前言

　　女士/先生：

　　您好，歡迎您加入我們的行列，成為**省XX控股物業服務有限公司的一員，共同參與公司未來的發展，在此謹祝您工作愉快!

　　控股物業過去的每一點成就，都有賴于全體員工的努力?？毓晌飿I明天的每一個進步，從今天開始，都與您的努力密切相關。

　　現在，請隨我們一起，走進控股物業。

　　這本小冊子，將向您陳述控股物業的價值觀，介紹控股物業內部最基本的規章制度，講解您在控股物業應履行的責任和義務，幫助您更快地融入團隊，愉快地開展工作。

　　手冊內容適用于經**省XX控股物業服務有限公司批準錄用的所有員工。

　　如果您在閱讀或執行中有任何的疑問，請與您的上司或辦公室負責人聯系。我們都很樂意解答您的疑惑，并和您坦誠地進行討論和交流。

　　祝同事們工作愉快、發展順利!

　　**省XX控股物業服務有限公司

　　二0**年二月十八日

　　第一章 公司簡介

　　**省XX控股物業服務有限公司(簡稱公司)為**省XX開發建設控股有限公司全資子公司，于20**年6月30日注冊成立，注冊資金300萬元。20**年9月1日正式獨立經營，并于20**年10月26日獲得物業服務企業三級資質認證。

　　公司自成立以來，廣聘各方人才，組成了強有力的領導班子和精干的管理團隊。目前公司擁有員工300余人。設辦公室、財務部、管理部、經營發展部三部一室的合理化組織結構。隨著公司的發展，管理區域也逐漸在增加。截止20**年10月，物業管理區域已達12個，所管轄小區建筑面積共582151.98平方米。同時受**省XX開發建設控股有限公司委托，管理其名下包括XX保稅港區在內的土地、廠房等資產，管理土地面積3.8萬畝。

　　公司按照市場化、專業化的管理模式，以“業主至上、服務第一”為宗旨，建立了“獨立核算、自負盈虧、自主經營、自我發展”的運行機制;確定了“科學規范、竭誠高效、安全文明、持續發展、依法管理”的經營方針;明確了“以物業管理為基礎、以項目開發與經營為主營收點、以品質提升創立品牌服務為目的”的經營思路;形成了“以人為本、和諧共存、真誠和善、精致完美”的文化理念，為企業的健康發展打下堅實的人文基礎。

　　第二章 公司組織架構

　　第三章 員工守則

　　一、員工素質要求

　　員工素質是企業文化的重要組成部分，它是指公司對于員工在各方面應達到的思想境界及處事方法的要求。守則雖不同于制度，但不遵守將會受到相應的處罰。員工的素質作為一種對品質修養的要求，如達不到一定的水準則終將會隨公司的發展而被淘汰。公司員工應具有如下素質：

　　(一)熱愛物業管理工作，努力鉆研物業管理專業知識,認真、及時地完成本職工作。

　　(二)要具有敬業精神，慎重擇業、珍惜選擇、勤勉在身、休戚與共，讓工作成為快樂和財富的源泉。

　　(三)有強烈的責任意識，明確職責，勇于承擔責任。

　　(四)有良好的工作習慣。目標明確，思路有序，言行一致，及時總結，時時事事追求進步乃至完美。

　　(五)有謙虛的上進之心，鉆研業務，學有所長，注重創新，不忘讀書，讓才華在工作中閃光。

　　(六)有正直的行為準則，為人誠懇，舉止大方，公私有別，不以善小而不為，不以惡小而為之。

　　(七)自覺維護公司聲譽，提倡部門之間、員工之間真誠合作的精神，高效率地為客戶排憂解難，急客戶之所急，不互相推諉、扯皮。

　　(八)具有強烈的質量意識和安全觀念，貫徹質量體系，遵守操作規程，杜絕責任事故的發生。

　　(九)提倡勤儉辦企業，自覺地為公司增收節支，提倡精打細算，千方百計降低各項管理費用。

　　(十)遵守國家法律、法規，不酗酒，不打架斗毆，不參與黃、賭、毒等違法行為。

　　二、員工禮儀要求

　　(一)行為禮儀

　　1、公司內與同事相遇點頭行禮表示致意。

　　2、握手時用普通站姿，并目視對方眼睛。握手時脊背要挺直，不彎腰低頭，要大方熱情，不卑不亢。同性間應由領導或長輩先向地位低或年紀輕的伸手，異性間應由女方先向男方伸手。

　　3、出入房間的禮貌：進入房間，要先輕輕敲門三聲，聽到應答允許后方可進入。進入后，輕手關門。進入房間后，如有急事要打斷對方說話，也要看準機會，而且要說：“對不起，打斷你們的談話”。

　　4、遞交物件時，如遞交文件等，要把正面文字朝著對方的方向遞交，如是鋼筆，要將筆尖朝向自己，使對方容易接著;刀子或剪刀等利器，應把刀尖向著自己。

　　5、走通道走廊時要放輕腳步。無論在自己的公司，還是對訪問的公司。在通道和走廊里不能一邊走一邊大聲說話，更不得唱歌或吹口哨等。在通道、走廊里遇到上司或客戶要禮讓，不能搶行。

　　(二)辦公禮儀

　　1、管理好工作環境。要保持辦公室和其它管理用房的清潔衛生。個人桌面整齊干凈,板下不亂壓圖片、名片、飾物等。做到不隨地吐痰,不亂丟雜物,不講臟話、粗話,不損壞公物,不亂停放車輛。

　　2、正確使用公司的物品和設備，提高工作效率。

　　(1)公司的物品不能野蠻對待，挪為私用。

　　(2)及時清理、整理賬簿和文件，對墨水瓶、印章盒等使用后應及時蓋好。

　　(3)借用他人或公司的東西，使用后及時送還或歸放原處。

　　(4)工作臺上不能擺放與工作無關的物品。

　　(5)公司內以職務稱呼上司，同事間直呼姓名，客戶間以先生、小姐等相稱。

　　(6)未經同意不得隨意翻看同事的文件、資料等。

　　3、正確、迅速、謹慎地打、接電話

　　(1)接聽電話要禮貌問候“您好!”，并認真傾聽來電人語意，結束時道“再見”，回復電話要言簡意賅。如受話人不在，其他員工要主動接聽，并問清對方姓名、單位、電話、事由，及時將情況轉告。

　　(2)在辦公區域接打電話要低聲，以不影響他人辦公為原則。

　　(3)工作期間禁止撥打與工作無關的私人電話，如確有要事

　　需打私人電話，應盡量縮短通話時間。辦公電話一般不可使用免提功能，以免影響他人辦公。

　　4、會客禮儀

　　(1)接待工作及其要求:

　　A、在規定的接待時間內，不缺席。

　　B、有客戶來訪，馬上起來接待。

　　C、來客多時按序進行，不能先接待熟悉客戶。

　　D、對事前已通知來的客戶，要表示歡迎。

　　E、應記住常來的客戶。

　　F、接待客戶時應主動、熱情、大方、微笑服務。

　　(2)介紹和被介紹的方式與方法

　　A、直接見面介紹的場合下，應先把地位低者介紹給地位高者。若難以判斷，可把年輕的介紹給年長的。在自己公司和其他公司的關系上，可把本公司的人介紹給別的公司的人。

　　B、把一個人介紹給多人時，應先介紹其中地位最高的或酌情而定。

　　C、異性間的介紹，應先把男性介紹給女性。男女地位、年齡有很大差別時，若女性年輕，可先把女性介紹給男性。

　　(3)名片的接受和保管

　　A、名片應先遞給長輩或上級。

　　B、把自己的名片遞出時，應把文字向著對方，雙手拿出，一邊遞交一邊清楚說出自己的姓名。

　　C、接對方的名片時，應雙手去接，拿到手后，要馬上看并正確記住對方姓名后，將名片收起。如遇對方姓名有難認的文字，應馬上詢問。

　　D、對收到的名片妥善保管，以便查閱。

　　三、工作紀律

　　(一)遵守勞動紀律,不遲到、不早退、不曠工,工作時間不吃零食,不炒股票、不串崗閑聊,不看與工作業務無關的書籍和雜志,不做與工作無關的事情，不得帶小孩上班，私人會客時間不宜過長。

　　(二)工作時間要堅守工作崗位，不得擅離職守。有事外出，要事先告知部門負責人并征得同意。

　　(三)各部門辦公室及辦公區域要做到整潔衛生，窗明幾凈，辦公桌上文件及辦公用品要擺放整齊，不準隨地吐痰、亂扔煙頭、紙屑、果皮果核等雜物。

　　(四)不得攜帶違禁品、危險品進入辦公場所。未經許可不得將公司辦公物品帶出公司。未經本人同意，不得翻看他人資料文件，查看他人電腦。

　　(五)工作時間嚴禁在電腦上炒股票、網上聊天、玩游戲及瀏覽與工作無關的網站等。員工要定期對電腦數據進行備份，避免重要資料數據丟失。

　　(六)公司辦公物品只限于員工辦公使用，不得以個人目的使用或將辦公物品占為己有。

　　(七)員工不得擅自調換、改裝公司辦公設施、設備。確有必要調換的，需向公司辦公室報告，由辦公室安排專人進行調換或改裝。

　　(八)員工要厲行節約，避免浪費，節約使用水、電、辦公用品等?？照{溫度設置應在26℃，使用打印機及復印機要雙面用紙，最后離開辦公室的員工要隨手關燈、空調和水籠頭。法定節假日放假時要安排好假日值班，做好防火防盜防恐和維穩工作。

　　四、著裝要求

　　(一)員工必須儀表端莊、整潔。

　　(二)工作場所的服裝應清潔、大方，不追求修飾;女士不許穿太露的衣裙。

　　(三)公司全體員工工作時間要穿統一制作的工作服。出席公司組織的重大集體活動或重要商務活動時，員工要統一著工作裝。上班時間男士不得穿無領衫、短褲、拖鞋，女士不得外穿吊帶衫、超短裙(褲)、拖鞋。

　　(四)工作時間要佩戴工牌,統一佩戴在左胸處。

　　第四章 員工入職、崗位變動及離職

　　一、聘用原則

　　公司人員招聘與錄用工作堅持“公開選聘、任人唯賢、擇優錄用”的原則。

　　二、入職登記

　　應聘者經培訓和體檢合格后，應在規定時間到辦公室人事辦理入職登記手續，并需準備如下資料建立員工檔案:

　　1、離職證明原件(應屆畢業生提供就業推薦表);

　　2、本人身份證、最高學歷證明、學位證、職稱證書、資質證書等有效證件的原件和復印件;

　　3、健康證明;

　　4、1寸彩色照片2張;

　　5、員工入職登記表;

　　6、銀行卡復印件(XX中國銀行);

　　7、當地派出所提供的無犯罪記錄;

　　以上個人資料如實填寫，公司保留審查個人資料的權利，如有虛假，將立刻除名。離職后，恕不退還相關資料。

　　三、試用期

　　1、試用期前三天，為不帶薪考察期，考察期結束后正式進入試用期試用。

　　2、新錄用的員工均有試用期，以考核其實際工作表現和適應能力。試用期為兩個月，可以根據試用期具體情況，由用人部門通知辦公室人事，經確認后由辦公室主任、分管領導簽署意見，報總經理審批后縮短或者延長試用期。

　　3、試用期內違反公司規定或不稱職者，公司可隨時辭退，而不做任何補償。

　　四、崗位異動

　　1、崗位異動包括：晉升、降級、調動、崗位輪換以及待崗。

　　2、員工應服從公司的人事調動，不得借故拖延，否則將按照公司相關規定處理。

　　3、崗位異動由部門提出申請，填寫《人事變動審批表》，報辦公室、分管領導、總經理審批。

　　4、考核期：職位晉升的員工，設有兩個月的考核期，考核期內的工資待遇按照新崗位基本工資標準的80%計發，如考核期工資低于原工資待遇的按原工資標準發放，轉正后按新崗位工資標準發放;被確認不勝任者，公司將撤銷晉升決定，該員工仍從事原崗位工作。

　　5、試用期后，由部門提交《員工晉升申請審批表》，報辦公室、分管領導、總經理審批，進行晉升工資標準的執行。

　　五、辭職

　　1、員工提前30日提出辭職申請，試用期員工提前3日提出辭職申請，主管級以上員工提前60日提出申請，由區域負責人、部門負責人、辦公室、分管領導簽署意見，報總經理審批。

　　2、交接雙方做好《員工離職交接表》做好交接內容及簽字確認后報辦公室人事存檔。

　　六、解聘

　　1、員工有下列情況之一的，公司可隨時解除合同：

　　(1)在試用期間被證明不符合錄用條件的;

　　(2)嚴重違反公司規章制度的;

　　(3)嚴重失職，營私舞弊，給公司造成重大損害的;

　　(4)被依法追究刑事責任的。

篇2：控股公司員工手冊：禮儀要求

　　某控股公司員工手冊：禮儀要求

　　1.員工職業禮儀

　　1.1個人儀表要求：

　　--須發:員工頭發要經常清洗,保持清潔。男性員工頭發不宜太長，胡須應該勤修剪;

　　--指甲：應經常修剪，女員工涂指甲油要盡量用淡色;

　　--口腔：應保持清潔，上班前不能吃有強烈異味的食品;

　　--女員工化妝應給人清潔健康的印象，不能濃妝艷抹，不宜用香味濃烈的香水。

　　1.2著裝要求：

　　--男女職員在工作場所應穿著職業風格的服裝，或搭配得體的工作便裝，并保持清潔、方便;

　　--襯衫：襯衫的領子與袖口不得有污穢;

　　--領帶：在正式場合或在重要業務中，應佩戴領帶，并注意與西裝、襯衫顏色的搭配，領帶不能有污漬、破損、或歪斜松弛。

　　--鞋子應保持清潔;

　　--女職員應保持服裝淡雅得體，不得過分華麗。

　　1.3公共場所儀表要求：

　　--站姿:要求站姿端正,腰背挺直,兩臂自然下垂,不聳肩.會見客戶或出席站立儀式的場合,或在長輩、上級面前，不得把手交叉抱在胸前;

　　--坐姿：坐下后，應盡量坐姿端正，雙腿平行放好，不得傲慢地把腿向前或向后伸，或俯視前方。要移動椅子的位置時，應先把椅子放在應放的地方，然后再坐;

　　--在公司內與同事相遇應點頭行禮表示致意;

　　--握手時，目視對方的眼睛，脊背要挺直，不彎腰低頭，要熱情大方，不卑不亢;伸手時同性間應由年長或地位高者向年紀輕或地位低著伸手，異性間應由女方先向男方伸手;

　　--出入房間的禮貌：進入房間，要先輕輕敲門，聽到應答后再進入。進門后，回手關門，要輕關，不能大力粗暴。進入房間后，如對方正在講話，要稍等靜候，不要中途插話，如有急事要打斷說話，也要看機會，且注意禮貌;

　　--遞交物件時，若是文件，要把文字正面朝向對方，若是刀筆等文具，應把尖朝向己方;

　　--無論在自己的公司，還是在訪問的公司，不能在走廊和通道里邊走邊大聲說話，更不能唱歌或吹口哨等;

　　--在通道、走廊里遇到上司或客戶要禮讓，不能搶行。

　　2.工作交往禮儀：

　　2.1正確使用公司的物品和設備，提高工作效率。

　　--公司的物品不能野蠻對待，不能挪作私用;

　　--及時清理、整理工作臺面和周圍環境;

　　--對借閱發放的文件資料等仔細閱讀，妥善保管或及時交還;

　　--借用他人或公司的物品，使用后及時送換貨或歸放原處;

　　--禁止將各類棋牌、電子游戲機等娛樂用品攜帶入工作崗位;

　　--未經同意不得隨意翻看公司同事的文件、資料等。

　　2.2接聽電話禮儀：

　　--來電鈴響后至少在第三聲鈴響前取下話筒，通話時先問候對方："你好，順馳!"。對方講述時要留心聽，并記下要點。未聽清時及時告知對方，結束時禮貌道別，待對方切斷電話，自己再放話筒;

　　--通話簡明扼要，不在電話中長時間聊天;

　　--對不知名的電話，判斷自己不能處理時不要說無根據的話，可坦白告訴對方，并馬上將電話轉交給能夠處理的人。在轉交前，應先把對方所談內容簡明扼要告訴接收人;

　　--工作時間內，不打私人電話。

　　3.客戶交往禮儀：

　　3.1接待客戶要求：

　　--在約定的接待時間內到達，不缺席;

　　--有客戶來訪，馬上接待讓座，并為來客斟水;

　　--來客多時，按序接待，不能先接待熟悉客戶;

　　--對事前已通知要來訪的客戶，要表示歡迎;

　　--應記住常來的客戶。接待客戶時應熱情、大方。

　　3.2介紹和被介紹方式：

　　--無論是何種形式、關系、目的和方法的介紹，應該對介紹負責;

　　--初次見面介紹，應先把地位低者介紹給地位高者。若難以判斷地位，可把年輕者介

　　紹給年長者;把一個人介紹給很多人時，應先介紹其中地位最高的或酌情而定;

　　--男女間的介紹，應先把男性介紹給女性。男女地位、年齡有很大差別時，若女性年輕，可先把女性介紹給男性。

　　3.3名片的接受和保管

　　--名片應先遞給長輩和上級;

　　--把自己的名片遞出時，應把文字正面向著對方，雙手拿出，一邊遞交一邊清楚地說出自己的姓名;

　　--接受對方的名片時，應雙手去接，要馬上看，正確記住對方的姓名后，將名片收起。如遇對方姓名由難認的字跡，馬上詢問。

　　--將收到的名片妥善保管，以便檢索。

篇3：控股公司員工手冊：行政管理

　　某控股公司員工手冊：行政管理

　　1.辦公例會制度

　　1.1例會目的

　　通過辦公例會明確下一階段工作目標和要求，溝通部門之間項目運作的進展、管理情況，協調解決存在問題，監督公司質量體系有效運行，確保公司在經濟活動中做出正確決策。

　　1.2例會職責

　　1.2.1公司行政部負責經理辦公例會的準備、會議記錄及擬制會議紀要;

　　1.2.2總經理(或副總經理)負責主持經理辦公例會，并對會議議題做出決策;

　　1.2.3各部門經理參加辦公例會，并負責提供會議所需的本部門資料和《工作進度周報》;

　　1.2.4各部門經理負責執行會議決定，行政部負責跟蹤會議決定的執行情況。

　　1.3例會類型

　　公司辦公會議分為周例會、月度例會，一般周例會在每周五上午召開，月度例會在每月最后一周召開，最后一周的周例會與月度例會合并召開。

　　1.3.1.每周例會的主要例會議程包括，但不限于：

　　--上周工作回顧、檢查;

　　--項目實施過程中需協調的事項研究、決定;

　　--公司運作中需研究決定的一般事項;

　　--下周工作安排。

　　1.3.2.月例會的主要例會議程包括，但不限于：

　　-各項業務運作過程及效果的溝通、交流;

　　--開發項目的質量、進度、投資回顧和檢查;

　　--銷售工作及效果;

　　--與相關方(監理、施工、服務分包方、主管部門及上級公司)的溝通;

　　--市場(顧客)反饋情況;

　　--本月工作總結和下月工作安排。

　　1.4例會程序

　　1.4.1周例會

　　1.4.1.1公司周例會參加人員為：總經理、副總經理、部門經理及骨干員工;

　　1.4.1.2周例會由公司總經理主持召開?？偨浝聿辉跁r，由總經理委托公司常務副總經理主持召開;

　　1.4.1.3每周五下午2：00召開周例會，不做專門通知。如時間有變化，由行政部通知各部門。情況特殊時，如不能召開周例會，可以順延或取消，但不能連續取消三次周例會：

　　(1)部門經理因特殊情況不能參加周例會，可指定代表參加，但須經會議主持人同意。

　　(2)周例會提出的要求和形成的決定，由各部門經理自行記錄。會議結束后，行政部負責整理形成《經理辦公例會會議紀要》，并下發各部門。各部門依據例會決定，按時如實填寫《工作進度周報》，以便下次例會時對照檢查。

　　1.4.2月度例會

　　1.4.2.1月度例會召開的具體時間、地點、參加人員及主持人與周例會相同，如有特殊原因由行政部負責提前通知參會人員;

　　1.4.2.2總經理因故不能參加月度例會，常務副總經理及管理者代表必須參加月度例會，部門經理不能同時有二名以上缺席：

　　(1)月度例會可以順延或取消，但不得連續取消二次月度例會。

　　(2)月度例會召開前，各部門經理負責對本部門的工作進行小結，并對以下內容進行匯報：

　　--各項業務工作現狀;

　　--業務運作程序的執行情況;

　　--已出現或可能出現的問題;

　　--需提請會議討論決定的其它問題。

　　1.4.2.3月度會議討論的問題及形成的決議，由行政部負責整理成《經理辦公例會(月)會議紀要》，并下發各部門。

　　2.合同管理制度

　　2.1.合同的定義：

　　本合同指公司各責任部門在與各設計、工程、采購、策劃、制作及廣告等單位合作時簽訂的所有協議和補充協議。按合同的內容不同分為工程類合同和管理類合同。

　　2.2合同的編制

　　2.2.1合同文本：由預算部組織各專業部門就合作事宜及合同條款與合作單位進行協商、洽談，并負責合同文本中預算部分和商務部分內容的編制，專業合作內容由相關專業部門具體經辦人起草編制;

　　2.2.2合同編號：

　　工程類合同編號規則：公司名稱+部門名稱+項目名稱+年份+3位數序號

　　管理類合同編號規則：公司名稱+部門名稱+內容分類+年份+3位數序號

　　(1)所有名稱均用拼音簡寫：如"辦公"--BG

　　(2)公司名稱統一使用"武漢順馳"--WHSUNCO

　　(3)部門名稱統一定為：研發部--YF

　　營銷部--Y*

　　工程部--GC

　　預算部--YS

　　開發部--KF

　　行政部--*Z

　　財務部--CW

　　(4)內容分類為：管理類、辦公類

　　例如：研發部簽定的"百善項目規劃概念咨詢合同"編號應為：

　　BJSUNCO-YF-BS-20**-004

　　行政部簽定的"釣魚臺山莊租房租賃合同"編號應為：

　　BJSUNCO-*Z-GL-20**-001

　　2.3合同審核

　　合同文本編制后，由專業部門經理在《合同審核單》(見附表)上簽字確認后，再由預算部審閱簽字，然后報主管副總經理審核簽字，最后報總經理批準。對重要合同的審核，必要時要征求法律顧問意見。

　　2.4　合同保存

　　經總經理批準后的合同文本，由財務部保存合同副本一份和《合同審核單》，預算部留存合同副本一份，執行部門留合同副本或合同復印件負責實施，合同正本留行政部存檔。

　　2.5合同的歸檔

　　合同的歸檔工作由行政部安排專人按專業檔案管理要求負責整理、分類、歸檔和管理。

　　3.辦公設備的管理

　　3.1固定資產的購置

　　3.1.1本規定所指的固定資產是指包括計算機、打印機、攝像機、投影儀、照相機等單位價值在2000元以上的辦公設備和儀器。如各部門因工作需要需購置固定資產，須先填寫《固定資產申購單》(見附表)，由本部門經理及主管副總經理簽字后，交由行政部統一安排采購，購買時應根據市場因素和部門實際需要，在征詢需求部門和主管副總經理意見的基礎上，選擇滿足辦公需求的設備;

　　3.1.2購置的固定資產，由行政部統一編號登記，同時將設備的保修憑證、說明書及暫且不用的配件等統一交由行政部保管，以備維修維護時使用;

　　3.1.3固定資產報廢時，由使用部門填制《固定資產報廢清單》(見附表)，行政部填寫固定資產報廢意見，報總經理審批后，報財務部進行帳務處理;

　　3.1.4部門需要申購的計算機軟件，由行政部統一購買并保存。各部門使用相關軟件時應到行政部登記申領，軟件使用完畢后，及時交還行政部。

　　3.2辦公設備的使用

　　3.2.1行政部根據各部門的工作需要，對計算機、打印機等進行統一調配;

　　3.2.2各部門應保持本部門計算機、打印機等設備日常清潔和維護，以保證正常工作需要;

　　3.2.3對本部門上網的計算機，應確保所安裝程序的軟件無計算機病毒，以避免相互感染;

　　3.2.4每天工作結束后，各部門的計算機應退出系統并關機。公司所有計算機不得安裝游戲軟件和進行聯網游戲。

　　3.2.5公司各部門復印可到公司復印室，要規范使用復印機，并保證復印室的清潔;

　　3.2.6公司其他辦公設備如投影儀、攝像機等，由行政部統一保管;各部門使用時應向行政部登記，使用完畢及時交回行政部，由行政部進行檢查，確保設備的正常使用;

　　3.2.7申請領用設備的員工，辭職或由于其他原因離職時，須到行政部辦理設備歸還手續，取得行政部主管簽字后，方可辦理離職手續;

　　3.2.8辦公設備在使用過程中，如因保管不善而損壞或丟失，則由領用人負責賠償或者修理，費用由領用人負擔。

　　3.3辦公設備的保養與維修

　　3.3.1公司行政部每月上旬為各部門聯網電腦做殺毒軟件升級;

　　3.3.2公司各部門計算機的使用、清潔和保養工作，由各部門指定專人負責，要求各部門采取必要的措施，確保本部門的計算機始終處于清潔、良好的運行狀態;

　　3.3.3公司原則上要求除專業維修人員外，員工不得隨意拆卸本部門的計算機及其他相關設備。對關鍵的計算機設備應配備必要的斷電繼電保護措施;

　　3.3.4公司各部門辦公設備出現問題，應及時通知行政部，由行政部統一聯系專業維修公司進行修理;

　　3.3.5公司局域網的服務器，任何部門和個人均不得自行打開更改，必須由公司行政部聯系專業公司進行維修維護。

　　4.辦公用品及消耗品的使用管理

　　4.1辦公用品分類

　　4.1.1消耗品：筆記本、曲別針、膠帶、便簽、訂書針等;

　　4.1.2管制消耗品：簽字筆、文件夾、涂改液、電池、白板筆等;

　　4.1.3管制品：剪刀、美工刀、訂書機、日期章、計算器、印臺等。

　　4.2辦公用品領用

　　4.2.1分為個人領用與部門領用兩種，"個人領用"系個人使用保管用品，如簽字筆、文件夾、多用文具盒......等;"部門領用"系本部門共同使用保管的用品，如裝訂機、白板筆、電池等;

　　4.2.2消耗品可依據經驗法則和歷史紀錄設定領用管理基準(如：按估計消耗時間，圓珠筆每月每人發放一只)，還可以隨部門或人員的工作狀況調整發放時間;

　　4.2.3管理消耗品應限定人員使用，自第三次發放起，必須以舊品替換新品，單純消耗品不在此限。

　　4.3辦公用品的管理

　　4.3.1管理性辦公用品的保管應列入移交，如有故障和損壞，應以舊品換新品，如遺失應由個人或部門賠償或自購;

　　4.3.2辦公用品的申領應于每月一日前由各部門提交《辦公用品計劃匯總表》，由行政部統一購買后發放。但管理性文件的領用不受上述時間的限制。特殊辦公用品行政部無法采購時，可以經行政部統一授權由相關部門自行采購;

　　4.3.3行政部為每人每個部門設立《辦公用品領用記錄單》并統一保管，領用辦公用品時分別登錄，并用以控制文具領用狀況;

　　4.3.4新進人員到職時由所在部門提出辦公用品申請，向行政部請領辦公用品并列入領用卡;人員離職時，應將剩余文具及列管用品一并交行政部。

　　5.車輛管理

　　5.1車輛使用規定

　　5.1.1公司副總以上領導專用車由本人使用。若領導不便駕駛車輛，由專職司機負責駕駛，并負責車輛的保養、維護，保證車輛的安全性能和技術性能;

　　5.1.2公司各部門日常辦公用車或急需安排因公接送事宜，須事先通知行政部，由行政部根據事情的輕重緩急進行協調安排，填寫派車單;

　　5.1.3為保證辦公用車正常使用，司機在未接到派車單之前，一律不準為任何部門、任何人私下服務;

　　5.1.4個人因私用車，需事先征得領導同意，隨后通知行政部安排，嚴禁因私駕車辦事影響正常工作。

　　5.2車輛的保養維修管理規定

　　5.2.1駕駛員要熟知公司車輛的技術性能、使用規定、操作要領，管好、用好、維護好、保養好公司車輛，做到會使用、會檢查、會保養、會排除故障;

　　5.2.2嚴格執行出車前、行車中、收車后的檢查規定，認真填寫日檢紀錄，發現問題及時處理，決不允許帶病車出行;

　　5.2.3根據行車公里數，定期做好車輛保養，延長車輛使用壽命，建立車輛保養維護檔案;

　　5.2.4嚴禁駕駛員酒后駕車，否則出現的一切后果由駕駛員全部承擔;

　　5.2.5駕駛員需要維修車輛必須提前通知行政部主管，行政部根據行車里程、車輛異常情況和嚴重程度，盡量安排在工余時間維修車輛;

　　5.2.6在修車過程中，決不允許駕駛員和任何人借修車理由向廠方索要物品，一次發現嚴重警告，二次發現開除公職;

　　5.2.7嚴格控制費用開支，根據行車里程記錄，領用油票或登記報銷。

　　6.專業圖書資料的購置和管理

　　為加強公司員工對專業知識的學習和應用，各部門可以根據實際工作需要購置專業書籍和資料。同時按規定手續借閱，又能使資源得到最大限度的利用，控制公司辦公成本，實現資源共享。

　　6.1圖書、資料的購置

　　6.1.1各部門根據工作需要可隨時申購專業書籍。根據圖書的專業性、知識性、信息涵蓋的廣度和深度及購買的迫切性等原則,對申購書目應多方比較，篩選出最佳書目;

　　6.1.2申購部門須先填寫《購書申請單》，由部門經理審核簽字后，報主管副總批準后方可購買;

　　6.1.3原則上，全年購書費用總額控制在每人每年100元標準內，但特殊部門特殊需要時可酌情增加。

　　6.2圖書的登記和保管

　　6.2.1各部門購置的工具書籍應由行政部對書名、作者、出版社名、購買日期、價格及其他相關資料進行逐一登記，并加蓋"受控"章后，方可傳閱。各部門傳閱時，必須先在行政部辦理借閱登記手續;

　　6.2.2行政部資料保管員及時做出公司工具書目錄清單并隨時更新，并在網上形成共享文件，供各部門查閱。

　　6.3圖書借閱和歸還

　　6.3.1員工向行政部借閱相關工具書籍時，由行政部在《圖書資料借閱登記》上詳細登記。借閱時間最長不得超過一個月;

　　6.3.2員工不得在借閱的圖書上批改、圈點、畫線、折角或涂寫，圖書如有破損或遺失等情況，一律照原圖書版本購賠或照原價賠償;

　　6.3.3員工借書期限屆滿或公務上需參考應及時歸還，如經通知仍不還書者，將停止借書權，直至歸還所借圖書。

　　6.4雜志的管理辦法(同本規定)。

　　附表：《工具書目錄清單》和《圖書申購登記表》

　　7.檔案的管理

　　7.1檔案管理要求

　　7.1.1公司設立資料室，由專業資料員負責進行資料日常管理、歸檔、借閱等工作;

　　7.1.2資料員應隨時隨地深入部門，收集檔案資料，使檔案不散失在部門和個人手中。公司各部門(財務部除外)工作中、工作后形成或辦理的檔案資料，應及時送交資料室歸檔保存。所送資料應附帶報送電子文件，以便資料室建立電子文件檔案;

　　7.1.3外部審批后形成的文件檔案資料，資料員應掃描進電腦;

　　7.1.4移交部門移交人辦理交接手續，填寫"檔案移交單"，并詳細注明移交部門、移交人、接收部門、接收人、接收時間、接收內容、接收件數等;

　　7.1.5所有資料在電腦中與資料柜中同樣分類保存，使用統一編號，以方便各科室在局域網上查詢;

　　7.1.6需要使用資料復印件，統一由資料員復印并辦理領取手續。

　　7.2工程檔案立檔要求：

　　7.2.1公司內部工程檔案按項目進行分類收集、整理，立卷：

　　(1)每個項目按前期、配套、工程、驗收資料、合同協議五部分進行整理立卷;

　　(2)對每個部分分別編寫目錄、打制頁號;

　　(3)整理后的資料應達到用檢索工具能夠準確地找到所需檔案資料的標準。

　　7.2.2報送武漢市城市建設檔案館檔案的收集、整理、立卷：

　　(1)按工程前期文件和竣工驗收文件、工程室外管線竣工圖、竣工工程質量評定資料(建筑、結構、水、暖、電)、竣工工程質量保證資料(建筑、結構、水、暖、電)、竣工圖紙(建筑、結構、水、暖、電)分別立卷;

　　(2)根據城建檔案館要求，整理資料;

　　(3)通過城建檔案館驗收方可存檔。

　　7.3檔案借閱規定

　　7.3.1需要借閱檔案的員工必須嚴格履行檔案借閱、調閱制度;

　　7.3.2資料員應嚴格履行工作職責，按照各項規定辦事，做好檔案的保密、利用等工作。要認真做好檔案借閱登記，并收集檔案借閱效果，及時向領導反饋利用情況;

　　7.3.3特殊情況和需要原始資料的，須在《檔案查閱登記簿》上登明借用時間、借用理由、歸還時間;

　　7.3.4借閱本部門檔案時，填寫"查閱檔案審批單"，經本部門經理簽字批準后，方可借閱;跨部門借閱檔案時，填寫"查閱檔案審批單"，經主管總經理簽字批準后，方可借閱;

　　7.3.5借閱檔案人員，嚴禁在檔案資料上涂改、勾劃、撕頁和抽取文件;

　　7.3.6借閱檔案人員，應及時無誤將檔案歸還檔案室;

　　7.3.7檔案管理人員收回借閱檔案時，要嚴格檢查檔案資料的完好、完整情況，確認無誤后方可收回。如有損失，應詳細記錄，并要求借閱人員立即修補或限時修補。如損失較大或遺失，應報告行政部領導按有關規定處理;

　　7.3.8執行本規定時，如遇到難以處理的問題，請示行政部經理和總經理協調解決;

　　7.3.9檔案室內不得吸煙，同時應做好防火、防潮工作，資料員離開時，應關好電源、門窗。

　　8.公司對外收發文制度

　　8.1公司對外收發文由行政部統一管理。

　　8.2公司收文由行政部接收，并通知相關責任人。

　　8.3公司發文由各科室起草，并填報《公司對外發文審批表》，由經理審批，行政部蓋章，并由行政部發給受文單位，受文單位接收人應在我公司發文本上簽字。

　　8.4行政部應對各科室發文給出統一分類編號。

　　8.5行政部應保存好《發文登記本》及《公司對外發文審批表》。