物業公司質量體系文件和資料管理標準作業規程

　　1.0目的

　　規范質量體系文件和資料的管理，確保質量體系文件和資料使用的有效性。

　　2.0適用范圍

　　適用與質量體系文件、相關外來文件的管理。

　　3.0職責

　　品質拓展部負責質量體系文件和資料的管理。

　　4.0要點和實施

　　4.1質量體系文件的編寫、審核、批準、發布、發放按《質量體系文件編制標準作業規程》執行。

　　4.2質量體系文件的使用。

　　4.2.1品質/拓展部應確保凡授權范圍內的人員均能及時得到有效版本的文件。

　　4.2.2各部門及所有工作人員應確保不持有、不使用作廢/失效的文件。

　　4.2.3文件的持有部門和持有人員不得將持有的文件轉借、復印或作非授權的涂改。

　　4.3質量體系文件的保管。

　　4.3.1文件的保管環境應適宜于防止文件的丟失、損壞和涂改。

　　4.3.2文件保管方法應便于存取查閱。

　　4.3.3應保持文件夾的完整、齊全。

　　4.3.4文件的持有部門或持有人員應持有經批準的帶現行更改狀況的有效文件的清單，以便于了解文件變動的情況和檢索。

　　4.4質量體系文件更改的控制。

　　4.4.1文件的更改必須由文件的原編寫部門負責填寫相關表格，經文件原審核人和批準人審核、批準后方可進行更改。若原審核人、批準人發生變動，則應由其職務的接任人負責審核、批準。文件更改的內容由文件原編寫部門擬定。

　　4.4.2文件更改應由品質/拓展部通知的形式發布，以使文件夾的持有部門和持有人了解文件的更改內容和更改后的標識。

　　4.4.3通知僅下達給公司持有該文件受控文本的部門和人員進行更改，但程序文件和質量手冊換版時，則應將換版后的文件送達第三方認證機構。

　　4.4.4問更改的方式。

　　文件更改的方式在《文件更改申請表》上予以規定，并且由品質/拓展部進行。更改的方式可以采用劃改、換頁或換版的方式進行，但劃改時，應能辨認更改前的內容。

　　4.4.5文件更改的標識和記錄

　　文件更改后應在文件的版本標識、修改狀態標識上予以識別，在文件更改記錄上及時予以記錄，以便核對、識別。

　　4.4.6文件的換版。下列情況之一，文件應予以換版：

　　(1)同一文件多次更改(如同一文件已更改5次以上)時;

　　(2)同一文件一次更改內容較多時。

　　4.5作廢/失效質量體系文件處置。

　　4.5.1品質/拓展部應在更換新頁或新版的同時，撤回舊頁或舊版本文件。

　　4.5.2撤出的舊頁或舊版本文件，品質/拓展部資料管理員應在《作廢/失效文件清單》上予以記錄，并在每頁上加蓋藍色“作廢”或“失效”印章。

　　4.5.3作廢/失效文件在適當的時間(如一年)集中銷毀的方式應考慮方便、適用、可行。銷毀前在《作廢/失效文件清單》上予以記錄。

　　4.5.4留作資料以供法律/累計知識需要的作廢文件，應經管理者代表同意，并在其每頁上加蓋藍色“參考”印章。

　　4.6外來文件的管理。

　　4.6.1外來文件包括：

　　(1)本行業強制執行的法律、法規、條例;

　　(2)本公司選定執行的國家或行業標準;

　　(3)業主或其他單位提供的有關物業管理的來文、來函。

　　4.6.2屬于本程序前條的第1、2項的外來文件一律應處于受控狀態，既在其封面或首頁上加蓋藍色“受控文件”的印章。需分發的，還應編號并辦理發放簽收。

　　4.6.3對于外來文件，品質/拓展部資料管理員應建立收/發臺帳，以便追溯其來源和分布。

　　4.7文件的歸檔。

　　4.7.1質量體系文件和外來文件一律應歸檔。

　　4.7.2歸檔文件一律為正本且不加蓋受控狀態標識和編號(外來文件除外)。

　　4.7.3文件的發布、更改、處理的相關表格應隨正本一起歸檔。

　　4.7.4文件的更改通知、更改換頁、換版的文件一律歸檔。

　　4.7.5品質/拓展部應按本規程文件更改條款規定，對歸檔文件實施更改。但原歸檔文件不撤出，僅加蓋“作廢”或“參考”藍色印章。

　　4.8文件的補發按《質量體系文件編制標準作業規程》的相關規定執行。

　　4.9質量體系文件的借閱。

　　4.9.1公司外部人員需借閱文件時應符合下列條件之一：

　　(1)是公司的服務對象;

　　(2)是公司的主管上級;

　　(3)是公司的承包方;

　　(4)按法律、法規或合同規定提供借閱的需方。

　　4.9.2公司可以借閱的文件應不涉及公司人事、商業和技術機密，但上款第4項的除外。

　　4.10人員離開公司或工作崗位發生變化時，品質/拓展部負責回收所發文件，并在文件發放簽收-記錄中注明回收原因和時間。

　　4.11公開文件的控制。

　　4.11.1凡公開的文件如向業主或住戶提交或發布的程序、手冊、規定、收費標準等均屬受控文件范圍。

　　4.11.2凡公開的文件均應注明文件編碼、版本號、生效日期。

　　4.11.3負責實施公開文件的部門應指定專業人員負責此項工作。

　　4.11.4凡公開的文件夾發生更改時，應以原公開的形式，在原發放或公布的范圍內今年性更改，以便更改的內容為業主或住戶所了解。

　　4.11.5凡張貼于公司內部的程序文件、作業指導書，包括公開張貼文件其中的部分(外來文件除外)，均應標明文件編碼、版本號并加蓋“受控文件”印章。

　　4.12品質/拓展部負責保存文件和資料管理形成的全套記錄，各部門或文件持有人負責保存持有的記錄，保存期為3年。

　　5.0記錄

　　5.1《文件銷毀申請表》文件編碼：

　　6.0相關支持文件。

篇2：房地產公司質量體系文件資料控制工作程序

　　房地產公司質量體系文件資料控制程序

　　1.目的

　　通過對質量體系運行有關文件的控制，確保在項目的開發建設過程中能得到和使用相關的有效文件。

　　2.范圍

　　本程序適用于公司所有與質量活動有關的文件控制，包括外來文件和資料。

　　3.職責

　　3.1工程部是文件控制的主管部門，主要負責：

　　a.指導、監督各部門對文件控制的執行情況；

　　b.質量手冊和質量管理作業文件的歸口管理工作。

　　3.2總經理工作部負責公司的檔案管理工作以及圖書、標準、規范、信函傳真等外來文件和資料的歸口管理工作；

　　3.3各部門負責分管范圍內的文件管理工作；

　　3.4項目部負責圖紙及工程項目的有關文件的歸口管理工作。

　　4.控制程序

　　4.1受控文件的范圍：

　　4.1.1用以指導質量體系運行的文件和資料，包括質量手冊、程序文件和質量管理作業文件；

　　4.1.2用以指導項目具體運作的文件和資料；

　　4.1.3外來文件和資料，包括：法律法規、標準、規范等圖書資料以及信函、傳真等其它外來文件和資料。

　　4.2文件和資料的編制與審批

　　4.2.1根據質量體系文件中的有關規定，由文件的歸口管理部門負責編制文件，并由規定的授權人進行審核和批準：

　　a.《手冊》和程序文件由工程部編制，管理者代表審核，公司總經理批準；

　　b.質量管理作業文件由各歸口管理部門編制，部門經理審核，管理者代表批準；

　　c.項目運作性文件由歸口管理部門編制，根據各業務活動的有關規定，由相應人員進行審核和批準。

　　d.外來文件由總經理工作部負責審核、登記，由總經理工作部經理或分管副總經理批準下發。

　　4.2.2文件的編寫要求，執行Q/TZH-WI-007《質量體系文件編寫導則》的規定。

　　4.3文件的標識與發放

　　4.3.1文件的編制部門依據Q/TZH-WI-006《文件編碼規定》所規定的范圍和方法，對文件進行編號。

　　4.3.2對質量手冊和質量管理作業文件，需加唯一性標識以識別，對合同、工程圖紙以及其它項目運作性文件，具備授權人簽字或蓋章后即為有效，日常使用的法律法規等資料，不需加蓋受控章。

　　4.3.3根據文件的發放范圍，由發放部門做好發放登記，填寫"文件發放登記表"。公司內部編制的文件，可在文件的原件上加蓋發放章，登記發放情況。

　　4.3.3各部門資料員負責簽收文件，填寫"文件接收登記表"。

　　4.4文件的更改

　　4.4.1文件需要更改時，由更改部門填寫"文件更改申請/通知單"，說明更改的理由和內容，并由原審批人審批，當原審批人因故不能審批時，應向指定的審批人提供審批所需要的背景資料。

　　4.4.2文件的原編制部門負責將審批通過的"文件更改申請/通知單"發至各部門資料員。

　　4.4.3各部門資料員根據"文件和資料更改申請/通知單"進行更改，在文件的"更改記錄"中做好記錄。對于局部改動，采用手寫更改方式，并在更改處注明更改狀態，以字母"G"加順序數字表示，如"G3"代表本文件和資料的第三處更改。如一頁中有多處改動或考慮到文件的完美性，可采用換頁的方式進行修改。文件經過多次修改或主要內容修改后，應換版發行。

　　4.4.4對圖樣的修改，執行Q/TZH-WI-010《圖紙管理規定》。

　　4.5文件的保存與回收

　　4.5.1對歸檔文件和資料的保存和管理，執行Q/TZH-TY-WI-008《檔案管理辦法》。

　　4.5.2對各部門保存的文件資料，由部門資料員負責妥善保管，防止污損遺失，保存期限為一般為3年，超過保存期的，由各部門資料員負責進行銷毀并做好記錄。

　　4.5.3受控文件不得隨意復印，需要時，應向其歸控管理部門申請，批準后，方可進行復制。

　　4.5.4文件換版后，由原發放部門負責將作廢版本進行回收，并進行記錄，對作廢的文件和資料需保留以備參考時，應加蓋"作廢"章予以標識。

　　4.6外來文件的控制

　　4.6.1對外來文件，由接收部門負責進行簽收、登記和處理，納入到受控文件的管理范圍。

　　a)上級機關下發的行政和管理性文件以及房地產開發的法律法規，由總經理工作部負責簽收登記，交分管領導簽批后貫徹實施；

　　b)工程施工技術類文件，由工程部負責保存和處理，對

建筑施工類的國家、地區和行業標準、工藝、技術規范等，由工程部審核其是否為有效版本，并提供有效版本清單，發放項目部使用。

　　c)項目經營運作的有關文件和顧客提供的文件等，由策劃營銷中心負責處理。

　　4.6.2各部門按照分工管理范圍，負責主動收集相應的外來文件（如：最新頒布的法律法規、技術標準、規范、上級政府主管部門的有關政策等），并對文件的落實情況進行相應的跟蹤。

　　4.7項目部負責工程項目的圖紙使用管理，執行Q/TZH-WI-010《圖紙管理規定》。

　　4.8總經理工作部負責公司的檔案管理，各部門按分工做好本部門的檔案管理工作，執行Q/TZH-WI-008《檔案管理辦法》。

　　4.9總經理工作部負責公司的信函管理，做好信函的收發和處理工作，執行Q/TZH-WI-011《信函管理辦法》。

　　4.10總經理工作部負責公司的圖書資料管理，執行Q/TZH-WI-009《圖書資料管理辦法》。

　　4.11工程部負責對各部門的文件控制情況進行日常的監督檢查，并結合質量管理體系審核以及整改等工作，進行檢查指導。

　　5.質量記錄

　　5.1QR05-01文件發放登記表

　　5.2QR05-02文件接收登記表

　　5.3QR05-03文件借閱登記表

　　5.4QR05-04文件更改申請/通知單

　　5.5QR05-05受控文件清單

　　6.支持性文件

　　6.1Q/TZH-WI-006《文件編碼規定》

　　6.2Q/TZH-WI-007《質量體系文件編寫導則》

　　6.3Q/TZH-WI-008《檔案管理辦法》

　　6.4Q/TZH-WI-009《圖書資料管理辦法》

　　6.5Q/TZH-WI-010《圖紙管理規定》

　　6.6Q/TZH-WI-011《信函管理辦法》

　　6.7Q/TZH-WI-012《文件受控專用章管理規定》

篇3：OHS管理體系文件和資料控制

　　OHS管理體系文件和資料控制

　　組織應建立并保持程序,控制本標準所要求的所有文件和資料,從而確保：

　　(1)它們能夠被恰當定位;

　　(2)對它們進行定期評審，必要時予以修訂并由授權人員確認其適宜性;

　　(3)職業安全健康管理體系的關鍵崗位，都能得到有關文件和資料的現行版本;

　　(4)及時將失效文件和資料從所有發放和使用場所撤回，或采取其他措施防止誤用;

　　(5) 法律、知識性文件和資料，予以適當標識并保存。

　　1.理解要點

　　對OHS管理體系文件的管理，如文件的標識、分類、歸檔、保存、更新、處置等等，是文件控制的主要內容。文件的保存要有一定場所，有專人保管，并有一套機制保證文件的時效性。過期作廢的文件要及時收回處置，新的文件要及時到達使用者手中，文件控制是對整個體系所有文件的控制和要求，為了實施對文件和資料的控制，除管理手冊和程序文件外，還應有適當的支持文件。組織可結合自己的特點和需要制訂如受控文件登記表、文件修改登記表、收發文件登記表等。文件控制在ISO9000系列中已有較嚴格的要求，可參照執行。

　　另一方面，OHS管理體系著重在體系的運行和危險因素的有效控制，而不是建立過于繁瑣的文件控制系統，在建立體系和運行體系中要注重實效。

　　2.審核要點

　　1)組織是否制定和保持了控制文件的文件化程序，是否對有關的文件包括相關方的資料都實施了控制(如：是否建立OHSMS文件和資料管理程序、設計文件和資料控制程序、工藝文件和資料控制程序等)。

　　2)是否能保證體系運行的各個重要崗位，都能及時得到相應文件的現行版本。

　　3)不論出于什么原因而保留的已作廢文件，是否都進行了適當的標識和管理。

　　4)文件的收發、復制、歸檔是否都有編號，有責任人員簽字。

　　5)文件更改、修訂是否有原審批部門審批。

　　6)文件發布前是否由授權人員審批其適用性。

　　7)文件修訂時，是否制定了相應記錄和更改清單或一覽表。