物業公司程序文件:質量記錄控制程序

　　1.0 目的

　　使質量記錄完整、準確、清晰，能夠為質量體系有效運行及服務達到規定的要求提供證明，為質量的持續改進提供依據。

　　2.0 范圍

　　適用于公司各類質量記錄和表格的管理。

　　3.0 職責

　　3.1 質管部負責質量記錄管理程序的執行。

　　3.2 各單位負責與各自有關的質量記錄的建立和檢查。

　　4.0 程序

　　4.1 質量記錄包括能夠直接或間接地證明質量體系要素運行的有效性，服務滿足規范要求、法規要求和合同要求的全部證據，分類如下：

　　1)質量體系實施方面的記錄。如文件收發記錄、合同評審記錄、項目分包方檔案、設備管理記錄、糾正措施記錄、檢驗、測量和試驗設備的檢定記錄、糾正預防措施記錄、客戶投訴處理記錄、員工培訓記錄等。

　　2)服務質量驗證方面的記錄。 如內審記錄、進貨物資驗證記錄、管理評審記錄、服務的標識和可追溯性記錄等。

　　4.2 質量表格的分類編號

　　4.2.1 質量表格采用以下形式分類編號：

　　1)程序文件質量記錄表格編號：

　　YGJYPM-- QR -- --表格序號，從01開始依次排列

　　要素編號

　　質量記錄標志

　　公司名稱

　　2)各單位質量記錄表格編號：

　　QR --☆☆

　　單位代碼，一個或三個字符

　　表格序號，從001開始依次排列

　　4.2.2 單位代碼與單位名稱對應如下：

　　公司領導：

　　董事長-01 總經理-02 管理者代表-03 副總經理-04

　　副總經理-05 總會計師-06 助理總經理-07

　　部門代碼：

　　質量管理部-M、 工程管理部-G、 清潔綠化部-Q、 教育培訓部-E、 商務部-S、企業發展策劃部-F、 酒店商管部-J、 人力資源部-R、 社區文化部-Z、

　　安保部-B、 財務部-C 、 辦公室-O、 會計部-K

　　管理處代碼：

　　海麗-HLG、海濱-HBG、海連-HLA、怡海-YHG、麗苑-LYG、中銀-ZYG、商城-SCG、

　　碧荔-BLG、世貿-SMG、江南-JNG、嘉福-JFA、福德-FDG、東和-DHG、辛誠-*CG、

　　景發-JFG、鵬都-PDG、居雅-JYG、華為-HWG、新浩城-*HC、碧云天-BYT、東港-DGG

　　棕櫚泉-ZLQ、聚豪園-JHY、逸翠園-YCY、浪琴嶼-LQY、陽明山莊-YMS、怡翠山莊-YCS、

　　中城康橋-ZCK、觀瀾豪園--GLH、東湖豪庭-DHH、中海華庭-ZHH、陽光四季-YGS、

　　共和世家-GHS 楓丹雅園-FDY、建工賓館-JGB、駿庭名苑-JTM、世濠-SHG

　　管理處各班組代碼：

　　維修班-W*B、護衛班-HWB、清潔班-QJB、財務室-CWB、車庫崗-CKB、大堂崗-DTB、

　　道口崗-DKB、巡邏崗-*LB、消防中心-*FB、服務中心-FWB、會所-HSB、超市-CSB。

　　4.3 體系文件分發號的控制

　　4.3.1質量手冊(QM)、程序文件(COP)由質管部發放。

　　發放號：QM-單位代碼、COP-單位代碼

　　如發放給海麗管理處的《質量手冊》的發放號是：QM-HLG

　　4.3.2 各部門的作業指導書由該部門負責發放。

　　發放號：作業指導書編號-單位代碼

　　如安保部《安全保衛管理手冊》(WI/B)給海麗的發放號是：WI/B-HLG

　　4.3.3某一項工作的作業指導書由相關部門負責發放。

　　發放號：WI/相關部門代碼--相關文件簡稱--單位代碼

　　如教育培訓部20**年培訓計劃發放給海麗，則相應文件發放號為：WI/E-pxJH-HLG。

　　4.3.4 管理處負責將文件發放給各班組、相關人員。

　　發放號：該文件編號-班組代碼/人員工作牌代碼

　　如海麗將《建筑裝飾管理手冊》發放給維修班的發放號為：WI/G-W*B

　　4.3.5 單位的發放文件1年為一次記錄周期，文件發放的記錄為：

　　發放號：單位代碼-00*(*為自然數)- 四位年份 文件名稱

　　如質管部20**年的第5號文件《4月份月檢情況通告》發文記錄為：

　　M-005-20** 《4月份月檢情況通告》

　　4.3.6第4.3.5條中文件范圍包括除QM、COP、WI系列及QR系列以外的資料，QR系列發放不需填寫發放號，只需填寫《發放記錄》。

　　4.4 質量記錄的填寫

　　4.4.1 質量記錄的填寫力求真實、準確、完善和字跡工整，不得有造假和亂涂亂改現象。

　　4.5 質量記錄的收集保管

　　4.5.1 質量記錄的收集保管由各單位指定專人負責，并在收文2日內填寫《記錄表格清單》。要求記錄清晰完整，不允許有破壞殘缺，簽字手續應齊全。不符合上述要求的記錄，相關人員不予接收。在質量記錄有效期內，文件管理人員必須保證質量記錄完整無缺。

　　4.6 質量記錄的借閱

　　4.6.1根據工作需要，經單位主管批準，本公司人員可借閱存檔的記錄，應填寫《借閱記錄》。借閱期一般以三天為限，文件保管人員負責辦理借閱手續并監督相關人員按期歸還，文件歸還時，應確保完整無損。

　　4.7 《記錄表格清單》的內容包括序號、編號、名稱、狀態、對應文件、責任部門、保存期限等。

　　4.8 失效質量記錄的處理

　　4.8.1 超過保存期或失效的質量記錄或表格，由各單位保管人員在接到新表格記錄后負責銷毀。

　　5.0 相關文件與記錄

　　QR-4.2.4-01 《記錄表格清單》

　　QR-4.2.3-06 《借閱記錄》

篇2：質量記錄控制序程

　　1.目的

　　通過對質量記錄的控制和管理,為產品符合規定要求及質量體系的有效運行提供客觀證據。

　　2.范圍

　　適用于公司質量體系運行和項目開發建設全過程質量記錄的控制。

　　3.職責

　　3.1 工程部負責質量記錄的設置,編制質量記錄清單,監督檢查各部門的執行情況。

　　3.2 各部門負責所分管質量活動中質量記錄的管理,并按規定進行有關記錄的移交。

　　3.3 總經理工作部負責公司的檔案管理工作。

　　4.控制程序

　　4.1 質量記錄的設置

　　4.1.1 工程部負責對質量體系文件中涉及的質量記錄進行匯總,編制質量記錄清單和表格樣式,具體見Q/TZH-WI-034《質量記錄表格樣式匯編》。

　　4.1.2 當質量記錄需要進行增加和刪除時,由使用部門提出申請,填寫"質量記錄變更申請單",闡明理由,屬表格形式的要提供表樣,報工程部審批后開始啟用。

　　4.1.3 工程部負責對批準使用的質量記錄進行編號,并將其列入質量記錄清單。

　　4.2 質量記錄的編號

　　質量記錄的編號由設置編號和填報編號兩部分組成:

　　4.2.1 質量記錄的設置編號位于記錄左上方,其結構為:QRSS-**

　　其中:QR-表示質量記錄

　　SS-**該記錄順序號

　　4.2.2 質量記錄的填報編號位于記錄右上方,其結構為:

　　MMM-SS-***

　　其中:MMM-填報部門代號,各部門的代號見Q/TZH-WI-006《文件編碼規定》;

　　SS-填報年號

　　***-填報的順序號

　　4.3 質量記錄的填寫要求做到:

　　a.字跡清楚,表達明確;

　　b.真實、客觀、準確、及時地反映活動的過程和結果;

　　c.具備記錄人的簽字和填寫的日期;

　　4.4 質量記錄的傳遞

　　4.4.1由各部門資料員負責按照質量記錄的傳遞路線,進行質量記錄的傳遞。

　　4.4.2質量記錄的傳遞,以相關人員在記錄上的簽字、檔案移交記錄表、盒內文件清單等形式作為傳遞過程的記錄,必要時,可登記"質量記錄發放登記臺帳"和"質量記錄接收登記臺帳"。

　　4.5 質量記錄的收集、貯存和歸檔

　　4.5.1 各部門資料員負責收集整理質量記錄,在專門位置存放,進行保管和維護,以備查閱。

　　4.5.2 根據Q/TZH-WI-008《檔案管理辦法》的要求,由部門資料員負責對質量記錄進行整理歸檔。

　　4.5.3 總經理工作部負責對歸檔后的質量記錄進行管理,保存期限按Q/TZH-WI-008《檔案管理辦法》的規定執行。

　　4.5.4 各部門保管的質量記錄的保存期限為五年,逾期可自行銷毀處理。

　　4.6 質量記錄的查閱

　　查閱人員需查閱質量記錄時,應征得部門負責人同意后,方可進行查閱。當顧客提出查閱要求時,由接待部門征得工程部的同意后,為顧客提供有關的質量記錄。

　　5.質量記錄

　　5.1 QR19-01 質量記錄變更申請單

　　5.2 QR19-02 質量記錄發放登記臺帳

　　5.3 QR19-03質量記錄接收登記臺帳

　　6.支持性文件

　　6.1 Q/TZH-WI-006《文件編碼規定》

　　6.2 Q/TZH-WI-008《檔案管理辦法》

　　6.3 Q/TZH-WI-034《質量記錄表格樣式匯編》

篇3：房地產公司質量手冊:質量記錄控制工作程序

　　房地產公司質量手冊：質量記錄控制程序

　　1.目的

　　通過對質量記錄的控制和管理，為產品符合規定要求及質量體系的有效運行提供客觀證據。

　　2.范圍

　　適用于公司質量體系運行和項目開發建設全過程質量記錄的控制。

　　3．職責

　　3.1 工程部負責質量記錄的設置，編制質量記錄清單，監督檢查各部門的執行情況。

　　3.2 各部門負責所分管質量活動中質量記錄的管理，并按規定進行有關記錄的移交。

　　3.3 總經理工作部負責公司的檔案管理工作。

　　4．控制程序

　　4.1 質量記錄的設置

　　4.1.1 工程部負責對質量體系文件中涉及的質量記錄進行匯總，編制質量記錄清單和表格樣式，具體見Q/TZH-WI-034《質量記錄表格樣式匯編》。

　　4.1.2 當質量記錄需要進行增加和刪除時，由使用部門提出申請，填寫“質量記錄變更申請單”，闡明理由，屬表格形式的要提供表樣，報工程部審批后開始啟用。

　　4.1.3 工程部負責對批準使用的質量記錄進行編號，并將其列入質量記錄清單。

　　4.2 質量記錄的編號

　　質量記錄的編號由設置編號和填報編號兩部分組成：

　　4.2.1 質量記錄的設置編號位于記錄左上方，其結構為：QRSS-**

　　其中：QR-表示質量記錄

　　SS-**該記錄順序號

　　4.2.2 質量記錄的填報編號位于記錄右上方，其結構為：

　　MMM-SS-***

　　其中：MMM-填報部門代號，各部門的代號見Q/TZH-WI-006《文件編碼規定》；

　　SS-填報年號

　　***-填報的順序號

　　4.3 質量記錄的填寫要求做到：

　　字跡清楚，表達明確；

　　真實、客觀、準確、及時地反映活動的過程和結果；

　　具備記錄人的簽字和填寫的日期；

　　4.4 質量記錄的傳遞

　　4.4.1由各部門資料員負責按照質量記錄的傳遞路線，進行質量記錄的傳遞。

　　4.4.2質量記錄的傳遞，以相關人員在記錄上的簽字、檔案移交記錄表、盒內文件清單等形式作為傳遞過程的記錄，必要時，可登記“質量記錄發放登記臺帳”和“質量記錄接收登記臺帳”。

　　4.5 質量記錄的收集、貯存和歸檔

　　4.5.1 各部門資料員負責收集整理質量記錄，在專門位置存放，進行保管和維護，以備查閱。

　　4.5.2 根據Q/TZH-WI-008《檔案管理辦法》的要求，由部門資料員負責對質量記錄進行整理歸檔。

　　4.5.3 總經理工作部負責對歸檔后的質量記錄進行管理，保存期限按Q/TZH-WI-008《檔案管理辦法》的規定執行。

　　4.5.4 各部門保管的質量記錄的保存期限為五年，逾期可自行銷毀處理。

　　4.6 質量記錄的查閱

　　查閱人員需查閱質量記錄時，應征得部門負責人同意后，方可進行查閱。當顧客提出查閱要求時，由接待部門征得工程部的同意后，為顧客提供有關的質量記錄。

　　5.質量記錄

　　5.1 QR19-01 質量記錄變更申請單

　　5.2 QR19-02 質量記錄發放登記臺帳

　　5.3 QR19-03 質量記錄接收登記臺帳

　　6.支持性文件

　　6.1 Q/TZH-WI-006《文件編碼規定》

　　6.2 Q/TZH-WI-008《檔案管理辦法》

　　6.3 Q/TZH-WI-034《質量記錄表格樣式匯編》