物業管理公司體系文件控制程序

　　1.目的

　　為質量管理體系文件編制、更改、審批、分發和作廢處理提供指引,保證文件受控。

　　2.范圍

　　適用公司各管理處/部門對質量管理體系文件的管理和控制。

　　3.職責

　　3.1 相關部門/崗位職責

　　部門/崗位工作內容頻次/時間

　　總經理審批《質量手冊》2個工作日

　　管理者代表審核《質量手冊》、審批程序文件、作業指導書和《體系文件下發明細》2個工作日

　　品質管理部經理審核程序文件、作業指導書、《體系文件下發明細》，審批質量記錄表格5個工作日

　　管理處/部門負責人審核本管理處/部門職員提出的文件編制/更改申請

　　負責保管本管理處/部門領用的體系文件2個工作日

　　持續

　　品質管理部保管體系文件正本及培訓

　　檢查監督各管理處/部門體系文件受控、執行情況5個工作日內

　　及時

　　各部門對本部門員工進行培訓及文件控制、執行文件發放后7個工作日內培訓

　　3.2 文件編制、更改、審核、審批權限

　　文件類別編制權限更改權限審核權限審批權限

　　質量手冊品質部經理部門主管以上人士管理者代表總經理

　　程序文件具有相關技能人士公司任一職員品質部經理管理者代表

　　作業指導文件具有相關技能人士公司任一職員品質部經理管理者代表

　　質量記錄表格具有相關技能人士公司任一職員品質部人員品質部經理

　　體系文件下發明細品質部人員品質部人員品質部經理管理者代表

　　注：1、審核、審批人不得與編制/更改人相同，但審核、審批人可為同一人；

　　2、品質管理部經理編制或更改的程序文件、作業指導文件及表格，須由管理者代表審核和審批。

　　4.方法和過程控制

　　4.1重要說明：為進一步明確質量管理體系文件的受控狀態，受控章在文件左上角的為體系文件正本，受控章在文件右上角的為體系文件副本。授控章由品質管理部統一控制管理

　　4.2體系文件的版本控制

　　4.2.1 未經修改的文件版本號為"A/0"，修改一次版本號升為"A/1"，當版本號從"A/9"升級時，則升為"B/0"，依此類推。當對體系文件進行全面修改時，即使修改次數未達到9次，版本也要全面改版（如從A→B、B→C……）。

　　4.2.2 文件頁數超過1頁以上,則文件修改時只更改修訂頁的版本號,如文件某一頁的版本號升至"A/9",則該頁再次修改升級時，文件全部頁的版本號升為"B/0"。

　　4.2.3 若文件更改后增加或減少頁數，則各頁均按原最高版本號的頁統一升級為相同的版本號。

　　4.3體系文件的編制、更改

　　4.3.1 文件的編制和更改需按《體系文件控制細則》規定的格式和編號方法進行。

　　4.3.2 動議編制/更改文件需填寫《文件編制/更改申請表》，經管理處/部門負責人確認后，報品質管理部。集中編制/更改時可只填寫一個編制/更改申請表，經管理者代表審批。

　　4.3.3體系文件通過審批后,最遲自文件標明的生效日期開始生效執行。

　　4.4體系文件的分發

　　4.4.1新編或更改的體系文件，由品質管理部加蓋紅色"受控"印章后，填寫《文件發放簽收表》，按《體系文件下發明細》分發給相關部門（零星編制或修改的質量記錄表格可通過內部郵件系統發送到各部門，不須填寫《文件發放簽收表》，作廢表格不須交回品質管理部）。

　　4.4.2各部門領回體系文件后須在七個工作日內完成更換并將舊文件加蓋"作廢"章后送交品質管理部。品質管理部負責對各部門作廢體系文件進行抽查。作廢文件正本由品質管理部保存至少三年。

　　4.4.3新部門成立時，應及時到品質管理部申請領取體系文件。

　　4.4.4各管理處/部門因現場懸掛等原因需增加持有體系文件時,需填寫《文件發放簽收表》,經品質管理部經理批準后領取。

　　4.5體系文件的培訓

　　4.5.1新編或更改的體系文件發放后，品質管理部須對各部門相關業務塊主辦以上人員及相關人員進行培訓（零星更改的表格除外）。

　　4.5.2新編或更改的體系文件執行前，管理處/部門應將所有新增或更改的文件內容對相關崗位人員進行培訓。

　　4.5.3新管理處/部門成立后，品質管理部須對全體人員進行培訓、考核。

　　4.6體系文件的作廢處理

　　4.6.1作廢文件均須加蓋作廢章。如發現文件名、編號均相同的文件,應以最近生效日期或最高版本號區別新舊文件。

　　4.6.2如文件不適用需取消，須填寫《文件編制/更改申請表》，按原審批程序報批后報廢。

　　4.7體系文件的查閱、借閱

　　4.7.1非本公司人員不得查閱、借閱體系文件。特殊情況需經管理者代表批準。

　　4.7.2查閱的體系文件不得帶離辦公區域。借閱須填寫《文件借閱登記表》，經管理處/部門經理或其授權人批準，并不得帶離本管理處/部門管理服務區域。如有污損或遺失，須報部門經理處理，并向品質管理部申請補發。

　　4.7.3隔夜借出須管理處/部門經理批準，外借時間最長不得超過3天。

　　4.8體系文件的保管和保密

　　4.8.1管理處/部門經理負責本管理處/部門保管體系文件，并對結果負責。

　　4.8.2依據《體系文件下發明細》的文件接受人負責對相應體系文件進行

保管。

　　4.8.3任何人不得復印、泄露體系文件，不得擅自攜帶體系文件外出。

　　4.8.4體系文件發生丟失和短缺時，除追究責任外，重新辦理領用手續，品質部在補發文件上給予新分發號，并注明原文件分發號作廢，并將作廢文件的分發號通知相關部門/管理處。

　　5.支持性文件

　　TJVKWY4.2.3-Z01-01《體系文件控制細則》

　　6.質量記錄表格

　　TJVKWY4.2.3-Z01-F1 《文件編制/更改申請表》

　　TJVKWY4.2.3-Z01-F2《文件發放簽收表》

　　TJVKWY4.2.3-Z01-F3《文件借閱登記表》

　　TJVKWY4.2.3-Z01-F4 《體系文件下發明細》

　　TJVKWY4.2.3-Z01-F5 《文件領用審批表》

篇2：房地產公司質量體系文件資料控制工作程序

　　房地產公司質量體系文件資料控制程序

　　1.目的

　　通過對質量體系運行有關文件的控制，確保在項目的開發建設過程中能得到和使用相關的有效文件。

　　2.范圍

　　本程序適用于公司所有與質量活動有關的文件控制，包括外來文件和資料。

　　3.職責

　　3.1工程部是文件控制的主管部門，主要負責：

　　a.指導、監督各部門對文件控制的執行情況；

　　b.質量手冊和質量管理作業文件的歸口管理工作。

　　3.2總經理工作部負責公司的檔案管理工作以及圖書、標準、規范、信函傳真等外來文件和資料的歸口管理工作；

　　3.3各部門負責分管范圍內的文件管理工作；

　　3.4項目部負責圖紙及工程項目的有關文件的歸口管理工作。

　　4.控制程序

　　4.1受控文件的范圍：

　　4.1.1用以指導質量體系運行的文件和資料，包括質量手冊、程序文件和質量管理作業文件；

　　4.1.2用以指導項目具體運作的文件和資料；

　　4.1.3外來文件和資料，包括：法律法規、標準、規范等圖書資料以及信函、傳真等其它外來文件和資料。

　　4.2文件和資料的編制與審批

　　4.2.1根據質量體系文件中的有關規定，由文件的歸口管理部門負責編制文件，并由規定的授權人進行審核和批準：

　　a.《手冊》和程序文件由工程部編制，管理者代表審核，公司總經理批準；

　　b.質量管理作業文件由各歸口管理部門編制，部門經理審核，管理者代表批準；

　　c.項目運作性文件由歸口管理部門編制，根據各業務活動的有關規定，由相應人員進行審核和批準。

　　d.外來文件由總經理工作部負責審核、登記，由總經理工作部經理或分管副總經理批準下發。

　　4.2.2文件的編寫要求，執行Q/TZH-WI-007《質量體系文件編寫導則》的規定。

　　4.3文件的標識與發放

　　4.3.1文件的編制部門依據Q/TZH-WI-006《文件編碼規定》所規定的范圍和方法，對文件進行編號。

　　4.3.2對質量手冊和質量管理作業文件，需加唯一性標識以識別，對合同、工程圖紙以及其它項目運作性文件，具備授權人簽字或蓋章后即為有效，日常使用的法律法規等資料，不需加蓋受控章。

　　4.3.3根據文件的發放范圍，由發放部門做好發放登記，填寫"文件發放登記表"。公司內部編制的文件，可在文件的原件上加蓋發放章，登記發放情況。

　　4.3.3各部門資料員負責簽收文件，填寫"文件接收登記表"。

　　4.4文件的更改

　　4.4.1文件需要更改時，由更改部門填寫"文件更改申請/通知單"，說明更改的理由和內容，并由原審批人審批，當原審批人因故不能審批時，應向指定的審批人提供審批所需要的背景資料。

　　4.4.2文件的原編制部門負責將審批通過的"文件更改申請/通知單"發至各部門資料員。

　　4.4.3各部門資料員根據"文件和資料更改申請/通知單"進行更改，在文件的"更改記錄"中做好記錄。對于局部改動，采用手寫更改方式，并在更改處注明更改狀態，以字母"G"加順序數字表示，如"G3"代表本文件和資料的第三處更改。如一頁中有多處改動或考慮到文件的完美性，可采用換頁的方式進行修改。文件經過多次修改或主要內容修改后，應換版發行。

　　4.4.4對圖樣的修改，執行Q/TZH-WI-010《圖紙管理規定》。

　　4.5文件的保存與回收

　　4.5.1對歸檔文件和資料的保存和管理，執行Q/TZH-TY-WI-008《檔案管理辦法》。

　　4.5.2對各部門保存的文件資料，由部門資料員負責妥善保管，防止污損遺失，保存期限為一般為3年，超過保存期的，由各部門資料員負責進行銷毀并做好記錄。

　　4.5.3受控文件不得隨意復印，需要時，應向其歸控管理部門申請，批準后，方可進行復制。

　　4.5.4文件換版后，由原發放部門負責將作廢版本進行回收，并進行記錄，對作廢的文件和資料需保留以備參考時，應加蓋"作廢"章予以標識。

　　4.6外來文件的控制

　　4.6.1對外來文件，由接收部門負責進行簽收、登記和處理，納入到受控文件的管理范圍。

　　a)上級機關下發的行政和管理性文件以及房地產開發的法律法規，由總經理工作部負責簽收登記，交分管領導簽批后貫徹實施；

　　b)工程施工技術類文件，由工程部負責保存和處理，對

建筑施工類的國家、地區和行業標準、工藝、技術規范等，由工程部審核其是否為有效版本，并提供有效版本清單，發放項目部使用。

　　c)項目經營運作的有關文件和顧客提供的文件等，由策劃營銷中心負責處理。

　　4.6.2各部門按照分工管理范圍，負責主動收集相應的外來文件（如：最新頒布的法律法規、技術標準、規范、上級政府主管部門的有關政策等），并對文件的落實情況進行相應的跟蹤。

　　4.7項目部負責工程項目的圖紙使用管理，執行Q/TZH-WI-010《圖紙管理規定》。

　　4.8總經理工作部負責公司的檔案管理，各部門按分工做好本部門的檔案管理工作，執行Q/TZH-WI-008《檔案管理辦法》。

　　4.9總經理工作部負責公司的信函管理，做好信函的收發和處理工作，執行Q/TZH-WI-011《信函管理辦法》。

　　4.10總經理工作部負責公司的圖書資料管理，執行Q/TZH-WI-009《圖書資料管理辦法》。

　　4.11工程部負責對各部門的文件控制情況進行日常的監督檢查，并結合質量管理體系審核以及整改等工作，進行檢查指導。

　　5.質量記錄

　　5.1QR05-01文件發放登記表

　　5.2QR05-02文件接收登記表

　　5.3QR05-03文件借閱登記表

　　5.4QR05-04文件更改申請/通知單

　　5.5QR05-05受控文件清單

　　6.支持性文件

　　6.1Q/TZH-WI-006《文件編碼規定》

　　6.2Q/TZH-WI-007《質量體系文件編寫導則》

　　6.3Q/TZH-WI-008《檔案管理辦法》

　　6.4Q/TZH-WI-009《圖書資料管理辦法》

　　6.5Q/TZH-WI-010《圖紙管理規定》

　　6.6Q/TZH-WI-011《信函管理辦法》

　　6.7Q/TZH-WI-012《文件受控專用章管理規定》

篇3：OHS管理體系文件和資料控制

　　OHS管理體系文件和資料控制

　　組織應建立并保持程序,控制本標準所要求的所有文件和資料,從而確保：

　　(1)它們能夠被恰當定位;

　　(2)對它們進行定期評審，必要時予以修訂并由授權人員確認其適宜性;

　　(3)職業安全健康管理體系的關鍵崗位，都能得到有關文件和資料的現行版本;

　　(4)及時將失效文件和資料從所有發放和使用場所撤回，或采取其他措施防止誤用;

　　(5) 法律、知識性文件和資料，予以適當標識并保存。

　　1.理解要點

　　對OHS管理體系文件的管理，如文件的標識、分類、歸檔、保存、更新、處置等等，是文件控制的主要內容。文件的保存要有一定場所，有專人保管，并有一套機制保證文件的時效性。過期作廢的文件要及時收回處置，新的文件要及時到達使用者手中，文件控制是對整個體系所有文件的控制和要求，為了實施對文件和資料的控制，除管理手冊和程序文件外，還應有適當的支持文件。組織可結合自己的特點和需要制訂如受控文件登記表、文件修改登記表、收發文件登記表等。文件控制在ISO9000系列中已有較嚴格的要求，可參照執行。

　　另一方面，OHS管理體系著重在體系的運行和危險因素的有效控制，而不是建立過于繁瑣的文件控制系統，在建立體系和運行體系中要注重實效。

　　2.審核要點

　　1)組織是否制定和保持了控制文件的文件化程序，是否對有關的文件包括相關方的資料都實施了控制(如：是否建立OHSMS文件和資料管理程序、設計文件和資料控制程序、工藝文件和資料控制程序等)。

　　2)是否能保證體系運行的各個重要崗位，都能及時得到相應文件的現行版本。

　　3)不論出于什么原因而保留的已作廢文件，是否都進行了適當的標識和管理。

　　4)文件的收發、復制、歸檔是否都有編號，有責任人員簽字。

　　5)文件更改、修訂是否有原審批部門審批。

　　6)文件發布前是否由授權人員審批其適用性。

　　7)文件修訂時，是否制定了相應記錄和更改清單或一覽表。