工程項目ISO貫標制度手冊：質量記錄的控制
第十六節質量記錄的控制
16.1質量記錄的范圍和格式
16.1.1質量記錄包括工程質量記錄（如檢驗和試驗記錄、不合格品報告等）和質量體系運行記錄（如質量體系審核報告、糾正措施記錄等）。
16.1.2質量記錄的格式和填寫要求按本項目的《項目管理手冊》中的有關規定執行。
16.1.3各部門在制定支持性文件時，應根據《項目管理手冊》中的有關規定明確質量記錄的格式和填寫要求。
16.2質量記錄的收集
16.2.1工程質量記錄
16.2.1.1物資采購部負責收集進貨驗證記錄、物資檢驗和試驗記錄等。
16.2.1.2工程部負責收集：
施工檢驗和試驗記錄；
工程質量驗收記錄，包括分包商的質量檢驗及評定記錄；
工程質量評定記錄。
技術管理工作記錄，如圖紙會審、技術交底記錄等。
16.2.1.3物資采購部和工程部應將其收集到的質量記錄按時交給技術準備部匯總、整理并保存。
16.2.2質量體系運行記錄
16.2.2.1質量部負責收集整理不合格品報告、糾正和預防措施、工程回訪保修、統計技術應用、內部審核和外部審核等記錄。
16.2.2.2合約估算部負責收集整理招標文件評審、合同評審、分包商評價與選擇等記錄。
16.2.2.3物資采購部負責收集整理供應商評價與選擇等記錄。
16.2.2.4技術準備部負責收集整理檢驗、測量及試驗設備校準等記錄。
16.2.2.5安全文明部負責收集整理施工機械維修保養、特殊工種人員培訓和考核等記錄。
16.3質量記錄的標識、編目
16.3.1所有質量記錄應字跡清晰，寫明編號、記錄日期、記錄內容，并及時準確。
16.3.工程質量記錄的標識、編目應按《北京市建筑安裝工程施工技術資料管理規定》（京建質〔1996〕418號）要求或相應的管理規定組卷。
16.3.3質量體系運行記錄采用項目文件中指定的、有項目標志和統一編號的表式，質量體系運行記錄的編目和組卷按規定要求執行。
16.3.4來自分包商的質量記錄也應按上述規定管理。
16.4質量記錄的歸檔與貯存
16.4.1每年底各部門將其收集、整理好的質量記錄移交技術準備部歸檔。
16.4.2部門收集的質量記錄在歸檔前，應分類收錄在文件夾（盒）中、放入文件柜，部門經理應指派專人負責保管，以防記錄損壞或丟失。
16.4.3保存的檔案應建帳，做到帳、物對應，便于查閱。
篇2：某物業公司質量記錄的管理規定
某物業公司質量記錄的管理規定
1.0目的
規范對記錄進行設計、編號標識、收集、編目、查閱、申購、領用、歸檔、貯存、保管和處理的職責和方法，以證明各項服務活動符合規定的要求，并為公司管理體系的有效運行提供可追溯性的證據。
2.0適用范圍
本規定適用于本公司所有與質量管理工作有關的記錄的控制。
3.0職責
3.1物業品質部職責
3.1.1質量管理記錄控制的歸口管理部門，負責制定本制度。
3.1.2負責記錄的編號標識、編目、申購、發放、歸檔、登記和處理;
3.1.3負責監督、指導各部門有關記錄的設計、填寫和管理;
3.1.4負責歸口管理項目記錄的設計、收集、歸檔、借閱管理。
3.2各單位職責
3.2.1各部門負責本部門歸口管理的記錄的設計、收集、歸檔、借閱、管理。
3.2.2負責按要求填寫各種記錄。
3.2.3負責按要求及時提供本部門的有關記錄以供查詢。
4.0控制程序
4.1記錄的設計、編號、編目管理
4.1.1設計：
(1)各部門按照管理制度和自身的工作要求確定需記錄的工作項目，需要增加表格的由使用部門制定，填寫《質量記錄增減申請表》經項目負責人審核，品質部審批和統一編號后遞公司領導審批，經公司批準后使用。
(2)質量記錄是執行有關要求、規定或制度的個體體現，在提出增加質量記錄表格申請時，必須附上有關規定或制度。
(3)當已發布的表格不能在某項工作中通用、兼容或空缺時，使用部門可提出申請增減質量記錄表格，經品質部審核，公司領導批準后方可使用。
4.1.2修改：已發布的表格不能適應工作需要，使用部門可填寫《質量記錄更改申請表》提出更改申請，并在申請表后附上更改后記錄表格格式樣式。
4.1.2編號：記錄表格由品質部按《文件控制程序》對各種記錄表格進行編號。
4.1.3編目
(1)品質部負責對記錄進行編目，制定公司《質量記錄一覽表》。
(2)各部門負責編制本部門的《質量記錄一覽表》。
4.2記錄的發放、收集、歸檔保管、借閱管理
4.2.1發放、收集
(1)空白表格由物業品質部統一管理，各部門根據需要填寫《質量記錄領用申請表》經部門負責人審批后報品質部。
(2)每月20日前，各單位遞交《質量記錄領用申請表》，品質部在本月結束前將記錄發放到位，申請單位在《質量記錄發放記錄》上簽收后返回發放記錄。
(3)品質部要及時掌握存記錄情況，根據庫存情況組織印刷并填寫《質量記錄印刷申請表》報公司領導審批后組織印刷。
4.2.2歸檔保管
(1)各部門須于每年8月前將上半年使用的記錄按規定歸檔，下半年使用的記錄于次年2月前按規定歸檔。
(2)各部門應按記錄的分類制定記錄歸檔清單，并將歸檔清單報品質部，歸檔記錄由各部門保管存放。
4.2.3借閱
(1)歸檔記錄借閱，由借閱人提出申請，經品質部負責人批準后，品質部辦理借閱手續。
(2)在工作現場借閱記錄應經使用部門負責人批準后方可借閱，一般情況下嚴禁將工作記錄帶出使用場所。
(3)特殊情況下要將工作記錄帶出使用場所(如外部檢查、內外部審核等)，經記錄保管部門負責人批準后方可借閱。該申請表由記錄保管部門負責人保存,并負責按期收回被借記錄。
(4)文件管理部門每月對文件借閱歸還情況進行檢查，及時追回借出文件，防止文件丟失情況發生。
(5)行政人事部在有員工離職或調離工作崗位的，要及時知會相關部門查閱是否有借出文件，以便及時收回借出文件。
4.3記錄的填寫、更改、使用保管
4.3.1填寫、更改
(1)記錄應填寫及時、清晰、準確,不能隨意涂改，除備注欄外其他欄目不能出現空格，如有不需填寫的欄目則以自左至右的一條斜線代替填寫內容。
(2)發現有隨意更改的記錄,應追究當事人責任。
4.3.2使用保管
(1)工作現場的記錄應用按月進行裝訂，保持文件記錄的完整、清潔。
(2)各崗位人員不得隨意將記錄表格帶出工作現場，如要帶出按規定4.2.3規定行。
(3)記錄按《質量記錄一覽表》上規定的年限進行保管。
5.0支持文件
5.1《文件控制程序》
6.0質量記錄
6.1《質量記錄領用申請表》WY/QR-WY-017
6.2《質量記錄印刷申請表》WY/QR-WY-018
6.3《質量記錄一覽表》WY/QR-WY-001
6.4《文件借閱登記表》WY/QR-WY-019
6.5《質量記錄更改申請表》WY/QR-WY-020
6.6《質量記錄增減申請表》WY/QR-WY-021
6.7《質量記錄發放記錄》WY/QR-WY-022
篇3：M物業質量記錄控制程序
M物業質量記錄控制程序
1目的
對質量管理體系所要求的記錄予以控制。
2范圍
適用于為證明服務符合要求和質量管理體系有效運行的記錄。
3職責
3.1質管部負責監督、管理各部門的質量記錄。
3.2各部門資料員負責收集、整理、保管本部門的質量記錄。
3.3管理部檔案室負責保管超過一年的質量記錄。
3.4各部門負責人負責批準本部門編制的質量記錄格式。
4程序
4.1各部門資料員負責收集、整理、保存本部門的質量記錄。
4.2質量記錄的標識編號
質量記錄的標識編號按《文件控制程序》執行。
4.3質量記錄填寫
4.3.1質量記錄填寫要及時、真實、內容完整、字跡清晰，不得隨意涂改;如因某種原因不能填寫的項目，應能說明理由，并將該項用單杠劃去;各相關欄目負責人簽名不允許空白。
4.3.2如因筆誤或計算錯誤要修改原數據，應采用單杠劃去原數據，在其上方寫上更改后的數據，加蓋或簽上更改人的印章或姓名及日期。
4.4質量記錄的保存、保護
4.4.1各部門的資料員必須把所有質量記錄分類，依日期順序整理好，存放于通風，干燥的地方，所有的質量記錄保持清潔，字跡清晰。各部門按規定的期限保存記錄，對于保存一年以上的記錄交檔案室保存。
4.4.2質管部編制《質量記錄清單》，將公司所有與質量管理體系運行有關的記錄匯總，包括名稱、編號(版本)、保存期等內容，交管理者代表審批，并匯集備案記錄的原始樣本。各部門應將本部門使用的《質量記錄清單》作為部門工作手冊的附錄，并匯總本部門的質量記錄原始樣本。
4.4.3質管部每3個月要檢查一次各部門質量記錄的使用、管理情況。
4.5質量記錄發放、借閱和復制
a)各部門填寫《文件發放、回收記錄》，向質管部領用所需記錄空白表;
b)各部門保管的質量記錄應便于檢索，需借閱或復制者要經相應部門負責人批準并填寫《文件借閱、復制記錄》，由記錄管理人登記備案。
4.6質量記錄的銷毀處理
質量記錄如超過保存期或其他特殊情況需要銷毀時，由檔案室主管人員填寫《文件銷毀記錄》，交質管部審核，報管理者代表批準，由授權人執行銷毀。
4.7記錄格式
4.7.1各部門的質量記錄格式，由各部門經理負責組織編制，部門經理審批，交質管部備案。
4.7.2各相關部門可根據工作需要提出記錄格式設計更改，執行《文件控制程序》有關文件更改的規定。
5相關文件
《文件控制程序》。
6質量記錄
6.1《質量記錄清單》。
6.2《文件發放、回收記錄》。
6.3《文件借閱、復制記錄》。
6.4《文件銷毀申請》。