某物業公司質量記錄的管理規定

　　1.0目的

　　規范對記錄進行設計、編號標識、收集、編目、查閱、申購、領用、歸檔、貯存、保管和處理的職責和方法，以證明各項服務活動符合規定的要求，并為公司管理體系的有效運行提供可追溯性的證據。

　　2.0適用范圍

　　本規定適用于本公司所有與質量管理工作有關的記錄的控制。

　　3.0職責

　　3.1物業品質部職責

　　3.1.1質量管理記錄控制的歸口管理部門，負責制定本制度。

　　3.1.2負責記錄的編號標識、編目、申購、發放、歸檔、登記和處理;

　　3.1.3負責監督、指導各部門有關記錄的設計、填寫和管理;

　　3.1.4負責歸口管理項目記錄的設計、收集、歸檔、借閱管理。

　　3.2各單位職責

　　3.2.1各部門負責本部門歸口管理的記錄的設計、收集、歸檔、借閱、管理。

　　3.2.2負責按要求填寫各種記錄。

　　3.2.3負責按要求及時提供本部門的有關記錄以供查詢。

　　4.0控制程序

　　4.1記錄的設計、編號、編目管理

　　4.1.1設計：

　　(1)各部門按照管理制度和自身的工作要求確定需記錄的工作項目，需要增加表格的由使用部門制定，填寫《質量記錄增減申請表》經項目負責人審核，品質部審批和統一編號后遞公司領導審批，經公司批準后使用。

　　(2)質量記錄是執行有關要求、規定或制度的個體體現，在提出增加質量記錄表格申請時，必須附上有關規定或制度。

　　(3)當已發布的表格不能在某項工作中通用、兼容或空缺時，使用部門可提出申請增減質量記錄表格，經品質部審核，公司領導批準后方可使用。

　　4.1.2修改：已發布的表格不能適應工作需要，使用部門可填寫《質量記錄更改申請表》提出更改申請，并在申請表后附上更改后記錄表格格式樣式。

　　4.1.2編號：記錄表格由品質部按《文件控制程序》對各種記錄表格進行編號。

　　4.1.3編目

　　(1)品質部負責對記錄進行編目，制定公司《質量記錄一覽表》。

　　(2)各部門負責編制本部門的《質量記錄一覽表》。

　　4.2記錄的發放、收集、歸檔保管、借閱管理

　　4.2.1發放、收集

　　(1)空白表格由物業品質部統一管理，各部門根據需要填寫《質量記錄領用申請表》經部門負責人審批后報品質部。

　　(2)每月20日前，各單位遞交《質量記錄領用申請表》，品質部在本月結束前將記錄發放到位，申請單位在《質量記錄發放記錄》上簽收后返回發放記錄。

　　(3)品質部要及時掌握存記錄情況，根據庫存情況組織印刷并填寫《質量記錄印刷申請表》報公司領導審批后組織印刷。

　　4.2.2歸檔保管

　　(1)各部門須于每年8月前將上半年使用的記錄按規定歸檔，下半年使用的記錄于次年2月前按規定歸檔。

　　(2)各部門應按記錄的分類制定記錄歸檔清單，并將歸檔清單報品質部，歸檔記錄由各部門保管存放。

　　4.2.3借閱

　　(1)歸檔記錄借閱，由借閱人提出申請，經品質部負責人批準后，品質部辦理借閱手續。

　　(2)在工作現場借閱記錄應經使用部門負責人批準后方可借閱，一般情況下嚴禁將工作記錄帶出使用場所。

　　(3)特殊情況下要將工作記錄帶出使用場所(如外部檢查、內外部審核等)，經記錄保管部門負責人批準后方可借閱。該申請表由記錄保管部門負責人保存,并負責按期收回被借記錄。

　　(4)文件管理部門每月對文件借閱歸還情況進行檢查，及時追回借出文件，防止文件丟失情況發生。

　　(5)行政人事部在有員工離職或調離工作崗位的，要及時知會相關部門查閱是否有借出文件，以便及時收回借出文件。

　　4.3記錄的填寫、更改、使用保管

　　4.3.1填寫、更改

　　(1)記錄應填寫及時、清晰、準確,不能隨意涂改，除備注欄外其他欄目不能出現空格，如有不需填寫的欄目則以自左至右的一條斜線代替填寫內容。

　　(2)發現有隨意更改的記錄,應追究當事人責任。

　　4.3.2使用保管

　　(1)工作現場的記錄應用按月進行裝訂，保持文件記錄的完整、清潔。

　　(2)各崗位人員不得隨意將記錄表格帶出工作現場，如要帶出按規定4.2.3規定行。

　　(3)記錄按《質量記錄一覽表》上規定的年限進行保管。

　　5.0支持文件

　　5.1《文件控制程序》

　　6.0質量記錄

　　6.1《質量記錄領用申請表》WY/QR-WY-017

　　6.2《質量記錄印刷申請表》WY/QR-WY-018

　　6.3《質量記錄一覽表》WY/QR-WY-001

　　6.4《文件借閱登記表》WY/QR-WY-019

　　6.5《質量記錄更改申請表》WY/QR-WY-020

　　6.6《質量記錄增減申請表》WY/QR-WY-021

　　6.7《質量記錄發放記錄》WY/QR-WY-022

篇2：質量記錄控制序程

　　1.目的

　　通過對質量記錄的控制和管理,為產品符合規定要求及質量體系的有效運行提供客觀證據。

　　2.范圍

　　適用于公司質量體系運行和項目開發建設全過程質量記錄的控制。

　　3.職責

　　3.1 工程部負責質量記錄的設置,編制質量記錄清單,監督檢查各部門的執行情況。

　　3.2 各部門負責所分管質量活動中質量記錄的管理,并按規定進行有關記錄的移交。

　　3.3 總經理工作部負責公司的檔案管理工作。

　　4.控制程序

　　4.1 質量記錄的設置

　　4.1.1 工程部負責對質量體系文件中涉及的質量記錄進行匯總,編制質量記錄清單和表格樣式,具體見Q/TZH-WI-034《質量記錄表格樣式匯編》。

　　4.1.2 當質量記錄需要進行增加和刪除時,由使用部門提出申請,填寫"質量記錄變更申請單",闡明理由,屬表格形式的要提供表樣,報工程部審批后開始啟用。

　　4.1.3 工程部負責對批準使用的質量記錄進行編號,并將其列入質量記錄清單。

　　4.2 質量記錄的編號

　　質量記錄的編號由設置編號和填報編號兩部分組成:

　　4.2.1 質量記錄的設置編號位于記錄左上方,其結構為:QRSS-**

　　其中:QR-表示質量記錄

　　SS-**該記錄順序號

　　4.2.2 質量記錄的填報編號位于記錄右上方,其結構為:

　　MMM-SS-***

　　其中:MMM-填報部門代號,各部門的代號見Q/TZH-WI-006《文件編碼規定》;

　　SS-填報年號

　　***-填報的順序號

　　4.3 質量記錄的填寫要求做到:

　　a.字跡清楚,表達明確;

　　b.真實、客觀、準確、及時地反映活動的過程和結果;

　　c.具備記錄人的簽字和填寫的日期;

　　4.4 質量記錄的傳遞

　　4.4.1由各部門資料員負責按照質量記錄的傳遞路線,進行質量記錄的傳遞。

　　4.4.2質量記錄的傳遞,以相關人員在記錄上的簽字、檔案移交記錄表、盒內文件清單等形式作為傳遞過程的記錄,必要時,可登記"質量記錄發放登記臺帳"和"質量記錄接收登記臺帳"。

　　4.5 質量記錄的收集、貯存和歸檔

　　4.5.1 各部門資料員負責收集整理質量記錄,在專門位置存放,進行保管和維護,以備查閱。

　　4.5.2 根據Q/TZH-WI-008《檔案管理辦法》的要求,由部門資料員負責對質量記錄進行整理歸檔。

　　4.5.3 總經理工作部負責對歸檔后的質量記錄進行管理,保存期限按Q/TZH-WI-008《檔案管理辦法》的規定執行。

　　4.5.4 各部門保管的質量記錄的保存期限為五年,逾期可自行銷毀處理。

　　4.6 質量記錄的查閱

　　查閱人員需查閱質量記錄時,應征得部門負責人同意后,方可進行查閱。當顧客提出查閱要求時,由接待部門征得工程部的同意后,為顧客提供有關的質量記錄。

　　5.質量記錄

　　5.1 QR19-01 質量記錄變更申請單

　　5.2 QR19-02 質量記錄發放登記臺帳

　　5.3 QR19-03質量記錄接收登記臺帳

　　6.支持性文件

　　6.1 Q/TZH-WI-006《文件編碼規定》

　　6.2 Q/TZH-WI-008《檔案管理辦法》

　　6.3 Q/TZH-WI-034《質量記錄表格樣式匯編》

篇3：房地產公司質量手冊:質量記錄控制工作程序

　　房地產公司質量手冊：質量記錄控制程序

　　1.目的

　　通過對質量記錄的控制和管理，為產品符合規定要求及質量體系的有效運行提供客觀證據。

　　2.范圍

　　適用于公司質量體系運行和項目開發建設全過程質量記錄的控制。

　　3．職責

　　3.1 工程部負責質量記錄的設置，編制質量記錄清單，監督檢查各部門的執行情況。

　　3.2 各部門負責所分管質量活動中質量記錄的管理，并按規定進行有關記錄的移交。

　　3.3 總經理工作部負責公司的檔案管理工作。

　　4．控制程序

　　4.1 質量記錄的設置

　　4.1.1 工程部負責對質量體系文件中涉及的質量記錄進行匯總，編制質量記錄清單和表格樣式，具體見Q/TZH-WI-034《質量記錄表格樣式匯編》。

　　4.1.2 當質量記錄需要進行增加和刪除時，由使用部門提出申請，填寫“質量記錄變更申請單”，闡明理由，屬表格形式的要提供表樣，報工程部審批后開始啟用。

　　4.1.3 工程部負責對批準使用的質量記錄進行編號，并將其列入質量記錄清單。

　　4.2 質量記錄的編號

　　質量記錄的編號由設置編號和填報編號兩部分組成：

　　4.2.1 質量記錄的設置編號位于記錄左上方，其結構為：QRSS-**

　　其中：QR-表示質量記錄

　　SS-**該記錄順序號

　　4.2.2 質量記錄的填報編號位于記錄右上方，其結構為：

　　MMM-SS-***

　　其中：MMM-填報部門代號，各部門的代號見Q/TZH-WI-006《文件編碼規定》；

　　SS-填報年號

　　***-填報的順序號

　　4.3 質量記錄的填寫要求做到：

　　字跡清楚，表達明確；

　　真實、客觀、準確、及時地反映活動的過程和結果；

　　具備記錄人的簽字和填寫的日期；

　　4.4 質量記錄的傳遞

　　4.4.1由各部門資料員負責按照質量記錄的傳遞路線，進行質量記錄的傳遞。

　　4.4.2質量記錄的傳遞，以相關人員在記錄上的簽字、檔案移交記錄表、盒內文件清單等形式作為傳遞過程的記錄，必要時，可登記“質量記錄發放登記臺帳”和“質量記錄接收登記臺帳”。

　　4.5 質量記錄的收集、貯存和歸檔

　　4.5.1 各部門資料員負責收集整理質量記錄，在專門位置存放，進行保管和維護，以備查閱。

　　4.5.2 根據Q/TZH-WI-008《檔案管理辦法》的要求，由部門資料員負責對質量記錄進行整理歸檔。

　　4.5.3 總經理工作部負責對歸檔后的質量記錄進行管理，保存期限按Q/TZH-WI-008《檔案管理辦法》的規定執行。

　　4.5.4 各部門保管的質量記錄的保存期限為五年，逾期可自行銷毀處理。

　　4.6 質量記錄的查閱

　　查閱人員需查閱質量記錄時，應征得部門負責人同意后，方可進行查閱。當顧客提出查閱要求時，由接待部門征得工程部的同意后，為顧客提供有關的質量記錄。

　　5.質量記錄

　　5.1 QR19-01 質量記錄變更申請單

　　5.2 QR19-02 質量記錄發放登記臺帳

　　5.3 QR19-03 質量記錄接收登記臺帳

　　6.支持性文件

　　6.1 Q/TZH-WI-006《文件編碼規定》

　　6.2 Q/TZH-WI-008《檔案管理辦法》

　　6.3 Q/TZH-WI-034《質量記錄表格樣式匯編》