物業質量管理體系文件控制程序

　　1 目的

　　對與公司質量管理體系有關的文件進行控制,確保各相關場所使用文件為有效版本。

　　2 范圍

　　適用于與質量管理體系有關的文件控制。

　　3職責

　　3.1總經理負責批準發布質量手冊和程序文件。

　　3.2副總經理負責綜合部質量手冊和程序文件的貫徹落實。

　　3.3管理者代表負責審核質量手冊和程序文件。

　　3.4物業部是文件的主責部門并負責組織對現有體系文件的定期評審及修改和資源提供。

　　3.5各部門負責相關文件的編制、使用和保管。

　　3.6各部門資料員負責本部門與質量管理體系有關的文件的收集、整理和歸檔等。

　　4 程序

　　4.1 文件分類及保管

　　4.1.1 質量手冊和程序文件由綜合部備案保存。

　　4.1.2 第三級文件可分為兩類:

　　a)部門崗位職責,由各相關部門自行保存并報綜合部備案存檔;

　　b)其他質量文件:可以是針對特定產品、項目或合同編制的質量計劃其他標準、規范等,文件的組成應適合于其特有的活動方式。由各相應的業務部門保存、使用。

　　4.1.3 公司級管理性文件,如各種行政管理制度、部分外來的管理性文件,包括與質量管理體系有關的政策,法規文件等及管理標準(部門管理制度等)部門質量記錄文件等,由綜合部保存。

　　4.1.4 技術標準(國家標準、行業標準、企業標準及作業指導書、檢驗規范等),由工程科保存。

　　4.2 文件的編號

　　4.2.1 質量管理體系文件的編號

　　a)質量手冊:

　　質量手冊縮寫代號:ZLSC一版次,手冊中各章以章節號區分。

　　例如:ZLSC一2001A,表示公司質量手冊20**年第A版。

　　b)程序文件縮寫代號: CX一版次,程序中各章以章節號區分。

　　例如:CX41一2001A,表示公司第四章第一個程序文件2001年第A版。

　　c)質量記錄:主要使用部門代碼一質量手冊中的文件章節號一記錄編號

　　例如:BG一5.6一01,表示物業部在程序文件中第5.6章《管理評審控制程序》中的第1個質量記錄文件。

　　c)各部門其他質量文件:部門代碼-文件順序號-年號

　　例如:GC-05-2001,表示工程科于2001年發放的第5號文件。

　　4.2.2 各部門代號規定如下:

　　物業部:BG;工程科:GC;服務中心:FW。

　　4.3 文件的編寫、審核、批準、發放

　　文件發布前應得到批準,以確保文件是適宜的和充分的:

　　質量手冊由物業部負責組織編寫,由管理者代表審核,上報總經理批準發布,由綜合部負責登記、發放;

　　程序文件由各部門負責組織編寫,由管理者代表審核,上報總經理批準發布,由綜合部負責登記、發放;

　　各部門崗位質量職責由各部門經理組織編寫、匯總,由管理者代表審核,報總經理批準,綜合部負責登記、發放;

　　應確保文件使用的各場所都得到相應文件的適用版本。文件的發放、回收要填寫《文件發放、回收記錄》。

　　4.4文件的受控狀況

　　文件分為'受控"和"非受拄"兩大類,凡與質量體系運行緊密相關的文件應為受控文件,由各主管部門按規定執行。所有受控文件必須在該文件封面右上角加蓋表明其受控狀態的印章,并注明分發號。

　　4.5文件的更改

　　a)質量手冊由物業部組織更改,填寫《文件更改申請》,經管理者代表審核,上報總經理批準后更改,由綜合部發放。物業部應保留文件更改內容的記錄;

　　b)其他文件的更改由各相應主管部門填寫《文件更改申請單》,經原審批部門審批,再由各相應部門指定人員進行更改、發放、處理。如果指定其他部門審批時,該部門應獲得審批所需依據的有關背景資料;

　　c)所有被更改的原文件必須由相應主管部門收回,以確保有效文件的唯一性。

　　d)應能識別所有文件的修訂狀態,如采用控制清單、修訂一覽表及標識的方式等。

　　4.6文件的領用

　　a)文件使用者應填寫《文件發放、回收記錄》,經相應主管部門負責人審批方可領用。

　　b)因破損而重新領用的新文件,分發號不變,并收回相應舊文件;因丟失而補發的文件,應給予新的分發號,并注明已丟失的文件的分發號失效;發放部門作好相應發放簽收記錄。

　　4.7文件的保存、作廢與銷毀

　　4.7.1 文件的保存

　　a)與質量管理體系相關的文件都必須易于識別、清晰可辯、分類存放在干燥通風,安全的地方;

　　b)各部門文件由本部門資料員保管。綜合部每季度對各部門文件保管情況進行檢查。

　　c)對受控文件,各部門資料員應及時填寫本部門使用文件的《部門受控文件清單》。每三個月應將清單副本報綜合部備案,如內容沒有變化,應通知物業部;

　　d)任何人不得在受控文件上亂涂畫改,不準私自外借,確保文件的清晰、易于識別和檢索。

　　4.7.2文件的作廢與銷毀

　　a)所有失效或作廢文件由相關部門資料員及時從所有發放或使用場所撤出,并標注"作廢"字樣,確保防止作廢文件的非預期使用;

　　b)為某種原因需保留的任何已作廢的文件,都應進行適當的標識;

　　c)對要銷毀的作廢文件,由相關部門填寫《文件銷毀申請》,經管理者代表批準后,由物業部授權相關部門銷毀。

　　4.7.3文件的復制

　　復制與質量管理體系有關的文件,由相關部門負責人按規定權限審批后向資料管理人復制。復制的受控文件必須由資料管理人登記編號。

　　4.8 外來文件的控制

　　4.8.1 收到外來文件的部門,需識別其適用性,并控制分發以確保其有效。

　　4.8.2 工程科負責收集相關國家、行業、國際標準的最新版本,統一編號、加蓋受空印章,分發到相關部門使用,并把舊標準收回。

　　4.8.3 各部門要把上述標準及其他與質量管理體系有關的外來文件填入"部門受控文件清單",并報物業部備案。

　　4.9 每年半年由物業部組織對現有質量管理體系文件進行定期評審,各部門結合平時使用情況進行適時評審,必要時予以修改,執行4.5條款規定。

　　4.10 對承載媒體不是紙張的文件的控制,也應參照上述規定執行。

　　4.11 作為質量記錄的文件應執行《質量記錄控制程序》。

　　5 相關文件

　　5.1《質量記錄控制程序》。

　　6 質量記錄

　　6.1《文件發放、回收記錄》。

　　6.2《部門受控文件清單》。

　　6.3《文件更改申請》。

　　6.4《文件銷毀申請》。

篇2：房地產公司質量體系文件資料控制工作程序

　　房地產公司質量體系文件資料控制程序

　　1.目的

　　通過對質量體系運行有關文件的控制，確保在項目的開發建設過程中能得到和使用相關的有效文件。

　　2.范圍

　　本程序適用于公司所有與質量活動有關的文件控制，包括外來文件和資料。

　　3.職責

　　3.1工程部是文件控制的主管部門，主要負責：

　　a.指導、監督各部門對文件控制的執行情況；

　　b.質量手冊和質量管理作業文件的歸口管理工作。

　　3.2總經理工作部負責公司的檔案管理工作以及圖書、標準、規范、信函傳真等外來文件和資料的歸口管理工作；

　　3.3各部門負責分管范圍內的文件管理工作；

　　3.4項目部負責圖紙及工程項目的有關文件的歸口管理工作。

　　4.控制程序

　　4.1受控文件的范圍：

　　4.1.1用以指導質量體系運行的文件和資料，包括質量手冊、程序文件和質量管理作業文件；

　　4.1.2用以指導項目具體運作的文件和資料；

　　4.1.3外來文件和資料，包括：法律法規、標準、規范等圖書資料以及信函、傳真等其它外來文件和資料。

　　4.2文件和資料的編制與審批

　　4.2.1根據質量體系文件中的有關規定，由文件的歸口管理部門負責編制文件，并由規定的授權人進行審核和批準：

　　a.《手冊》和程序文件由工程部編制，管理者代表審核，公司總經理批準；

　　b.質量管理作業文件由各歸口管理部門編制，部門經理審核，管理者代表批準；

　　c.項目運作性文件由歸口管理部門編制，根據各業務活動的有關規定，由相應人員進行審核和批準。

　　d.外來文件由總經理工作部負責審核、登記，由總經理工作部經理或分管副總經理批準下發。

　　4.2.2文件的編寫要求，執行Q/TZH-WI-007《質量體系文件編寫導則》的規定。

　　4.3文件的標識與發放

　　4.3.1文件的編制部門依據Q/TZH-WI-006《文件編碼規定》所規定的范圍和方法，對文件進行編號。

　　4.3.2對質量手冊和質量管理作業文件，需加唯一性標識以識別，對合同、工程圖紙以及其它項目運作性文件，具備授權人簽字或蓋章后即為有效，日常使用的法律法規等資料，不需加蓋受控章。

　　4.3.3根據文件的發放范圍，由發放部門做好發放登記，填寫"文件發放登記表"。公司內部編制的文件，可在文件的原件上加蓋發放章，登記發放情況。

　　4.3.3各部門資料員負責簽收文件，填寫"文件接收登記表"。

　　4.4文件的更改

　　4.4.1文件需要更改時，由更改部門填寫"文件更改申請/通知單"，說明更改的理由和內容，并由原審批人審批，當原審批人因故不能審批時，應向指定的審批人提供審批所需要的背景資料。

　　4.4.2文件的原編制部門負責將審批通過的"文件更改申請/通知單"發至各部門資料員。

　　4.4.3各部門資料員根據"文件和資料更改申請/通知單"進行更改，在文件的"更改記錄"中做好記錄。對于局部改動，采用手寫更改方式，并在更改處注明更改狀態，以字母"G"加順序數字表示，如"G3"代表本文件和資料的第三處更改。如一頁中有多處改動或考慮到文件的完美性，可采用換頁的方式進行修改。文件經過多次修改或主要內容修改后，應換版發行。

　　4.4.4對圖樣的修改，執行Q/TZH-WI-010《圖紙管理規定》。

　　4.5文件的保存與回收

　　4.5.1對歸檔文件和資料的保存和管理，執行Q/TZH-TY-WI-008《檔案管理辦法》。

　　4.5.2對各部門保存的文件資料，由部門資料員負責妥善保管，防止污損遺失，保存期限為一般為3年，超過保存期的，由各部門資料員負責進行銷毀并做好記錄。

　　4.5.3受控文件不得隨意復印，需要時，應向其歸控管理部門申請，批準后，方可進行復制。

　　4.5.4文件換版后，由原發放部門負責將作廢版本進行回收，并進行記錄，對作廢的文件和資料需保留以備參考時，應加蓋"作廢"章予以標識。

　　4.6外來文件的控制

　　4.6.1對外來文件，由接收部門負責進行簽收、登記和處理，納入到受控文件的管理范圍。

　　a)上級機關下發的行政和管理性文件以及房地產開發的法律法規，由總經理工作部負責簽收登記，交分管領導簽批后貫徹實施；

　　b)工程施工技術類文件，由工程部負責保存和處理，對

建筑施工類的國家、地區和行業標準、工藝、技術規范等，由工程部審核其是否為有效版本，并提供有效版本清單，發放項目部使用。

　　c)項目經營運作的有關文件和顧客提供的文件等，由策劃營銷中心負責處理。

　　4.6.2各部門按照分工管理范圍，負責主動收集相應的外來文件（如：最新頒布的法律法規、技術標準、規范、上級政府主管部門的有關政策等），并對文件的落實情況進行相應的跟蹤。

　　4.7項目部負責工程項目的圖紙使用管理，執行Q/TZH-WI-010《圖紙管理規定》。

　　4.8總經理工作部負責公司的檔案管理，各部門按分工做好本部門的檔案管理工作，執行Q/TZH-WI-008《檔案管理辦法》。

　　4.9總經理工作部負責公司的信函管理，做好信函的收發和處理工作，執行Q/TZH-WI-011《信函管理辦法》。

　　4.10總經理工作部負責公司的圖書資料管理，執行Q/TZH-WI-009《圖書資料管理辦法》。

　　4.11工程部負責對各部門的文件控制情況進行日常的監督檢查，并結合質量管理體系審核以及整改等工作，進行檢查指導。

　　5.質量記錄

　　5.1QR05-01文件發放登記表

　　5.2QR05-02文件接收登記表

　　5.3QR05-03文件借閱登記表

　　5.4QR05-04文件更改申請/通知單

　　5.5QR05-05受控文件清單

　　6.支持性文件

　　6.1Q/TZH-WI-006《文件編碼規定》

　　6.2Q/TZH-WI-007《質量體系文件編寫導則》

　　6.3Q/TZH-WI-008《檔案管理辦法》

　　6.4Q/TZH-WI-009《圖書資料管理辦法》

　　6.5Q/TZH-WI-010《圖紙管理規定》

　　6.6Q/TZH-WI-011《信函管理辦法》

　　6.7Q/TZH-WI-012《文件受控專用章管理規定》

篇3：房地產公司質量體系糾正和預防措施控制工作程序

　　房地產公司質量體系糾正和預防措施控制程序

　　1.目的

　　通過消除不合格或潛在不合格原因，將不合格降低到最低程度，確保質量體系的有效運行。

　　2.范圍

　　本程序適用于公司質量體系運行過程和項目開發建設的全過程。

　　3．職責

　　3.1工程部是糾正和預防措施的主控部門，負責組織實施、驗證糾正和預防措施。

　　3.2各責任部門負責制定和實施糾正和預防措施。

　　4．控制程序

　　4.1糾正措施的制訂和實施

　　4.1.1工程部負責收集以下的有關信息，進行調查分析，確定是否采取糾正措施：

　　a)質量體系內審及第三方驗證的不符合項報告和管理評審報告以及日常體系運行監督檢查的結果；

　　b)不合格品的控制情況；

　　c)顧客意見及處理情況；

　　d)實施監督和測量中發現的問題；

　　e)各部門執行公司經營生產計劃中發現的問題。

　　4.1.2工程部根據上述信息，對存在的不合格（包括顧客的投訴和意見）進行評價，確定需要采取糾正措施的對象，填寫"糾正措施通知單"，下發責任部門。

　　4.1.3責任部門接到"糾正措施通知單"后，應分析發生不合格的原因，針對性地制定糾正措施，2天內反饋工程部，由工程部批準后進行實施，重大糾正措施由管理者代表進行審批。

　　4.2預防措施的制訂和實施

　　4.2.1工程部負責組織有關部門，對本程序4.1.1條款規定的信息進行分析，找出項目的開發建設過程中和體系運行過程中存在的潛在不合格，調查分析原因。

　　4.2.2根據調查分析的結果和需要進行改進的項目和目標，由工程部確定應采取預防措施的對象，填寫"預防措施通知單"，下發責任部門。

　　4.2.3責任部門接到"預防措施通知單"后，應分析潛在不合格的原因，針對性地制定預防措施，2天內反饋工程部，由工程部批準后，組織進行預防措施的實施，重大預防措施由管理者代表進行審批。

　　4.3糾正和預防措施的驗證

　　4.3.1各部門嚴格按照制訂的糾正和預防措施進行實施，消除不合格或潛在不合格的原因。

　　4.3.2工程部負責監督檢查糾正和預防措施的實施，驗證糾正措施的完成情況，并對實施糾正和預防措施的有效性進行評審，對效果不明顯或無效時，應重新進行調查分析，采取新的糾正和預防措施。

　　4.3.3當因實施糾正預防措施需要對有關的質量體系文件進行修改時，由工程部負責依據《文件控制程序》的規定，進行文件的修改。

　　4.4各部門對實施糾正和預防措施的結果，要予以記錄，執行《記錄控制程序》。

　　5.質量記錄

　　5.1QR16-01糾正措施通知單

　　5.2QR16-02預防措施通知單