上市公司檔案管理制度

　　一、總則

　　一、本制度根據《中華人民共和國檔案法》、《電力工業企業檔案分類規則》及有關部門的規定～結合我公司具體情況制定。

　　二、檔案管理工作的基本任務是做好檔案的收集、整理、鑒定、保管、統計和利用工作。

　　三、本制度適用×××××有限公司檔案管理。

　　二、檔案管理的體制

　　一、綜合管理部是公司檔案工作的主管部門。

　　二、公司設臵檔案室～由綜合管理部專人負責檔案管理～統籌、協調和組織公司的建檔立卷工作～督促檢查指導下屬公司檔案員對檔案資料的收集和管理歸檔工作～代表本公司對外聯系有關檔案業務。

　　三、歸檔采取部門立卷制～公司各部門設臵兼職檔案管理員～定期將部門資料視情況移交公司檔案室存檔～各部門兼職檔案員應相互協調～對部門間有串聯的文件應嚴格按照事由發生制原則交事情經辦部門歸檔。

　　四、下屬公司檔案工作在業務上接受上級檔案部門的監督和指導。

　　五、檔案工作堅持集中統一管理原則。根據本公司管理體制規定～文書、科技檔案由檔案室負責管理。本制度分別制定各類檔案的各類制度。

　　六、檔案管理網絡是以檔案室歸口管理、監督為主～以各所屬電力公司檔案人員為輔的管理網絡。網絡活動應傳達和貫徹有關公司檔案工作的政策和要求～開展檔案業務培訓～使公司檔案實行規范、標準化管理。

　　三、檔案管理

　　(一)文件材料歸檔要求

　　1、歸檔的文件材料必須準確地反映本公司及下屬公司投資、項目建設、生產營運、科研、基本技術和經營管理等各項活動的真實內容和歷史過程。

　　2、下屬公司在生產活動中形成的文件材料～由下屬公司檔案員負責收集、整理立卷～完好保存～并定期將檔案目錄上交本公司檔案管理部門～以備公司檔案室隨時調取。

　　3、歸檔的文件材料必須完整、系統、準確～各項簽字手續完備～書寫材料要益于長期保管～禁止使用圓珠筆、鉛筆、純藍墨水和復寫紙。

　　4、下屬發電公司文件材料的歸檔范圍和保管期限分別以國家《電力工業企業檔案分類規則》和《電力工業系統技術檔案保管期限表》為標準。

　　5、凡本公司在各項業務中形成的具有保存價值的文件材料都必須移交檔案室歸檔～任何部門和個人都不得占為已有。

　　6、工作人員因工外出學習、考察及參加各種會議的文件材料～應按文件歸檔范圍的要求交公司檔案室歸檔。

　　二、檔案保管

　　1、接收檔案要認真驗收～并辦理交接手續。

　　2、存放檔案必須有專用的檔案室～做好辦公、閱覽、檔案室三分開。檔案室應具有良好的環境～具有防火、防盜、防潮、防塵、防蟲、防光直射等安全措施。

　　3、定期檢查檔案室的安全措施～檔案室的溫、濕度分別控制在14?-24?和45%-60%。

　　4、檔案室內嚴禁煙火～不準堆放易燃、易爆物品～下班前要切斷電源～關閉門窗。

　　5、檔案室內案卷排列要科學～便于利用和保管。

　　6、定期進行室藏檔案的清理、校對～做好帳物相符。

　　7、凡離、退職人員都必須向檔案室交還所借檔案～并由檔案室負責人在離職單上簽字。

　　8、檔案管理人員的工作調動～必須要辦理檔案數量和狀況的交接手續。

　　三、檔案鑒定與銷毀

　　1、根據國家檔案局及有關部門規定～編制檔案保管期限。檔案保管期限分永久、長期,16-50年,、短期,15年以下,三種。

　　2、日常的鑒定工作由檔案室負責～對新入庫的檔案應正確劃分保管期限。

　　3、庫存檔案的定期鑒定由鑒定小組負責進行～鑒定小組由公司主管檔案工作的領導、檔案人員和業務技術人員組成～對超過保管期限的檔案提出存毀意見～由檔案部門寫出鑒定報告～在保管單位備考表中注明鑒定意見～由小組負責人簽名～并注明鑒定日期。

　　4、銷毀的檔案需嚴格掌握～銷毀前要編制清冊～提出銷毀報告～經檔案主管領導審批。銷毀的檔案要嚴格執行保密規定～將作廢檔案送至指定地點監銷。

　　5、檔案銷毀清冊要永久保存。

　　四、檔案統計

　　1、檔案管理要建立健全統計工作～統計數據以原始記錄為依據～做到準確可靠。

　　2、檔案統計主要有檔案管理基本情況統計、檔案數量統計、檔案提供利用及效果統計。

　　五、檔案信息開發利用

　　1、檔案信息開發利用是公司檔案管理的一項重要內容～要積極開展檔案的二次整理和編研～利用檔案信息資源～有效地為公司及下屬公司的各項工作服務。

　　2、公司檔案開發和提供利用～必須嚴格執行保密制度。

　　3、根據檔案的機密程度～確定不同的利用范圍～規定不同的利用審批手續。外單位人員查閱公司檔案～應持介紹信～經主管領導批準方予接待。未經允許不準拍照、復制、轉抄～不準將檔案帶出公司外。

　　4、利用檔案均需辦理登記手續～愛護檔案～不得折疊、拆卷～隨意更改和涂寫～如發現損壞、丟失和泄密～應追究責任。

　　5、正本檔案均不出借～一律在閱覽室查閱～情況特殊者需經領導批準。

　　六、檔案管理人員

　　1、檔案工作人員要忠于職守～具備專業知識和檔案管理知識～熟悉和了解公司的各項管理活動。

　　2、檔案管理人員的工作安排要相對穩定～有利積累經驗～開展工作。

　　四、文書檔案管理

　　文書檔案是記述和反映公司及下屬公司經營的規劃、方針政策、國家法律、法規和生產經營各項活動的真實原始記錄～是公司的基本情況和歷史面貌的記錄～是查考、研究和總結的主要依據。

　　(一)基本任務

　　1、對公司文件材料進行歸檔。

　　2、公司專職檔案員應收集公司及下屬公司每年所行成的文件材料～確保文件材料收集齊全、完整。

　　3、文書檔案案卷格式執行GB/T9705-88標準。

　　二、文書檔案管理的內容

　　1、行政管理方面

　　(1)公司注冊成立的相關文檔資料。

　　(2)公司召開會議的記錄、紀要～討論通過的文件。

　　(3)項目投資的信息分析、登記、立項相關材料。

　　(4)規定、制度、通知、決定、決議、辦法、通報、請示、報告錄入。

　　(5)計劃、規劃、統計報表。

　　(6)工作總結、報告。

　　(7)文檔錄入。

　　(8)人事管理方面材料。

　　2、經濟合同類文件:生產經營活動中形成的相關合同、協議、法律文書等。

　　五、技術檔案管理

　　一、技術檔案管理的內容

　　1、下屬公司工程建設中形成的文件:合同、合同附件、談判協議、議定書各設計階段的有關文件、審查議定書、國外設備材料驗收及設計聯絡、開箱檢驗、記錄、商檢及索賠,電力基建方面,辦公、生活福利建筑方面,生產技術管理方面的文件。,詳見附件,

　　2、公司及下屬公司在生產經營活動中形成的技術文件資料、技術專利、技術科研成果等。

　　二、技術文件的收集辦法

　　1、技術文件的收集由各所屬電力公司檔案員收集完整后由各所屬電力公司存放保管～并將檔案目錄定期上交公司檔案室～以備公司檔案室調取。檔案室在收集技術文件后須及時填寫《技術文件入檔單》通知有關領導和專業。

　　2、下屬公司基建工程應于工程竣工交接驗收后～在30天之內由下屬公司基建部門將竣工圖及工程檔案移交下屬公司檔案室～規模大的工程項目～可分階段歸檔～施工圖,翻譯版和竣工圖,均作永久保存～并將檔案目錄及相關資料報公司檔案室。

　　3、下屬公司在基建施工、重大技術改進工程項目或每次科研成果進行鑒定驗收時～必須有公司技術部門參加～對應歸檔的技術文件材料進行驗收～以保證技術文件的完整性、準確性、系統性。

　　4、下屬公司國內購臵或國外引進的設備隨機技術文件、圖紙、產品說明書、均由下屬檔案室集中統一收集后～將檔案目錄交公司檔案室。設備開箱時須有檔案人員,或兼職人員,參加并負責收集。

　　財務和人事檔案由相關部門按各專業的檔案管理標準做好檔案的整理、立卷、存檔工作。

　　六、檔案的安全與保密

　　一、檔案是公司的機密～檔案室是機要室～無關人員一律不得入內。

　　二、檔案管理人員不準向有關人員泄漏、散布或談論檔案的內容～一經發現～應視其情節輕重予以嚴肅處理。

　　七、檔案的查閱與借用

　　一、凡本公司有關人員～因工作需要借閱檔案者～應做好登記～一般只允許在檔案室查閱。查閱協議、合同及其他重要技術資料必須經公司綜合管理部同意方可查閱。

　　二、本公司有關人員如有實際情況必須借出者～須辦好手續～當天歸還～如超過兩天以上者～須經公司領導批準簽字后～才能借出～但須如期歸還。

　　三、借出的檔案不得擅自復制、涂改、拆散、損壞～不得轉借他人或外單位～如有違反者～視情節輕重嚴肅處理。

　　四、凡屬不成熟的現行技術資料及保密文件～一律不外借。

　　五、外單位借閱我公司檔案者～須持單位介紹信～經公司領導簽字批準～方可接待～但只限于本室～一律不準外借。

　　八、附則

　　一、本制度解釋權屬公司綜合管理部。

　　二、本制度自公布之日起執行。

　　附件:《×××××公司會計檔案管理辦法》

　　《×××××公司工程檔案管理制度》

篇2：客戶檔案管理制度

　　客戶檔案管理制度

　　1.0本部門的主要戶檔案管理任務

　　本部門的主要任務就是“服務”。只有健全客戶檔案才能準確、及時地為客戶服務。

　　2.0本部門客戶檔案管理的日常工作包括

　　2.1及時上行下達客戶與管理之間的知識、報告、通知、通報、傳送文件應及時、準確，認真地登記并制作各種表格。

　　2.2做好與客戶有關各類文件的檔案工作，并定期整理，以備隨時查詢跟進；

　　3.0客戶檔案管理

　　客戶檔案資料的管理主要是收集、整理、歸檔及使用四個環節。一般客戶檔案包括以下的資料：

　　3.1收集客戶資料

　　3.2客戶繳費記錄包括各樣應付押金

　　3.3客戶裝修工程文件

　　3.4客戶遷入時填具之資料

　　3.5客戶資料補充

　　3.5.1客戶證件資料

　　3.5.2客戶聯絡資料

　　3.5.3緊急事故聯絡人的資料

　　3.5.4管理人員在日常職務常與客戶人事變遷資料

　　3.6客戶與物業公司往來文件

　　3.7客戶違規事項與欠費記錄

　　3.8客戶報修記錄

篇3：公司會計檔案管理制度

　　公司會計檔案管理制度

　　1、公司的會計檔案是指會計憑證、會計帳簿（含備查帳簿）、財務報表、財務計劃、財務分析等會計核算專業的文字、圖表和電腦軟盤資料。它是記錄和反映經濟業務的重要資料和證據，必須切實加強對會計檔案的管理。

　　2、會計檔案由公司財務部負責管理，由主辦會計組織有關人員，嚴格按照《會計人員工作規則》要求，對會計檔案進行定期收集，審查核對，分類裝訂成冊或整理成卷、編制目錄及序號進行登記，嚴防毀損、散失和泄密。年度的會計資料歸檔時間為次年的2月底以前。

　　3、會計檔案由主辦會計負責保管，做到不丟失、不缺損、不爛、不被蟲蛀等，財務部定期不定期檢查會計檔案保管情況，及時處理檔案保管中存在的問題。

　　4、會計檔案管理人員應將歸檔的會計資料，按年、季、月順序立卷登記存放。

　　5、財務人員因工作需要查閱檔案時必須向檔案管理人員打招呼，閱后近規定順序及時歸還原處。

　　6、公司各部門因公需要查閱會計檔案時，必須經財務部負責人同意，由檔案管理人員接待查閱。

　　7、外單位人員因公需要查閱會計檔案時，應持有單位介紹信及工作證，經公司領導批準，財務部負責人指定由檔案管理人員接待查閱，并要詳細登記查閱會計檔案人的工作單位，查閱日期，會計檔案名稱及查閱事由。

　　8、會計檔案，原則上不對外借，如有特殊情況需要，須經公司領導或財務部負責人批準后方能外借或復印，并辦理有關手續，外借期間不得轉借他人，不得拆散原卷冊，要限期歸還。

　　9、會計檔案的保管期限，根據其特點和使用價值，分為永久、定期二類，定期保管期分為三年、五年、十五年、二十五年。具體保管期限詳見附表。

　　10、會計檔案保管期滿需要銷毀時，由會計檔案管理人員提出銷毀意見，由公司領導、財務部負責人及有關人員共同簽定，嚴格審查，編制會計檔案銷毀清冊，報上級方管部門批準后執行銷毀。銷毀時應派人監毀，并在銷毀清單上簽名或蓋章。應保存的資料，按上級有關規定執行。

　　11、由于單位人員的變動，會計檔案需要移交時，由移交人辦理交接手續，并由監交人、移交人、接收人簽字或蓋章。

　　12、撤銷、合并單位和建設單位完工后，會計檔案應隨同單位的全部檔案一并移交指定單位，并按規定辦理交接手續。

　　13、公司分設新單位時，由老單位根據帳面數編制財務移交表，雙方簽字作為新建單位建立新帳冊的依據，原憑證、帳冊等會計資料必須留在老單位。