科技網絡科技股份公司公文處理辦法(暫行)

　　第一章 總則

　　第一條 為使公司公文處理工作規范化、制度化、科學化，提高公文處理工作的效率和文書質量，結合公司實際情況，制定本辦法。

　　第二條 公司行政人力部是公司內公文處理工作的管理機構，主管公司公文處理工作，并負責指導公司各中心/部門的公文處理工作。

　　第三條 公文處理應當堅持實事求是、規范、精簡、高效的原則，做到及時、準確、安全。

　　第四條 在公文處理工作中，必須嚴格執行本辦法，確保行

　　文質量和行文安全。

　　第二章 公文種類

　　第五條 公司的公文種類主要包括：

　　(一)通知：發布規章制度，傳達上級部門以及集團公司的

　　指示精神，要求各部門周知、辦理或執行的事項，人事任免、調動及其他事務性內容的傳達;

　　(二)決定：對公司重要事項或者重大行動做出安排，獎懲有關部門及人員、變更的決定事項;

　　(三)通報：表彰先進，批評錯誤，傳達重要事項或情況;

　　(四)請示：向上級就某一問題或事項請求指示與批準;

　　(五)報告：向上級匯報工作，反映情況，提出意見或

　　建議，答復上級的詢問;

　　(六)會議紀要：記載和傳達會議情況及主要議定事項;

　　(七)函：同級或與業務往來單位相互之間商洽工作，咨詢

　　答復問題，向政府有關部門提出請示等。

　　第三章 公文格式

　　第六條 公文一般由緊急程度、發文單位標識、發文字號、簽發人、標題、主送單位、正文、附件說明、發文機關署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送單位、印發單位、印發日期和頁碼等部分組成。不符合下列要求的，退回擬制部門重新辦理。

　　(一)發文字號：應當包括單位代字、年份、序號。

　　(二)簽發人：上行文應當注明簽發人姓名。其中，“請示”應當在附注處注明聯系人的姓名和電話。

　　(三)標題：公文標題應當準確簡要地概括公文的主要內容并標明公文種類，一般應當標明發文單位，標題為二號方正小標宋簡體。公文標題中除法規、規章名稱加書名號之外，一般不用標點符號。

　　(四)主送單位：指公文的主要受理單位，公文中出現的單位(部門)名稱一律使用全稱或者規范化簡稱、統稱。

　　(五)正文：應正確使用結構層次序數，第一層為“一、”，第二層為“(一)”，第三層為“1.”，第四層為“(1)”。一般第一層用三號黑體字、第二層用三號楷體字、第三層和第四層用三號仿宋_GB2312字標注。正文文字一律使用 WORD 編輯，字體為三號仿宋_GB2312。

　　公文中應使用國家法定計量單位;人名、地名、數字、

　　引文準確，引用公文應當先引標題，后引發文號;標點符號應使

　　用全角。

　　(六)附件說明：公文如有附件，在正文下空一行左空二字編排“附件”二字，后標全角冒號和附件名稱。圖表等只能作為附件來發送。如有多個附件，使用阿拉伯數字標注附件順序號(如“附件：1. *****”);附件名稱后不加標點符號。附件名稱較長需回行時，應當與上一行附件名稱的首字對齊。

　　附件應當另面編排，并在版記之前，與公文正文一起裝訂?！案郊倍旨案郊樞蛱栍?號黑體字頂格編排在版心左上角第一行。附件標題居中編排在版心第三行。附件順序號和附件標題應當與附件說明的表述一致。附件格式要求同正文。

　　如附件與正文不能一起裝訂，應當在附件左上角第一行頂格編排公文的發文字號并在其后標注“附件”二字及附件順序號。

　　(七)成文日期：以最終的簽發日期為準，用阿拉伯數字將年、月、日標全，年份應標全稱，月、日不編虛位(即1不編為01)。

　　(八)印章：公文除“會議紀要”外，應當加蓋印章。

　　(九)附注：公文如有附注(需要說明的其他事項)，應當加括號標注。

　　(十)抄送單位：指除主送單位外需要執行或知曉公文的其他單位，應當使用全稱或規范化簡稱、統稱。

　　(十一)聯合行文時，發文機關標志可以并用聯合發文機關名稱，也可以單獨用主辦機關名稱。成文日期屬最后簽發機關負責人簽發的日期。

　　(十三) 頁碼一般用4號半角宋體阿拉伯數字，編排在公文版心下邊緣之下，數字左右各放一條一字線;一字線上距版心下邊緣7 mm。單頁碼居右空一字，雙頁碼居左空一字。公文的版記頁前有空白頁的，空白頁和版記頁均不編排頁碼。公文的附件與正文一起裝訂時，頁碼應當連續編排。

　　(十四)頁邊距上3.7厘米，下3.5厘米，左2.8厘米，右2.6厘米，行間距一般設定為固定值26-30磅。

　　第七條 公文中各組成部分的標識規則，參照國家《黨政機機關公文格式》GB-T 9704-20** 標準執行。

　　第四章 行文規則

　　第八條 行文應當確有必要，講究實效，注重針對性和可操作性。

　　第九條 行文關系根據隸屬關系和職權范圍確定，一般不得越級行文。

　　第十條 公司各中心/部門不得對外正式行文，應由公司行政人力部統一辦理。

　　第十一條 “請示”應當一文一事，只主送一個單位，需要同時送其它單位的，應當用抄送形式，但不得抄送其下級單位?！皥蟾妗辈坏脢A帶請示事項。

　　第五章 公文編號

　　第十二條 公司形成的公文根據內容和重要程度和行文方向，按以下規定編號：

　　(一)**科技字〔20**〕×號：以公司名義向上級部門報送公文，適用于上報請示、報告等文種。

　　(二)**科技發〔20**〕×號：以公司名義向各中心/部門發布章程、辦法、規定、實施辦法、實施細則等，適用于公司重大決定、通知、通報等文種。

　　(三)**科技函〔20**〕×號：以公司名義向非隸屬單位進行工作商洽、咨詢和答復的。

　　第十三條 以相關組織機構名義的發文只限于包括在相應職權范圍內的事項。其標注方式為：在“**科技”后加組織機構代字組成，即為“**科技×〔20**〕×號”。具體如下：

　　(一)黨支部：代字“黨”，發文編號“**科技黨發〔20**〕×號”。

　　(二)董事會：代字“董”，發文編號“**科技董發〔20**〕×號”。

　　(三)工會：代字“工”，發文編號“**科技工發〔20**〕×號”。

　　(四)行政人力部：代字“人”，發文編號“**科技人發〔20**〕×號”。

　　(五)財務部：代字“財”，發文編號“**科技財發〔20**〕×號”。

　　第六章 發文辦理

　　第十四條 發文辦理指以本單位名義制發公文的過程，包括起草、會簽、審核、簽發、校對、印制、用印、分發等程序。

　　第十五條 公文起草應當做到：

　　(一)符合國家的法律、法規及其它有關規定。

　　(二)觀點明確，重點突出，結構嚴謹，條理清晰，表述準確，文字精練，全面客觀地反映實際情況，實事求是地提出和解

　　決問題。

　　(三)正確使用公文種類，符合公文格式要求。

　　(四)文內使用非規范化簡稱，應當先用全稱并注明簡稱。

　　(五)由各中心/部門主辦的公文，由該中心/部門負責起草并履行發文程序;需以集團公司名義對外發送的公文，由該中心/部門負責起草并履行發文程序。

　　第十六條 公文會簽應當做到：

　　(一)公文起草完畢后，要認真填寫“陜西**網絡科技股份有限公司發文稿紙”(詳見附件1)，并在“擬稿人”、“部門審核”處簽名，填寫“日期、標題、主送、抄送、附件”等內容。

　　(二)主辦中心/部門負責人根據發文內容及領導分工，在兩個工作日內將草擬公文報送其分管領導會簽。分管領導出差、開會、請假等特殊情況兩天以內的，可順延兩天，兩天以上的在報請分管領導同意后，可越級簽發。

　　(三)分管領導應在兩個工作日內完成公文審核，并簽署姓

　　名及注明日期。

　　(四)對需要其他部門核實、把關、知悉的事項，需多個領

　　導同時會簽的文件，主辦部門應主動與協辦部門協商，由其分管

　　領導分別會簽。

　　第十七條 公文審核應當做到：

　　(一)公司行政人力部履行審核程序，秉著“已發的不重發，沒必要發的不發，能不發的不發”原則進行核實修正。

　　(二)審核文稿應把好五關：

　　1.行文關：確定是否需要行文，以何名義行文;

　　2.內容關：審查行文內容是否真實、準確，觀點是否正確;

　　3.政策法規關：審查行文內容是否符合黨和國家的方針、政策、法律、法規;與公司已經公布、仍在執行的政策、規定有無矛盾;如提出新的政策、規定、建議，按照職責權限是否經公司相關決策會議或有關部門研究，是否需要廢止現行有關政策、規定;

　　4.文字關：審查文字是否條理清楚、合乎邏輯;遣詞造句、

　　標點符號、數字及計量單位、人名、地名、專用術語是否準確、

　　規范;

　　5.體例格式關：審查公文文種、標題、主送單位、抄送單

　　位等是否符合規定。

　　(三)進行必要的加工修改，應遵循以下原則：

　　技術性的修改由公司行政人力部全權負責;涉及實質性內容的修改由主辦部門/中心征求有關部門或領導的意見后進行修改。

　　(四)擬稿人負責將分管領導會簽后的公文及公文電子文檔

　　報送至公司行政人力部綜合文秘，由公司行政人力部履行審核程序。公司行政人力部收文后要在一個工作日內審核完畢，由擬稿中心/部門提交公司主要領導簽發。

　　第十八條 公文簽發應當做到：

　　(一)所有以公司名義的發文，需經分管領導審批后，由總經理或董事長簽發。支部文件由支部書記簽發，工會文件由工會主席簽發。

　　(二)遵循“誰主導誰撰寫”原則，公司召開的董事長辦公會議、總經理辦公會議 、經營分析會、專題會議、工作例會等重要會議，由行政人力部撰寫會議紀要并履行發文程序;業務相關專題會議或其他會議，由發起中心/部門撰寫會議紀要并履行發文程序。所有會議紀要須于兩個工作日內完成。

　　(四)若主要領導因公出差，凡須主要領導簽發的文件，由主辦中心/部門負責人請示后，報臨時主持工作的其他領導審批簽發。

　　(五)未經行政人力部審閱的文稿，不得報送主要領導簽發。

　　緊急公文經請示主要領導后，可特事特辦，采取特殊措施保證及

　　時簽批、發出。

　　第十九條 公文校對應當做到：

　　(一)實行“文責自負”原則，以公司名義行文的文件，在文件正式印發前，需由文件起草部門最終校對簽字。

　　(二)公司行政人力部對公文質量進行復核，重點審查領導簽批情況、審批、簽發手續是否完備，附件是否齊全，格式是否統一、規范，是否存在語法錯誤及錯別字，確保準確無誤后兩個工作日內印發。

　　第二十條 公文印制、用印應當做到：

　　(一)公文印制的格式、標準，要參照國家公文格式的細則執行。

　　(二)公文印制應做到保證質量。公文的各個組成部分都要

　　符合規格要求，安排得當，排列勻稱，端正大方。

　　(三)公文制成后，一律加蓋公章(會議紀要除外)。公文加蓋公章后，方能生效。用印應端正、清晰，位置正確。

　　(四)印章應加蓋在正文右下方，下切發文時間的中間，上沿應不壓正文。若正文末頁無空檔，可另加空白頁注明發文時間并蓋章，同時在該頁左上方標明“(此頁無正文)”;聯合發文，印章順序應與發文單位的順序相一致。

　　第二十一條 公文分發應當做到：

　　(一)公文加蓋公章后方可分發，一般按下列原則：

　　1、凡涉及全局性的公文，分發至公司中心/部門;凡屬于黨內事務的公文發至支部書記、支部委員;其他事務性的公文根據具體事宜確定發文對象。

　　2、上行或平行的公文，在行政人力部印制完畢后，交由擬稿中心/部門兩份文件(一份對外報送，一份存底)。

　　(二)發文應及時、迅速，向上級部門報送的上行公文，由報送部門自公文印制后 24 小時內上報，并落實后續跟進事宜。

　　第七章 收文辦理

　　第二十二條 收文辦理指對收到公文的辦理過程，包括簽收、登記、審核、擬辦、傳閱、批辦、承辦、催辦等程序。

　　第二十三條 公司收文辦理由行政人力部統一負責，接收公文時應當逐件清點，核對無誤后簽收并登記。

　　第二十四條 公司領導或有關人員外出開會帶回的屬公司收文范圍的文件，應交行政人力部按收文辦理程序處理。

　　第二十五條 對需要辦理的公文，公司行政人力部應當填寫《陜西**網絡科技股份有限公司收文處理單》(附件2)，提出擬辦意見報相關領導批示或者轉有關部門辦理。

　　第二十六條 公司行政人力部收文管理人員要根據領導批示和工作需要，將公文及時報送傳閱對象閱知或批示。辦理公文傳閱應當隨時掌握公文去向，不得漏傳、誤傳、延誤，公文在同一節點的滯留時間不超過一個工作日。

　　第二十七條 承辦部門收到交辦的公文后應及時辦理，不得延誤、推諉，對于沒有時限要求的，原則上在五個工作日內辦理完畢。不能及時辦理完畢的，承辦部門需與發文單位及時溝通，與發文單位達成一致后可延期辦理。

　　第二十八條 需要兩個以上部門辦理的公文，應當明確主辦部門，對緊急公文應當明確辦理時限。

　　第二十九條 公文辦理中遇有涉及其他部門職權的事項，主辦部門應當主動與有關部門協商;如有分歧，主辦部門負責人要出面協調，如仍不能取得一致，可以報請分管領導協調或裁定。

　　第三十條 審批公文時，對有具體請示事項的，審批人應當明確簽署意見、姓名和審批日期。

　　第三十一條 送領導批示或者交有關部室辦理的公文，公司行政人力部收文人員要負責催辦，將相關辦理責任人、結果登記在冊，做到緊急公文跟蹤催辦，重要公文重點催辦，一般公文定期催辦。

　　第三十二條 關于電子文件的規定：

　　(一)公司行政人力部確定專人負責電子文件的接收、登記、發送和傳遞。

　　(二)電子文件應及時接收，及時匯報公司行政人力部負責人，并將電子文件按收文辦理程序處理。

　　第八章 公文歸檔

　　第三十三條 公文辦理完畢后，應及時整理、歸檔。個人不得保存應當歸檔的公文。

　　第三十四條 要保證歸檔公文的齊全、完整，能正確反映本單位的主要工作情況，便于保管和利用。

　　第三十五條 擬制、修改和簽批公文，書寫及所用紙張和字

　　跡材料必須符合存檔要求。

　　第三十六條 歸檔范圍內的公文應當確定保管期限，按照有關規定定期向檔案部門移交。

　　第九章 公文管理

　　第三十七條 公文由公司行政人力部統一收發、審核、用印、歸檔和銷毀。

　　第三十八條 上級單位的公文，除秘密級和注明不準翻印的

　　以外，其他的公文經分管領導或集團辦公室負責人批準，可以翻

　　印。

　　第三十九條 因業務需要查閱某文件須經公司行政人力部負責人同意，涉及密級文件必要時須報公司分管領導批準。

　　第四十條 關于公司重大商業機密或者其他密級高的文件，應分類鎖在文件柜內。

　　第四十一條 不具備歸檔和存查價值的公文，經過鑒別并經公司行政人力部負責人批準，可以銷毀。銷毀公文應當由二人以上監銷，保證不丟失、不漏銷。

　　第四十二條 工作人員調離工作崗位時，應當將本人暫存、借用的公文按照有關規定移交、清退。

　　第十章 公文保密

　　第四十三條 公司秘密的密級分為“絕密”、“機密”、“秘密”、“公開”四級。

　　(一)A級：絕密，是指最重要的公司秘密，泄露會使公司的權益和利益遭受特別嚴重的損害的，僅限于公司內部個別人員知悉。包括：公司經營發展中，直接影響公司權益和利益的重要決策文件資料(例如：公司章程、股東會決議、董事會決議、監事會決議等);客戶的資料及供應商資料;一切裝備的技術資料;所設計的圖文資料;專有技術;公司認為是絕密的其他重要資料屬于絕密范圍。

　　(二)B級：機密，是指重要的公司秘密，泄露會使公司權益和利益遭受到嚴重的損害的，僅限于文件處理過程中的相關人員知悉。 包括：公司的規劃;財務資料、統計資料;重要會議記錄;公司對外交往中簽訂的合同、協議;公司經營情況屬于機密范圍。

　　(三)C級： 秘密，是指一般的公司秘密，泄露會使公司的權益和利益遭受損害的，僅限于公司內部員工知悉。 包括：公司主體基本資質、產品資質;公司人事檔案、人事合同和協議、職員工資性收入;尚未進入市場或尚未公開的各類信息屬于秘密范圍。

　　(四)公開是指公司可對內、對外公開的，不會損害公司的權益和利益的各類文件資料。包括：一般性決定、決議、通告、通知、行政管理資料等內部文件。

　　第四十四條 公司行政人力部負責密級文件的歸口管理。負責文件密級的確定、變更核準和密級文件的標識;負責外來密級文件的核準、保管、分發方式和范圍;負責對各中心/部門密級文件使用、保管的監督檢查。公司各中心/部門負責本部門涉及到的密級文件的管理，指定專人負責密級文件的調檔借閱、使用登記及歸檔等工作。

　　第十一章 附則

　　第四十六條 本辦法由公司行政人力部負責解釋，自20**年1月1日起施行。

　　第四十七條 本辦法所述內容如與國家、集團相關管理辦法不一致的，從其規定。

　　附件：1.陜西**網絡科技股份有限公司發文稿紙

　　2.陜西**網絡科技股份有限公司收文處理單

　　3.常用公文范例

篇2：總公司公文處理辦法

　　總公司公文處理辦法范本

　　第一章 總則

　　第一條為使EE公司系統的公文處理工作規范化、制度化、科學化，提高公文處理工作的效率和公文質量，根據《總公司辦公管理制度)的有關規定，制定本辦法。

　　第二條公司的公文是總公司實施有效管理的公務文書，是上呈下達，用以傳達貫徹總公司領導的意圖和決策，發布規章，請示和答復問題，指導、布置和商洽工作，報告情況，交流經驗的重要工具。

　　第三條總公司辦公室是全系統公文處理工作的管理機構，主管總公司并負責指導各專業公司及子公司的公文處理工作。

　　第四條各專業公司和子公司應當設立辦公室或配備專人負責公文處理工作。文秘人員應當忠于職守，具備有關專業知識。

　　第五條在公文處理工作中，必須嚴格執行《總公司保密工作條例》，確保公司秘密的安全。

　　第二章 公文種類

　　第六條總公司的公文種類主要包括。

　　(一)條例：由總公司制定或批準，規定公司重大事項或某一方面工作等，帶有規章制度性質;

　　(二)規定：對特定范圍內的工作、業務及其他事務制定帶有約束性的措施：

　　(三)制度：在一定時期，對一定范圍的工作實行的慣例性做法;

　　(四)通知：發布規章制度，傳達總公司領導指示及要求各所屬單位周知、辦理或執行的事項，人事任免、調動及其他事務性內容的傳達;。

　　(五)通報：表彰先進，批評錯誤，傳達重要事項或情況;

　　(六)請示：下級向上級就某一問題或事項請求指示與批準;

　　(七)報告：下級向上級匯報工作，反映情況，提出意見或建議，答復上級的詢問;

　　(八)批復：對請示事項予以答復;

　　(九)會議紀要：記載和傳達會議情況及主要議定事項;

　　(十)函：同級或與業務往來單位相互之間商洽工作，資詢答復問題，向政府有關部門提出請示等。

　　第三章 公文辦理

　　第七條公文一般由發文單位、秘密等級、緊急程度、發文字號、標題、主送單位、正文、附件、印章、發文時間、抄送單位等部分組成。

　　第八條發文時間以領導簽發的時間為準;聯合行文的，以最后簽發單位領導的簽發日期為準。

　　第九條公文辦理分為收文和發文。收文辦理一般包括簽收登記、分發傳閱、收回存檔、銷毀等程序;發文辦理一般包括擬稿、審核、簽發、用印、登記、發迭、原件歸檔峙肖毀等程序。

　　第十條公文簽收應由專人負責。簽收時須對來件嚴格檢查，明確無誤后方可簽字或蓋章。

　　第十一條收文拆封后應對文件進行認真清點，按內部或公開文件分類登記，注明收文日期、標題(簡要內容)、來文單位、密級等并編號。

　　第十二條總公司辦公室收文，存檔一份，另一份呈送總公司領導，根據總公司領導批示送總公司有關部門或專業公司傳閱，必要時轉發有關子公司。

　　所屬企業上報總公司各部門的正式行文應同時抄送總公司辦公室。

　　文件傳閱應堅持文不橫傳的原則并建立傳閱登記制度。

　　第十三條因業務需要查閱某文件須經辦公室同意，必要時須報有關領導批準。涉及密級文件，按照《總公司保密工作執行條例》。

　　第十四條密級高的文件，應鎖在保險柜內，不得鎖在辦公桌抽屜內過夜。

　　第十五條總公司正式文件須經總公司總經理簽發?？偨浝黼x京時，～般事務性行文報請臨時主持工作的副總經理酌定;凡涉及資金轉移、資金挪用、聯營參股、下設機構等重要事宜且需急辦的，由辦公室電話請示總經理后，報臨時主持工作的副總經理簽發。

　　第十六條總公司正式文件的撰寫、制發由辦公室負責。

　　第十七條各部門以總公司名義上報或下發的業務性文件，需將打印稿送辦公室審核后制文，按上條規定簽發。

　　第十八條各部門在本身職能和工作范圍內下發的業務性通知，經分管領導同意，可以自己名義發出，但應送辦公室進行文字審核。

　　第十九條會議通知、轉發有關文件的通知、一般性或臨時性工作安排等事宜的通知(限于EE公司系統內)經副總經理或總經理批準同意，以辦公室名義發出。

　　第二十條發文的密級按《總公司保密工作條例》有關規定確定。

　　第四章 公文歸檔和銷毀

　　第二十一條公文辦理完畢，應及時將公文定稿(包括領導的修改或批示稿)、正本和有關材料立卷歸檔。

　　第二十二條調取、查閱存檔公文須經總公司領導或辦公室主任批準。

　　第二十三條沒有歸檔和存查價值的公文，經過鑒別和辦公室主任批準后，可以定期銷毀。銷毀秘密文件，應當進行注銷登記，由二人監銷，保證不丟失、不漏銷。

　　第五章 附 則

　　第二十四條專業公司、子公司應根據本辦法制定實施細則。

　　第二十五條總公司其它有關公文處理的規定，凡與本辦法不一致的，以本辦法為準。

篇3：黨校公文處理規范

　　黨校公文處理工作規范

　　一、總體要求

　　(一)堅持實事求是、言之有物，避免大而化之、空泛議論。

　　(二)嚴格按照公文處理規定，統一格式，規范運作程序。

　　(三)準確體現發文的目的及意圖，并及時制作分發,講求效率。

　　(四)嚴格遵守文件保密規定，加強對涉密文件的管理，做到不失密，不泄密。

　　二、工作程序

　　(一)公文制作

　　1、擬搞。根據領導交待或會議決定進行文件的起草工作，并按規定的格式行文。以領導班子名義上報或下發的文件及其他重要文件的起草，必須認真領會行文目的、意圖，列出提綱。經有關領導同意后，方能動筆。

　　2、修改。初稿完成以后，必須反復修改，要求語言表達準確，文字簡練通順，標點符號正確，書寫整潔清楚。

　　3、核稿。經反復修改后的文稿送辦公室主任審核，然后送有關校領導閱后定稿。

　　4、簽發。經核稿后的文稿，應附上發文稿紙，經辦公室簽字后送校領導簽發。簽發人對文件負責，署全名，注明年、月、日。

　　5、編號。經領導簽發的文件，由辦公室負責編號;幾個機關的聯合發文，只注明主辦單位的公文編號。

　　6、打印。上述程序完畢后，送打印室打印。

　　7、校對。文件、文稿打印后，擬稿人員要將原稿與打印逐一核對，力求無誤。核對人員要在行文處理單校對欄內簽名，以示負責。

　　8、加蓋印章。印制的正式文件，要再進行一次校對，確定無誤后，加蓋印章。

　　(二)公文分發

　　1、分發。文件加蓋印章后，嚴格按發文范圍進行文件分發工作。以黨校名義上報下發的文件，要履行分發文的登記手續。

　　2、存檔。文件加蓋印章后與原稿一并存檔。屬于請示、函件，還應將批復、函復與原稿一并立卷歸檔，以保持文件的完整性。

　　3、歸檔。認真做好本部門的文書歸檔工作。在第二年的三月份，及時將本部門存檔的文件進行歸檔整理，向綜合檔案室辦理移交手續。

　　(三)公文接收

　　1、簽收。收文原則上統一由機要人員負責簽收。秘書受其委托，也可簽收。接收文件時，要認真對文件件數及號碼進行登記、編號、分類。同類文件須放在同一文件夾內，再送交辦公室主任簽批。

　　2、傳閱。機要人員根據批簽意見，對文件進行傳閱，急件必須在一天內傳閱;一般文件要求在一周內傳閱完畢;對需轉有關部門傳閱的文件，要及時傳遞并認真做好文件傳遞的登記手續。在文件的傳閱過程中，要認真做好文件的催辦、收回工作，加快文件的傳閱速度。

　　3、來件處理。凡上級機關或外單位寄給校辦的文件材料及信函等，由辦公室負責拆封、登記、處理。對上級機關的通知，要及時向有關領導匯報，并按領導的指示辦理。對上級及外單位寄來的一些有參考價值的文件材料，及時送交有關領導參閱。對上級機關的來電，要認真詳細地做好記錄，并及時交有關領導閱示，對領導的批示，要認真落實，并將承辦的結果向有關領導匯報。