1目的與范圍

　　對與管理體系有關的所有文件進行有效控制，防止管理體系運行的各部門/子公司使用無效版本的文件,確保與管理體系有關的所有文件處于受控狀態以及管理體系的有效運行。

　　適用于公司與管理體系有關的所有文件、資料的控制，包括公司自己制定的、顧客提供的和適當范圍的外來文件的控制。

　　2引用文件

　　Q/YCPM0501-20**《管理手冊》

　　3術語和定義

　　本程序采用GB/T19000-2000、GB/T24001-20**、GB/T28001-20**標準的術語和定義。

　　4職責

　　4.1品質保障部負責本程序的制定、修訂和歸口管理，公司體系文件編制的組織，并負責體系文件的編寫、發放、更改、控制和管理等工作。

　　4.2各部門、管理處、子公司負責組織本單位涉及所有文件的編制，相關文件的實施、文件的更改或修訂，以及本單位文件的日常管理。

　　5工作程序

　　5.1文件的分類

　　體系文件主要包括：

　　a)《管理手冊》，包含已經形成文件的管理方針、管理目標;

　　b)程序文件;

　　c)第三層次文件(作業指導書、管理規定、支持性文件、記錄等)，可包括公司各項管理制度、計劃、決議、決定、報告、表格、圖紙、工藝文件、作業指導等。記錄是一種特殊文件，對記錄的管理按Q/YCPM0504-20**《記錄控制程序》的有關規定執行。

　　d)適用的法律、法規、標準、規范及指南，上級下發的有關質量、環境與職業健康安全管理的文件。

　　5.2文件的標識

　　5.2.1為保證文件易于識別、清晰可辨，由品質保障部制定《文件編碼規定》，經管理者代表批準后執行。

　　5.2.2文件發放時，管理手冊在封面受控狀態一欄中加蓋藍色“受控”或“非受控”印章，其他均在有效文件的封面或首頁右上方加蓋藍色“有效版本”印章，并注明分發號后進行登記編號和人員簽收。

　　5.3文件的編制

　　5.3.1《管理手冊》、《程序文件》由管理者代表組織編寫。

　　5.3.2品質保障部負責組織相關部門編寫公司級管理標準、技術標準和工作標準，包括各類操作文件和記錄表格等。

　　5.3.3涉及到各部門、管理處、子公司內部運作的其它各類文件由各單位自行編制，履行報批手續。

　　5.3.4各類文件的格式按GB/T1.1-2000《標準化工作導則》的有關要求執行。

　　5.4文件的審批

　　5.4.1《管理手冊》由管理者代表審核，總經理批準發布。

　　5.4.2程序文件需經品質保障部審核后由管理者代表批準發布。

　　5.4.3質量計劃和專業技術類作業文件由公司相關部門負責人審核后報管理者代表批準。

　　5.4.4其它管理文件由部門負責人審核，主管副總(或總助)審批，總經理批準。

　　5.5文件的歸檔

　　品質保障部負責將批準后的體系文件歸檔，并編制《有效文件一覽表》，納入管理范圍。

　　5.6文件的發放

　　5.6.1品質保障部負責體系文件的發放，發放前應進行統一編號(發放號)，在經管理者代表批準后文件也可以電子郵件按PDF只讀格式發放給南京以外的子公司第一負責人。

　　5.6.2管理手冊發放分“受控”和“非受控”兩種形式，“受控”類發放對象為公司領導、有關職能部門負責人、認證機構;“非受控”發放對象為顧客、上級主管部門或第三方有關單位。

　　5.6.3受控文件和有效文件的發放由品質保障部按總經理或授權人批準的《有效文件一覽表》范圍發放，發放時需要填制《文件和資料發放回收登記表》。

　　5.6.4文件領用人在《文件和資料發放回收登記表》上簽名領取注有分發號領用人姓名并加蓋相應印章的文件。每份文件都有不同的分發號，便于追溯，接受人員或接受部門第一負責人簽字。

　　5.6.5需使用文件的人員未領到文件時，不得借用別人文件復印，要按上條要求辦理申領手續，公司內不得使用未加蓋“受控文件”或“有效文件”印章的復印件，一經發現，文件管理人員有權收回銷毀。

　　5.6.6當文件使用人將文件丟失后，應按本程序要求辦理申請領用手續，但必須在領用申請中做出說明，品質保障部在補發文件時應給予新的分發號，并注明丟失文件的分發號作廢。

　　5.6.7當文件使用損壞不能使用時，應到文件管理人員處辦理更換手續，領用新文件，分發號沿用原文件分發號，文件管理人員應將破損文件收回銷毀。

　　5.6.8以電子媒體形式發布的文件必須依據公司有關信息化管理的有關要求進行查閱和管理。

　　5.7文件的管理

　　5.7.1文件經擬定審核批準后，交文件管理人員填寫《有效文件一覽表》。

　　5.7.2需臨時借閱文件者，需填寫《文件(資料)領用、借閱、復印審批單》。存檔文件一律不外借，防止丟失損壞。

　　5.7.3品質保障部在每次內部質量審核前，要全面檢查文件的有效性，發現問題及時處理。

　　5.7.4對發放到公司外部的文件(為非受控文件)，由品質與發展部進行發放登記。

　　5.7.5文件的貯存，應提供適宜的環境和設施，防火、防蟲、防潮措施，以防變質、損壞。

　　5.8文件的更改

　　5.8.1應定期對文件進行評審和修訂(可以在實施管理評審時進行)，以確認其有效性和適應性，當遇下列情況也應對文件進行必要的更改：

　　a)各類文件內容不符合有關法律、標準和其它要求;

　　b)各類文件內容已不符合公司實際情況;

　　c)公司管理體系組織結構有較大調整時;

　　d)各類文件經相關評審認為需要更改;

　　e)公司的活動或產品發生改變時;

　　f)生產或服務提供過程發生變更時;

　　5.8.2文件更改時，應由文件更改提出人或部門負責人填寫《文件更改申請單》，說明更改原因，涉及到重要技術參數更改還應附有充分證據。

　　5.8.3文件更改必須進行審批，一般由該文件原審批部門或人員負責審批，當原審批人不在職時可由接替其崗位的人員審批。

　　5.8.4文件更改由品質保障部組織進行，并填寫相關記錄。

　　5.8.5文件更改批準后，由文件管理人員辦理更改標記和生效日期，確保文件的更改和現行修訂狀態得到識別。按《文件和資料發放回收登記表》發放修改后的文件，同時收回作廢的舊文件，對重要改動應發《文件更改通知單》告知文件使用人。

　　5.8.6文件更改的方式：為了保持文件的嚴肅性和便于閱讀，公司主要采用換頁和換版，

　　對局部小更改允許采用劃改方式，并做相應標記和日期等。

　　5.8.7當合同規定時，文件和資料的更改應得到業主(顧客)的認可。

　　5.8.8文件更改后，品質保障部應及時向所有原發放部門下發更改后的文件并收回原文件。

　　5.9文件的保管

　　5.9.1各部門/分公司應將本單位所持有、使用的體系文件進行登記和保存，并填寫《有效文件一覽表》。

　　5.9.2文件使用部門或人員應妥善保管文件，防止丟失、損壞。

　　5.9.3現階段，公司所有管理體系文件由品質保障部核定后，可以統一在公司局域網內以PDF

　　只讀的形式向各子公司第一負責人開放。

　　5.9.4在網上發布的管理體系文件由品質保障定期進行核查，需要時及時進行更改。

　　5.10文件的評審

　　5.10.1每年第一次內審前由品質保障組織，各使用部門、管理處、子公司參加，對現有體系文件的充分性、適宜性、有效性進行評審，必要時應進行更改和更新。

　　5.11文件換版與作廢

　　5.11.1程序文件經五次以上(不含五次)修改時應換版，原版次文件作廢換發新版本。

　　5.11.2發放的外來標準已不是其相應的有效版本，相關部門應主動識別并及時收回，

　　5.11.3作廢文件，由文件管理人員按《文件和資料發放回收登記表》回收并記錄，加蓋作廢章，需銷毀時，應填寫《文件(資料)處理申請單》經品質保障部負責人批準后統一銷毀。

　　5.11.4如需保留作廢的文件時，由品質保障部負責單獨保管，另行存放，并加蓋“作廢留存”印章。需使用者應填寫《文件(資料)處理申請單》由部門負責人簽字后經管理者代表批準后方可借閱。

　　5.12外部文件的控制

　　5.12.1直接引用各類外部文件，由文件對口部門負責人批準、使用、發放、管理辦法可參照4.4和4.5執行。

　　5.12.2各部門負責與各自業務相關的外來文件的識別和購買、保管，建立相應的記錄，品質保障部負責公司全部外部文件總目錄的匯編和管理。

　　5.12.3品質保障部負責組織各部門每年一次檢查所用各類標準等外部文件是否為有效版本，及時更換過期文件。

　　5.13各部門、管理處、子公司應按照《記錄控制程序》的要求，對各自的記錄進行填寫、

　　收集、整理和保存。

　　6相關文件

　　6.1Q/YCPM0556-20**《文件編寫規定》

　　6.2Q/YCPM0551-20**《體系文件編碼規定》

　　6.3Q/YCPM0504-20**《記錄控制程序》

　　7記錄表格

　　7.1《有效文件一覽表》

　　7.2《文件和資料發放回收登記表》

　　7.3《文件更改申請單》

　　7.4《文件更改通知單》

　　7.5《文件更改一覽表》

　　7.6《文件和資料發放范圍清單》

　　7.7《文件(資料)領用、借閱、復印登記表》

　　7.8《文件(資料)處理申請單》

篇2：房地產公司質量體系文件資料控制工作程序

　　房地產公司質量體系文件資料控制程序

　　1.目的

　　通過對質量體系運行有關文件的控制，確保在項目的開發建設過程中能得到和使用相關的有效文件。

　　2.范圍

　　本程序適用于公司所有與質量活動有關的文件控制，包括外來文件和資料。

　　3.職責

　　3.1工程部是文件控制的主管部門，主要負責：

　　a.指導、監督各部門對文件控制的執行情況；

　　b.質量手冊和質量管理作業文件的歸口管理工作。

　　3.2總經理工作部負責公司的檔案管理工作以及圖書、標準、規范、信函傳真等外來文件和資料的歸口管理工作；

　　3.3各部門負責分管范圍內的文件管理工作；

　　3.4項目部負責圖紙及工程項目的有關文件的歸口管理工作。

　　4.控制程序

　　4.1受控文件的范圍：

　　4.1.1用以指導質量體系運行的文件和資料，包括質量手冊、程序文件和質量管理作業文件；

　　4.1.2用以指導項目具體運作的文件和資料；

　　4.1.3外來文件和資料，包括：法律法規、標準、規范等圖書資料以及信函、傳真等其它外來文件和資料。

　　4.2文件和資料的編制與審批

　　4.2.1根據質量體系文件中的有關規定，由文件的歸口管理部門負責編制文件，并由規定的授權人進行審核和批準：

　　a.《手冊》和程序文件由工程部編制，管理者代表審核，公司總經理批準；

　　b.質量管理作業文件由各歸口管理部門編制，部門經理審核，管理者代表批準；

　　c.項目運作性文件由歸口管理部門編制，根據各業務活動的有關規定，由相應人員進行審核和批準。

　　d.外來文件由總經理工作部負責審核、登記，由總經理工作部經理或分管副總經理批準下發。

　　4.2.2文件的編寫要求，執行Q/TZH-WI-007《質量體系文件編寫導則》的規定。

　　4.3文件的標識與發放

　　4.3.1文件的編制部門依據Q/TZH-WI-006《文件編碼規定》所規定的范圍和方法，對文件進行編號。

　　4.3.2對質量手冊和質量管理作業文件，需加唯一性標識以識別，對合同、工程圖紙以及其它項目運作性文件，具備授權人簽字或蓋章后即為有效，日常使用的法律法規等資料，不需加蓋受控章。

　　4.3.3根據文件的發放范圍，由發放部門做好發放登記，填寫"文件發放登記表"。公司內部編制的文件，可在文件的原件上加蓋發放章，登記發放情況。

　　4.3.3各部門資料員負責簽收文件，填寫"文件接收登記表"。

　　4.4文件的更改

　　4.4.1文件需要更改時，由更改部門填寫"文件更改申請/通知單"，說明更改的理由和內容，并由原審批人審批，當原審批人因故不能審批時，應向指定的審批人提供審批所需要的背景資料。

　　4.4.2文件的原編制部門負責將審批通過的"文件更改申請/通知單"發至各部門資料員。

　　4.4.3各部門資料員根據"文件和資料更改申請/通知單"進行更改，在文件的"更改記錄"中做好記錄。對于局部改動，采用手寫更改方式，并在更改處注明更改狀態，以字母"G"加順序數字表示，如"G3"代表本文件和資料的第三處更改。如一頁中有多處改動或考慮到文件的完美性，可采用換頁的方式進行修改。文件經過多次修改或主要內容修改后，應換版發行。

　　4.4.4對圖樣的修改，執行Q/TZH-WI-010《圖紙管理規定》。

　　4.5文件的保存與回收

　　4.5.1對歸檔文件和資料的保存和管理，執行Q/TZH-TY-WI-008《檔案管理辦法》。

　　4.5.2對各部門保存的文件資料，由部門資料員負責妥善保管，防止污損遺失，保存期限為一般為3年，超過保存期的，由各部門資料員負責進行銷毀并做好記錄。

　　4.5.3受控文件不得隨意復印，需要時，應向其歸控管理部門申請，批準后，方可進行復制。

　　4.5.4文件換版后，由原發放部門負責將作廢版本進行回收，并進行記錄，對作廢的文件和資料需保留以備參考時，應加蓋"作廢"章予以標識。

　　4.6外來文件的控制

　　4.6.1對外來文件，由接收部門負責進行簽收、登記和處理，納入到受控文件的管理范圍。

　　a)上級機關下發的行政和管理性文件以及房地產開發的法律法規，由總經理工作部負責簽收登記，交分管領導簽批后貫徹實施；

　　b)工程施工技術類文件，由工程部負責保存和處理，對

建筑施工類的國家、地區和行業標準、工藝、技術規范等，由工程部審核其是否為有效版本，并提供有效版本清單，發放項目部使用。

　　c)項目經營運作的有關文件和顧客提供的文件等，由策劃營銷中心負責處理。

　　4.6.2各部門按照分工管理范圍，負責主動收集相應的外來文件（如：最新頒布的法律法規、技術標準、規范、上級政府主管部門的有關政策等），并對文件的落實情況進行相應的跟蹤。

　　4.7項目部負責工程項目的圖紙使用管理，執行Q/TZH-WI-010《圖紙管理規定》。

　　4.8總經理工作部負責公司的檔案管理，各部門按分工做好本部門的檔案管理工作，執行Q/TZH-WI-008《檔案管理辦法》。

　　4.9總經理工作部負責公司的信函管理，做好信函的收發和處理工作，執行Q/TZH-WI-011《信函管理辦法》。

　　4.10總經理工作部負責公司的圖書資料管理，執行Q/TZH-WI-009《圖書資料管理辦法》。

　　4.11工程部負責對各部門的文件控制情況進行日常的監督檢查，并結合質量管理體系審核以及整改等工作，進行檢查指導。

　　5.質量記錄

　　5.1QR05-01文件發放登記表

　　5.2QR05-02文件接收登記表

　　5.3QR05-03文件借閱登記表

　　5.4QR05-04文件更改申請/通知單

　　5.5QR05-05受控文件清單

　　6.支持性文件

　　6.1Q/TZH-WI-006《文件編碼規定》

　　6.2Q/TZH-WI-007《質量體系文件編寫導則》

　　6.3Q/TZH-WI-008《檔案管理辦法》

　　6.4Q/TZH-WI-009《圖書資料管理辦法》

　　6.5Q/TZH-WI-010《圖紙管理規定》

　　6.6Q/TZH-WI-011《信函管理辦法》

　　6.7Q/TZH-WI-012《文件受控專用章管理規定》

篇3：公司體系管理文件:聘任書

　　公司體系管理文件：聘任書

　　企業名稱_________ 聯系人_________　　 _____年___月___日

　　報到時間_________年___月___日　上　下午______時______分

　　報到地_____________

　　應聘保證書

　　企業名稱_________　負責人__________

　　貴公司于_________年___月___日所發錄用通知已經收到。本人肯定按貴公司所要求時間報以，保證如約到貴公司就職，上述保證由本人親屬提供擔保。

　　姓名_________ （簽字或印鑒）現住址___________

　　親屬擔保人 ________（簽字或印鑒）現住址____________

　　_________年___月___日

　　聘任書

　　聘字第______號

　　茲聘請_________先生（小姐）為本公司______部 職稱______

　　在聘期間

　　自_________年___月___日起

　　至_________年___月___日止

　　此 聘

　　總經理

　　_________年___月___日發