公司記錄控制程序（七）

　　　1、目的

　　對記錄的標識、貯存、檢索、保護、保存期限和處置進行控制，提供符合要求和質量管理體系有效運行的證據。

　　2、適用范圍

　　適用于本公司質量管理體系及支持其運行過程的記錄控制。

　　3、職責

　　3.1****負責記錄的歸口管理。

　　3.2***負責檢驗和試驗記錄及供方提供質量記錄的控制管理。

　　3.3各職能部門負責本部門使用記錄的填報、檢查等管理工作。

　　4、工作程序

　　4.1記錄的編制和審批

　　4.1.1文件編制部門在編制文件的同時應編制相應所需的記錄表格附在文件之后，同時向辦公室領取記錄編號。

　　4.1.2批準后的記錄表格隨同文件送交辦公室備案。

　　4.2記錄的編號和登記

　　4.2.1記錄均應有統一的編號，編號規定如下：

　　WSH/B ××-××

　　記錄順序號

　　記錄表所屬部門代號

　　表格漢語拼音第一個字母

　　公司名稱漢語拼音第一個字母

　　4.2.2***檔案管理員負責登記《記錄表格一覽表》，并復印一份待用。

　　4.2.3檔案管理員根據記錄表格的使用頻率，將平均每2天及以下使用一張的記錄表格復制一份送外大量印刷（數量視具體狀況而定），其他由使用部門在公司內自行復制。

　　4.3記錄的簽收、領用和填寫

　　4.3.1記錄表格收到后，由檔案管理員通知使用部門來領取，記錄表格由科長或科長以上人員領取并在《記錄表格領用單》上簽名。

　　4.3.2所有的記錄填寫應真實、清晰和完整，并有記錄人或操作者的簽名。

　　4.4記錄表格的更改

　　4.4.1記錄表格在使用過程中，若影響使用目的時，相關人員應對記錄表格提出更改。

　　4.4.2送外大量印刷的記錄表格由更改提出人向辦公室以《記錄表格更改申請單》的形式提出申請，申請單中應說明更改原因。

　　4.4.3辦公室收到申請單后，轉至編制部門或編制人進行審查、更改，經審查、更改后由原批準人負責審批，當原批準人不在時，由其授權人負責審批，剩余的記錄表格由辦公室統一另作他用。

　　4.4.4公司內復制的記錄表格由更改提出人直接向編制部門或編制人提出，由其進行審查、更改，并通知相關人員。

　　4.5記錄的收集和編目

　　4.5.1各職能部門負責本部門記錄的收集，并進行分類、匯總、整理及保管。

　　4.5.2供方提供的質量記錄（包括檢測儀器的檢定記錄）由質檢科收集整理及保管；與質量管理體系運行有關的由品質部收集保管。

　　4.5.3記錄由辦公室負責統一編目。

　　4.6記錄的歸檔、貯存和保護

　　4.6.1每年年底，各部門應將每年度的記錄分類整理成冊統一交辦公室歸檔處理。

　　4.6.2辦公室對移交來的記錄按《檔案管理制度》實施分類管理。

　　4.6.2對所有記錄有統一記錄編號的均進行貯存。

　　4.6.3編目并專柜存放便于檢索，保存環境應清潔干燥，有防蟲蛀措施。

　　4.6.4外來記錄的保存要求按公司記錄保存要求保存。

　　4.6.5記錄的借閱

　　a、所有記錄的原件一律不準外借。

　　b、當顧客或其他代表要求查閱記錄時，由辦公室人員陪同在檔案室內查閱；若需長期借閱的，經總經理批準后，由檔案管理員提供復印件，并登記《記錄借閱登記表》。

　　c、本公司內部人員確有需要可經辦公室主任同意后借閱相關記錄，并由檔案管理員登記《記錄借閱登記表》。

　　4.7記錄的保存期限和處置

　　4.7.1本公司質量管理體系運行記錄保存期限一般為三年，以滿足可追溯性要求。

　　4.7.2超過保存期限的記錄由保管人提出申請經管理者代表批準后方可進行，銷毀記錄需有二人在場，并在《記錄銷毀登記表》上簽字。

　　4.7.3為法律或積累知識為目的而保留的超過保存期限的記錄加蓋“作廢文件”印章。

　　5、相關/支持性文件

　　《檔案管理制度》

　　6、記錄

　　《記錄表格一覽表》

　　《記錄表格領用單》

　　《記錄表格更改申請單》

　　《記錄借閱登記表》

　　《記錄銷毀登記表》

　　表格編制

　　7、程序流程圖

篇2：房地產公司質量手冊:質量記錄控制工作程序

　　房地產公司質量手冊：質量記錄控制程序

　　1.目的

　　通過對質量記錄的控制和管理，為產品符合規定要求及質量體系的有效運行提供客觀證據。

　　2.范圍

　　適用于公司質量體系運行和項目開發建設全過程質量記錄的控制。

　　3．職責

　　3.1 工程部負責質量記錄的設置，編制質量記錄清單，監督檢查各部門的執行情況。

　　3.2 各部門負責所分管質量活動中質量記錄的管理，并按規定進行有關記錄的移交。

　　3.3 總經理工作部負責公司的檔案管理工作。

　　4．控制程序

　　4.1 質量記錄的設置

　　4.1.1 工程部負責對質量體系文件中涉及的質量記錄進行匯總，編制質量記錄清單和表格樣式，具體見Q/TZH-WI-034《質量記錄表格樣式匯編》。

　　4.1.2 當質量記錄需要進行增加和刪除時，由使用部門提出申請，填寫“質量記錄變更申請單”，闡明理由，屬表格形式的要提供表樣，報工程部審批后開始啟用。

　　4.1.3 工程部負責對批準使用的質量記錄進行編號，并將其列入質量記錄清單。

　　4.2 質量記錄的編號

　　質量記錄的編號由設置編號和填報編號兩部分組成：

　　4.2.1 質量記錄的設置編號位于記錄左上方，其結構為：QRSS-**

　　其中：QR-表示質量記錄

　　SS-**該記錄順序號

　　4.2.2 質量記錄的填報編號位于記錄右上方，其結構為：

　　MMM-SS-***

　　其中：MMM-填報部門代號，各部門的代號見Q/TZH-WI-006《文件編碼規定》；

　　SS-填報年號

　　***-填報的順序號

　　4.3 質量記錄的填寫要求做到：

　　字跡清楚，表達明確；

　　真實、客觀、準確、及時地反映活動的過程和結果；

　　具備記錄人的簽字和填寫的日期；

　　4.4 質量記錄的傳遞

　　4.4.1由各部門資料員負責按照質量記錄的傳遞路線，進行質量記錄的傳遞。

　　4.4.2質量記錄的傳遞，以相關人員在記錄上的簽字、檔案移交記錄表、盒內文件清單等形式作為傳遞過程的記錄，必要時，可登記“質量記錄發放登記臺帳”和“質量記錄接收登記臺帳”。

　　4.5 質量記錄的收集、貯存和歸檔

　　4.5.1 各部門資料員負責收集整理質量記錄，在專門位置存放，進行保管和維護，以備查閱。

　　4.5.2 根據Q/TZH-WI-008《檔案管理辦法》的要求，由部門資料員負責對質量記錄進行整理歸檔。

　　4.5.3 總經理工作部負責對歸檔后的質量記錄進行管理，保存期限按Q/TZH-WI-008《檔案管理辦法》的規定執行。

　　4.5.4 各部門保管的質量記錄的保存期限為五年，逾期可自行銷毀處理。

　　4.6 質量記錄的查閱

　　查閱人員需查閱質量記錄時，應征得部門負責人同意后，方可進行查閱。當顧客提出查閱要求時，由接待部門征得工程部的同意后，為顧客提供有關的質量記錄。

　　5.質量記錄

　　5.1 QR19-01 質量記錄變更申請單

　　5.2 QR19-02 質量記錄發放登記臺帳

　　5.3 QR19-03 質量記錄接收登記臺帳

　　6.支持性文件

　　6.1 Q/TZH-WI-006《文件編碼規定》

　　6.2 Q/TZH-WI-008《檔案管理辦法》

　　6.3 Q/TZH-WI-034《質量記錄表格樣式匯編》

篇3：房地產公司質量記錄控制工作程序(3)

　　房地產公司質量記錄控制程序（三）

　　1.目的

　　通過對質量記錄的控制和管理，為產品符合規定要求及質量體系的有效運行提供客觀證據。

　　2.范圍

　　適用于公司質量體系運行和項目開發建設全過程質量記錄的控制。

　　3．職責

　　3.1工程部負責質量記錄的設置，編制質量記錄清單，監督檢查各部門的執行情況。

　　3.2各部門負責所分管質量活動中質量記錄的管理，并按規定進行有關記錄的移交。

　　3.3總經理工作部負責公司的檔案管理工作。

　　4．控制程序

　　4.1質量記錄的設置

　　4.1.1工程部負責對質量體系文件中涉及的質量記錄進行匯總，編制質量記錄清單和表格樣式，具體見Q/TZH-WI-034《質量記錄表格樣式匯編》。

　　4.1.2當質量記錄需要進行增加和刪除時，由使用部門提出申請，填寫"質量記錄變更申請單"，闡明理由，屬表格形式的要提供表樣，報工程部審批后開始啟用。

　　4.1.3工程部負責對批準使用的質量記錄進行編號，并將其列入質量記錄清單。

　　4.2質量記錄的編號

　　質量記錄的編號由設置編號和填報編號兩部分組成：

　　4.2.1質量記錄的設置編號位于記錄左上方，其結構為：QRSS-**

　　其中：QR-表示質量記錄

　　SS-**該記錄順序號

　　4.2.2質量記錄的填報編號位于記錄右上方，其結構為：

　　MMM-SS-***

　　其中：MMM-填報部門代號，各部門的代號見Q/TZH-WI-006《文件編碼規定》；

　　SS-填報年號

　　***-填報的順序號

　　4.3質量記錄的填寫要求做到：

　　a.字跡清楚，表達明確；

　　b.真實、客觀、準確、及時地反映活動的過程和結果；

　　c.具備記錄人的簽字和填寫的日期；

　　4.4質量記錄的傳遞

　　4.4.1由各部門資料員負責按照質量記錄的傳遞路線，進行質量記錄的傳遞。

　　4.4.2質量記錄的傳遞，以相關人員在記錄上的簽字、檔案移交記錄表、盒內文件清單等形式作為傳遞過程的記錄，必要時，可登記"質量記錄發放登記臺帳"和"質量記錄接收登記臺帳"。

　　4.5質量記錄的收集、貯存和歸檔

　　4.5.1各部門資料員負責收集整理質量記錄，在專門位置存放，進行保管和維護，以備查閱。

　　4.5.2根據Q/TZH-WI-008《檔案管理辦法》的要求，由部門資料員負責對質量記錄進行整理歸檔。

　　4.5.3總經理工作部負責對歸檔后的質量記錄進行管理，保存期限按Q/TZH-WI-008《檔案管理辦法》的規定執行。

　　4.5.4各部門保管的質量記錄的保存期限為五年，逾期可自行銷毀處理。

　　4.6質量記錄的查閱

　　查閱人員需查閱質量記錄時，應征得部門負責人同意后，方可進行查閱。當顧客提出查閱要求時，由接待部門征得工程部的同意后，為顧客提供有關的質量記錄。

　　5.質量記錄

　　5.1QR19-01質量記錄變更申請單

　　5.2QR19-02質量記錄發放登記臺帳

　　5.3QR19-03質量記錄接收登記臺帳

　　6.支持性文件

　　6.1Q/TZH-WI-006《文件編碼規定》

　　6.2Q/TZH-WI-008《檔案管理辦法》

　　6.3Q/TZH-WI-034《質量記錄表格樣式匯編》