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　　公文處理和檔案管理制度

　　第一條為切實做好公司公文處理和檔案管理，使之規范化、制度化，結合本公司實際，制定本制度。

　　第二條公司的公文，各種業務資料，設專人具體負責保管。

　　第三條公文處理要做到準確、及時、安全，由專管人員統一收發、公辦、傳遞、用印、立卷和歸檔。

　　第四條公文處理和檔案管理，必須嚴格執行有關保密規定，確保重要文件、業務資料和機密安全。

　　第五條凡需辦理的公文，專管人員應根據公文內容和性質，按規定程序，及時送領導批示或交業務主管辦理。

　　第六條草擬公文，要使用鋼筆或毛筆，并力求做到情況真實，觀點明確，條理清楚，層次分明，文字精煉，書寫工整，標點準確，篇幅簡短。

　　第七條公文辦完后，要根據文書立卷，檔案管理的有關規定，及時將公文定稿、附件等分類整理，保證材料齊全、完整，便于保管，查找和利用。

　　第八條本公司工作人員查閱公文、檔案資料，一般在辦公室進行，如因工作需要，非帶出不可時，須在借閱登記本上登記，閱用完畢，及時退回注銷。外單位因工作需要查閱、抄錄、復印有關業務檔案資料時，須持介紹信，并經領導批準。

　　第九條文書、檔案專管人員、工作人員，如因工作疏漏，造成遺失，應視情節給予行政的、經濟的處罰，直至解聘。

　　第十條本制度自批準設立之日起實行

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　　20**年1月

篇2：工程監理公司機關公文處理辦法

　　工程監理公司機關公文處理辦法

　　第一章公文格式

　　第一條公文一般由發文機關、秘密等級、緊急程度、發文字號、簽發人、標題、主送機關、正文、附件、印章、成文時間、附注、主題詞、抄送機關、印發機關和時間等部分組成：

　?。ㄒ唬┌l文機關應當寫全稱或者規范化簡稱；聯合行文，主辦機關應當排列在前；

　?。ǘ┟孛芄膽敺謩e標以“絕密”、“秘密”、“絕密”、“機密”，公文應當標明份數、序號，緊急公文應分別標明份數序號；還應分別標明“特急”、“急件”；緊急電報應當分別標明“特急”、 “加急”、“平急”；

　?。ㄈ┌l文字號，包括機關代字、年份、序號。年份須使用方括號。聯合行文，只標明主辦機關發文字號；

　?。ㄋ模┕臉祟}，應當準確簡要地概括公文的主要內容，并準確標明公文文種。標題中除法規、規章名稱加書名號外，一般不用標點符號；轉發文件時，在原文件標題前加轉發字樣；連續轉發可沿用原轉發標題，在正文中說明行文機關轉發過程；

　?。ㄎ澹┲魉蛦挝粦萌Q或規范簡稱；

　?。┕娜缬懈郊?，應當在正文之后，成文時間之前附件順序和名稱。報送、轉發、印發、批轉件不作為附件處理；

　?。ㄆ撸┕某龝h紀要外，應當加蓋印章。聯合發文時，聯合發文機關應按順序加蓋印章；

　?。ò耍┏晌臅r間以領導人簽發的日期為準：聯合下文，以最后簽發機關領導人的簽發日期為準；

　?。ň牛┥蠄蟮墓?，應當按照上級機關的公文主題詞表標注主題詞。上報其他部門和下發的公文，原則上按照交通部公文主題詞表標注。主題詞標注在抄送欄上左側，詞目之前要有適當的詞目間隔；

　　第二條公文用紙一般采用國際標準A4型（長297毫米、寬210毫米）。左側裝訂，右下緣對齊；

　　第二章行文規則

　　第三條本公司的行文范圍，上行文指對省高速公路總公司及總公司各部門；平行文指對同級各單位;下行文指對直屬各部室及各項目部。如因特殊情況需要超越上述范圍行文，可按特例處理；

　　第四條公司機關各部室之間不得互相行文。公司各部室不得以本單位名義向公司以外的上級機關行文；

　　第五條請示應逐級上報，無特殊情況不得越級請示。必須越級請示時，應抄報越過的上級機關。對越級請示的公文，除特殊情況外，收文機關有權退回；

　　第六條“請示”應一文一事，只報一個主送機關，如需同時送其他機關，應用抄報或抄送形式，但不得同時抄送下級機關。對一文數事的請示公文，收文機關有權退回重辦。除領導直接交辦的事項外，請示不得直接送領導個人；

　　第七條“報告”不得夾帶請示事項。對報告中夾帶請示的公文，收文機關只按報告處理，不予答復；

　　第八條上行的公文必須按規定的份數報送。份數不足的，收文機關可要求發文機關補足或退回重報。上報省高速公路總公司的文件不得少于2份，直屬各單位上報公司的文件不得少于2份；

　　第九條公司上報總公司的公文，屬于營運管理處職責范圍的（包括收費、養護、路政、稽查、中控等），直接報營運管理處，由營運管理處負責處理。需總公司領導批示的，由總公司辦公室送領導批閱。涉及財務方面的，要抄送總公司財務處。屬于總公司機關其他各處室職責范圍的（包括黨建、組織、人事、勞資、紀檢及行政事務等），主送有關處室的，直接送各有關處室。主送總公司的，直接送總公司辦公室，由總公司辦公室送領導批示或有關處室辦理；

　　第十條聯合上報的公文，主辦機關應當主動與有關部門協商一致，并交有關部門會簽；如有關方面意見不一致，應當在會簽欄如實反映；

　　第十一條減少重復行文。對需貫徹執行的上級行政機關公文，凡上級文件已有明確規定，本級無需再作具體要求的，可以不行文，而將原文翻印，在復印件上加蓋復制單位或部門印章后下發。凡能面對面協商解決的問題以及可以口頭、電話請示、報告的問題，應當不行文；

　　第三章公文辦理

　　第十二條公文辦理分收文辦理和發文辦理。收文辦理一般包括簽收、登記、發文、擬辦、批辦、承辦、催辦、查辦、立卷、歸檔、銷毀等程序；發文辦理一般包括擬稿、審核、簽發、登記、繕印、校對、用印、分發、傳遞、立卷、歸檔、銷毀等程序；

　　第十三條收文辦理：

　?。ㄒ唬┖炇?。收文一律由辦公室收發人員簽收，按程序辦理。除領導同志直接交辦的事項外，不得將公文直接報送領導同志個人，領導同志不受理未經文秘收發人員簽收的公文。有關領導和各部室人員通過會議等渠道接收的公文。返回單位后，應及時送交辦公室文秘收發人員簽收；

　?。ǘ┑怯?。簽收的公文，由文秘收發人員逐件拆封核查，分類登記。登記時，要注意區分急件與平件，注意區分辦件、閱件、簡報，避免該辦的文件漏辦；

　?。ㄈ┓职l。對不需辦理的閱件和簡報，按其內容分別送有關領導和業務部門閱知；

　?。ㄋ模M辦。需要辦理的公文，由辦公室領導按領導人分工或各部室職權范圍提出擬辦或批辦意見。擬辦意見應力求準確、可行。對緊急公文，由辦公室復印后，直接批給有關部室辦理，并提出辦理時限，原件呈公司領導閱示。對需要多個部室承辦的公文，應明確一個部牽頭；

　?。ㄎ澹┡k。文秘人員按照擬辦意見及時將公文分送有關領導批辦。經領導現場批辦過的公文，要在來文登記簿上批送給某一部門，并發送有關部門處理；

　?。┏修k。有關業務部門接到交辦的公文，應抓緊辦理，并貫徹急事急辦、特事特辦的原則。緊急公文應按規定時限辦結，一般公文在15日內辦結，不得延誤、推諉。對不屬于本部門職權范圍或不適宜本部門辦理的，應在2日內退回公司辦公室并說明理由；

　　下級機關請示上級機關或主管部門的公文，上級機關或主管部門應認真負責地研究，及時處理和答復。問題重大或協調處理復雜，不能按時辦結的，應主動將辦理情況告知呈報機關；

　?。ㄆ撸┐咿k。公文處理應建立催、查辦制度。由辦公室文秘部門簽收、登記后分辦或送領導批辦的公文，由辦公室領導或秘書催辦。一般公文由辦公室每半月催辦一次，緊急公文要做到跟蹤催辦，重要公文及領導同志要求限期辦理的公文，應重點催辦，并及時反饋辦理情況。催辦過程要及時記錄，并根據催辦記錄，每月通報一次公文辦理情況；

　?。ò耍┎檗k。查辦是催辦的繼續和深入。對辦文拖拉、落實領導批示不力、反饋信息遲緩、屢催不辦的部門，辦公室領導或秘書可直接登門查辦，將查辦結果予以通報；

　　第十四條發文辦理：

　?。ㄒ唬M稿。應根據領導批示或口頭

指示，由辦公室或有關部室工作人員負責撰擬。

　　草擬公文應做到：

　　1．符合國家的法律、法規和方針、政策及有關規定；

　　2．情況確實，觀點明確，條理清楚，文字精煉，書寫工整，標點準確，篇幅簡短；

　　3．人名、地名、數字、引文準確。引用公文應當先引標題，后引發文字號。日期應當寫具體的年、月、日；

　　4．結構層次序數，第一層為“一”，第二層“（一）”，第三層為“1”，第四層為“（1）”；

　　5．必須使用國家法定計量單位；

　　6．用詞用字準確、規范。文內使用簡稱，一般應當先用全稱，并注明簡稱；

　?。ǘ徍?。擬文部室負責人負責初審，辦公室分管文秘工作的負責人或秘書負責終審，并送有關領導簽發，各部門不得越級直送。審核的重點是：是否需要行文，是否符合國家的法律、法規和方針政策及有關規定，是否與有關部門協商、會簽、文字表述、文種使用、公文格式等是否符合規定。

　　經過終審的文稿，如內容改動較大、層次勾劃較亂、辨認困難、不符合歸檔要求的，由擬文部室清稿后（交將原稿附后）再送領導簽發。

　?。ㄈ┖灠l。文頭為“安徽省高等級公路工程監理有限公司文件”的，由公司領導按工作分工簽發。

　　審批公文，主批人應當簽署明確意見，并寫上姓名和審批的年、月、日。其他審批人圈閱，應視為同意。非特殊情況，領導人一般不要接收和簽發未經辦公室審核的公文。

　?。ㄋ模┑怯?。文稿經領導簽發后，由辦公室文秘收發人員統一編制發文字號、確定印制份數以及對不符合公文格式規定的文稿作技術處理，并寫明主題詞。

　?。ㄎ澹┛樣?。由辦公室文印人員承辦?？樣凑站徏背潭扰帕?，一般不超過2天。急件應立即承印。

　?。┬?。由擬稿人校對，重要公文要做到三校付印。未經簽發人或終審人同意，不得擅自改印公文內容。

　?。ㄆ撸┯糜?。由辦公室文秘人員負責用印。

　?。ò耍┓职l?？樣『玫墓挠赊k公室統一裝訂、分發、封裝。

　?。ň牛﹤鬟f。報送總公司機關的文件，應送總公司公文交換站交換。對于急件、機要件不得通過公文交換站交換。傳遞公文必須及時、準確、安全、保密。

　　第十五條立卷。根據《中華人民共和國檔案法》有關規定對具有查考和保存價值的公文、材料、領導批示等進行分類整理立卷。

　　歸檔。按歸檔范圍和要求進行歸檔并確定保管期限。每年6月30日前，公司辦公室將需要立卷歸檔的公文、材料整理結束。

　　各在建工程工地的文件，由各工地文秘人員整理、立卷、歸檔，待此工程項目結束后，公司檔案室歸檔。

　　第十六條銷毀。對沒有歸檔和存查價值的多余文件，經鑒別清點后，由文秘收發人員集中管理、定期銷毀。銷毀標密級的公文，應登記造冊，由2人監銷，確保不丟失、不漏銷。

　　第十七條草擬、修改和簽批公文，必須使用鋼筆或毛筆。使用符合存檔的黑墨水、碳素墨水或藍黑墨水。嚴禁使用各色鉛筆、圓珠筆、彩色水筆、純藍墨水或紅墨水。不得在文稿左側裝訂線外簽批或修改。

　　第十八條經領導批準，可以采用傳真方式行文，按正式公文傳遞、辦理或保存。

　　第十九條機關工作人員查閱檔案必須經本機關文秘人員同意，并做好登記。查閱一般公文案卷，可由文秘部門指定地點、指定案卷及張頁查閱；查閱密級公文案卷，需經公司領導或辦公室負責人批準，并做好登記。公文案卷禁止外借。

篇3：E房地產公司公文處理制度

　　E房地產開發公司公文處理制度

　　1.0公司文件處理工作，有其自身的規律和程序，關鍵在于跟蹤文件的行程，監督和發揮文件本身應有的功能，起到完成行政管理的作用。

　　2.0公司文件處理必須經過下列程序：

　　2.1收文收文是指公文的收進，登記與傳閱。

　　2.1.1文件入門，無論是郵寄件還是送達件，都必須專人仔細清點，接收。

　　2.1.2對于專人遞送的機要、掛號及各種函件，要注意把住外查、驗戶、清點三關。

　　2.1.2.1外查，即對機要件、函件的信封信套進行外部檢查，查看與發文薄或回執單是否相符。

　　2.1.2.2驗戶，即核對收件封套注明的收件單位和姓名是否有誤。

　　2.1.2.3清點，即對投遞清單上的件數與實收件數是否一致。簽收時，一般都須注明收件的日期，分清責任。

　　2.2擬辦擬辦是指對來文進行閱讀后提出初步處理意見，由辦公室經理負責。

　　2.2.1收文登記后，要立即閱讀，弄清文件的性質、內容、密級、閱讀對象、來文份數和具體要求，并且考慮公司領導的分工，各部門的職能和其他實際情況，簡明扼要地擬出初步處理意見，簽署在文件處理單的擬辦意見欄內。

　　2.2.2擬辦意見應明確批閱對象、部門和閱讀范圍等。

　　2.2.3送閱（批）后的文件，應注意急件先處理。對特急的送批件，可提出處理時限，需送外單位的，應在信封上注明“急件”字樣，限時送達或通知來取。

　　2.3批辦批辦是指按照職權范圍與分工有權處理與文件相關事項的領導，在閱讀文件和擬辦意見后，對處理文件、辦理文件相關事項提出意見。

　　屬辦公室受理范圍的文件，可由辦公室主任批辦。批辦意見須明確、具體，要指明承辦的部門，辦法和承辦的期限。需由幾個部門共同完成的，須明確牽頭或為主者。對已有擬辦意見的呈批件，要批明是否同意擬辦意見，有何補充或修正意見。

　　2.4承辦承辦是指根據擬辦和批辦意見，具體辦理文件涉及的工作事項。

　　2.4.1承辦有兩種情況：

　　2.4.1.1閱知文件精神后，即行貫徹執行。

　　2.4.1.2須具文回復來文，或者形成文件以及指導具體工作，在接受承辦任務后，應迅速根據批辦意見，考慮執行的方案和計劃（方案和計劃需經領導批準同意的，要待批復后再辦）。

　　2.4.1.3凡屬幾個部門聯合承辦的事項，由牽頭部門主動做好協商工作，爭取協辦部門的積極配合，對于一段時間內的多項批辦的事項，要注意優先處理緊要文件及工作事項。

　　2.5傳閱傳閱是指組織有關人員閱讀一些不由他們承辦的文件，也包括閱讀單份或份數有限的文件。

　　2.5.1傳閱一般采用輪輻式的方式，即依次傳閱，不應“橫傳”。

　　2.5.2傳閱文件須建立嚴格的制度，文件上要貼附文件傳閱單，設置專用的卷宗或文件夾，屬于機密、緊急的文件應在文件夾上加以區分，以鮮明的標記提醒閱件人。

　　2.5.3文件傳閱過程中要進行必要的催閱，以防文件滯留。如漏閱、漏簽，應及時補辦。

　　2.6催辦催辦是指對文件承辦工作的督促和檢查，包括對內催辦和對外催辦兩個方面。

　　2.6.1催辦的文件主要有：需要辦理的收文，要求回復的發文，與外單位合辦的文件和送交領導審批的公文。

　　2.6.2催辦的重點應放在對內催辦和對急件、要件的催辦上。

　　2.6.3催辦形式可以視情況，或采用直接面詢、電話問詢、發函問詢等方法；或采取檢查、匯報、指導等辦法。

　　2.72.7.1公司辦事效率在很大程度上取決于辦復工作是否及時。凡投訴信件，上級或同級以及不相隸單位等需要答復的材料，承辦完畢后，都要對來文單位或個人作一一答復。

　　2.7.2對所需辦復的文件、信件或來訪，要件件有著落，事事有回音。凡是電復或面復的，還須注明當事人、時間、情況和答復意見，以便核查。

　　2.7.3辦復之后，有關文字材料即可歸卷保管。

　　3.0歸卷程序

　　3.1編制歸卷類目，包括歸卷類別和歸卷條目。

　　3.2進行系統的排列，并按次序在歸卷公文的箱柜或卷宗封面上編排代號。

　　3.3將整理好的案卷移交檔案管理員歸檔，需對案卷按照一定順序進行排列和編號，使卷與卷之間形成一定的聯系，清晰地反映出公司的工作情況。

　　3.4案卷排列編號后，填寫《歸檔案卷移交目錄》，雙方認真仔細清點、核對無誤后，再辦理簽收手續。