1.0 目的
通過對記錄的控制,達到記錄的規范化管理,保證公司質量管理體系的有效運行,并為實現可追溯性提供依據。
2.0 范圍
2.1 本程序規定了質量管理體系運行記錄的管理內容和方法,確保記錄的標識、收集、歸檔、貯存、保護、查閱和處置符合規定的要求。
2.2 本程序適用于質量管理體系運行及活動中形成的記錄的控制。
3.0 職責
3.1 全面質量管理辦公室是本程序的歸口管理部門,負責監督、檢查記錄的管理情況。
3.2 全面質量管理辦公室負責對歸檔的記錄進行整理、標識、檢索、貯存、保護和處置,并提供查閱,負責對各部門的記錄管理提供指導。
3.3 全面質量管理辦公室負責記錄的整理和保存。
3.4 各部門對應歸檔的記錄,及時送檔案室歸檔,對本部門貯存的記錄做好標識、收集、貯存、保護、查閱和處置的工作。
4.0 工作內容
4.1 質量記錄的編號
質量記錄采用統一編號,用QR(即英文Quantity Record的簡稱)表示,編號方式為:
QR-*.*.*-**-**
序號
相應的程序文件
質量記錄的英文縮寫
4.2 質量記錄格式的編制
4.2.1 空白記錄表格屬"文件",應按《文件控制程序》進行管理。
4.2.2 原始表格由各使用部門自行編制,表格要簡單實用,可操作性強。表格編制完后經部門主管審核,由全面(來自:m.airporthotelslisboa.com)質量管理辦公室進行統一整理、審批,最后確定適宜于公司運行的一整套表格。由各部門主管認可后,全面質量管理辦公室負責存檔并發放給各部門使用。
4.2.3 全面質量管理辦公室保留一套空白現行版本的記錄表格,作為復印的母本。
4.3 記錄的填寫
4.3.1 記錄要用碳素筆或鋼筆填寫,主要要求:
4.3.1.1 及時;
4.3.1.2 內容真實、完整、準確;
4.3.1.3 字跡清楚、格式規范;
4.3.1.4 標識明確;
4.3.1.5 用詞規范。
4.3.2 記錄表中應確定計量單位:
4.3.2.1當整個記錄表格使用同一計量單位時,應在表的邊框線外,右上角處標明單位;
4.3.2.2 計量單位應使用法定計量單位。
4.3.3 記錄的可追溯性要求:
4.3.3.1 填寫人或確認人簽名時應簽署全名及時間(或日期);
4.3.3.2 確保記錄名稱的完整準確;
4.3.3.3 必要時加上編號等。
4.3.4 編制或使用記錄的部門應對記錄標識的唯一性負責,防止不易區分記錄的產生和使用。計算機管理信息系統(即MIS系統) 中產生的記錄也應符合本條款要求。
4.3.5記錄一旦確認,不得更改,當出現筆誤時,應用“-”劃斷,在旁邊寫上正確的數據或文字,關鍵數據及文字的更改應有本人簽章及更改日期。
4.4 記錄的歸檔
4.4.1 全面質量管理辦公室負責所有文件資料和記錄的標識、收集、編目歸檔、查閱、檢索、保管和處理,各部門應明確記錄的貯存、保護責任人。
4.4.2 各部門保管的記錄應便于檢索,需借閱或復印
篇2：質量記錄控制序程
1.目的
通過對質量記錄的控制和管理,為產品符合規定要求及質量體系的有效運行提供客觀證據。
2.范圍
適用于公司質量體系運行和項目開發建設全過程質量記錄的控制。
3.職責
3.1 工程部負責質量記錄的設置,編制質量記錄清單,監督檢查各部門的執行情況。
3.2 各部門負責所分管質量活動中質量記錄的管理,并按規定進行有關記錄的移交。
3.3 總經理工作部負責公司的檔案管理工作。
4.控制程序
4.1 質量記錄的設置
4.1.1 工程部負責對質量體系文件中涉及的質量記錄進行匯總,編制質量記錄清單和表格樣式,具體見Q/TZH-WI-034《質量記錄表格樣式匯編》。
4.1.2 當質量記錄需要進行增加和刪除時,由使用部門提出申請,填寫"質量記錄變更申請單",闡明理由,屬表格形式的要提供表樣,報工程部審批后開始啟用。
4.1.3 工程部負責對批準使用的質量記錄進行編號,并將其列入質量記錄清單。
4.2 質量記錄的編號
質量記錄的編號由設置編號和填報編號兩部分組成:
4.2.1 質量記錄的設置編號位于記錄左上方,其結構為:QRSS-**
其中:QR-表示質量記錄
SS-**該記錄順序號
4.2.2 質量記錄的填報編號位于記錄右上方,其結構為:
MMM-SS-***
其中:MMM-填報部門代號,各部門的代號見Q/TZH-WI-006《文件編碼規定》;
SS-填報年號
***-填報的順序號
4.3 質量記錄的填寫要求做到:
a.字跡清楚,表達明確;
b.真實、客觀、準確、及時地反映活動的過程和結果;
c.具備記錄人的簽字和填寫的日期;
4.4 質量記錄的傳遞
4.4.1由各部門資料員負責按照質量記錄的傳遞路線,進行質量記錄的傳遞。
4.4.2質量記錄的傳遞,以相關人員在記錄上的簽字、檔案移交記錄表、盒內文件清單等形式作為傳遞過程的記錄,必要時,可登記"質量記錄發放登記臺帳"和"質量記錄接收登記臺帳"。
4.5 質量記錄的收集、貯存和歸檔
4.5.1 各部門資料員負責收集整理質量記錄,在專門位置存放,進行保管和維護,以備查閱。
4.5.2 根據Q/TZH-WI-008《檔案管理辦法》的要求,由部門資料員負責對質量記錄進行整理歸檔。
4.5.3 總經理工作部負責對歸檔后的質量記錄進行管理,保存期限按Q/TZH-WI-008《檔案管理辦法》的規定執行。
4.5.4 各部門保管的質量記錄的保存期限為五年,逾期可自行銷毀處理。
4.6 質量記錄的查閱
查閱人員需查閱質量記錄時,應征得部門負責人同意后,方可進行查閱。當顧客提出查閱要求時,由接待部門征得工程部的同意后,為顧客提供有關的質量記錄。
5.質量記錄
5.1 QR19-01 質量記錄變更申請單
5.2 QR19-02 質量記錄發放登記臺帳
5.3 QR19-03質量記錄接收登記臺帳
6.支持性文件
6.1 Q/TZH-WI-006《文件編碼規定》
6.2 Q/TZH-WI-008《檔案管理辦法》
6.3 Q/TZH-WI-034《質量記錄表格樣式匯編》
篇3：房地產公司質量手冊:質量記錄控制工作程序
房地產公司質量手冊：質量記錄控制程序
1.目的
通過對質量記錄的控制和管理，為產品符合規定要求及質量體系的有效運行提供客觀證據。
2.范圍
適用于公司質量體系運行和項目開發建設全過程質量記錄的控制。
3．職責
3.1 工程部負責質量記錄的設置，編制質量記錄清單，監督檢查各部門的執行情況。
3.2 各部門負責所分管質量活動中質量記錄的管理，并按規定進行有關記錄的移交。
3.3 總經理工作部負責公司的檔案管理工作。
4．控制程序
4.1 質量記錄的設置
4.1.1 工程部負責對質量體系文件中涉及的質量記錄進行匯總，編制質量記錄清單和表格樣式，具體見Q/TZH-WI-034《質量記錄表格樣式匯編》。
4.1.2 當質量記錄需要進行增加和刪除時，由使用部門提出申請，填寫“質量記錄變更申請單”，闡明理由，屬表格形式的要提供表樣，報工程部審批后開始啟用。
4.1.3 工程部負責對批準使用的質量記錄進行編號，并將其列入質量記錄清單。
4.2 質量記錄的編號
質量記錄的編號由設置編號和填報編號兩部分組成：
4.2.1 質量記錄的設置編號位于記錄左上方，其結構為：QRSS-**
其中：QR-表示質量記錄
SS-**該記錄順序號
4.2.2 質量記錄的填報編號位于記錄右上方，其結構為：
MMM-SS-***
其中：MMM-填報部門代號，各部門的代號見Q/TZH-WI-006《文件編碼規定》；
SS-填報年號
***-填報的順序號
4.3 質量記錄的填寫要求做到：
字跡清楚，表達明確；
真實、客觀、準確、及時地反映活動的過程和結果；
具備記錄人的簽字和填寫的日期；
4.4 質量記錄的傳遞
4.4.1由各部門資料員負責按照質量記錄的傳遞路線，進行質量記錄的傳遞。
4.4.2質量記錄的傳遞，以相關人員在記錄上的簽字、檔案移交記錄表、盒內文件清單等形式作為傳遞過程的記錄，必要時，可登記“質量記錄發放登記臺帳”和“質量記錄接收登記臺帳”。
4.5 質量記錄的收集、貯存和歸檔
4.5.1 各部門資料員負責收集整理質量記錄，在專門位置存放，進行保管和維護，以備查閱。
4.5.2 根據Q/TZH-WI-008《檔案管理辦法》的要求，由部門資料員負責對質量記錄進行整理歸檔。
4.5.3 總經理工作部負責對歸檔后的質量記錄進行管理，保存期限按Q/TZH-WI-008《檔案管理辦法》的規定執行。
4.5.4 各部門保管的質量記錄的保存期限為五年，逾期可自行銷毀處理。
4.6 質量記錄的查閱
查閱人員需查閱質量記錄時，應征得部門負責人同意后，方可進行查閱。當顧客提出查閱要求時，由接待部門征得工程部的同意后，為顧客提供有關的質量記錄。
5.質量記錄
5.1 QR19-01 質量記錄變更申請單
5.2 QR19-02 質量記錄發放登記臺帳
5.3 QR19-03 質量記錄接收登記臺帳
6.支持性文件
6.1 Q/TZH-WI-006《文件編碼規定》
6.2 Q/TZH-WI-008《檔案管理辦法》
6.3 Q/TZH-WI-034《質量記錄表格樣式匯編》