物業管理公司公文管理制度（七）

　　第一條 總則

　　1．山東**物業管理有限公司公文是公司同國家機關、社會組織、其他企事業單位之間以及公司內各部門之間，建立正式信息溝通渠道的主要文字工具。為使公文管理制度化、規范化，特制訂本制度。

　　2．公文處理必須做到準確、及時、安全。

　　3．各類文稿均應符合公文規范，做到公文種類正確，標題完整，格式規范，內容簡明，措辭妥當，發送單位清楚，附件齊備。

　　4．一般不能越級行文，呈報的公文應一文一事，正式行文及簽署合同的應使用公司或項目名稱全稱。

　　第二條 公文分類

　　1．行文分類要求

　　1）按收文和發文對象，分為對外行文和內部行文；

　　2）按是否編號，分為編號文和不編號文；

　　3）編號文按刊印方式，分為公司發文和內部刊物；

　　4）按公文保密等級，分為絕密、機密、秘密三種，其他為一般文件。

　　絕密：公司董事長簽發的相關文件；

　　機密：公司副總經理簽發的相關文件；

　　秘密：在公司一定范圍內執行、下發的其他文件；

　　2．介紹信

　　1）公司辦公室是公司（項目）介紹信的管理者。介紹信由專人管理。凡需要出具者，須經部門經理以上級領導批準；

　　2）開具的介紹信要有編號并加蓋騎縫章；

　　3）不允許開具空白介紹信；如確有必要，須征得公司領導授權人同意；

　　4）介紹信存根應妥善保管、歸檔；

　　5）因情況變化，介紹信領用人沒有使用介紹信，應即退還；

　　6）如若發現介紹信丟失，領用人應立即向部門經理或辦公室報告，及時采取相應措施；

　　3．內部出版物

　　內部固定出版物是以公司或下屬部門和公司的名義編發、采用自定刊頭和單獨編號。（如："山東**物業管理有限公司內刊"、"客戶通訊"）

　　4．不編號文的范圍

　　1）有關公司內部日常事務的文書：如例行會議和活動的一般性通知；

　　2）由個人署名（注明所任公司職務）或以公司及下屬部門和公司的名義向個人發出的非正式函件；

　　3）非正式對外發出的下列文書材料：為有關部門和機構及其負責人代擬的文稿；學術性、知識性資料；其他非正式材料；

　　4）內部管理規章制度、工作總結和業務規劃等；

　　5）備忘錄和其他不需要編號的對外行文和內部行文。

　　第三條 收（發）文

　　1.實行收、發文登記管理制度。需要分別記入"收、發文登記簿"的公文包括：

　　1）收文類：限時專送件、掛號信、特快專遞、匯款單、屬公文類的文件和傳真等；

　　2）發文類：公司下發的文件，寄出的商務信函、以公司名義下發或對外發出的商務傳真以及需由辦公室轉發到各部門、各項目的傳真；

　　2.公文傳真的收、發（除各部門可自行發送的傳真）均由前臺負責；

　　3.除急件外，前臺每日下午3：00前將各部門提交的需發送的信件匯總發出；

　　第四條 公文格式

　　1.凡以山東**物業管理有限公司的名義對外、對內發出的正式公文，一律采用公司統一印制的公文紙；

　　2.公司內部行文采用統一印制的"內部聯絡單"；

　　3.各部門對總經理呈送的報告，采用統一印制的"呈報批示單"；

　　4.公文一般由標題、發文字號、簽發人、密級、緊急程度、主送（報）單位、正文、附件、印章、發文時間、抄送（報）單位等部分組成。如有附件，應在正文之后注明附件名稱和順序；

　　5.公文紙一般用A4型，左側裝訂；

　　6.字體字號選用：

　　公文版頭為小初號加黑宋體字；

　　公文大標題選用二號(小二號)宋體字；小標題選用三號宋體字；

　　公文正文、抄送、抄報、印發說明、附件說明等均采用四號宋體字；

　　密級采用三號黑體字。

　　第五條 公文辦理

　　1.草擬公文

　　1）首頁要使用公司統一的公文格式；

　　2）人名、地名、數字、引文要準確。時間應寫具體的年月，年份要寫全，統一用漢字書寫，如二零零四年五月八日；

　　3）公文中的數字，除發文字號、統計表、

計劃表、序號、百分比、專用術語和其他必須用阿拉伯數碼者外，一般用漢字書寫。在同一公文中，數字的使用要保持前后一致。

　　2.會簽

　　1）會簽是指對草擬的公司重要文件，由公司各級相關領導進行審閱，在文件會簽單提出意見，反饋文件起草部門進行修改后下發；

　　2）凡以公司名義向公司內各部門發出的規章制度、決定、決議等，在正式下發前必須先經過公司領導會簽；

　　3）凡對外發出的正式函件，如內容涉及具體專業事務時，應由涉及的專業部門負責人會簽；

　　3.行文字號

　　1）5.3.1公司：魯**字[200*]第***號

　　2）5.3.2直屬部門：魯***字[200*]第***號

　　*為直屬部門代字，具體如下:

　　辦公室----辦、管理處----管、市場部---市、財務部-----財、經營管理部---經、保安部--保、環境服務部--環

　　簽發公文必須經過發文單位負責人簽發。以各部門名義行文的公文，由各部門負責人簽發。以公司名義發出的正式文件，必須經過總經理或其授權人簽發。

　　4.執行

　　1）辦公室負責將以公司名義發出的公文復印一份送執行單位辦理，公文正本歸檔存查（特殊情況下可留存復印件）；

　　2）繕印的一切公文須有簽署，符合格式，字跡清楚，整潔美觀，校對無誤，份數準確；

　　3）對于不符合要求的公文，監印人可不予蓋章；

　　4）封發公文時要對公文進行檢查，防止差錯。急、密件要在信封上加注急、密字樣。限時送到的公文和親啟公文要注明要求；

　　5）公司發出的規章制度、決議、決定、通知、會議紀要等文件，收文部門必須在"文件簽收單"上簽字，并交公司辦公室存檔備查。

　　第六條 公文歸檔

　　1.任何以公司、項目名義簽發的公文正本均需交辦公室歸檔存查；

　　2.若辦文部門必須使用正本時，可暫時借出，使用后歸還，若正本必須借出且無法取回，可存檔復印件；

　　3.存檔文件按照檔案管理規定執行，保存期滿列表報準監銷；

　　4.除辦公室留存檔案原件外，各部門的發文由部門指定專人負責歸檔、保管復印件。個人不得保存應存檔的公文。

　　第七條 責任

　　1.簽發人對公文主題和內容承擔領導責任。會簽人對公文專業內容承擔專業技術責任；

　　2.辦文部門負責人應對所經辦的公文內容認真審查、核對，應承擔相應的管理責任和連帶責任；

　　3.擬稿人應全面領會辦文要求，并具備準確表達這一要求的專業知識和寫作能力，對公文內容承擔直接責任；

　　4.校對人以原稿為根據，應做到校對字跡清晰，每次校對的錯漏率應小于1‰，對發文中出現的校對錯誤承擔直接責任。

　　第八條 附則

　　本文中未能包括之公文，可依據公司大原則制定相應行文辦法，并上報批準后執行。

篇2：某公司公文管理制度

　　公文管理制度

　　1.公文的種類

　　1.1決定：適用于對重要事項或者重大行動做出安排。

　　1.2通告：適用于一定范圍內公布應當遵守或者周知的事項。

　　1.3通知：適用于發布規章、傳達要求、員工的職務任免聘用、會議。

　　1.4通報：適用于表彰先進、批評錯誤、員工違紀處罰。

　　1.5報告：適用于向上級部門匯報工作、反映情況，不需要上級回復及批示。

　　1.6請示：適用于向上級部門請求指示、批準，需要上級批示。

　　1.7會議紀要：適用于記載和傳達會議情況和決定事項。

　　1.8函：適用于不相隸屬單位之間相互商洽業務、詢問和答復問題等。

　　2.發文

　　2.1凡以公司名義制發的文件，一般文件由總經理以上人員簽發，重要文件需請示執行董事同意后，由有關部門負責擬稿，由執行董事簽發。

　　2.2公司所有簽發的文件底稿，由秘書進行登記，統一編號后打印、校對，蓋章后發出。

　　2.3以部門名義發文，由文件起草部門打印、校對，按照印章使用程序辦理相應手續蓋章后發出。

　　2.4復印公司內部傳閱文件，使用已復印過的單面紙或進行雙面復印，以節省開支。

　　2.5發文要有記錄，文件接收人需要在發文登記表簽名。

　　3.公文格式

　　3.1公文一般由發文字號、緊急程度、標題、主送單位、正文、附件、印章(簽名)、成文時間、抄報及抄送單位等部分組成。

　　3.2發文字號格式：部門簡稱+(年號)+文件編號(**號)，例如行政人事部發文：行政人事(20**)012號，表示行政人事部20**年發的第12次公文。

　　3.3緊急文件分別標明“特急”、“急件”。

　　3.4公文標題應準確簡要地概括文件的主要內容，并準確標明公文種類，標題舉例：“關于******請示”(報告、通知、決定、通報)。

　　3.5公文除會議紀要外，應加蓋印章，印章加蓋應騎年壓月。

　　3.6公文統一簡體字，題目用黑體字，正文用仿宋體。

　　4.行文規則

　　4.1“請示”應當一文一事，只寫一個主送上級，如需同時送其它上級，應當以抄送形式，有相關聯的事可以一文多事。

　　4.2“報告”中不得帶請m.airporthotelslisboa.com示事項。

　　4.3行文統一使用《簽報單》并付上公文，給各級領導批示。

　　5.公文立卷、歸檔及銷毀

　　5.1公文收、發完畢后，各部門應及時將公文整理立卷，以便日后查閱。

　　5.2沒有歸檔和存查價值的公文，經過主管領導批準，可以定期銷毀。

篇3：某某公司公文管理制度

>　　公司公文管理制度

　　一、目的

　　為進一步加強公司的公文管理，嚴格公文處理程序，最大限度地提高工作效率，結合公司實際，特制定本制度。

　　二、適用范圍

　　《公文管理制度》適用于企業內外公文的制作、收發及管理。

　　三、管理職責

　　綜合管理部公司為公文管理部門，負責公文的規范、起草、核稿、公布、存檔等管理工作。

　　四、公文分類

　　公司公文按其內容性質分為5類，包括：

　　1.制度類公文

　　2.機構設立及人員任免公文

　　3.內部通知、通告類公文

　　4.對政府職能部門的報告、請示、公函類公文

　　5.會議紀要、備忘錄類公文

　　五、權限劃分

　　1.制度類公文代碼為A，由綜合管理部擬稿，分管副總經理審核，公司經理例會討論通過，公司總經理批準和簽發。

　　2.機構設立及人員任免公文(限公司部門級機構設立及人員任免)代碼為B，由綜合管理部行政科擬稿，分管副總經理審核，公司總經理批準和簽發。

　　3.內部通知、通告類公文代碼為C，由綜合管理部行政科根據相關部門的發布內容擬稿，綜合管理部部長審核，由相關部門的分管副總審核、簽發，綜合管理部備案。

　　4.對政府等部門報告、請示、公函類公文代碼為D，由綜合管理部根據相關部門的報送內容擬稿，由相關部門的分管副總審核，總經理審批和簽發。

　　5.會議紀要、備忘錄類公文代碼為E，由綜合管理部擬稿，綜合管理部部長審核，總經理審批和簽發。

　　6.各類公文發文端口、審核人、簽發人、公文類別、公文頭、公文字號詳見附表一。

　　7.各類公文擬稿、審核、審批和發放均需依照權限實施，并辦理審批手續。公文簽發審批表詳見附表二。

　　六、公文格式

　　1.內容范式

　　1)制度類公文

　　經公司××××××會討論通過，并報董事長批準，現發布×××制度，自×××

　　年××月××日施行。特此通知

　　2)任免類公文

　　經公司研究，并報上級批準(如必要)，決定設立/撤銷××機構，任命/免去××先生/女士為××職務，以上任命自××××年××月××日m.airporthotelslisboa.com起生效。特此通知

　　3)其他類別公文內容范式參照其文種固有格式書寫。

　　1.文本格式

　　發文用紙為A4紙，標題小二號字，宋體加黑，正文一般為四號字，仿宋體，頁邊距上下左右各2cm，文件名與分隔線空1行，正文1.5倍行距，正文與文件名空1行，發文單位與正文空3行，發文日期與發文單位空1行，發文日期與發文單位位于頁面右下靠右位置，發文單位公章蓋在發文單位正中。

　　2.公文編號

　　1)制度類公文、機構設立及人員任免公文和對政府等部門報告、請示、公函類公文采用按發文的時間先后順序獲取公文編號。

　　2)內部通知、通告類公文和會議紀要、備忘錄類公文分別按各自的公文文種單獨編號，并按發文的時間先后順序獲取公文編號。

　　七、公文保管

　　所有公文原稿及其簽發審批單由綜合管理部指定專人負責保管，并按類別建立公文發文登記表格，進行發文登記和檔案管理。發文公文登記表和作廢公文登記表詳見附件三、附件四。

　　綜合管理部定期對各類外部單位收文進行分類登記和檔案管理。收文登記表詳見附件五。

　　八、本管理辦法由公司綜合管理部制定、執行和負責解釋。

　　九、附件