公文管理制度

　　1.公文的種類

　　1.1決定：適用于對重要事項或者重大行動做出安排。

　　1.2通告：適用于一定范圍內公布應當遵守或者周知的事項。

　　1.3通知：適用于發布規章、傳達要求、員工的職務任免聘用、會議。

　　1.4通報：適用于表彰先進、批評錯誤、員工違紀處罰。

　　1.5報告：適用于向上級部門匯報工作、反映情況，不需要上級回復及批示。

　　1.6請示：適用于向上級部門請求指示、批準，需要上級批示。

　　1.7會議紀要：適用于記載和傳達會議情況和決定事項。

　　1.8函：適用于不相隸屬單位之間相互商洽業務、詢問和答復問題等。

　　2.發文

　　2.1凡以公司名義制發的文件，一般文件由總經理以上人員簽發，重要文件需請示執行董事同意后，由有關部門負責擬稿，由執行董事簽發。

　　2.2公司所有簽發的文件底稿，由秘書進行登記，統一編號后打印、校對，蓋章后發出。

　　2.3以部門名義發文，由文件起草部門打印、校對，按照印章使用程序辦理相應手續蓋章后發出。

　　2.4復印公司內部傳閱文件，使用已復印過的單面紙或進行雙面復印，以節省開支。

　　2.5發文要有記錄，文件接收人需要在發文登記表簽名。

　　3.公文格式

　　3.1公文一般由發文字號、緊急程度、標題、主送單位、正文、附件、印章(簽名)、成文時間、抄報及抄送單位等部分組成。

　　3.2發文字號格式：部門簡稱+(年號)+文件編號(**號)，例如行政人事部發文：行政人事(20**)012號，表示行政人事部20**年發的第12次公文。

　　3.3緊急文件分別標明“特急”、“急件”。

　　3.4公文標題應準確簡要地概括文件的主要內容，并準確標明公文種類，標題舉例：“關于******請示”(報告、通知、決定、通報)。

　　3.5公文除會議紀要外，應加蓋印章，印章加蓋應騎年壓月。

　　3.6公文統一簡體字，題目用黑體字，正文用仿宋體。

　　4.行文規則

　　4.1“請示”應當一文一事，只寫一個主送上級，如需同時送其它上級，應當以抄送形式，有相關聯的事可以一文多事。

　　4.2“報告”中不得帶請m.airporthotelslisboa.com示事項。

　　4.3行文統一使用《簽報單》并付上公文，給各級領導批示。

　　5.公文立卷、歸檔及銷毀

　　5.1公文收、發完畢后，各部門應及時將公文整理立卷，以便日后查閱。

　　5.2沒有歸檔和存查價值的公文，經過主管領導批準，可以定期銷毀。

篇2：公文禮儀培訓

　　公文禮儀培訓

　　公文，即相對私人文書而言的公務文書的簡稱。各級行政機關的公文，就是各級公務員在公務活動中所使用的書面文字材料。廣義的公文還包括圖表、錄像、錄音、物證等各種適應實際需求的內容。

　　公文是傳達、貫徹黨和國家的方針政策，發布行政法規和規章，施行行政措施，請示和答復問題，指示和商議工作，以及報告情況，交流經驗的重要工具。公文具有嚴肅的政治性、規范的程式性、絕對的權威性、直接的實用性和明確的工具性等鮮明的特點。

　　根據1993年11月21日由國務院辦公廳重新頒布的《國家行政機關公文處理辦法》，我國將現行行政公文分為如下12類13種，并對每一類每一種公文的具體內容、適用范圍、適用對象都作了具體的規定。

　　命令 適用于依照有關法規發布重要行政法規和規章，采取重大強制性行政措施，獎懲有關人員，撤銷下級機關不適應的決定等。

　　議案 適用于各級人民政府按法定程序向同級人民代表大會或人民代表大會常務委員會提請審議事項。

　　決定 適用于對重大活動或事項作出安排。

　　指示 適用于對下級機關布置工作，闡明工作活動的指導原則。

　　公告和通告 向國內外宣告法定事項或其他重要事項用“公告”；在一定范圍內公布應當遵守或者周知的事項則用“通告”。

　　通知 適用于發布行政法規和規章，批轉下級機關的公文，轉發上級機關或不相隸屬機關的公文，傳達要求下級機關和有關單位需要周知或共同執行的事項，任免和聘用干部。

　　通報 適用于表彰先進、批評錯誤、傳達重要情況。

　　報告 適用于向上級機關匯報工作、反映情況、提出意見或建議，答復上級機關的詢問。

　　請示 適用于向上級機關請求指示、批準。

　　批復 適用于答復下級機關的請示事項。

　　函 適用于互不隸屬的機關之間商洽工作、詢問和答復問題，向有關主管部門請求批準等。

　　會議紀要 適用于傳達會議情況和會議精神。

　　各級行政機關的公文在公務活動中發揮著極其重要的作用。

　　第一，公文具有法規和準繩的作用。有的公文本身就屬于法規文件，有的公文則是法規的具體化。它們對所涉及的對象都具有強制的約束力和規范作用，是個人和單位行動的準繩。

　　第二，公文具有領導和指導的作用。通過互行公文，上級機關可傳達領導意圖，下級機關則可遵照執行、貫徹領導意圖。

　　第三，公文具有教育和宣傳的作用。國家行政機關可通過公文進行自上而下的宣傳，以達到教育、啟示、動員、釋疑解惑、說明的作用。

　　第四，公文具有聯系和知照的作用。通過互行公文，各級行政機關可互相交流、溝通信息、了解情況、掌握實情，從而提高辦事效率和領導水平。

　　第五，公文具有依據和證明的作用。公文是發文單位開展公務活動的記載，也是收文單位聯系、開展工作的書面憑據，起著公認的“立此存照”的作用。

　　正是因為公文在國家行政工作中扮演著如此重要的角色，使得遵行公文禮儀成為基層公務員的一項基本職責。

　　公文禮儀，即基層公務員在撰制和辦理公文時應當遵守的規范和慣例。我國公文禮儀的基礎，即國務院辦公廳重新頒布的《國家行政機關公文處理辦法》。本節將從公文的撰制、公文的行文、公文的辦理這三個方面對公文禮儀進行具體闡述一、公文的撰制

　　公文是國家行政機關的喉舌，也是聯系政府與群眾和各級行政機關的重要紐帶。因此基層公務員撰制公文時必須嚴格遵守有關規定和要求，任何疏漏都有可能耽誤公務的執行。

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　　任何類型的公文，不論其發文機關和發文目的是什么，都應當在內容上遵循如下兩條基本指導原則。

　　1.嚴守法規。公文的觀點和內容必須符合國家的法律法規，必須符合黨和政府的方針政策。如果發現公文所需貫徹的領導意圖與黨和國家的有關政策法規相抵觸，應及時向領導提出，并予以糾正。如果要提出新的政策規定，則應加以具體說明，切勿使之前后矛盾。

　　2.真實準確。公文所反映的情況必須真實、準確。不僅基本的事實材料要真實，而且具體的細節、背景、數據也要準確無誤。這就要求基層公務員深入實際、密切聯系群眾、實事求是，要克服官僚主義、形式主義和文牘主義，更不可弄虛作假、敷衍了事。

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　　公文是一種規范性極強的應用文體，因此基層公務員在撰制公文時務必要遵守具體的格式要求。

　　1.選擇恰當文種。國務院規定的12類13種公文形式，每一種都有近似但卻有所區別的格式要求。因此，選擇恰當文種是遵守公文格式的基礎。

　　正如南朝劉勰在《文心雕龍·章表》中所說：“章以謝恩，奏以按劾，表以陳情，議以執異”。各種公文體現的是不同的發文機關權限范圍和行文機關之間的不同關系，反映了不同的發文目的。因此基層公務員在撰制公文時務必要根據本機關的職權地位和發文目的選擇恰當文種，采取相應格式。

　　2.遵守具體格式。公文講究格式，是公文管理標準化和現代化的必然要求，也是公文合法性的保障。概括地說，公文格式可分為文頭、正文、文尾和標記這四部分內容。

　　其一，文頭。文頭包括文件名稱與發文字號。文件名稱，由發文機關名稱加“文件”兩字組成，如“*中央文件”。文件名稱往往用套紅大字印刷，被稱為“紅頭文件”。發文字號，由發文機關代字、年號、文件順序號三者組成。若是幾個機關聯合發文，一般只注明主發機關的發文字號。年號應由“〔〕”括注，而不能使用“（）”。

　　其二，正文。正文包括以下七部分內容。

　　一是公文標題。由發文機關名稱、事由和文種三部分組成，應簡要準確地概括公文的主要內容，體現發文主旨。例如“公安部關于在全國公安機關開展向濟南交警支隊學習活動的決定”。如果公文版頭已注有發文機關，或已在文尾注明了發文機關，公文標題即可省略發文機關；如果難以用少量文字概括所發公文的內容，或公文內容較為簡單，可省略發文事由。公文標題除法規、規章名稱需加書名號外，一般不加其他標點符號，而以空格代之；標題字數太多，分行書寫時，注意不得將固定詞語拆開分寫。

　　二是主送機關。即負責受理或答復該公文的機關。上行文只有一個主送機關，即文件責任的直接承擔者；下行文可有多個主送機關，書寫于左首頂格處，按級別高低順序排列。

　　三是正文。是公文的主體，表述公文具體內容的部分，寫在主送機關名稱之后。

　　四是附件。即附屬于正文的材料，用于對公文的補充或參考。附件名稱要在正文之后注明，附件本身既可單獨成件，也可與文件主體裝訂一起投送。

　　五是發文機關。即公文的法定作者名稱，應采用機關全稱或規范化簡稱，寫于正文或附件名稱之后一定距離的右下方。如需以機關領導人名義行文，則應在領導人姓名前冠以職務。聯合行文時，應將主發機關排列在前。

　　六是發文日期。用以表明公文的生效時間，寫于發文機關下方，使用年月日全稱。

　　七是印章。即發文機關對公文的效力負責的憑證，蓋于發文機關名稱和發文日期的字面上。

　　其三，文尾。文尾包括如下三個部分。

　　一是主題詞。用以標示公文的核心內容，便于公文的計算機檢索與管理。主題詞不同于公文標題，其確定應從公文內容范疇、主題內容、特征和文種這四個方面入手，而不能簡單地從公文標題中提取。國務院辦公廳秘書局于1994年4月修訂出版的《國務院公文主題詞表》和*中央辦公廳秘書局于1998年8月修訂發布的《公文主題詞表》是目前標引主題詞的重要依據。主題詞一般不超過七個，每個主題詞之間要空一格，寫于發文日期之后，用黑體字印刷。

　　二是抄送抄報機關。即除主送機關外還應了解公文內容的有關機關。上行文為抄報，平行文或下行文為抄送。

　　三是制發機構和制發時間。即公文的印制單位和時間，書寫于同一行。單位居左，頂格；時間居右，頂格。

　　其四，標記。標記包括四個部分的內容。

　　一是秘密等級。按公文的機密性質，公文可分為內部文件、公開文件和保密文件三類，其中保密文件又可分為秘密文件、機密文件和絕密文件三等。秘密等級標在左上角，以醒目的黑體字印刷。

　　二是緊急程度。公文有緊急公文和非緊急公文兩類，緊急公文又可分為急公文和特急公文兩等。緊急程度應以黑體字標在密級上方。

　　三是閱讀范圍。即以工作需要和保密范圍為依據所確定的公文的行文范圍和閱讀對象，寫于發文日期之后，主題詞之前。

　　四是印刷份數。指該公文的實際印制數量，用括號標注在文件左下方。

　　另外，公文紙一般采用16開型（260mm×185mm）于公文左側裝訂。按慣例，開頭應為35mm，地腳應為25mm，訂口應為22mm，翻口應為25mm，版心內正文應有25行20列。特殊公文，如“布告”、“通告”等用紙大小可視實際需求而定。公文書寫應自上而下、自左至右（見例一）。

　　例一 格式規范的公文樣式

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　　公文的語言雖然只是一個形式的問題，但卻能影響公文的內容，對公文整體起到舉足輕重的作用。哪怕是一個小小的文字或標點錯誤，都有可能影響對公文的理解和執行。因此基層公務員務必要注意公文撰制過程中的語言問題。一般而言，要做到準確、樸實、簡明。

　　1.準確。公文的語言要求準確，是指公文的用字用詞要恰當，語句段落要通順，數字標點要規范。例如，根據新頒布的《國家行政機關公文處理辦法》，公文中的數字寫法就應當嚴格遵守我國1987年2月1日頒布的《關于出版物上數字用法的試行規定》的要求。只有準確用語，才能如實反映客觀事物，如實傳達發文意圖，使公文得以更好地理解和執行。

　　2.樸實。公文具有政治性和嚴肅性的特點，因此公文的語言應當力求質樸無華，少用描寫和抒情的手法。要直話直說，不可拐彎抹角或以含蓄的筆法委婉地表達意思。

　　3.簡要。公文語言的簡要，是快速高效地傳遞信息的需要。冗長的公文不僅會讓人望而生厭，而且不利于主旨的突出和重點的把握。簡明扼要是公文寫作的一項基本要求。要使公文語言簡要，就須開門見山，盡快道出主題，緊扣主題，摒棄套話，并學會熟練使用一套常用的事務性詞匯，簡要對事物進行表達。

篇3：總公司公文處理辦法

　　總公司公文處理辦法范本

　　第一章 總則

　　第一條為使EE公司系統的公文處理工作規范化、制度化、科學化，提高公文處理工作的效率和公文質量，根據《總公司辦公管理制度)的有關規定，制定本辦法。

　　第二條公司的公文是總公司實施有效管理的公務文書，是上呈下達，用以傳達貫徹總公司領導的意圖和決策，發布規章，請示和答復問題，指導、布置和商洽工作，報告情況，交流經驗的重要工具。

　　第三條總公司辦公室是全系統公文處理工作的管理機構，主管總公司并負責指導各專業公司及子公司的公文處理工作。

　　第四條各專業公司和子公司應當設立辦公室或配備專人負責公文處理工作。文秘人員應當忠于職守，具備有關專業知識。

　　第五條在公文處理工作中，必須嚴格執行《總公司保密工作條例》，確保公司秘密的安全。

　　第二章 公文種類

　　第六條總公司的公文種類主要包括。

　　(一)條例：由總公司制定或批準，規定公司重大事項或某一方面工作等，帶有規章制度性質;

　　(二)規定：對特定范圍內的工作、業務及其他事務制定帶有約束性的措施：

　　(三)制度：在一定時期，對一定范圍的工作實行的慣例性做法;

　　(四)通知：發布規章制度，傳達總公司領導指示及要求各所屬單位周知、辦理或執行的事項，人事任免、調動及其他事務性內容的傳達;。

　　(五)通報：表彰先進，批評錯誤，傳達重要事項或情況;

　　(六)請示：下級向上級就某一問題或事項請求指示與批準;

　　(七)報告：下級向上級匯報工作，反映情況，提出意見或建議，答復上級的詢問;

　　(八)批復：對請示事項予以答復;

　　(九)會議紀要：記載和傳達會議情況及主要議定事項;

　　(十)函：同級或與業務往來單位相互之間商洽工作，資詢答復問題，向政府有關部門提出請示等。

　　第三章 公文辦理

　　第七條公文一般由發文單位、秘密等級、緊急程度、發文字號、標題、主送單位、正文、附件、印章、發文時間、抄送單位等部分組成。

　　第八條發文時間以領導簽發的時間為準;聯合行文的，以最后簽發單位領導的簽發日期為準。

　　第九條公文辦理分為收文和發文。收文辦理一般包括簽收登記、分發傳閱、收回存檔、銷毀等程序;發文辦理一般包括擬稿、審核、簽發、用印、登記、發迭、原件歸檔峙肖毀等程序。

　　第十條公文簽收應由專人負責。簽收時須對來件嚴格檢查，明確無誤后方可簽字或蓋章。

　　第十一條收文拆封后應對文件進行認真清點，按內部或公開文件分類登記，注明收文日期、標題(簡要內容)、來文單位、密級等并編號。

　　第十二條總公司辦公室收文，存檔一份，另一份呈送總公司領導，根據總公司領導批示送總公司有關部門或專業公司傳閱，必要時轉發有關子公司。

　　所屬企業上報總公司各部門的正式行文應同時抄送總公司辦公室。

　　文件傳閱應堅持文不橫傳的原則并建立傳閱登記制度。

　　第十三條因業務需要查閱某文件須經辦公室同意，必要時須報有關領導批準。涉及密級文件，按照《總公司保密工作執行條例》。

　　第十四條密級高的文件，應鎖在保險柜內，不得鎖在辦公桌抽屜內過夜。

　　第十五條總公司正式文件須經總公司總經理簽發?？偨浝黼x京時，～般事務性行文報請臨時主持工作的副總經理酌定;凡涉及資金轉移、資金挪用、聯營參股、下設機構等重要事宜且需急辦的，由辦公室電話請示總經理后，報臨時主持工作的副總經理簽發。

　　第十六條總公司正式文件的撰寫、制發由辦公室負責。

　　第十七條各部門以總公司名義上報或下發的業務性文件，需將打印稿送辦公室審核后制文，按上條規定簽發。

　　第十八條各部門在本身職能和工作范圍內下發的業務性通知，經分管領導同意，可以自己名義發出，但應送辦公室進行文字審核。

　　第十九條會議通知、轉發有關文件的通知、一般性或臨時性工作安排等事宜的通知(限于EE公司系統內)經副總經理或總經理批準同意，以辦公室名義發出。

　　第二十條發文的密級按《總公司保密工作條例》有關規定確定。

　　第四章 公文歸檔和銷毀

　　第二十一條公文辦理完畢，應及時將公文定稿(包括領導的修改或批示稿)、正本和有關材料立卷歸檔。

　　第二十二條調取、查閱存檔公文須經總公司領導或辦公室主任批準。

　　第二十三條沒有歸檔和存查價值的公文，經過鑒別和辦公室主任批準后，可以定期銷毀。銷毀秘密文件，應當進行注銷登記，由二人監銷，保證不丟失、不漏銷。

　　第五章 附 則

　　第二十四條專業公司、子公司應根據本辦法制定實施細則。

　　第二十五條總公司其它有關公文處理的規定，凡與本辦法不一致的，以本辦法為準。