某物業公司質量記錄管理規定

　　1.0目的

　　規范對記錄進行設計、編號標識、收集、編目、查閱、申購、領用、歸檔、貯存、保管和處理的職責和方法，以證明各項服務活動符合規定的要求，并為公司管理體系的有效運行提供可追溯性的證據。

　　2.0適用范圍

　　本規定適用于本公司所有與質量管理工作有關的記錄的控制。

　　3.0職責

　　3.1物業品質部職責

　　3.1.1質量管理記錄控制的歸口管理部門，負責制定本制度。

　　3.1.2負責記錄的編號標識、編目、申購、發放、歸檔、登記和處理;

　　3.1.3負責監督、指導各部門有關記錄的設計、填寫和管理;

　　3.1.4負責歸口管理項目記錄的設計、收集、歸檔、借閱管理。

　　3.2各單位職責

　　3.2.1各部門負責本部門歸口管理的記錄的設計、收集、歸檔、借閱、管理。

　　3.2.2負責按要求填寫各種記錄?！　?.2.3負責按要求及時提供本部門的有關記錄以供查詢。

　　4.0控制程序

　　4.1記錄的設計、編號、編目管理

　　4.1.1設計：

　　(1)各部門按照管理制度和自身的工作要求確定需記錄的工作項目，需要增加表格的由使用部門制定，填寫《質量記錄增減申請表》經項目負責人審核，品質部審批和統一編號后遞公司領導審批，經公司批準后使用。

　　(2)質量記錄是執行有關要求、規定或制度的個體體現，在提出增加質量記錄表格申請時，必須附上有關規定或制度。

　　(3)當已發布的表格不能在某項工作中通用、兼容或空缺時，使用部門可提出申請增減質量記錄表格，經品質部審核，公司領導批準后方可使用。

　　4.1.2修改：已發布的表格不能適應工作需要，使用部門可填寫《質量記錄更改申請表》提出更改申請，并在申請表后附上更改后記錄表格格式樣式。

　　4.1.2編號：記錄表格由品質部按《文件控制程序》對各種記錄表格進行編號。

　　4.1.3編目

　　(1)品質部負責對記錄進行編目，制定公司《質量記錄一覽表》。

　　(2)各部門負責編制本部門的《質量記錄一覽表》。

　　4.2記錄的發放、收集、歸檔保管、借閱管理

　　4.2.1發放、收集

　　(1)空白表格由物業品質部統一管理，各部門根據需要填寫《質量記錄領用申請表》經部門負責人審批后報品質部。

　　(2)每月20日前，各單位遞交《質量記錄領用申請表》，品質部在本月結束前將記錄發放到位，申請單位在《質量記錄發放記錄》上簽收后返回發放記錄。

　　(3)品質部要及時掌握存記錄情況，根據庫存情況組織印刷并填寫《質量記錄印刷申請表》報公司領導審批后組織印刷。

　　4.2.2歸檔保管

　　(1)各部門須于每年8月前將上半年使用的記錄按規定歸檔，下半年使用的記錄于次年2月前按規定歸檔。

　　(2)各部門應按記錄的分類制定記錄歸檔清單，并將歸檔清單報品質部，歸檔記錄由各部門保管存放。

　　4.2.3借閱

　　(1)歸檔記錄借閱，由借閱人提出申請，經品質部負責人批準后，品質部辦理借閱手續。

　　(2)在工作現場借閱記錄應經使用部門負責人批準后方可借閱，一般情況下嚴禁將工作記錄帶出使用場所。

　　(3)特殊情況下要將工作記錄帶出使用場所(如外部檢查、內外部審核等)，經記錄保管部門負責人批準后方可借閱。該申請表由記錄保管部門負責人保存,并負責按期收回被借記錄。

　　(4)文件管理部門每月對文件借閱歸還情況進行檢查，及時追回借出文件，防止文件丟失情況發生。

　　(5)行政人事部在有員工離職或調離工作崗位的，要及時知會相關部門查閱是否有借出文件，以便及時收回借出文件。

　　4.3記錄的填寫、更改、使用保管

　　4.3.1填寫、更改

　　(1)記錄應填寫及時、清晰、準確,不能隨意涂改，除備注欄外其他欄目不能出現空格，如有不需填寫的欄目則以自左至右的一條斜線代替填寫內容。

　　(2)發現有隨意更改的記錄,應追究當事人責任。

　　4.3.2使用保管

　　(1)工作現場的記錄應用按月進行裝訂，保持文件記錄的完整、清潔。

　　(2)各崗位人員不得隨意將記錄表格帶出工作現場，如要帶出按規定4.2.3規定行。

　　(3)記錄按《質量記錄一覽表》上規定的年限進行保管。

　　5.0支持文件

　　5.1《文件控制程序》

　　6.0質量記錄

　　6.1《質量記錄領用申請表》WY/QR-WY-017

　　6.2《質量記錄印刷申請表》WY/QR-WY-018

　　6.3《質量記錄一覽表》WY/QR-WY-001

　　6.4《文件借閱登記表》WY/QR-WY-019

　　6.5《質量記錄更改申請表》WY/QR-WY-020

　　6.6《質量記錄增減申請表》WY/QR-WY-021

　　6.7《質量記錄發放記錄》WY/QR-WY-022

篇2：后勤集團記錄管理規定

　　后勤集團記錄管理規定

　　為能真實地反映本單位工作滿足顧客需求的程度，為采取糾正、預防和改進措施提供信息，并為集團和本單位工作運行的有效性和有追溯性要求的場合提供客觀證據，集團在工作運行中所發生的各種記錄，均應有效地進行管理，特制訂本規定。

　　一、定義

　　記錄是闡明所取得的結果或提供所完成活動的證據的文件。

　　二、適用范圍

　　本規定適用于集團所有發生記錄的單位、部門和員工。

　　三、職責

　　1．集團質量檢驗部負責設計《控制程序文件》中需要的記錄表格，并由集團管理者代表審批。

　　2．各單位負責設計本單位《工作指導書》中需要的記錄表格，并由本單位負責人審批，并報集團質量檢驗部備案。

　　3．各單位負責設計本單位運行中所需要的各種記錄，并由單位負責人審批。

　　4．修改記錄時，應向審批人提出申請，經審批人審核批準后方可修改。

　　5．修改后的記錄，必須經單位負責人審批后方可使用。

　　6．各單位應每半年統計一次記錄的發生情況，并認真填寫《記錄清單》。

　　四、記錄的分類

　　1．質量管理體系運行的記錄：

　　集團《控制程序文件》中記錄樣冊里的全部記錄；

　　各單位《工作指導書》中記錄樣冊里的全部記錄。

　　2．各單位工作運行中確認的各種記錄。

　　五、記錄的標識

　　1．與質量管理體系運行有關的記錄，其標識方式按照集團《記錄控制程序》文件中4.2、4.4條款執行。

　　2．工作運行中的記錄，各單位應規定統一的編號方法。

　　3．非表格化且不便于編號標識的記錄，可用記錄名稱形式標識。

　　六、記錄的使用要求

　　1．經審批確認的各種記錄，要發至相應崗位。各單位要保證在工作場所使用的記錄表格為有效格式。

　　2．工作場所使m.airporthotelslisboa.com用的各種記錄，應由崗位工作人員填寫，別人不得代填。

　　3．填寫記錄時應認真、及時，不得發生補填、提前填寫等現象。記錄填寫要完整，填寫內容要真實，不得缺項，不得作假，字跡應清晰，簽署要齊全（姓名、日期）。

　　七、記錄的保存

　　1．各單位應由專人負責本單位質量管理體系運行和有關工作運行的記錄的檢查、收集。

　　2．對收集的記錄應進行整理、分類歸檔。

　　3．記錄要存放在適宜的地點，防止記錄的損壞或丟失。

　　4．借閱記錄時要有登記，并及時歸還。

　　5．按照規定的記錄保存期限，定期清理到期的記錄。

　　6．需要銷毀的記錄，經本單位負責人批準后，方可辦理回收、銷毀手續。

　　八、附則

　　1．本規定的擬訂、修改和解釋由集團質量檢驗部負責。

　　2．本規定自公布之日起執行。集團辦字〔20**〕6號《關于下發z后勤集團生產運行記錄管理暫行規定的通知》及《z后勤集團生產運行記錄管理暫行規定》同時廢止。

篇3：加強崗位各類記錄管理規定

　　關于加強崗位各類記錄管理的規定

　　為規范我部基礎管理工作，確保各類原始記錄和統計數據的實時性及準確性，特制訂有關規定如下：

　　1.各崗位員工要嚴格按照有關規定和要求做好當班的各類記錄；

　　2.記錄人要保證所記錄的各類信息特別是原始數據及由其生成的統計數據的實時性和準確性；

　　3.各類記錄的書寫要認真工整，保持記錄本的整潔，不得隨意涂改和書寫與工作無關的內容；

　　4.發現問題（如數據失真）要在記錄本上詳實說明，并及時向科長或主管工程師反映；

　　5.科長、主管工程師或部門領導隨時抽查各崗位相關記錄，對于記錄不規范的責任人，分別予以如下處罰：

　?、诺谝淮呜熈顣鏅z查并罰款50～100元；

　?、频诙呜熈顣鏅z查并罰款100～200元；

　?、堑谌斡枰?00元以上經濟處罰并報請公司作待崗處理。