學校后勤物業公司檔案管理制度

　　一、歸檔要求

　　歸檔文件的總要求：遵循文件材料的形成規律和特點，保持文件之間的有機聯系，區別不同價值，便于保管和利用。具體應做到下述幾點：

　　1、歸檔的文件材料種類、份數以及每份文件的頁數均應齊全完整。

　　2、在歸檔的文件材料中，應將每份文件的正件與附件、印件與定稿、請示與批復、轉發文件與原件、多種文字形成的同一文件立在一起，不得分開。

　　3、文件材料應區別不同情況進行排列，密不可分的文件材料應依序排列在一起，即批復在前，請示在后;正件在前，附件在后;印件在前，定稿在后。

　　4、文件材料應按排列順序依次編寫頁號或件號。裝訂的案卷，應統一在有文字的每頁材料正面的右上角、背面的左上角填寫頁號;不裝訂的案卷，應在卷內每份文件材料的右上方編號，圖表和聲像材料等也應在圖表上或聲像材料的背面編號。檔案盒編號原則取部門漢語拼音首字母;如公司為“LDWY-01”;仙林學生公寓為“*LGY-01”;東區公用房“DQGF-01”;以此類推。

　　5、按各類檔案資料的保密級別、保存期限，必須以規定的格式逐件填寫文件目錄，對文件材料的題名不要隨意更改和簡化;沒有題名應擬寫題名，有的雖有題名無實質內容的也應重新擬寫;沒有責任者、年、月、日的文件材料要考證清楚，填入有關項內;文件目錄放在卷首。

　　6、聲像材料應用文字標出攝像或錄音的對象、時間、地點、中心內容和責任者。

　　二、歸檔范圍

　　1、各類具有查考利用價值的文件材料：公文、傳真、圖表、電子版資料、圖片、PPT、報刊、錄音、錄像等;

　　2、各項會議形成的文件材料;包括會議的通知、報告、決議、領導人講話、典型發言、會議簡報、會議記錄等;

　　3、報刊、雜志及發表的稿件、理論性文章;

　　4、有效證照、證件、印章;資金、業務往來方面的文件材料：含合同、特約服務協議、重要報表等;

　　5、規章制度體系(含部門)、內部發文：包含總經理批示后的各項決議、公司決定等;

　　6、工作總結、計劃;樓宇接管數據、流程，與相關部門的交接資料;

　　7、具有法律效力及保存價值的文件;

　　8、辦公電腦中與公司有關的電子版資料、文件等;

　　9、獲得的社會榮譽資料;

　　10、其他有必要歸檔管理的資料：包括聲像形式記錄下來的對公司物業管理與服務產生作用的各種資料，上級領導、名人、友人、協作單位提供和贈送的題詞、書畫、文獻資料、有紀念意義的各種工藝制品等。

　　三、 檔案保管期限

　　1、文書檔案的保管期限定為永久、長期、短期、臨時四種。長期為十至五十年左右;短期為十年以下，三年以上;臨時為半年至三年。

　　2、確定公司檔案保管期限的原則

　　(1)凡是反映公司主要職能活動和基本歷史面貌的，對本公司有長遠利用價值的檔案，列為永久保管。

　　(2)凡是反映公司一般活動，在較長期時間內對公司工作有查考利用價值的文件材料，列為長期保管。

　　(3)凡是在較短時間內對公司有參考價值的文件材料，列為短期保管。

　　(4)凡是需要“持續改進”，每半年或每年度均要修訂的文件材料，列為臨時保管。

　　四、檔案級別

　　1、檔案分受控檔案和非受控檔案兩類。檔案的受控由部門提議，品質技術部、經理辦核定受控和非受控。

　　2、受控檔案需加蓋受控章，只許在特定場所翻閱或特定人保管，不許外借或外傳;確有工作需要時，需經公司總經理批準。

　　3、對已到保存期限的檔案要請相關部門根椐保存期限的要求，填寫《報廢申請單》報品質技術部經總工程師批準后，進行銷毀。

　　五、檔案的借閱

　　1、借閱檔案必須嚴格履行登記手續，借閱人對檔案要妥善保管，不得遺失。歸還的檔案要進行檢查、清點，并在登記薄上注銷。

　　2、各部門因工作需要，借閱本部門的業務檔案需經本部門領導批準;借閱非本部門的業務檔案須經檔案分管副總批準。

　　3、借閱檔案的人員，不得泄密、涂改、折散、轉借復印和攜帶檔案外出，如有特殊情況需要轉借或攜帶檔案外出時，須經總經理批準。

　　4、借閱的檔案用完后，應及時歸還，借用時間一般不得超過十天。

　　5、凡借閱的檔案、文件一律不得私自復印，如工作需要，應按公司有關規定辦理。

　　六、電子、紙質檔案的存儲

　　1、公司所有區域辦公電腦必須按要求存放公司相關的文件、資料，使用電腦工作人員將各類文件、資料在該文件夾中設定子文件夾分類存放。

　　2、各物管處主任即為電腦檔案管理責任人。須定時對本部門的電腦按照公司要求進行檢查;經理辦將對各部門電腦檔案的管理進行檢查。

　　3、各部門電腦檔案管理責任人每學期，將部門電腦檔案拷入指定的移動硬盤進行備份，同時過往文件不許刪除、覆蓋，并標注拷貝日期。

　　4、所有歸檔的文件標題不宜過于簡要，標題中需注明“關于××通知、報告、申請”等，并標注具體日期。

　　5、重要的文件(會議訣議、電子考勤記錄)等不僅要電子備份，還要求紙質備份;防止丟失。

　　七、罰則

　　1、凡違反本制度，公司人事變動交接時造成文件資料不全或丟失的，一經發現，根椐《*物業獎懲辦法》規定，給予部門文件管理人二級處罰;部門負責人二級處罰，在全公司通報批評。

　　2、未經總經理批準轉借、復印或攜帶受控文件或檔案外出的，視具體情況，對部門負責人和當事人書面檢查，在全公司通報批評;如造成惡劣后果者，視情況嚴重程度追究其法律責任。借閱后凡不按期限歸還的需限期歸還，并根椐《*物業獎懲辦法》相關規定，視拖延期限的長短給予借閱人一級或二級處罰。

　　3、在外借過程中造成檔案遺失的，應立即報告，如因遺失檔案，泄露公司秘密，造成惡劣后果者，椐《*物業獎懲辦法》相關規定，給予當事人三級處罰。

　　4、凡違反本制度第六條，無故不歸檔的備份文件材料的，不按規定存放電子、紙質檔案，不按規定接受檢查，根椐《*物業獎懲辦法》相關規定，視情節給予相應級別的處罰。

　　八、附則

　　1、本制度自20**年5月1日生效。

　　2、本制度由*物業經理辦負責解釋。

篇2：客戶檔案管理制度

　　客戶檔案管理制度

　　1.0本部門的主要戶檔案管理任務

　　本部門的主要任務就是“服務”。只有健全客戶檔案才能準確、及時地為客戶服務。

　　2.0本部門客戶檔案管理的日常工作包括

　　2.1及時上行下達客戶與管理之間的知識、報告、通知、通報、傳送文件應及時、準確，認真地登記并制作各種表格。

　　2.2做好與客戶有關各類文件的檔案工作，并定期整理，以備隨時查詢跟進；

　　3.0客戶檔案管理

　　客戶檔案資料的管理主要是收集、整理、歸檔及使用四個環節。一般客戶檔案包括以下的資料：

　　3.1收集客戶資料

　　3.2客戶繳費記錄包括各樣應付押金

　　3.3客戶裝修工程文件

　　3.4客戶遷入時填具之資料

　　3.5客戶資料補充

　　3.5.1客戶證件資料

　　3.5.2客戶聯絡資料

　　3.5.3緊急事故聯絡人的資料

　　3.5.4管理人員在日常職務常與客戶人事變遷資料

　　3.6客戶與物業公司往來文件

　　3.7客戶違規事項與欠費記錄

　　3.8客戶報修記錄

篇3：公司會計檔案管理制度

　　公司會計檔案管理制度

　　1、公司的會計檔案是指會計憑證、會計帳簿（含備查帳簿）、財務報表、財務計劃、財務分析等會計核算專業的文字、圖表和電腦軟盤資料。它是記錄和反映經濟業務的重要資料和證據，必須切實加強對會計檔案的管理。

　　2、會計檔案由公司財務部負責管理，由主辦會計組織有關人員，嚴格按照《會計人員工作規則》要求，對會計檔案進行定期收集，審查核對，分類裝訂成冊或整理成卷、編制目錄及序號進行登記，嚴防毀損、散失和泄密。年度的會計資料歸檔時間為次年的2月底以前。

　　3、會計檔案由主辦會計負責保管，做到不丟失、不缺損、不爛、不被蟲蛀等，財務部定期不定期檢查會計檔案保管情況，及時處理檔案保管中存在的問題。

　　4、會計檔案管理人員應將歸檔的會計資料，按年、季、月順序立卷登記存放。

　　5、財務人員因工作需要查閱檔案時必須向檔案管理人員打招呼，閱后近規定順序及時歸還原處。

　　6、公司各部門因公需要查閱會計檔案時，必須經財務部負責人同意，由檔案管理人員接待查閱。

　　7、外單位人員因公需要查閱會計檔案時，應持有單位介紹信及工作證，經公司領導批準，財務部負責人指定由檔案管理人員接待查閱，并要詳細登記查閱會計檔案人的工作單位，查閱日期，會計檔案名稱及查閱事由。

　　8、會計檔案，原則上不對外借，如有特殊情況需要，須經公司領導或財務部負責人批準后方能外借或復印，并辦理有關手續，外借期間不得轉借他人，不得拆散原卷冊，要限期歸還。

　　9、會計檔案的保管期限，根據其特點和使用價值，分為永久、定期二類，定期保管期分為三年、五年、十五年、二十五年。具體保管期限詳見附表。

　　10、會計檔案保管期滿需要銷毀時，由會計檔案管理人員提出銷毀意見，由公司領導、財務部負責人及有關人員共同簽定，嚴格審查，編制會計檔案銷毀清冊，報上級方管部門批準后執行銷毀。銷毀時應派人監毀，并在銷毀清單上簽名或蓋章。應保存的資料，按上級有關規定執行。

　　11、由于單位人員的變動，會計檔案需要移交時，由移交人辦理交接手續，并由監交人、移交人、接收人簽字或蓋章。

　　12、撤銷、合并單位和建設單位完工后，會計檔案應隨同單位的全部檔案一并移交指定單位，并按規定辦理交接手續。

　　13、公司分設新單位時，由老單位根據帳面數編制財務移交表，雙方簽字作為新建單位建立新帳冊的依據，原憑證、帳冊等會計資料必須留在老單位。