物業公司質量管理體系文件控制程序

　　1.目的

　　對質量管理體系的文件進行統一的管理與有效的控制,以確保使用質量管理體系文件的部門均能得到相應文件的有效版本。

　　2.范圍

　　本程序適用于對公司質量管理體系文件的控制。

　　3.職責

　　3.1質量手冊、程序文件由總經理批準。

　　3.2管理者代表批準其他文件。

　　3.3全面質量管理辦公室組織人員進行質量管理體系文件的編寫。

　　3.4全面質量管理辦公室負責質量管理體系文件的歸口管理。

　　4.工作內容

　　4.1編寫與審批

　　4.1.1質量手冊,全面質量管理辦公室負責組織相關人員編寫,管理者代表負責質量手冊的審核,總經理負責質量手冊的批準。

　　4.1.2程序文件，管理者代表負責程序文件的審核,總經理負責程序文件的批準。

　　4.1.3服務工作規范，各部門負責審核,由管理者代表批準。

　　4.2文件的標識

　　4.2.1編號

　　4.2.1.1記錄表格除注明名稱外,在右上方注明標準要素號加"j"及序號,如《收發文登記表》4.2.3-j-01；

　　4.2.1.2程序文件和工作規范的編號直接寫上要素號；

　　4.2.1.3如某要素有多個文件時,在后面加注序號，如《裝修監管工作規范》7.5.1-04。

　　4.2.2封面標識

　　4.2.2.1版本使用英文字母:A版表示第一版;B版表示第二版,以下類推；

　　4.2.2.2分發號,分發文件時注明分發號碼。

　　4.2.3頁眉和頁腳

　　右邊:文件版本號+修改次數,如:A/0、A/1、B/0、B/1；左邊：

　　文件類型,如:質量手冊、程序文件、服務工作規范；頁面底端

　　居中：頁碼，如：1。

　　4.3文件受控

　　4.3.1受控文件,發給本組織成員的體系文件均為受控文件,在封面上蓋"受控文件"印章；

　　4.3.2非受控文件,發給本組織外的質量手冊為非受控文件,不收回,不負責修改。

　　4.4文件發放與回收

　　4.4.1文件的發放、回收都需要填寫《收發文件登記表》。

　　4.4.2如文件分為兩層發放,每一層都需要填寫《收發文件登記表》。

　　4.5文件保管與復印

　　4.5.1受控文件不得借用、外傳，更不能丟失損壞，如丟失損壞須向文件管理部門申請補發。

　　4.5.2使用人一旦離開公司，應將其文件交回公司。

　　4.5.3分發給各部門的體系文件,各部門負責人為保管第一責任人,應按規定做好部門內部文件發放范圍的控制,須復印文件時,必須經部門負責人同意后才可復印,并將分發號填寫在《收發文件登記表》中。

　　4.6文件評審與修改

　　4.6.1文件每年在管理評審會上進行評審,必要時做出修改決定。

　　4.6.2文件需要更改時,應由部門負責人書面向全面質量管理辦公室反映。

　　4.6.3全面質量管理辦公室根據評審會決議及部門負責人的反映情況,組織人員對文件進行修改,修改內容由管理者代表批準。

　　4.6.4修改方式

　　4.6.4.1大改,即絕大部分內容需要修改時,由全面質量管理辦公室組織相關人員進行換版修改；

　　4.6.4.2中改,即某一文件局部需要修改時,由全面質量管理辦公室組織人員進行修改,并將修改的某一頁印成新的文件頁,頁眉左上方注明修改次數；

　　4.6.4.3小改,即原文件個別內容需要修改時,由文件使用人按《文件更改通知單》要求,直接在原文上改。

　　4.6.5小改與中改在文件發放時,需填寫《文件更改通知單》。

　　4.7文件作廢

　　4.7.1凡經修改后無效的文件一律作廢,由部門進行作廢處理。

　　4.7.2如作廢文件須留做參考,一定要在該文件封面上蓋上"作廢留用"章。

　　4.8外來文件

　　4.8.1全面質量管理辦公室負責收集物業管理的有關法律法規，進行集中保管,并在文件上加蓋公章,供公司員工借閱。

　　4.8.2全面質量管理辦公室每年將收集的適用的法律法規文件編成《外來文件清單》，以提供員工借閱時的檢索，并以此作為有效版本的控制手段。

　　5.相關文件

　　無

　　6.記錄表格

　　6.1《收發文件登記表》(4.2.3-j-01)

　　6.2《文件更改通知單》(4.2.3-j-02)

　　6.3《外來文件清單》(4.2.3-j-03)

篇2：CCA2102:《成本管理體系要求》標準解釋:文件控制

　　CCA2102:20**《成本管理體系要求》標準解釋：文件控制

　　標準條文

　　組織應編制、實施和保持文件化的程序，對成本管理體系所要求的文件予以控制，并確保：

　　a）文件在發布前得到評審和批準，并確認其適宜性、可行性和充分性；

　　b）對文件進行定期評審，必要時予以更新，并再次得到批準；

　　c）識別、獲得和使用現行文件的最新版本；

　　d）從使用處及時收回作廢和/或失效的文件，防止這些文件的非預期使用，需要保留這些文件時，應對這些文件進行適當的標識；

　　e）對需要保密的成本水平文件進行適當的標識，并規定這些文件的保密要求；

　　f）外來文件得到識別并分發到使用處。

　　目的和意圖

　　成本管理體系文件的控制重點是讓所有執行文件的部門和人員都能確保使用現行有效版本的成本管理體系文件，以防止誤用作廢和/或失效的文件。本要素條款規定了對成本管理體系文件進行重點管理和控制的要求。

　　理解要點

　　●文件控制是指對文件的編制、評審、批準、發放、使用、更改、更新、再次批準、標識、回收和作廢等全過程的管理和控制。文件控制的目的就是為了防止文件的非預期使用。因為，文件是成本管理體系活動的依據，如果管理者在從事成本管理工作或開展成本管理活動的過程中用錯了文件（依據錯了），那么這些工作或活動就一定錯了。所以，組織必須對成本管理體系文件進行控制。

　　●記錄是一種特殊類型的文件，這種特殊性表現在當空白的記錄表格未填寫時，表格欄是填寫表格的依據，是一般的文件；當記錄表格被填寫后，作為證明活動過程或結果的證據時，是記錄的范疇。作為記錄應按4.3.4記錄控制的要求予以控制。

　　●按本標準的要求，組織應編制、實施和保持《文件控制程序》，對成本管理體系文件予以控制?！段募刂瞥绦颉返幕緝热萃ǔ０ǎ何募刂频哪康?、文件控制的范圍、文件控制的職責和權限、文件的標識、編制、評審、批準、發放、使用、復制、歸檔、借閱等要求以及文件的修改或更新、文件的作廢與換版、文件的日常管理、外來文件的控制等（需要時）。（不限于此）

　　●對成本管理體系所要求的文件的控制，組織應確保：

　　a）文件在發布前得到評審和批準，并確認其適宜性、可行性和充分性；

　　——為什么文件在發布前要得到評審？對成本管理體系文件進行評審的目的就是集思廣益找問題、堵漏洞，使文件更充分、更適合于組織的實際情況，為領導批準發布文件提供條件。通過對文件的評審，可以使參加評審的人員加深對文件的理解，達成共識，便于文件的貫徹執行。

　　——文件評審的方式可分為：會議評審、會簽評審、起草人自審三種情況。

　　——為什么文件在發布前要得到批準？組織采用批準的形式使成本管理體系文件生效（有效）。因此，文件批準的目的就是使文件生效，未經批準的文件屬于無效文件。授權人員在批準文件過程中可以對該文件進行發布前的最后審查把關，并以批準的形式確保文件的適宜性和充分性。文件被批準是權威性的具體體現，可以強制文件的貫徹執行，用批準的形式還可以分清和追溯發布文件的責任人。確認文件得到批準的形式按照國際慣例就是授權人員的親筆簽字。如果在文件中看不到授權人員的親筆簽字，就可以認為該文件未被批準，屬無效文件。而在我國的組織中文件經常是以蓋公章的形式進行批準（如“紅頭”文件），往往看不到授權人員的親筆簽字，這樣就需要追溯和確認其文件的底稿，驗證其是否經過了授權人員的親筆簽字，如果追溯不到授權人員的親筆簽字，就應視為其文件未被批準。

　　——文件批準的方式是授權人員手簽。

　　——文件評審和批準的重要性是確保其充分性（完整、全面、系統、不遺漏）與適宜性（適合于組織的實際情況，并具有可操作性和易操作性）。

　　b）對文件進行定期評審，必要時予以更新，并再次得到批準；

　　——文件在使用過程中可能存在不充分或不適宜等問題，通過定期評審的方式以發現并消除這些問題。

　　——必要時（如果文件存在的問題較多或不適用時，也就是說不對文件進行修改或更新就會影響成本管理體系的有效性時）應修改或更新文件。

　　——對已修改或更新的文件應再次得到批準（持續使文件有效）。

　　——對文件的修改應由原審批部門或批準人進行審批。若改變原審批部門或批準人時，必須獲得原審批的背景資料。

　　——對文件的修改或更新，應明確其原因、方式、步驟、內容和性質，并保持記錄。

　　c）識別、獲得和使用現行文件的最新版本；

　　——所有使用文件的場所或工作人員必須得到文件（將文件發放至使用處或向文件主管部門索?。?。

　　——必須得到文件的現行有效版本。

　　——文件的版號和修改號是識別文件的現行版本和現行修訂狀態的標識，我們可以采用這種標識方式（如“A/0”為A版第0次修改）對文件的現行修訂狀態進行識別，以確保獲得文件的現行版本。文件的版號和修改號標識應得到控制，在對文件進行更改或更新時應相應改變其原有的版號和修改號，以體現文件的現行修訂狀態，否則標識將失去意義，無法識別。

　　——可采用《現行受控文件清單》的方式對文件的現行版本進行控制。組織為確保文件的更改和現行修訂狀態得到識別，除了正確地制定《文件編號規則》和實施唯一性標識外，還應編制和定期公布《現行受控文件清單》，并在清單中標明現行修訂狀態（有效版本的修改號），以便文件使用人能及時識別文件的現行修訂狀態和確保使用清單中所規定的文件，達到防止誤用文件的目的。

　　——要求現行版本的目的是防止使用失效版本的文件，使活動的依據產生錯誤。

　　——保持文件發放或文件領用的記錄，記錄中應體現文件名稱、文件編號、版號/修改號、分發號、領用人簽字、發放時間等信息。

　　d）從使用處及時收回作廢和/或失效的文件，防止這些文件的非預期使用，需要保留這些文件時，應對這些文件進行適當的標識；

　　——按文件的發放記錄或文件使用記錄第一時間收回作廢文件。

　　——確保文件持有人使用唯一（分發號）的有效文件，防止作廢文件的非預期使用

。

　　——當作廢文件需要保留時，應采用加蓋“作廢保留文件”印章的形式進行標識，防止作廢文件的非預期使用。對作廢保留文件只能用于追溯歷史情況和在研究、策劃和制定有關文件時的參考，不得用于指導成本管理與控制活動和成本水平的實現m.airporthotelslisboa.com。

　　e）對需要保密的成本水平文件進行適當的標識，并規定這些文件的保密要求；

　　——由于競爭的需要，組織的許多成本管理體系文件需要保密，通常情況下這些需要保密的文件都是與成本水平有關的文件，如成本目標、成本動量標準、標準成本、成本計劃等。

　　——組織應對需要保密的文件提出保密的要求，作出規定，并按規定對這些文件進行保密的標識和管理，以防止保密信息的泄露。

　　f）外來文件得到識別并分發到使用處。

　　——外來文件是指組織應執行或參照執行的來自組織外部的文件。如與成本有關的法律法規、標準（國際、國家、行業、協會和地方標準等）、政府有關部門的行政文件、行業協會的管理文件、上級主管部門的管理文件、顧客提供的規范性文件、供方提供的相關文件以及其他相關方提供的文件等。

　　——組織應對這些外來文件進行識別，控制其分發范圍，跟蹤修訂狀態，并確保在使用處可獲得適用文件的有效版本。

　　與其他要素條款間的相互關系

　　成本管理體系所有要素條款都涉及到文件。因此，都需要按本要素條款要求對文件進行控制。

篇3：成本管理體系文件控制工作程序

　　成本管理體系文件控制程序

　　1、目的

　　文件是實施并保持成本管理體系的基礎和依據，對文件進行控制是為了讓管理者使用唯一有效版本文件，防止誤用文件，以促進成本管理體系的有效運行。

　　2、范圍

　　本程序適用于本公司成本管理體系要求有關的所有文件。

　　3、職責

　　3.1成本部是文件控制的歸口管理部門，負責公司體系文件的控制與管理。

　　3.2各部門和單位的管理文件由各部門和單位管理與控制。

　　3.3各類文件的使用人員負責正確使用和維護文件。

　　4、工作程序

　　4.1文件的分類：

　　成本管理體系文件包括：

　　a）綱領性文件：成本管理手冊；

　　b）程序性文件：各種控制程序；

　　c）控制成本水平和發生過程的文件：各種規章制度、各種定額或標準成本、成本預算、成本計劃、成本控制方案等。

　　上述三個層次文件的關系見《成本管理手冊》第3.4.1.4條。

　　4.2文件的編制

　　4.2.1文件的編制應按規定的職責進行，成本管理體系綱領性文件和程序性文件由成本部組織編制，控制成本水平和發生過程的文件由相應的職能部門和單位負責編制。

　　4.2.2文件的編制應注意：

　　a）與成本管理體系要求的其他文件相適應，注意與其他文件的相容性，不得與其他文件相抵觸或矛盾；

　　b）所編制的文件內容應盡可能全面、系統，該說的一定要說到；

　　c）所編制的文件一定要結合本公司的實際情況，注意文件的可操作性；

　　d）所編制的文件，不得與成本管理標準和有關法律法規相抵觸；

　　e）成本管理體系文件必須覆蓋和符合所依據的成本管理標準；

　　f）文件作為成本管理活動的依據，其內容必須科學合理并確保文件的適用性。

　　4.3文件的評審

　　4.3.1文件的編寫完成后和在實施過程中必須進行評審，確保其充分性和適宜性。文件的評審應由文件的批準人或文件主管部門組織進行，并做好《文件評審記錄》。

　　4.3.2對文件評審的結果，可確定是否需要修改和補充或更新文件，如果需要修改文件，修改后必須再次得到批準。

　　4.3.3文件評審的方式可采用會議評審，也可采用會簽評審。

　　4.4文件的批準

　　4.4.1文件的批準應按授權范圍進行，總經理負責批準《成本管理手冊》，體系負責人負責批準程序文件，第三層控制成本水平和發生過程的文件及其他文件應由相應層次的授權人批準。

　　4.4.2未得到有關授權人批準的文件屬無效文件，一律不得使用，使用文件的部門/單位和各類人員在使用文件之前應首先確認文件批準的有效性。

　　4.4.3文件批準的方式應以授權人員的簽字為準。

　　4.4.4對外來文件，相關授權人員也應進行批準，批準時應主要考慮文件的適用性。

　　4.5文件的發放

　　4.5.1文件的發放由各文件管理部門進行，其發放的范圍應得到批準，并嚴格按已批準的發放范圍進行發放，確保使用成本管理體系文件的各場所都能及時得到文件的有效版本。

　　4.5.2受控文件的發放，由各部門的文件管理人員填寫《文件發放登記表》，并注明分發的受控號，文件的領用人應在《文件發放登記表》中簽字領取，便于追溯。

　　4.5.3文件代收人員領取文件后應及時將文件送達到有關人員，以防止因文件影響成本管理活動。

　　4.6文件的使用

　　4.6.1文件使用部門及文件持有人，在使用文件時應全面理解，正確使用，使文件真正發揮指導和規范成本管理活動和成本管理行為的作用。

　　4.6.2文件在使用時各部門和單位及各類人員必須按《現行受控文件清單》中所規定的文件范圍使用文件，并識別是否是現行修訂狀態的有效版本，清單以外的文件不得使用。

　　4.6.3文件在使用過程中各部門和單位及各類人員應保護和貯存好文件，以防止文件的損壞、丟失，當所使用的文件損壞嚴重，影響使用時，文件持有人或文件管理員應到文件管理部門辦理更換手續，交回破損的文件，補發新文件，其分發號可繼續沿用原分發號，文件管理部門在補發新文件時仍執行4.5.2條規定。

　　4.6.4文件管理部門對已收回的破損文件的處理，按4.9條規定執行。

　　4.6.5當文件使用部門/單位和使用人員不慎丟失文件后，應按4.6.3條有關規定辦理補發手續，但責任人必須做出書面檢討或說明原因。若文件管理部門在補發文件時，給出新的分發控制號，應注明丟失文件的分發號作廢，必要時將丟失的文件通知有關部門和單位。

　　4.6.6文件在使用過程中，如果發現文件不適用或不可操作時，有關部門/單位和人員應予以記錄，并與文件管理部門聯系更改，可按4.7條有關規定執行。

　　4.7文件的更改

　　4.7.1文件的更改，應由文件的使用部門或文件管理部門提出，并說明更改原因，報有關領導批準。具體實施由文件的主管部門組織進行，并做好《文件更改記錄》。

　　4.7.2文件更改的批準，原則上應由原批準人批準，如原批準人不在時，可由接替其職務的人員進行批準，但必須掌握原批準依據的有關背景

資料。

　　4.7.3文件更改后，由文件管理員進行換頁處理，并注明更改狀態標識和生效日期。對重要更改，由文件主管部門領導召開相關部門負責人會議，闡明更改內容和性質，并將更改后的精神層層傳達到各使用人。

　　4.7.4文件更改后，文件主管部門應及時修訂《現行受控文件清單》中的更改狀態，確保各使用場合能識別文件的現行修訂狀態，防止誤用文件。

　　4.8文件的換版

　　4.8.1文件可多次更改（修訂狀態從0-9），當文件需進行大幅度更改時，應進行換版，原版次文件作廢，換發新版本文件。

　　4.8.2換版后的文件仍按4.7.2條規定進行審批，其發放仍按4.5.2條規定執行。

　　4.8.3換版后的文件發放時，應收回原版次的作廢文件，并按4.9條有關規定執行。

　　4.9文件的作廢與處理

　　4.9.1作廢的文件應由文件管理部門按《文件發放登記表》中的發放狀態收回，并填寫《作廢文件登記表》，確保從所有使用場所收回所有失效和/或作廢的文件，以防止失效和/或作廢文件的非預期使用。

　　4.9.2對收回的失效和/或作廢的文件，文件管理部門應統一銷毀，并作好《文件銷毀記錄》。

　　4.9.3對需要作為歷史資料保留的作廢文件，應由文件管理部門加蓋“作廢保留文件”印章進行標識。對作廢保留的文件只能用于資料參考或追溯歷史情況，不能用于指導成本管理活動和向高層領導提供決策的依據。

　　4.10文件的管理

　　4.10.1文件應有唯一性的準確標識，以確保有效使用。各部門和單位應按以下編號規則正確實施文件編號。

　　注：文件類號：SC——成本管理手冊

　　C*——程序文件

　　GZ——規章制度

　　YS——預算

　　DE——定額

　　JH——計劃

　　FA——方案

　　例：《文件控制程序》的編號為：××/C*-01-20**其中：××——××機械制造有限公司；C*——程序文件；01——第1號程序文件；20**——20**年版。

　　4.10.2文件的底稿及打印件均應歸檔保存，文件管理員應填寫《文件檔案登記表》。為防止電子版文件丟失，所有電子版文件均應有備份，并進行適當的標識。

　　4.10.3使用文件的人員在借閱有關文件時，應辦理借閱手續，經有關人員批準后方可借閱，并保證在規定的期限內歸還所借閱的文件，到期未歸還的，應由文件管理員負責收回，原版文件一律不得外借，以防止其丟失或損壞。

　　4.10.4為提供信任向外部（包括：政府機構、行業協會、上級主管部門、顧客等）提供文件，以證實本公司成本管理和成本保證能力時，文件主管部門只提供《成本管理手冊》，不得提供程序性和控制成本水平及發生過程的文件，若必須提供第二層和第三層文件時，應由體系負責人批準。當所提供的受控文件修改時，也應按4.9.1條規定收回作廢文件，更換新文件。

　　4.10.5各部門和單位應建立本部門/單位的《現行受控文件清單》，報成本部。成本部負責建立并定期公布全公司的《現行受控文件清單》，并在清單中標明所有文件的現行修訂狀態，以確保各部門和各類人員能識別文件的現行修訂狀態，并按規定的文件范圍使用現行文件的有效版本。

　　4.10.6受控文件應加蓋“受控文件”印章作為受控的標識，非受控文件可不作非受控標識，但仍然按規定進行編號。

　　4.10.7文件復制（包括：復印、拷貝等），必須經本部門/單位或文件主管部門負責人批準，并按批準的份數復制。受控文件的復制必須重新加蓋“受控文件”印章，復制件的發放，也應按4.5.2條規定執行。

　　4.10.8各部門和單位使用的有效文件，應保持清晰可辯，標識正確，易于識別，存貯應便于檢索，可利用文件的目錄和文件的編號進行m.airporthotelslisboa.com分類，確保使用時能快速查找。

　　4.10.9文件主管部門和各部門/單位的文件管理員應按規定檢查各類現行文件的有效性，并填寫《文件有效性檢查記錄》，發現問題，及時處理。

　　4.10.10各部門和單位對現行文件的使用、歸檔、保存、借閱、復制、銷毀和向外部提供等環節，應注意文件的保密性，對文件的保密內容不得向外透漏，必要時應在文件上進行密級標識。

　　4.11外來文件的控制

　　文件的歸口主管部門和各類文件的管理部門及單位應確保識別外來文件，必要時對外來文件進行標識。直接引用的外來文件，如標準和法規等，應由文件歸口管理部門的負責人批準后，方可使用。對外來文件的發放、作廢、處理和管理可參照4.5條、4.9條和4.10條規定執行。

　　4.12對提供信任的客觀證據文件——記錄的控制，應按《記錄控制程序》執行。

　　4.13文件是信息及其承載媒體，這種媒體可以是紙張、計算機磁盤、光盤、照片、樣件、電子媒體或他們的組合。

　　5、相關/支持性文件

　　5.1《記錄控制程序》

　　6、記錄

　　6.1《文件發放登記表》

　　6.2《文件評審記錄》

　　6.3《現行受控文件清單》

　　6.4《文件更改記錄》

　　6.5《文件銷毀記錄》

　　6.6《作廢文件登記表》

　　6.7《文件歸檔登記表》

　　6.8《文件有效性檢查記錄》

　　6.9《文件更改申請單》