建筑公司體系文件控制程序

　　1 目的

　　保證質量體系、職業健康安全和環境管理體系文件和資料處于受控狀態，及時獲取并使用所需文件的有效版本，防止文件丟失、誤傳，確保質量體系、職業健康安全和環境管理體系正常、有效運行。

　　2 范圍

　　適用于公司質量、職業健康安全和環境管理體系文件和資料，包括相應外來文件的控制。

　　3 職責

　　3.1 綜合管理部負責制訂、修改和組織實施本程序，并負責管理體系文件的出版、發放等日常管理工作，并負責監督公司各部門對管理體系文件的管理與控制。

　　3.2 綜合管理部負責轉發政府主管部門、上級單位和本公司發布的文件以及人力資源文件資料的管理。

　　3.3 綜合管理部負責內部審核管理方案的文件和歸檔管理。

　　3.4 工程部負責應急預案的文件和工程圖紙資料的歸檔管理。

　　3.5 工程部負責工程施工組織設計、重要施工方案、職業健康安全和環境控制措施等文件的審核以及相關文件的歸口管理。

　　3.6 計劃部負責合同文件、工程勞務招標文件及其相關文件的歸口管理。

　　3.7 物資部負責設備、物資招標、采購及相關文件的歸口管理。

　　3.8 生產準備部負責生產準備、試運行規程、規范等相關作業文件的歸口管理。

　　3.9 各有關部門負責本職能管理范圍內相關文件的獲取、編制、審批、發放、接收、評審、更改和保管等各環節的管理工作，并負責制定文件現行狀態的清單。

　　3.10 各部門應設置專人負責質量、職業健康安全和環境管理體系文件、資料的收發、登記、標識、復制等工作。

　　4 管理內容與方法

　　4.1 文件的分類

　　--管理方針和管理目標；

　　--質量、職業健康安全和環境管理手冊；

　　--質量、職業健康安全和環境體系程序文件；

　　--為確保體系的有效策劃、運行和控制所需的作業性文件，包括技術性文件、管理標準、制度、規定、工作標準以及記錄表示等；

　　--質量、職業健康安全和環境記錄。

　　4.2 文件的編制

　　文件由承擔其管理職能的部門組織編制。

　　4.3 文件的審批和發布

　　4.3.1 質量、職業健康安全和環境手冊由管理者代表審核，總經理批準發布。

　　4.3.2 程序文件由綜合管理部組織審核，管理者代表批準和發布。

　　4.3.3 技術文件由工程部、生產準備部分別組織各自職能范圍內的審核，主管副總經理批準和發布。

　　4.3.4 管理文件由綜合管理部組織審核，主管副總經理批準和發布。

　　4.3.5 對外簽訂的經濟合同按《合同管理辦法》進行審核后，由法定代表人或其授權人簽署。

　　4.3.6 需直接引用的由國家頒發的有關標準、規程、規定等外來文件，由各職能部門提出并列出清單報主管副總經理批準，批準購買的文件經綜合管理部登記后分發。

　　4.4 （受控）文件的編號、發放、更改、評審及存檔管理

　　4.4.1 文件編號按《文件編號規定》附錄B執行。

　　4.4.2 受控的文件應做好標識，標明文件歸口管理部門和分發號等。

　　4.4.3 文件的發放由公司綜合管理部負責，其受控文件應填寫《內部文件發放登記表》，按批準的發放范圍發放；非受控文件的發放按相應的規定發放。文件的發放應做好記錄。

　　4.4.4 文件領用人在《內部文件發放登記表》上簽名后領取。

　　4.4.5 受控的工程施工圖紙、資料的領取、分發及收回按《工程圖紙、資料的管理規定》執行。

　　4.4.6 文件領用人應對受控文件妥善保管和使用，防止污損和遺失。當使用的受控文件嚴重破損時，應到綜合管理部辦理文件更換手續，交回原文件，換發新文件，并仍沿用原文件分發號。

　　4.4.7 當受控文件丟失后，應到綜合管理部重新辦理申請領用手續，并做出說明，文件補發后，要注明丟失文件作廢。

　　4.4.8 當受控文件使用人調離該崗位時，應將文件移交崗位接替人或上交文件發放部門。

　　4.4.9 受控文件的更改審批及發放管理按原文件的管理程序辦理，并填寫《文件更改申請表》，當采用新文件時應將原文件收回作廢。并在作廢文件上加蓋"作廢"標志。

　　作廢文件可由文件的管理部門視具體情況按如下方式處置，作廢文件的銷毀應批準，并有人監督：

　　--文件的管理部門將作廢文件統一收回，做好作廢標識后封存或銷毀記錄；

　　--為任何原因而保留作廢文件時，應予以明顯標識，并與有效文件分開存放。。

　　4.4.10 質量、職業健康安全和環境管理體系運行過程中，隨著質量、職業健康安全和環境方針、目標、法制法規要求、組織結構等引起管理體系變化時，應及時評審（間隔期不超過12個月），必要時予以更新，以確保文件的有效性，充分性和適宜性。

　　4.4.11 更改后的文件應標明更改版次，并按原發放名單追蹤發放，文件的更改可采用換頁或升版的方式進行。

　　4.4.12 外來的上級管理部門文件，其收發、傳閱等由公司綜合管理部實施管理。

　　4.4.13 受控文件的存檔按《檔案管理規定》實施。

　　4.4.14 文件需復制時，由使用部門提出申請，經文件的管理部門批準，由文件的發放部門辦理登記手續，與原件一樣實施控制。

　　4.4.15 管理文件如有網絡版本，由文件管理部門提供只讀共享，網絡版以文件管理部門在網絡上公布的版本為準。

　　5 相關文件

　　附錄B《文件記錄編號規定》

　　《工程圖紙、資料管理規定》

　　《檔案管理規定》

　　6 相關記錄

　　《傳真樣式》

　　《簽報》

　　《會議辦理會簽單》

　　《發文稿紙》

　　《內部文件發放記錄表》

　　《文件更改申請表》

　　《文件收回登記表》

　　《文件銷毀申請表》

　　《文件銷毀登記表》

　　《收文登記》

　　《發文登記》

　　7 附錄

　　附錄A流程圖

　　附錄B《文件記錄編號規定》

　　附錄C《傳真樣式》

　　附錄D

《簽報》

　　附錄E《會議辦理會簽單》

　　附錄F《發文稿紙》

　　附錄G《內部文件發放記錄表》

　　附錄H《文件更改申請表》

　　附錄I《文件收回登記表》

　　附錄J《文件銷毀申請表》

　　附錄K《文件銷毀登記表》

　　附錄L《收文登記》

　　附錄M《發文登記》

　　附錄A

　　(資料性附錄)

　　流程圖

　　A.1管理體系內部文件控制流程圖

　　A.2 管理體系外部文件控制流程圖

　　附錄B

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　　文件記錄編號規定

　　B.1 目的

　　為促進企業管理規范化、科學化、程序化，特制定本規定。

　　B.2 范圍

　　適用于公司企業標準的編號。

　　B.3 管理內容與方法

　　B.3.1 企業標準文件記錄編號格式

　　Q / GDCF* * ** .*** ─ ****

　　企業標準代號

　　企業名稱代號

　　企標版本號

　　企標分層代號

　　職能部門代號

　　企標、記錄順序號

　　企標批準年號

　　B.3.2 編號格式注釋

　　B.3.2.1 企業標準代號：

　　用字母Q表示。

　　B.3.2.2 企業名稱代號：

　　國電常州發電有限公司簡稱"國電常發"的漢語拼音字母（大寫）的字頭組成，即用"GDCF"表示。

　　B.3.2.3 企標版本號：

　　以大寫字母A、B、C……表示，目前采用"A"版本號。

　　B.3.2.4 企標分層代號：

　　--質量、職業健康安全、環境管理手冊用數字1表示

　　--程序文件用數字2表示

　　--作業性文件用數字3表示

　　--記錄性文件用數字4表示

　　B.3.2.5 職能部門代號：

　　職能部門名稱代號職能部門名稱代號

　　綜合管理部01財務部04

　　計劃部02物資部05

　　工程部03生產準備部06

　　B.3.2.6 企標、記錄順序號

　　企標的順序號按發布日期的先后順序用阿拉伯數字排序，記錄的順序號為記錄按文件頒發日期的先后順序并考慮文件中的記錄順序用阿拉伯數字排號（20**年10月28日發布的A版企標的順序號和記錄順序號由貫標工組小組統一編制，以后按發布日期的先后順序進行排序）。

　　B.3.2.7 企標批準年號

　　用企標批準年份的四位數字表示，同一企標修改需重新批準發布的，批準年號用批準時年份的四位數字表示。

　　B.3.3 文件編號中符號的運用

　　在企業標準代號與企業名稱代號之間，用斜線"/"分開；在企業名稱代號與標準代號之間用空格分開；在職能部門代號與企標順序號之間用圓點"o"分開；在企標順序與企標批準年號之間，用橫短線"-"分開。

　　如《文件控制程序》為Q/GDCF A201.001-20**.

　　如《發文登記》記錄的編號為Q/GDCF A401.002-20**，表示公司綜合管理部20**年頒布的第2張記錄表式。

　　B.3.4 記錄流水號的編號規定

　　B.3.4.1 記錄流水號的編號格式

　　B.3.4.2 記錄流水號編號注釋

　　記錄部門代號為填寫記錄部門的代號，部門代號見A.3.2.5的職能部門代號。

　　B.3.4.3 記錄流水順序號

　　記錄流水順序號用三位數阿拉伯數字表示。

　　B.3.4.4 記錄識別號（可選）

　　記錄識別號用大寫英文字母表示，當各部門內部同一記錄的應用范圍不同時，用于識別記錄的應用范圍。識別號位數由部門控制，并可相應增加分割符。

　　B.3.4.5 記錄流水號中符號的運用

　　在記錄部門編號與記錄流水順序號之間用圓點"o"分開，記錄順序號與記錄識別號之間用"－"分開。

　　如01.010，表示公司綜合管理部填制某記錄的第10個記錄。

　　01.010-NS，表示公司綜合管理部某記錄的第10個關于體系內審方面的記錄。

篇2：房地產公司質量體系文件資料控制工作程序

　　房地產公司質量體系文件資料控制程序

　　1.目的

　　通過對質量體系運行有關文件的控制，確保在項目的開發建設過程中能得到和使用相關的有效文件。

　　2.范圍

　　本程序適用于公司所有與質量活動有關的文件控制，包括外來文件和資料。

　　3.職責

　　3.1工程部是文件控制的主管部門，主要負責：

　　a.指導、監督各部門對文件控制的執行情況；

　　b.質量手冊和質量管理作業文件的歸口管理工作。

　　3.2總經理工作部負責公司的檔案管理工作以及圖書、標準、規范、信函傳真等外來文件和資料的歸口管理工作；

　　3.3各部門負責分管范圍內的文件管理工作；

　　3.4項目部負責圖紙及工程項目的有關文件的歸口管理工作。

　　4.控制程序

　　4.1受控文件的范圍：

　　4.1.1用以指導質量體系運行的文件和資料，包括質量手冊、程序文件和質量管理作業文件；

　　4.1.2用以指導項目具體運作的文件和資料；

　　4.1.3外來文件和資料，包括：法律法規、標準、規范等圖書資料以及信函、傳真等其它外來文件和資料。

　　4.2文件和資料的編制與審批

　　4.2.1根據質量體系文件中的有關規定，由文件的歸口管理部門負責編制文件，并由規定的授權人進行審核和批準：

　　a.《手冊》和程序文件由工程部編制，管理者代表審核，公司總經理批準；

　　b.質量管理作業文件由各歸口管理部門編制，部門經理審核，管理者代表批準；

　　c.項目運作性文件由歸口管理部門編制，根據各業務活動的有關規定，由相應人員進行審核和批準。

　　d.外來文件由總經理工作部負責審核、登記，由總經理工作部經理或分管副總經理批準下發。

　　4.2.2文件的編寫要求，執行Q/TZH-WI-007《質量體系文件編寫導則》的規定。

　　4.3文件的標識與發放

　　4.3.1文件的編制部門依據Q/TZH-WI-006《文件編碼規定》所規定的范圍和方法，對文件進行編號。

　　4.3.2對質量手冊和質量管理作業文件，需加唯一性標識以識別，對合同、工程圖紙以及其它項目運作性文件，具備授權人簽字或蓋章后即為有效，日常使用的法律法規等資料，不需加蓋受控章。

　　4.3.3根據文件的發放范圍，由發放部門做好發放登記，填寫"文件發放登記表"。公司內部編制的文件，可在文件的原件上加蓋發放章，登記發放情況。

　　4.3.3各部門資料員負責簽收文件，填寫"文件接收登記表"。

　　4.4文件的更改

　　4.4.1文件需要更改時，由更改部門填寫"文件更改申請/通知單"，說明更改的理由和內容，并由原審批人審批，當原審批人因故不能審批時，應向指定的審批人提供審批所需要的背景資料。

　　4.4.2文件的原編制部門負責將審批通過的"文件更改申請/通知單"發至各部門資料員。

　　4.4.3各部門資料員根據"文件和資料更改申請/通知單"進行更改，在文件的"更改記錄"中做好記錄。對于局部改動，采用手寫更改方式，并在更改處注明更改狀態，以字母"G"加順序數字表示，如"G3"代表本文件和資料的第三處更改。如一頁中有多處改動或考慮到文件的完美性，可采用換頁的方式進行修改。文件經過多次修改或主要內容修改后，應換版發行。

　　4.4.4對圖樣的修改，執行Q/TZH-WI-010《圖紙管理規定》。

　　4.5文件的保存與回收

　　4.5.1對歸檔文件和資料的保存和管理，執行Q/TZH-TY-WI-008《檔案管理辦法》。

　　4.5.2對各部門保存的文件資料，由部門資料員負責妥善保管，防止污損遺失，保存期限為一般為3年，超過保存期的，由各部門資料員負責進行銷毀并做好記錄。

　　4.5.3受控文件不得隨意復印，需要時，應向其歸控管理部門申請，批準后，方可進行復制。

　　4.5.4文件換版后，由原發放部門負責將作廢版本進行回收，并進行記錄，對作廢的文件和資料需保留以備參考時，應加蓋"作廢"章予以標識。

　　4.6外來文件的控制

　　4.6.1對外來文件，由接收部門負責進行簽收、登記和處理，納入到受控文件的管理范圍。

　　a)上級機關下發的行政和管理性文件以及房地產開發的法律法規，由總經理工作部負責簽收登記，交分管領導簽批后貫徹實施；

　　b)工程施工技術類文件，由工程部負責保存和處理，對

建筑施工類的國家、地區和行業標準、工藝、技術規范等，由工程部審核其是否為有效版本，并提供有效版本清單，發放項目部使用。

　　c)項目經營運作的有關文件和顧客提供的文件等，由策劃營銷中心負責處理。

　　4.6.2各部門按照分工管理范圍，負責主動收集相應的外來文件（如：最新頒布的法律法規、技術標準、規范、上級政府主管部門的有關政策等），并對文件的落實情況進行相應的跟蹤。

　　4.7項目部負責工程項目的圖紙使用管理，執行Q/TZH-WI-010《圖紙管理規定》。

　　4.8總經理工作部負責公司的檔案管理，各部門按分工做好本部門的檔案管理工作，執行Q/TZH-WI-008《檔案管理辦法》。

　　4.9總經理工作部負責公司的信函管理，做好信函的收發和處理工作，執行Q/TZH-WI-011《信函管理辦法》。

　　4.10總經理工作部負責公司的圖書資料管理，執行Q/TZH-WI-009《圖書資料管理辦法》。

　　4.11工程部負責對各部門的文件控制情況進行日常的監督檢查，并結合質量管理體系審核以及整改等工作，進行檢查指導。

　　5.質量記錄

　　5.1QR05-01文件發放登記表

　　5.2QR05-02文件接收登記表

　　5.3QR05-03文件借閱登記表

　　5.4QR05-04文件更改申請/通知單

　　5.5QR05-05受控文件清單

　　6.支持性文件

　　6.1Q/TZH-WI-006《文件編碼規定》

　　6.2Q/TZH-WI-007《質量體系文件編寫導則》

　　6.3Q/TZH-WI-008《檔案管理辦法》

　　6.4Q/TZH-WI-009《圖書資料管理辦法》

　　6.5Q/TZH-WI-010《圖紙管理規定》

　　6.6Q/TZH-WI-011《信函管理辦法》

　　6.7Q/TZH-WI-012《文件受控專用章管理規定》

篇3：OHS管理體系文件和資料控制

　　OHS管理體系文件和資料控制

　　組織應建立并保持程序,控制本標準所要求的所有文件和資料,從而確保：

　　(1)它們能夠被恰當定位;

　　(2)對它們進行定期評審，必要時予以修訂并由授權人員確認其適宜性;

　　(3)職業安全健康管理體系的關鍵崗位，都能得到有關文件和資料的現行版本;

　　(4)及時將失效文件和資料從所有發放和使用場所撤回，或采取其他措施防止誤用;

　　(5) 法律、知識性文件和資料，予以適當標識并保存。

　　1.理解要點

　　對OHS管理體系文件的管理，如文件的標識、分類、歸檔、保存、更新、處置等等，是文件控制的主要內容。文件的保存要有一定場所，有專人保管，并有一套機制保證文件的時效性。過期作廢的文件要及時收回處置，新的文件要及時到達使用者手中，文件控制是對整個體系所有文件的控制和要求，為了實施對文件和資料的控制，除管理手冊和程序文件外，還應有適當的支持文件。組織可結合自己的特點和需要制訂如受控文件登記表、文件修改登記表、收發文件登記表等。文件控制在ISO9000系列中已有較嚴格的要求，可參照執行。

　　另一方面，OHS管理體系著重在體系的運行和危險因素的有效控制，而不是建立過于繁瑣的文件控制系統，在建立體系和運行體系中要注重實效。

　　2.審核要點

　　1)組織是否制定和保持了控制文件的文件化程序，是否對有關的文件包括相關方的資料都實施了控制(如：是否建立OHSMS文件和資料管理程序、設計文件和資料控制程序、工藝文件和資料控制程序等)。

　　2)是否能保證體系運行的各個重要崗位，都能及時得到相應文件的現行版本。

　　3)不論出于什么原因而保留的已作廢文件，是否都進行了適當的標識和管理。

　　4)文件的收發、復制、歸檔是否都有編號，有責任人員簽字。

　　5)文件更改、修訂是否有原審批部門審批。

　　6)文件發布前是否由授權人員審批其適用性。

　　7)文件修訂時，是否制定了相應記錄和更改清單或一覽表。