步行街物業公文處理工作規程

　　1目的

　　使公文的形成、辦理、立卷、歸檔和銷毀更及時、準確、規范、保密。

　　2 適用范圍

　　所有外來及本公司文件。

　　3 公文的處理

　　3.1公文種類：除外來函外，本公司的公文是公司及所屬單位在企業管理過程中形成和使用的具有法定效力和規范體式的文書，是傳達貫徹公司政策、執行上級和主管部門的指示、發布規章制度、實行行政管理措施、請示和答復問題、報告情況和交流經驗，協調內部和對外交往的重要工具，也是公司行使職能的重要手段和依據。根據實際工作需要，按照公文使用范圍和作用主要使用下列文種：

　　3.1.1決議：凡經過會議討論通過，要求所屬部門貫徹執行的事項。

　　3.1.2決定：對某些重要事項或重要問題做出安排或處理。

　　3.1.3通知：是"發布行政法規和規章，轉發上級機關(部門)、同級機關(部門)和不相隸屬機關(部門)的公文批轉所屬單位，要求屬下單位(部門)辦理或需要周知和共同執行事項時所使用的下行文種"。常用"會議通知"、"任免通知"等。

　　3.1.4通報：通報工作情況或好壞典型事例及經驗教訓，表彰先進、批評后進等用"通報"。

　　3.1.5報告：向上級機關(部門)匯報工作，反映情況，提出建議，答復上級機關(部門)的詢問等。

　　3.1.6請示：請求上級機關(部門)對某些重要工作做出指示、答復和批準事項時用"請示"。

　　3.1.7批復：批準或答復下屬單位(部門)請示的事項。

　　3.1.8函：與不相隸屬機關(部門)或本系統單位之間互相商洽和聯系工作，詢問和答復問題等用"函"。

　　3.1.9會議紀要：記載或傳達會議主要精神和決定事項。

　　3.2公文格式撰寫公文，應遵循慣用的格式;

　　3.2.1發文機關標識：*******有限公司行政管理文件

　　3.2.2發文字號：包括發文年度、發文機關代號和發文順號，按序在發文機關標識下方，如"**字[****]第***號";

　　3.2.3公文標題應準確、簡要地概括公文的主要內容，標題在發文機關標識或發文字號下方居正文上端中央位置書寫;

　　3.2.4主送機關是指收受、辦理或執行公文的機關，一般在公文標題左下方正文之前第一行頂格書寫，其他需要了解公文內容的上級、同級或不相隸屬機關，應在"抄送機關"

　　欄目內寫明，標注在主題詞下方;

　　3.2.5公文署名，分為機關署名和領導署名，標注在正文或附件說明右下方，印章必須與署名相符，蓋在單位名稱的正中位置，上不壓正文。

　　3.2.6成文日期，一般以領導簽發或會議通過的日期為準，亦可以印發時間為準，成文日期要完整寫出年、月、日，標注在發文單位或領導署名下方;

　　3.2.7凡需聯系辦理的公文，要在公文末頁下端，標注承辦單位、聯系人及電話號碼。

　　3.3公文的起草和審批簽發

　　3.3.1公文起草的基本要求是：

　　1)重點要突出，觀點要鮮明，論理要清楚，文字要精練，用詞要準確，篇幅要簡短，結構要嚴謹，層次要分明;

　　2)擬搞人必須要按公文的文種格式行文，用鋼筆書寫或打印，不得用圓珠筆或紅筆書寫;

　　3)文稿在呈送領導審批簽發之前，負責擬稿的人員要對公文進行認真核對。

　　3.3.2公文的審批簽發程序為：

　　行文稿先由行文部門負責人審核簽名，再送行政人事部核稿，不屬急件，一般不得直接將文稿呈送領導;如需會簽的，送會簽部門審稿，然后由行政人事部將符合要求的文稿送有關領導簽發。"請示"、"報告"和對外行文由公司總經理簽發，一般例行事務性公文，由部門主管領導簽發，最后安排打印。

　　3.4公文辦理

　　公文辦理主要包括公文的登記、分發、承辦、印制、傳遞等環節。

　　3.4.1登記公文，應將公文的標題、密級、發文字號、來文機關、發往機關、頁數、份數、收發時間及辦理情況等逐項記載清楚，填寫《外部文件清單》，以便今后核查收回和銷毀。

　　3.4.2分發公文

　　1)一切外來公函，統一由綜合文員簽收、登記并根據實際需要及時分送(各部門應簽收)，同時，應填寫《文件發放/領用登記表》;

　　2)根據公文性質和內容，由行政助理提出處理意見，送領導閱示，如文件涉及公司機密但根據需要交有關業務部門辦理，則附《文件傳閱單》;

　　3)凡需業務部門經辦的公文，由行政助理負責催辦，并將落實結果報告主管領導。

　　3.4.3 承辦公文是指接受辦理下級單位請示的公文和其它需要批復的公文，以及轉發翻印的公文等。承辦請示的公文，凡屬本公司權限范圍內能批復的事項，一般先由業務部門提出意見，經領導審批或會議決定后再批復呈文單位，時限一般不得超過一周，重要

　　事項和重要問題的請示，可直接送領導審閱后批復，時限不得超過三天。承辦公文部門要提高辦事效率，及時催辦和跟蹤，避免延誤。

　　4 相關文件與記錄

　　4.1《閱讀記錄》

篇2：門業制造公司公文處理規程

　　門業制造公司公文處理規程

　　第一條 公文處理原則

　　(一)、公文是企業在行政管理過程中形成的具有法定效力和規范體式的公務文書。公文處理工作應按照國務院2000年發布的《國家行政機關公文處理辦法》執行。

　　(二)、公司管理公文處理工作的職能部門是行政部，并負責具體指導公司各部門的公文處理工作。

　　(三)、所有進出公司的正式公文由行政部統一負責傳遞、收發、登記、分辦、核稿、付印、分發、立卷、歸檔和銷毀。

　　第二條 公文辦理程序

　　公文辦理程序分為收文辦理和發文辦理。

　　收文辦理一般包括傳遞、簽收、登記、分辦、批辦、承辦、催辦、查辦等程序。

　　發文處理一般包括擬稿、審核、簽發、繕印、校對、用印、登記、分發、立卷、歸檔、銷毀等程序。

　?。ㄒ唬﹤鬟f與簽收

　　1、凡屬郵局送來的各類信函、公文、資料等由接待室值班員進行清點，辦理收進手續。同時負責公休日時的各類外來文件資料的收進工作，但值班員應于周一上班時及時與行政部收件員做好有關交接工作。

　　2、收件員應對掛號信件及重要文件資料逐一登記；有急件，應通知有關人員立即前來領取。

　　3、公司各部室、屬下各企業報送公司領導審批、審閱的各類文件，由行政部統一收發登記后，由行政部經理負責簽署分辦意見和分發。

　?。ǘ┎鸱獾怯浥c編號

　　1、行政部收件員對公文應隨到隨登記，同時分清閱件與辦件。凡有明確指明部門的一般性閱件（含傳真件）直接分發給各部室；辦件和重要閱件應分別加蓋收文專用印章，編收文流水號，并逐件登記或錄入計算機，然后由行政部經理簽署分辦意見。

　　辦件指公司給公司各部室的指示，請示或需要辦理的公文，辦件必須有回復件；

　　重要閱件指行業主管部門或外單位發布的與企業有密切關系的正式公文。

　　2、凡各部室直接收到的公文，拆封后應將其中的辦件、重要閱件先交至行政部統一登錄編號，加蓋收文印章后再按程序辦理。未經編號和加蓋收文印章的公文，不得直接辦理或呈批。

　　3、除公司領導直接交辦的事項外，公司各部室和屬下各企業不得直接將文件送至公司領導個人或向公司領導個人報送"簽呈"、"請示"和"報告"。

　　4、凡不符合行文規則或制作不規范的公文，經行政部審定后，向來文單位說明原因并退回來文單位。

　　(三)、分辦

　　1、凡屬重要閱件由行政部登錄并粘貼文件傳閱/閱辦單，提出處理意見，報送公司領導閱批，并根據公司領導意見分送相關部室、人員閱辦，最后呈行政部經理閱知，公司總經理審閱或審批。

　　2、凡屬辦件由行政部按業務分工登錄后提出分發意見，文件辦理情況應及時登記或輸入計算機，以便催辦、查辦。

　　3、行政部應根據來文情況加蓋"此件僅一份"、"用后請歸檔"印記的公文，各部室要妥善保管，并按規定及時歸檔。

　　(四)、批辦、承辦、催辦

　　1、凡需要辦理的辦件(主要以簽呈形式呈報)，先由行政部及時提出擬辦意見送領導批辦，或轉送有關部門辦理。緊急公文，應當提出辦理時限。

　　2、主辦部室在承辦公文中，涉及其他部室分管的業務，應主動向相關部室或來文單位了解情況，征求意見或協商、會稿。應當十分注意公司對外發文內容的銜接、協調，避免出現相互矛盾的文件。

　　4、對公文的答復，一般由主辦部室以書面形式草擬回復意見。如口頭答復也應有文字記錄。原則上不得把內部使用的文件閱辦單及公司領導、有關人員簽署的意見原原本本轉給來文單位。

　　5、有關部室應當抓緊辦理公文，不得延誤、推諉。從收到公文之日起計算辦文時間。特急件隨到隨辦，當天辦結；一般性公文在一周內辦結；重要的規劃性、涉及各部室協調和法規性的公文視情況適當寬限。

　　(五)擬稿、審核、簽發

　　1、擬稿。由主辦部室負責，要求通過計算機草擬公文，并應按規定填寫公文處理單，明確主送、抄送單位和印制份數。

　　2、審核：主辦部室擬草的公文，應經本部室的負責人審核，負責審核文稿的負責人應在審核文稿后簽署意見、姓名和審核日期。

　　3、簽發

　　(1)凡公司內部的公文，屬公司各部室下發的，由各部室送行政部按收文規程受理后報有權審批人簽發，各部門上報的公文應有本部門負責人簽發意見。

　　(2)凡公司向行業主管部門或對外的重要行文應報行政部經理審核并經分管領導或總經理簽發。

　　(3)簽發的公文，如有會簽的，會簽人有不同意見的應當明確簽署意見，并寫上姓名和簽署時間。如只簽名的，視為同意。

　　(4)公文經簽發后，付印前，如確需要作修改，應將修改后的文稿及修改理由重新報送負責簽發該文件的領導批準。

　　(六)核稿、編號

　　1、經領導簽發的文稿先送至行政部，由行政部負責核查文稿的審批和簽發手續是否完備，發送單位是否準確，主、附件是否一致等，如有不符合要求的文稿，應退回主辦部室，補辦有關手續。

　　2、符合要求的文稿由行政部根據領導簽署的意見或文稿的內容，確定其公文文種、主題詞，并核查擬定的標題、主送、抄送機關、密級、急緩程度、發文機關、成文時間等格式是否符合規定。符合規定要求的，按規定印發。

　　(六)印制、用印、分發、傳遞

　　1、印制

　　凡非批量的公文一律由行政部負責印制。大批量需外送印刷的，由主辦部室負責監印和外送印制。

　　2、分發

　　(1)印成的公文如系向公司各部室、屬下各企業內部發放的，由行政部按送印前制定的發文表分發。

　　(2)印成的公文如系向公司外部單位發放的，由行政部通知主辦部室，由主辦部室辦理領用手續后自行分發。

　　(3)行政部應及時將發文情況登記或登錄計算機，提供查詢、統計和歸檔。

　　(七)立卷、歸檔和銷毀

　　1、公文辦結后，行政部應當根據公司的檔案管理規定及時將公文底稿、正本和有關材料一同歸檔。

　　2、公文歸檔，應當根據其相互聯系、特征和保存價值分類整理立卷，要保證檔案的齊全、完整，能正確反映公司的主要工作情況，以便于保管和利用。

　　3、聯合辦理的公文，原件由主辦單位立卷，其他單位保存復制件。

　　4、公文復制件作為正式文件使用時，應當加蓋復制機關證明章，視同正式文件妥善保管。

　　5、凡歸檔的案卷，應當確定保管期限。

　　6、沒有歸檔和存查價值的公文，經過鑒定和主管領導批準，可以定期銷毀。銷毀秘密公文，應當進行登記，由二人監銷，保證不丟失、不漏銷。

　　附相關表單：

　　1.收、發文登記本；

　　2.文件傳閱單；

　　3.文件催單；

　　4.公文處理單；

　　5.檔案收件單。