求,作適當規定,并在《質量記錄一覽表》中明確。
5.5.2各部門保存的公司程序文件涉及到的每一種質量記錄的表格需登記在《質量記錄一覽表》中。
5.6質量記錄的修改:
5.6.1各部門員工如在填寫質量記錄過程中發現設計有問題或不實用時,均有權提出修改。
5.6.2質量記錄的修改由申請修改人填寫《文件修改報批單》,經管理者副代表審批,管理者代表批準后,才被認為正式有效。
5.7處理:
5.7.1綜合辦公室應對各部門超過保存年限的質量記錄統一收回,進行銷毀,以確保公司的技術、經營等資料不泄密。
6.支持文件 略
篇2：質量記錄控制序程
1.目的
通過對質量記錄的控制和管理,為產品符合規定要求及質量體系的有效運行提供客觀證據。
2.范圍
適用于公司質量體系運行和項目開發建設全過程質量記錄的控制。
3.職責
3.1 工程部負責質量記錄的設置,編制質量記錄清單,監督檢查各部門的執行情況。
3.2 各部門負責所分管質量活動中質量記錄的管理,并按規定進行有關記錄的移交。
3.3 總經理工作部負責公司的檔案管理工作。
4.控制程序
4.1 質量記錄的設置
4.1.1 工程部負責對質量體系文件中涉及的質量記錄進行匯總,編制質量記錄清單和表格樣式,具體見Q/TZH-WI-034《質量記錄表格樣式匯編》。
4.1.2 當質量記錄需要進行增加和刪除時,由使用部門提出申請,填寫"質量記錄變更申請單",闡明理由,屬表格形式的要提供表樣,報工程部審批后開始啟用。
4.1.3 工程部負責對批準使用的質量記錄進行編號,并將其列入質量記錄清單。
4.2 質量記錄的編號
質量記錄的編號由設置編號和填報編號兩部分組成:
4.2.1 質量記錄的設置編號位于記錄左上方,其結構為:QRSS-**
其中:QR-表示質量記錄
SS-**該記錄順序號
4.2.2 質量記錄的填報編號位于記錄右上方,其結構為:
MMM-SS-***
其中:MMM-填報部門代號,各部門的代號見Q/TZH-WI-006《文件編碼規定》;
SS-填報年號
***-填報的順序號
4.3 質量記錄的填寫要求做到:
a.字跡清楚,表達明確;
b.真實、客觀、準確、及時地反映活動的過程和結果;
c.具備記錄人的簽字和填寫的日期;
4.4 質量記錄的傳遞
4.4.1由各部門資料員負責按照質量記錄的傳遞路線,進行質量記錄的傳遞。
4.4.2質量記錄的傳遞,以相關人員在記錄上的簽字、檔案移交記錄表、盒內文件清單等形式作為傳遞過程的記錄,必要時,可登記"質量記錄發放登記臺帳"和"質量記錄接收登記臺帳"。
4.5 質量記錄的收集、貯存和歸檔
4.5.1 各部門資料員負責收集整理質量記錄,在專門位置存放,進行保管和維護,以備查閱。
4.5.2 根據Q/TZH-WI-008《檔案管理辦法》的要求,由部門資料員負責對質量記錄進行整理歸檔。
4.5.3 總經理工作部負責對歸檔后的質量記錄進行管理,保存期限按Q/TZH-WI-008《檔案管理辦法》的規定執行。
4.5.4 各部門保管的質量記錄的保存期限為五年,逾期可自行銷毀處理。
4.6 質量記錄的查閱
查閱人員需查閱質量記錄時,應征得部門負責人同意后,方可進行查閱。當顧客提出查閱要求時,由接待部門征得工程部的同意后,為顧客提供有關的質量記錄。
5.質量記錄
5.1 QR19-01 質量記錄變更申請單
5.2 QR19-02 質量記錄發放登記臺帳
5.3 QR19-03質量記錄接收登記臺帳
6.支持性文件
6.1 Q/TZH-WI-006《文件編碼規定》
6.2 Q/TZH-WI-008《檔案管理辦法》
6.3 Q/TZH-WI-034《質量記錄表格樣式匯編》
篇3：房地產公司質量手冊:質量記錄控制工作程序
房地產公司質量手冊：質量記錄控制程序
1.目的
通過對質量記錄的控制和管理，為產品符合規定要求及質量體系的有效運行提供客觀證據。
2.范圍
適用于公司質量體系運行和項目開發建設全過程質量記錄的控制。
3．職責
3.1 工程部負責質量記錄的設置，編制質量記錄清單，監督檢查各部門的執行情況。
3.2 各部門負責所分管質量活動中質量記錄的管理，并按規定進行有關記錄的移交。
3.3 總經理工作部負責公司的檔案管理工作。
4．控制程序
4.1 質量記錄的設置
4.1.1 工程部負責對質量體系文件中涉及的質量記錄進行匯總，編制質量記錄清單和表格樣式，具體見Q/TZH-WI-034《質量記錄表格樣式匯編》。
4.1.2 當質量記錄需要進行增加和刪除時，由使用部門提出申請，填寫“質量記錄變更申請單”，闡明理由，屬表格形式的要提供表樣，報工程部審批后開始啟用。
4.1.3 工程部負責對批準使用的質量記錄進行編號，并將其列入質量記錄清單。
4.2 質量記錄的編號
質量記錄的編號由設置編號和填報編號兩部分組成：
4.2.1 質量記錄的設置編號位于記錄左上方，其結構為：QRSS-**
其中：QR-表示質量記錄
SS-**該記錄順序號
4.2.2 質量記錄的填報編號位于記錄右上方，其結構為：
MMM-SS-***
其中：MMM-填報部門代號，各部門的代號見Q/TZH-WI-006《文件編碼規定》；
SS-填報年號
***-填報的順序號
4.3 質量記錄的填寫要求做到：
字跡清楚，表達明確；
真實、客觀、準確、及時地反映活動的過程和結果；
具備記錄人的簽字和填寫的日期；
4.4 質量記錄的傳遞
4.4.1由各部門資料員負責按照質量記錄的傳遞路線，進行質量記錄的傳遞。
4.4.2質量記錄的傳遞，以相關人員在記錄上的簽字、檔案移交記錄表、盒內文件清單等形式作為傳遞過程的記錄，必要時，可登記“質量記錄發放登記臺帳”和“質量記錄接收登記臺帳”。
4.5 質量記錄的收集、貯存和歸檔
4.5.1 各部門資料員負責收集整理質量記錄，在專門位置存放，進行保管和維護，以備查閱。
4.5.2 根據Q/TZH-WI-008《檔案管理辦法》的要求，由部門資料員負責對質量記錄進行整理歸檔。
4.5.3 總經理工作部負責對歸檔后的質量記錄進行管理，保存期限按Q/TZH-WI-008《檔案管理辦法》的規定執行。
4.5.4 各部門保管的質量記錄的保存期限為五年，逾期可自行銷毀處理。
4.6 質量記錄的查閱
查閱人員需查閱質量記錄時，應征得部門負責人同意后，方可進行查閱。當顧客提出查閱要求時，由接待部門征得工程部的同意后，為顧客提供有關的質量記錄。
5.質量記錄
5.1 QR19-01 質量記錄變更申請單
5.2 QR19-02 質量記錄發放登記臺帳
5.3 QR19-03 質量記錄接收登記臺帳
6.支持性文件
6.1 Q/TZH-WI-006《文件編碼規定》
6.2 Q/TZH-WI-008《檔案管理辦法》
6.3 Q/TZH-WI-034《質量記錄表格樣式匯編》