物業管理手冊：記錄控制程序
1、目的
對記錄進行有效控制，為服務質量符合規定要求和管理體系有效運行提供證據。
2、適用范圍
適用于對管理體系運行中記錄的控制。
3、職責
3.1品質部負責對公司各種記錄的管理、監督和歸檔工作。
3.2各相關部門負責對本部門記錄進行收集、整理和保管工作。
4、程序
4.1記錄的格式
4.1.1各部門提出本部門質量記錄格式，經品質部編號后備案。
4.1.2品質部根據實際情況統一確定記錄的格式和編號，經管理者代表批準后執行。
4.1.3質量記錄的修改，由各責任部門提出申請、并設計新的質量記錄格式，經品質部編號后備案，經管理者代表批準后執行。
4.1.4記錄的編號按《文件控制程序》中相關規定執行，每一種質量記錄表格均應有唯一的名稱，并通過對質量記錄表格的編號加以識別。
4.2記錄的填制要求
4.2.1記錄、表格填寫必須用鋼筆或中性筆，統一為黑色字體，內容完整、真實。
4.2.2記錄填寫應及時、真實、內容完整、字跡清晰，不得隨意涂改；如因某種原因不能填寫的項目，應采用“-”劃去，各相關欄目簽名應簽全名。
4.2.3修改要用“-”劃去，在其上方更改并由更改人簽上姓名和日期。
4.3記錄的收集和保存
4.3.1各相關部門每月26日前將本月《服務過程檢驗單》、《空置房屋檢驗單》和根據《業主回訪單》、《業主投訴處置單》等情況進行匯總填寫的《月管理目標、指標完成情況統計分析》交品質部。
4.3.2品質部每月28日前根據《服務過程檢驗單》、《品質部抽檢單》和《月管理目標、指標完成情況統計分析》填寫《月管理目標、指標檢驗匯總分析》，并發放到各相關部門。
4.3.3各相關部門根據上月《月管理目標、指標檢驗匯總分析》填寫《不合格項糾正（預防）措施》于每月5日前交品質部。
4.3.4接待專員或接待主管每月月底前將本月《維修任務單》交相關客服主管入檔保存。
4.3.5各部門人員的《工作日志》由各部門第一責任人負責進行收集、保存。
4.3.6各部門負責對本部門所有記錄進行裝訂和歸檔管理。記錄可以以磁盤、電子文檔等媒體方式保存或傳遞。
4.3.7記錄的保存期限及保存地點見附錄。
4.4記錄的查閱
4.4.1如需查閱公司保存的記錄時，經相關責任人同意，填制《記錄查閱單》后方可查閱，其內容包括：查閱人、查閱內容、查閱時間、歸還時間、記錄編號等。
4.4.2查閱的文件必須保證其完好無損，歸還時應辦理相應手續。
4.5記錄的保護、銷毀
4.5.1記錄必須實施專人管理，每月月底進行整理一次，保證其完好性。
4.5.2記錄保存時間見附表，超過年限時由相關部門填制《記錄銷毀單》，并報管理者代表批準后由品質部負責監督銷毀，銷毀單內容包括：銷毀的文件名稱、件數、編號、銷毀人、監毀人、審批人等。
4.6品質部每季度對各部門的填寫和保管情況進行抽查并填制《品質部抽檢單》
5、相關文件
5.1《文件控制程序》
6、相關記錄
6.1《記錄查閱單》JW/JL-4.2.4-001
6.2《記錄銷毀單》JW/JL-4.2.4-002
6.3《品質部抽檢單》JW/JL-5.4.5-003
6.4《業主投訴處置單》JW/JL-7.2-002
篇2：質量記錄控制序程
1.目的
通過對質量記錄的控制和管理,為產品符合規定要求及質量體系的有效運行提供客觀證據。
2.范圍
適用于公司質量體系運行和項目開發建設全過程質量記錄的控制。
3.職責
3.1 工程部負責質量記錄的設置,編制質量記錄清單,監督檢查各部門的執行情況。
3.2 各部門負責所分管質量活動中質量記錄的管理,并按規定進行有關記錄的移交。
3.3 總經理工作部負責公司的檔案管理工作。
4.控制程序
4.1 質量記錄的設置
4.1.1 工程部負責對質量體系文件中涉及的質量記錄進行匯總,編制質量記錄清單和表格樣式,具體見Q/TZH-WI-034《質量記錄表格樣式匯編》。
4.1.2 當質量記錄需要進行增加和刪除時,由使用部門提出申請,填寫"質量記錄變更申請單",闡明理由,屬表格形式的要提供表樣,報工程部審批后開始啟用。
4.1.3 工程部負責對批準使用的質量記錄進行編號,并將其列入質量記錄清單。
4.2 質量記錄的編號
質量記錄的編號由設置編號和填報編號兩部分組成:
4.2.1 質量記錄的設置編號位于記錄左上方,其結構為:QRSS-**
其中:QR-表示質量記錄
SS-**該記錄順序號
4.2.2 質量記錄的填報編號位于記錄右上方,其結構為:
MMM-SS-***
其中:MMM-填報部門代號,各部門的代號見Q/TZH-WI-006《文件編碼規定》;
SS-填報年號
***-填報的順序號
4.3 質量記錄的填寫要求做到:
a.字跡清楚,表達明確;
b.真實、客觀、準確、及時地反映活動的過程和結果;
c.具備記錄人的簽字和填寫的日期;
4.4 質量記錄的傳遞
4.4.1由各部門資料員負責按照質量記錄的傳遞路線,進行質量記錄的傳遞。
4.4.2質量記錄的傳遞,以相關人員在記錄上的簽字、檔案移交記錄表、盒內文件清單等形式作為傳遞過程的記錄,必要時,可登記"質量記錄發放登記臺帳"和"質量記錄接收登記臺帳"。
4.5 質量記錄的收集、貯存和歸檔
4.5.1 各部門資料員負責收集整理質量記錄,在專門位置存放,進行保管和維護,以備查閱。
4.5.2 根據Q/TZH-WI-008《檔案管理辦法》的要求,由部門資料員負責對質量記錄進行整理歸檔。
4.5.3 總經理工作部負責對歸檔后的質量記錄進行管理,保存期限按Q/TZH-WI-008《檔案管理辦法》的規定執行。
4.5.4 各部門保管的質量記錄的保存期限為五年,逾期可自行銷毀處理。
4.6 質量記錄的查閱
查閱人員需查閱質量記錄時,應征得部門負責人同意后,方可進行查閱。當顧客提出查閱要求時,由接待部門征得工程部的同意后,為顧客提供有關的質量記錄。
5.質量記錄
5.1 QR19-01 質量記錄變更申請單
5.2 QR19-02 質量記錄發放登記臺帳
5.3 QR19-03質量記錄接收登記臺帳
6.支持性文件
6.1 Q/TZH-WI-006《文件編碼規定》
6.2 Q/TZH-WI-008《檔案管理辦法》
6.3 Q/TZH-WI-034《質量記錄表格樣式匯編》
篇3：房地產公司質量手冊:質量記錄控制工作程序
房地產公司質量手冊：質量記錄控制程序
1.目的
通過對質量記錄的控制和管理，為產品符合規定要求及質量體系的有效運行提供客觀證據。
2.范圍
適用于公司質量體系運行和項目開發建設全過程質量記錄的控制。
3．職責
3.1 工程部負責質量記錄的設置，編制質量記錄清單，監督檢查各部門的執行情況。
3.2 各部門負責所分管質量活動中質量記錄的管理，并按規定進行有關記錄的移交。
3.3 總經理工作部負責公司的檔案管理工作。
4．控制程序
4.1 質量記錄的設置
4.1.1 工程部負責對質量體系文件中涉及的質量記錄進行匯總，編制質量記錄清單和表格樣式，具體見Q/TZH-WI-034《質量記錄表格樣式匯編》。
4.1.2 當質量記錄需要進行增加和刪除時，由使用部門提出申請，填寫“質量記錄變更申請單”，闡明理由，屬表格形式的要提供表樣，報工程部審批后開始啟用。
4.1.3 工程部負責對批準使用的質量記錄進行編號，并將其列入質量記錄清單。
4.2 質量記錄的編號
質量記錄的編號由設置編號和填報編號兩部分組成：
4.2.1 質量記錄的設置編號位于記錄左上方，其結構為：QRSS-**
其中：QR-表示質量記錄
SS-**該記錄順序號
4.2.2 質量記錄的填報編號位于記錄右上方，其結構為：
MMM-SS-***
其中：MMM-填報部門代號，各部門的代號見Q/TZH-WI-006《文件編碼規定》；
SS-填報年號
***-填報的順序號
4.3 質量記錄的填寫要求做到：
字跡清楚，表達明確；
真實、客觀、準確、及時地反映活動的過程和結果；
具備記錄人的簽字和填寫的日期；
4.4 質量記錄的傳遞
4.4.1由各部門資料員負責按照質量記錄的傳遞路線，進行質量記錄的傳遞。
4.4.2質量記錄的傳遞，以相關人員在記錄上的簽字、檔案移交記錄表、盒內文件清單等形式作為傳遞過程的記錄，必要時，可登記“質量記錄發放登記臺帳”和“質量記錄接收登記臺帳”。
4.5 質量記錄的收集、貯存和歸檔
4.5.1 各部門資料員負責收集整理質量記錄，在專門位置存放，進行保管和維護，以備查閱。
4.5.2 根據Q/TZH-WI-008《檔案管理辦法》的要求，由部門資料員負責對質量記錄進行整理歸檔。
4.5.3 總經理工作部負責對歸檔后的質量記錄進行管理，保存期限按Q/TZH-WI-008《檔案管理辦法》的規定執行。
4.5.4 各部門保管的質量記錄的保存期限為五年，逾期可自行銷毀處理。
4.6 質量記錄的查閱
查閱人員需查閱質量記錄時，應征得部門負責人同意后，方可進行查閱。當顧客提出查閱要求時，由接待部門征得工程部的同意后，為顧客提供有關的質量記錄。
5.質量記錄
5.1 QR19-01 質量記錄變更申請單
5.2 QR19-02 質量記錄發放登記臺帳
5.3 QR19-03 質量記錄接收登記臺帳
6.支持性文件
6.1 Q/TZH-WI-006《文件編碼規定》
6.2 Q/TZH-WI-008《檔案管理辦法》
6.3 Q/TZH-WI-034《質量記錄表格樣式匯編》