物業公司公文制度及格式

　　1.目的

　　為了使公司各部門文件管理規范化、系統化，加強文件起草的準確性和文件執行的有效性，特制定本制度。

　　2.適用范圍

　　本制度適用于**物業管理公司各部門及下屬公司。

　　3.文件的類別、定義

　　3.1類別：

　　3.1.1公文按文種分為：管理制度、管理辦法、請示、報告、通知、申請、通報、決定、會議紀要、傳真、工作聯系函等。

　　3.2定義:

　　3.2.1對公司范圍內的工作事務制訂帶有約束性的規章制度，用“管理制度”或“管理規定”。規定某些事項的工作流程或各部門的職責、職權的規章制度文件用“管理辦法”。

　　3.2.2向集團領導、公司領導請求指示、批準或匯報工作時，用“請示”或“報告”文種。同一級別請求批準事項時，可用“申請”;經領導批示文件，可用傳真。

　　3.2.3上級部門向下級部門傳達重要情況，用“通報”或“決定”。

　　3.2.4對公司內部公布制度、辦法及其它需要周知和共同執行的事項、計劃、規定等，用“通知”。

　　3.2.5與集團兄弟公司進行工作接洽，需對方給以反饋時，要求填寫中頤集團工作聯絡函。

　　3.2.6對周例會、總結計劃會、部門工作溝通會等會議的內容綱要，規定事項和工作指示等，用“會議紀要”，并發給相關與會人員。

　　4、文件格式

　　4.1規章制度格式：由首頁表頭+正文+頁數組成。

　　4.1.1首頁表頭格式：

　　說明：首頁的表頭包括右上角注釋、公司商標、權責單位、總頁數、生效日期、替代文件、編號、擬稿人、審核人、審批人、主題、歸檔密級。

　　[右上角注釋]：要求注明發文單位及規章制度的形式。(如公司發的管理制度，為“**物業公司管理制度”;如公司發的管理辦法，為“**物業公司管理辦法”，依此類推。)

　　[公司商標]:要求所有的文件首頁必須加上公司的商標。

　　[權責單位]:行文部門名稱(以便文件閱讀者可將有關信息反饋給行文部門)。

　　[總頁數]:共多少頁(含附件)。

　　[生效日期]:文件自何時起生效。

　　[替代文件]:被新文件取代的原文件編號。

　　[編號]:由發文單位代號、年度及三位序數組成。

　　發文單位代號一般為各發文單位的第一個字起頭。公司部門代號：行政人事部-“人字”、客戶服務部-“客字”、財務部-“財字”、物業管理部-“物字”、安全管理部-“安字”、管理處-“管字”。

　　如：行政人事部20**年制定的第一項管理制度編號為：人字(06)001;

　　[擬稿人]:擬稿人簽名。

　　[審核人]:審核人簽名。

　　[審批人]:審批人簽名。

　　[主題]:文件的題目。

　　[歸檔密級]根據文件的保密程度，分為普通、機密、絕密。密級以上文件在未歸入行政人事部前的保密工作由行文部門負責，密級以上文件的查閱須經行政人事部同意、總經理批準后方可查閱。

　　4.1.2.正文基本要求

　　正文通常包括的內容:目的+適用范圍+內容+附件。

　　[目的]:制定文件的原因及意義。

　　[適用范圍]:收文單位及執行對象。

　　[內容]:文件具體內容。如遇電子版與原件內容不符，以審批人簽名的原件為準。

　　[附件]:文件中提及的表格、流程圖或其它。

　　4.1.3.字體、字符與行間距

　　[字體]為使文件有統一的格式，要求使用同一大小的字符與字體。這樣可以避免文件在不同電腦系統或不同文字處理器之間相互傳送時無法顯現。

　　表頭內字體大小及字間距必須按照本制度電子版的表頭復制。

　　內容可使用字體:宋體。

　　可使用字號:正文使用小四號字。

　　行間距：1.5倍行距。

　　頁尾:每頁頁尾設:第幾頁,共幾頁。

　　4.1.4.條款的編排序號

　　1.

　　1.1.

　　1.2.

　　2.

　　2.1.

　　2.1.1.

　　......以此類推

　　4.2其它公文格式

　　除規章制度外，公司其它各類公文如請示、報告、通知、申請、通報、決定、會議紀要、傳真、工作聯系函等，均統一采用集團公司規定的公文格式(見附件)印發。

　　5、文件處理

　　5.1擬稿與審核。

　　5.1.1擬稿要符合國家的方針政策、法律法規及集團公司、公司有關規定;情況真實，觀點明確，文字精煉，條理清楚，層次分明，用詞準確、規范，簡明扼要;人、地、物名及引文和時間等，要具體、準確。

　　5.1.2擬稿部門負責人要對文件內容進行審稿以及對文件格式進行嚴格把關。

　　5.1.3規章制度文件除經擬稿部門初審后,均需送行政部人事部與總經理審核。

　　5.2簽發。

　　5.2.1公司規章制度文件經審批后由行政人事部統一編號發放，并設立“文件發放登記表”進行發放登記。

　　5.2.2公司其它各類工作聯絡函、請示、報告、通知、通報、批復、決定、決議、會議紀要、等，由擬稿部門或單位下發、登記與存檔。

　　5.2.3秘密公文不得復印，摘抄、轉發，傳遞時必須采取相應保密措施。

　　5.2.4所有文件一經簽發即為有效。對已簽發的文件，未經領導同意，對公文內容不得自行修改。

　　6、宣貫執行

　　6.1.1公司文件發放后，各部門負責人應及時在本部門內部組織學習宣貫，并落實執行。重要文件學習完后必須組織學習者簽名。

　　6.1.2文件的學習與執行由行政人事部負責抽查。

　　7、文件的保管、歸檔與作廢

　　7.1規章制度及公司重要公文，由行政人事部負責保管。設立文件目錄方便查索，并將“文

　　件發放登記表”、文件目錄、文件原件連同電子版一起存檔，建立臺帳。

　　7.2一般往來公文由各部門負責人保管，并定期整理，設立目錄，方便查索。

　　7.3各部門的以下文件須交行政人事部備案:

　　7.3.1因特殊情況接收并已自行處理的外來文件。

　　7.3.2重要會議的會議紀要、規范、決定等未編號文件。

　　7.3.3政府頒布的法律、法規、行業管理辦法等文件。

　　7.4文件的作廢：當新修訂文件下發后，被替代文件同時作廢。收文單位在收到新修訂文

　　件后須及時將被替代文件銷毀。

　　7.5所有文件均列入責任人離任交接的一項重要內容進行檢查。

　　8、集團文件與外來文件

　　8.1對于集團公司下發的文件及外來文件均由行政人事部負責接收，其收文的處理程序為：

　　收文、分文、傳送、歸檔。?

　　8.2行政人事部收文后，應先做好歸類、登記，然后根據文件的內容，及時分送相關部門與

　　領導。有關部門與領導及時學習與落實執行，并做好歸檔。

　　9、表單

　　9.1對于公司常用的表單統一表單頭格式如下：

　　**物業管理有限公司

　　表單名稱

　　10、違反上述條款中任何一款，視情節輕重，對責任人按50-200元進行處罰。

　　11、附件

　　11.1請示、報告、申請公文模式

　　11.2通知、通報、決定公文模式

　　11.3會議紀要公文模式

　　11.4工作聯絡函公文模式

　　11.5文件發放登記表

　　11.6文件目錄

篇2：某公司公文管理制度

　　公文管理制度

　　1.公文的種類

　　1.1決定：適用于對重要事項或者重大行動做出安排。

　　1.2通告：適用于一定范圍內公布應當遵守或者周知的事項。

　　1.3通知：適用于發布規章、傳達要求、員工的職務任免聘用、會議。

　　1.4通報：適用于表彰先進、批評錯誤、員工違紀處罰。

　　1.5報告：適用于向上級部門匯報工作、反映情況，不需要上級回復及批示。

　　1.6請示：適用于向上級部門請求指示、批準，需要上級批示。

　　1.7會議紀要：適用于記載和傳達會議情況和決定事項。

　　1.8函：適用于不相隸屬單位之間相互商洽業務、詢問和答復問題等。

　　2.發文

　　2.1凡以公司名義制發的文件，一般文件由總經理以上人員簽發，重要文件需請示執行董事同意后，由有關部門負責擬稿，由執行董事簽發。

　　2.2公司所有簽發的文件底稿，由秘書進行登記，統一編號后打印、校對，蓋章后發出。

　　2.3以部門名義發文，由文件起草部門打印、校對，按照印章使用程序辦理相應手續蓋章后發出。

　　2.4復印公司內部傳閱文件，使用已復印過的單面紙或進行雙面復印，以節省開支。

　　2.5發文要有記錄，文件接收人需要在發文登記表簽名。

　　3.公文格式

　　3.1公文一般由發文字號、緊急程度、標題、主送單位、正文、附件、印章(簽名)、成文時間、抄報及抄送單位等部分組成。

　　3.2發文字號格式：部門簡稱+(年號)+文件編號(**號)，例如行政人事部發文：行政人事(20**)012號，表示行政人事部20**年發的第12次公文。

　　3.3緊急文件分別標明“特急”、“急件”。

　　3.4公文標題應準確簡要地概括文件的主要內容，并準確標明公文種類，標題舉例：“關于******請示”(報告、通知、決定、通報)。

　　3.5公文除會議紀要外，應加蓋印章，印章加蓋應騎年壓月。

　　3.6公文統一簡體字，題目用黑體字，正文用仿宋體。

　　4.行文規則

　　4.1“請示”應當一文一事，只寫一個主送上級，如需同時送其它上級，應當以抄送形式，有相關聯的事可以一文多事。

　　4.2“報告”中不得帶請m.airporthotelslisboa.com示事項。

　　4.3行文統一使用《簽報單》并付上公文，給各級領導批示。

　　5.公文立卷、歸檔及銷毀

　　5.1公文收、發完畢后，各部門應及時將公文整理立卷，以便日后查閱。

　　5.2沒有歸檔和存查價值的公文，經過主管領導批準，可以定期銷毀。

篇3：某某公司公文管理制度

>　　公司公文管理制度

　　一、目的

　　為進一步加強公司的公文管理，嚴格公文處理程序，最大限度地提高工作效率，結合公司實際，特制定本制度。

　　二、適用范圍

　　《公文管理制度》適用于企業內外公文的制作、收發及管理。

　　三、管理職責

　　綜合管理部公司為公文管理部門，負責公文的規范、起草、核稿、公布、存檔等管理工作。

　　四、公文分類

　　公司公文按其內容性質分為5類，包括：

　　1.制度類公文

　　2.機構設立及人員任免公文

　　3.內部通知、通告類公文

　　4.對政府職能部門的報告、請示、公函類公文

　　5.會議紀要、備忘錄類公文

　　五、權限劃分

　　1.制度類公文代碼為A，由綜合管理部擬稿，分管副總經理審核，公司經理例會討論通過，公司總經理批準和簽發。

　　2.機構設立及人員任免公文(限公司部門級機構設立及人員任免)代碼為B，由綜合管理部行政科擬稿，分管副總經理審核，公司總經理批準和簽發。

　　3.內部通知、通告類公文代碼為C，由綜合管理部行政科根據相關部門的發布內容擬稿，綜合管理部部長審核，由相關部門的分管副總審核、簽發，綜合管理部備案。

　　4.對政府等部門報告、請示、公函類公文代碼為D，由綜合管理部根據相關部門的報送內容擬稿，由相關部門的分管副總審核，總經理審批和簽發。

　　5.會議紀要、備忘錄類公文代碼為E，由綜合管理部擬稿，綜合管理部部長審核，總經理審批和簽發。

　　6.各類公文發文端口、審核人、簽發人、公文類別、公文頭、公文字號詳見附表一。

　　7.各類公文擬稿、審核、審批和發放均需依照權限實施，并辦理審批手續。公文簽發審批表詳見附表二。

　　六、公文格式

　　1.內容范式

　　1)制度類公文

　　經公司××××××會討論通過，并報董事長批準，現發布×××制度，自×××

　　年××月××日施行。特此通知

　　2)任免類公文

　　經公司研究，并報上級批準(如必要)，決定設立/撤銷××機構，任命/免去××先生/女士為××職務，以上任命自××××年××月××日m.airporthotelslisboa.com起生效。特此通知

　　3)其他類別公文內容范式參照其文種固有格式書寫。

　　1.文本格式

　　發文用紙為A4紙，標題小二號字，宋體加黑，正文一般為四號字，仿宋體，頁邊距上下左右各2cm，文件名與分隔線空1行，正文1.5倍行距，正文與文件名空1行，發文單位與正文空3行，發文日期與發文單位空1行，發文日期與發文單位位于頁面右下靠右位置，發文單位公章蓋在發文單位正中。

　　2.公文編號

　　1)制度類公文、機構設立及人員任免公文和對政府等部門報告、請示、公函類公文采用按發文的時間先后順序獲取公文編號。

　　2)內部通知、通告類公文和會議紀要、備忘錄類公文分別按各自的公文文種單獨編號，并按發文的時間先后順序獲取公文編號。

　　七、公文保管

　　所有公文原稿及其簽發審批單由綜合管理部指定專人負責保管，并按類別建立公文發文登記表格，進行發文登記和檔案管理。發文公文登記表和作廢公文登記表詳見附件三、附件四。

　　綜合管理部定期對各類外部單位收文進行分類登記和檔案管理。收文登記表詳見附件五。

　　八、本管理辦法由公司綜合管理部制定、執行和負責解釋。

　　九、附件