世茂第一太平物業記錄控制程序

　　1范圍

　　本程序依據GB/T19001—2000idtISO9001:2000標準中4.2.4條款和公司質量手冊相關條款編制。適用于公司與質量管理體系活動有關的各項記錄，包括對服務供方相關的記錄及培訓、審核和評審等記錄。

　　2目的

　　規范質量記錄控制和管理的要求，確保提供符合要求和質量管理體系有效運行的依據。

　　適用于全公司與質量管理體系有關的記錄，包括來自供方提供的記錄。

　　3職責

　　3.1行政人事部負責記錄的歸口管理，負責對各部門的體系記錄的控制進行指導。

　　3.2各職能部門負責對本部門當年一般記錄的保存。

　　3.3各管理中心（處）負責對管理中心（處）當年一般記錄進行保存。

　　4程序

　　4.1記錄的確定、收集、分類

　　4.1.1各部門所需的記錄表格，由部門主管領導記錄名稱、內容、作用進行審定，記錄由各部門文件管理員負責收集，并分類保存。

　　4.1.2公司所有與質量管理體系有關的記錄分為體系記錄（指管理評審、體系審核）和一般記錄。

　　4.2記錄的編碼規定

　　4.2.1品質管理部根據質量管理體系運行需要，對質量體系記錄表式統一標識編號。

　　4.2.2記錄編碼內容由部門代號、服務分類代碼、順序號、狀態號等內容組成。記錄編碼按《文件控制程序》中的規定執行。

　　4.3記錄的填寫、保管

　　4.3.1填寫記錄時應字跡清晰，內容完整，填寫人、審核人、批準人應履行簽字手續，不應隨意涂改或用鉛筆填寫，如需修改，應蓋更改章或簽字。

　　4.3.2需歸檔的記錄，應由行政人事部（文檔室）統一保管，并按要求裝訂成卷。

　　4.3.3保管記錄時，應編制《作業文件表格清單》，保管方式應便于存放、檢索，公司各職能部門形成的一般記錄應于次年年初交行政人事部（文檔室）保管，各管理中心（處）形成的一般記錄由各管理中心（處）按行政人事部要求進行屬地保管，并將保管記錄清單造冊交行政人事部。

　　4.3.4記錄的保管期限

　　員工資料的保管期限為長期（永久）

　　合同評審記錄的保管期限為合同有效期后三年；

　　管理評審記錄、體系審核記錄、不符合、糾正和預防措施報告、供方評價資料的保管期限為三年；

　　員工培訓記錄表的保管期限為一年；

　　監控中心形成的錄像資料（記錄），保存（管）期為一個月；

　　行政人事部根據公司或法規要求對記錄的保存期限另有規定時，應發文通知；

　　其他記錄的保管期限為一年；

　　保管期限計算從記錄形成次年開始起算。

　　4.3.5各職能部門形成的一般記錄，當年記錄應由主辦職能部門指定專人保管，于次年年初移交行政人事部（文檔室）。

　　4.3.6各管理中心（處）形成的一般記錄，由各管理中心（處）指定專人收集、保管、存檔。

　　4.4記錄的保護、貯存

　　4.4.1記錄的貯存方式為袋裝、盒裝或磁盤存儲，并設專人保管，以便存取和檢索。

　　4.4.2應提供記錄貯存的適宜環境，防止記錄損壞、變質和丟失。

　　4.5記錄的檢索

　　4.5.1查閱本部門與本職工作有關的一般記錄應向文件管理人員說明情況，并進行查閱登記。

　　4.5.2因工作需要，需查閱質量管理體系記錄時，應先經所在部門經理批準后方可查閱。

　　4.5.3外單位人員前來查閱記錄時，應攜帶所在單位介紹信，經行政人事部報管理者代表批準后，方可查閱。

　　4.5.4在合同商定期間，相關記錄可提供給顧客或其他代表查閱，但應經管理者代表批準后，方可查閱。

　　4.6失效及過期記錄的處理

　　4.6.1對已過保存期，失效的一般記錄由各保管部門負責及時銷毀，但需編制《銷毀文件清單》由行政人事部（文檔室）留存歸檔。

　　4.6.2質量管理體系記錄由行政人事部負責銷毀處理。銷毀時要求編制清單，存檔保管。

　　4.7記錄的管理

　　4.7.1各部門、管理中心（處）負責填寫《文件表格清單》，將所確定的記錄表格一并報行政人事部備案。

　　4.7.2記錄表格需更改時，各部門應相應更改《文件表格清單》，經審批人簽字確認后，從生效之日起使用新表格，并將更改后的表格清單及新表格交一份到行政人

篇2：質量記錄控制序程

　　1.目的

　　通過對質量記錄的控制和管理,為產品符合規定要求及質量體系的有效運行提供客觀證據。

　　2.范圍

　　適用于公司質量體系運行和項目開發建設全過程質量記錄的控制。

　　3.職責

　　3.1 工程部負責質量記錄的設置,編制質量記錄清單,監督檢查各部門的執行情況。

　　3.2 各部門負責所分管質量活動中質量記錄的管理,并按規定進行有關記錄的移交。

　　3.3 總經理工作部負責公司的檔案管理工作。

　　4.控制程序

　　4.1 質量記錄的設置

　　4.1.1 工程部負責對質量體系文件中涉及的質量記錄進行匯總,編制質量記錄清單和表格樣式,具體見Q/TZH-WI-034《質量記錄表格樣式匯編》。

　　4.1.2 當質量記錄需要進行增加和刪除時,由使用部門提出申請,填寫"質量記錄變更申請單",闡明理由,屬表格形式的要提供表樣,報工程部審批后開始啟用。

　　4.1.3 工程部負責對批準使用的質量記錄進行編號,并將其列入質量記錄清單。

　　4.2 質量記錄的編號

　　質量記錄的編號由設置編號和填報編號兩部分組成:

　　4.2.1 質量記錄的設置編號位于記錄左上方,其結構為:QRSS-**

　　其中:QR-表示質量記錄

　　SS-**該記錄順序號

　　4.2.2 質量記錄的填報編號位于記錄右上方,其結構為:

　　MMM-SS-***

　　其中:MMM-填報部門代號,各部門的代號見Q/TZH-WI-006《文件編碼規定》;

　　SS-填報年號

　　***-填報的順序號

　　4.3 質量記錄的填寫要求做到:

　　a.字跡清楚,表達明確;

　　b.真實、客觀、準確、及時地反映活動的過程和結果;

　　c.具備記錄人的簽字和填寫的日期;

　　4.4 質量記錄的傳遞

　　4.4.1由各部門資料員負責按照質量記錄的傳遞路線,進行質量記錄的傳遞。

　　4.4.2質量記錄的傳遞,以相關人員在記錄上的簽字、檔案移交記錄表、盒內文件清單等形式作為傳遞過程的記錄,必要時,可登記"質量記錄發放登記臺帳"和"質量記錄接收登記臺帳"。

　　4.5 質量記錄的收集、貯存和歸檔

　　4.5.1 各部門資料員負責收集整理質量記錄,在專門位置存放,進行保管和維護,以備查閱。

　　4.5.2 根據Q/TZH-WI-008《檔案管理辦法》的要求,由部門資料員負責對質量記錄進行整理歸檔。

　　4.5.3 總經理工作部負責對歸檔后的質量記錄進行管理,保存期限按Q/TZH-WI-008《檔案管理辦法》的規定執行。

　　4.5.4 各部門保管的質量記錄的保存期限為五年,逾期可自行銷毀處理。

　　4.6 質量記錄的查閱

　　查閱人員需查閱質量記錄時,應征得部門負責人同意后,方可進行查閱。當顧客提出查閱要求時,由接待部門征得工程部的同意后,為顧客提供有關的質量記錄。

　　5.質量記錄

　　5.1 QR19-01 質量記錄變更申請單

　　5.2 QR19-02 質量記錄發放登記臺帳

　　5.3 QR19-03質量記錄接收登記臺帳

　　6.支持性文件

　　6.1 Q/TZH-WI-006《文件編碼規定》

　　6.2 Q/TZH-WI-008《檔案管理辦法》

　　6.3 Q/TZH-WI-034《質量記錄表格樣式匯編》

篇3：房地產公司質量手冊:質量記錄控制工作程序

　　房地產公司質量手冊：質量記錄控制程序

　　1.目的

　　通過對質量記錄的控制和管理，為產品符合規定要求及質量體系的有效運行提供客觀證據。

　　2.范圍

　　適用于公司質量體系運行和項目開發建設全過程質量記錄的控制。

　　3．職責

　　3.1 工程部負責質量記錄的設置，編制質量記錄清單，監督檢查各部門的執行情況。

　　3.2 各部門負責所分管質量活動中質量記錄的管理，并按規定進行有關記錄的移交。

　　3.3 總經理工作部負責公司的檔案管理工作。

　　4．控制程序

　　4.1 質量記錄的設置

　　4.1.1 工程部負責對質量體系文件中涉及的質量記錄進行匯總，編制質量記錄清單和表格樣式，具體見Q/TZH-WI-034《質量記錄表格樣式匯編》。

　　4.1.2 當質量記錄需要進行增加和刪除時，由使用部門提出申請，填寫“質量記錄變更申請單”，闡明理由，屬表格形式的要提供表樣，報工程部審批后開始啟用。

　　4.1.3 工程部負責對批準使用的質量記錄進行編號，并將其列入質量記錄清單。

　　4.2 質量記錄的編號

　　質量記錄的編號由設置編號和填報編號兩部分組成：

　　4.2.1 質量記錄的設置編號位于記錄左上方，其結構為：QRSS-**

　　其中：QR-表示質量記錄

　　SS-**該記錄順序號

　　4.2.2 質量記錄的填報編號位于記錄右上方，其結構為：

　　MMM-SS-***

　　其中：MMM-填報部門代號，各部門的代號見Q/TZH-WI-006《文件編碼規定》；

　　SS-填報年號

　　***-填報的順序號

　　4.3 質量記錄的填寫要求做到：

　　字跡清楚，表達明確；

　　真實、客觀、準確、及時地反映活動的過程和結果；

　　具備記錄人的簽字和填寫的日期；

　　4.4 質量記錄的傳遞

　　4.4.1由各部門資料員負責按照質量記錄的傳遞路線，進行質量記錄的傳遞。

　　4.4.2質量記錄的傳遞，以相關人員在記錄上的簽字、檔案移交記錄表、盒內文件清單等形式作為傳遞過程的記錄，必要時，可登記“質量記錄發放登記臺帳”和“質量記錄接收登記臺帳”。

　　4.5 質量記錄的收集、貯存和歸檔

　　4.5.1 各部門資料員負責收集整理質量記錄，在專門位置存放，進行保管和維護，以備查閱。

　　4.5.2 根據Q/TZH-WI-008《檔案管理辦法》的要求，由部門資料員負責對質量記錄進行整理歸檔。

　　4.5.3 總經理工作部負責對歸檔后的質量記錄進行管理，保存期限按Q/TZH-WI-008《檔案管理辦法》的規定執行。

　　4.5.4 各部門保管的質量記錄的保存期限為五年，逾期可自行銷毀處理。

　　4.6 質量記錄的查閱

　　查閱人員需查閱質量記錄時，應征得部門負責人同意后，方可進行查閱。當顧客提出查閱要求時，由接待部門征得工程部的同意后，為顧客提供有關的質量記錄。

　　5.質量記錄

　　5.1 QR19-01 質量記錄變更申請單

　　5.2 QR19-02 質量記錄發放登記臺帳

　　5.3 QR19-03 質量記錄接收登記臺帳

　　6.支持性文件

　　6.1 Q/TZH-WI-006《文件編碼規定》

　　6.2 Q/TZH-WI-008《檔案管理辦法》

　　6.3 Q/TZH-WI-034《質量記錄表格樣式匯編》