物業質量管理體系文件控制程序
1 目的
對與公司質量管理體系有關的文件進行控制，確保各相關場所使用文件為有效版本。
2 范圍
適用于與質量管理體系有關的文件控制。
3 職責
3.1總經理負責批準發布質量手冊和程序文件。
3.2副總經理負責綜合部質量手冊和程序文件的貫徹落實。
3.3管理者代表負責審核質量手冊和程序文件。
3.4物業部是文件的主責部門并負責組織對現有體系文件的定期評審及修改和資源提供。
3.5各部門負責相關文件的編制、使用和保管。
3.6各部門資料員負責本部門與質量管理體系有關的文件的收集、整理和歸檔等。
4 程序
4.1 文件分類及保管
4.1.1 質量手冊和程序文件由綜合部備案保存。
4.1.2 第三級文件可分為兩類：
a）部門崗位職責，由各相關部門自行保存并報綜合部備案存檔；
b）其他質量文件：可以是針對特定產品、項目或合同編制的質量計劃其他標準、規范等，文件的組成應適合于其特有的活動方式。由各相應的業務部門保存、使用。
4.1.3 公司級管理性文件，如各種行政管理制度、部分外來的管理性文件，包括與質量管理體系有關的政策，法規文件等及管理標準（部門管理制度等）部門質量記錄文件等，由綜合部保存。
4.1.4 技術標準（國家標準、行業標準、企業標準及作業指導書、檢驗規范等），由工程科保存。
4.2 文件的編號
4.2.1 質量管理體系文件的編號
a）質量手冊：
質量手冊縮寫代號：ZLSC一版次，手冊中各章以章節號區分。
例如：ZLSC一20**A，表示公司質量手冊20**年第A版。
b）程序文件縮寫代號: C*一版次，程序中各章以章節號區分。
例如：C*41一20**A，表示公司第四章第一個程序文件20**年第A版。
c）質量記錄：主要使用部門代碼一質量手冊中的文件章節號一記錄編號
例如：BG一5.6一01，表示物業部在程序文件中第5.6章《管理評審控制程序》中的第1個質量記錄文件。
c）各部門其他質量文件：部門代碼－文件順序號－年號
例如：GC－05－20**，表示工程科于20**年發放的第5號文件。
4.2.2 各部門代號規定如下：
物業部：BG；工程科：GC；服務中心：FW。
4.3 文件的編寫、審核、批準、發放
文件發布前應得到批準，以確保文件是適宜的和充分的：
質量手冊由物業部負責組織編寫，由管理者代表審核，上報總經理批準發布，由綜合部負責登記、發放；
程序文件由各部門負責組織編寫，由管理者代表審核，上報總經理批準發布，由綜合部負責登記、發放；
各部門崗位質量職責由各部門經理組織編寫、匯總，由管理者代表審核，報總經理批準，綜合部負責登記、發放；
應確保文件使用的各場所都得到相應文件的適用版本。文件的發放、回收要填寫《文件發放、回收記錄》。
4.4文件的受控狀況
文件分為'受控"和"非受拄"兩大類，凡與質量體系運行緊密相關的文件應為受控文件，由各主管部門按規定執行。所有受控文件必須在該文件封面右上角加蓋表明其受控狀態的印章，并注明分發號。
4.5文件的更改
a）質量手冊由物業部組織更改，填寫《文件更改申請》，經管理者代表審核，上報總經理批準后更改，由綜合部發放。物業部應保留文件更改內容的記錄；
b）其他文件的更改由各相應主管部門填寫《文件更改申請單》，經原審批部門審批，再由各相應部門指定人員進行更改、發放、處理。如果指定其他部門審批時，該部門應獲得審批所需依據的有關背景資料；
c）所有被更改的原文件必須由相應主管部門收回，以確保有效文件的唯一性。
d）應能識別所有文件的修訂狀態，如采用控制清單、修訂一覽表及標識的方式等。
4.6文件的領用
a）文件使用者應填寫《文件發放、回收記錄》，經相應主管部門負責人審批方可領用。
b）因破損而重新領用的新文件，分發號不變，并收回相應舊文件；因丟失而補發的文件，應給予新的分發號，并注明已丟失的文件的分發號失效；發放部門作好相應發放簽收記錄。
4.7文件的保存、作廢與銷毀
4.7.1 文件的保存
a）與質量管理體系相關的文件都必須易于識別、清晰可辯、分類存放在干燥通風，安全的地方；
b）各部門文件由本部門資料員保管。綜合部每季度對各部門文件保管情況進行檢查。
c）對受控文件，各部門資料員應及時填寫本部門使用文件的《部門受控文件清單》。每三個月應將清單副本報綜合部備案，如內容沒有變化，應通知物業部；
d）任何人不得在受控文件上亂涂畫改，不準私自外借，確保文件的清晰、易于識別和檢索。
4.7.2文件的作廢與銷毀
a）所有失效或作廢文件由相關部門資料員及時從所有發放或使用場所撤出，并標注"作廢"字樣，確保防止作廢文件的非預期使用；
b）為某種原因需保留的任何已作廢的文件，都應進行適當的標識；
c）對要銷毀的作廢文件，由相關部門填寫《文件銷毀申請》，經管理者代表批準后，由物業部授權相關部門銷毀。
4.7.3文件的復制
復制與質量管理體系有關的文件，由相關部門負責人按規定權限審批后向資料管理人復制。復制的受控文件必須由資料管理人登記編號。
4.8 外來文件的控制
4.8.1 收到外來文件的部門，需識別其適用性，并控制分發以確保其有效。
4.8.2 工程科負責收集相關國家、行業、國際標準的最新版本，統一編號、加蓋受空印章，分發到相關部門使用，并把舊標準收回。
4.8.3 各部門要把上述標準及其他與質量管理體系有關的外來文件填入"部門受控文件清單"，并報物業部備案。
4.9 每年半年由物業部組織對現有質量管理體系文件進行定期評審，各部門結合平時使用情況進行適時評審，必要時予以修改，執行4.5條款規定。
4.10 對承載媒體不是紙張的文件的控制，也應參照上述規定執行。
4.11 作為質量記錄的文件應執行《質量記錄控制程序》。
5 相關文件
5.1《質量記錄控制程序》。
6 質量記錄
6.1《文件發放、回收記錄》。
6.2《部門受控文件清單》。
6.3《文件更改申請》。
6.4《文件銷毀申請》。
篇2：編寫OHS管理體系文件的原則和基本要求
編寫OHS管理體系文件的原則和基本要求
編寫體系文件的原則是寫你要做的，做你所寫的，記你所做的。即：標準要求的要寫到，文件寫到的要做到，做到的要有效(文件寫完后一定要下發討論和修改，達到所寫即所做)。體系文件要做到：
1.系統性
-組織應對其OHS管理體系中采用的全部要素、要求和規定，系統有條理地制訂各項程序;
-所有文件應按統一規定的方法編輯成冊;
-各層次文件應做到接口明確、結構合理、協調有序;
-各層次文件應涉及OHS管理體系一個邏輯上獨立的部分。
2.法規性
-體系文件應在總體上遵循OHSMS標準，以及國家或主管部門的有關法規要求;
-文件一旦批準實施，就必須認真執行;
-文件修改只能按規定的程序進行。
3.協調性
-體系文件的所有規定應與組織的其他管理規定相協調;
-體系文件之間應相互協調;
-體系文件應與有關技術標準、規范相互協調;
-處理好各種接口，避免不協調或職責不清。
4.見證性
-體系文件作為客觀證據(適用性證據和有效性證據)向管理者、相關方、第三方審核機構證實本組織OHS管理體系的運行情況;
-對于審核來講，OHS管理體系文件可作為下列方面的客觀證據：
危險因素已被辯識、評價并得到控制;
有關活動的程序已被確定并得到批準和實施;
有關活動處于全面的監督檢查之中;
職業安全健康績效和持續改進等。
5.唯一性
-對一個組織，其OHS管理體系文件是唯一的;
-通過清楚、準確、全面、簡單扼要的表達方式，實現唯一的理解;
-決不允許針對同一事項的相互矛盾的不同文件同時使用;
不同組織的文件可具有不同的風格。
6.適用性
-體系文件應根據標準的要求、組織規模、生產活動的具體性質采取不同的形式;
-體系文件的詳略程度應與人員的素質、技能和培訓等因素相適應;
-所有文件規定都應在實際工作中能得到有效的貫徹。
篇3：職業安全健康管理體系程序文件作用和要求
職業安全健康管理體系程序文件作用和要求
程序是為實施某項活動規定的方法。OHSMS程序就是為完成某一項體系要素活動所規定的方法。OHSMS標準要求組織建立OHS管理體系，并必須形成相應文件，表明某項OHS活動的目的和范圍，應做什么(WHAT)，為什么這樣做(WHY)，誰來做(WHO)，何時(WHEN)，何地(WHERE)以及如何做(HOW)，應采用什么材料、設備、儀器和依據什么文件，以及如何進行控制和記錄。
程序文件按性質可分為：管理性程序和技術性程序;按層次可分為：組織一級程序和部門程序。
程序文件的作用和要求：
1)程序文件是實施OHS方針、目標、指標的具體措施，是對那些產生職業安全健康影響的活動進行策劃和管理所用的基本文件，是管理手冊的支持性文件。
2)每一個程序文件都應包含OHS管理體系中的一個邏輯上獨立的內容，可能是標準的一個要素，或要素中的一個部分，或是幾個要素相關要求的一組活動等。程序文件的數量、內容、格式和外觀由組織自行確定，程序文件一般不應涉及純技術性的細節，細節通常在工作指令或作業指導書中規定。
3)程序文件的有效實施才能體現OHS管理體系的功能，因此，程序文件的內容和要求要密切結合實際情況。程序文件展開的深度和廣度，取決于組織任務的復雜性，采用的工作方法、活動內容和對執行活動人員的水平、能力、技術與培訓所達到的效果。
4)程序文件實質上是組織管理中科學的管理制度，是法規性文件，要強制執行，因此程序文件應有可操作性和可檢查性。