CM物業質量體系文件和資料管理標準作業規程

　　1 目的

　　規范質量體系文件和資料的管理，確保質量體系文件和資料使用的有效性。

　　2 適用范圍

　　適用于質量體系文件、相關外來的管理。

　　3 職責

　　品質部負責質量體系文件和資料的管理。

　　4 要點和實施

　　(1)質量體系文件的編寫、審核、批準、發布、發放按《質量體系文件編制標準作業規程》執行。

　　(2)質量體系文件的使用

　　a)品質部應確保凡公司需要的部門人員均能及時得到有效版本的文件。

　　b)各部門及所有工作人員應確保不持有、有使用作廢/失效的文件;

　　c)文件的持有部門和持有人員不得將持有的文件轉借、復制或作非授權的涂改。

　　(3)質量體系文件的保管

　　a)文件的保管環境應適宜于防止文件丟失、損壞和污染，

　　b)文件保管方法應便于存取查閱;

　　c)應保持文件夾的完整、齊全;

　　d)文件的持有部門或持有人員應持有經批準的帶現行更改狀況的有效文件的清單，以便于了解文件變動的情況和檢索。

　　(4)質量體系文件更改控制

　　a)文件的更改須由文件夾的原編寫部門負責填寫《文件更改審批單》，經文件原審核人和批準人審核、批準后方可進行更改。若原審核人、批準人發生變動，由應由其職務的接任人負責審核、批準。文件更改的內容由文件原編寫部門擬定。

　　b)文件更改應由品質部以《文件更改通知單》的形式發布，以使文件夾的持有部門和持有人了解文件的更改內容和更忙亂后的標識。

　　c)《文件更改通知單》僅下達給公司持有該 文件受控文本的部門和人員進行更改，但程序文件和質量手冊換版時，則應將換版后的文件送達第三方認證機構。

　　d)文件更改的方式：文件更改的方式在《文件更改審批單》上予以規定，并且由品質部進行，更改的方式可以采用劃改、換頁或換版的方式進行，但劃改時，應能辯信更改前的內容。

　　e)文件更改的標識和記錄：文件更改后應在文件的版本標識、修改狀態標識上予以識別，在文件更改記錄上及時予以記錄，以便核對、識別。

　　f)文件的換版。下列情況之一時，文件京戲予以換版：

　　★同一文件多次更改(如同一文件已更改5次以上)時，

　　★同一文件一次更改內容較多時。

　　(5)作廢/失效質量體系文件的處置

　　a)品質部資料管理員應在更換新頁或新版的同時，撤回舊頁或舊版本文件。

　　b)撤出的舊頁或舊版本文件，品質部資料管理員應在《作廢/失效文件清單》上予以記錄，并在每頁上加蓋藍色“作廢”或“失效”印章。

　　c)作廢/失效文件在適當的時間(如一年)集中銷毀的方式應考慮方便、適用、可行。銷毀前在《作廢/失效文件清單》上予以記錄。

　　d)留作資料以供法律/累計知識需要的作廢文件，應經管理者代表同意，并在其每頁上加蓋藍色“參考”印章。

　　(6)外來文件的管理

　　a) 外來文件包括：

　　★本行業強制執行的法律、法規、條例;

　　★本公司選定執行的國家或行業標準;

　　★顧客或其他單位提供的有關物業管理的來文、來函。

　　b) 屬于本程序(6)a)第一、二項的外來文件一律應處于受控狀態，即在其封面或首頁上加蓋藍色“受控文件”的印章。需分發的，還應編號并辦理發放簽收。

　　c) 對于外來文件，品質部資料管理員應建立收/發合賬，以便追溯其來源和分布。

　　d) 公司實行外來文件閱批規定，即所有屬于受控制范圍的外來文件，由品質部經理填寫《文件處理表》，連同文件一并呈總經理閱批，并按閱批意見傳遞分發或歸檔。

　　(7)文件的歸檔

　　a)質量體系文件和外來文件一律應歸檔;

　　b)歸檔文件一律為正本且不加蓋受控狀態標識和編號(外來文件除外);

　　c)文件的發布審批單、更改審批單、文件處理表應隨正本一起歸檔。

　　d)文件的更改通知、更改換頁、換版的文件一律歸檔。

　　e)品質部資料管理員應按本規程文件更改條款規定，對歸檔文件實施更改，但原歸檔文件不撤出，僅加蓋“作廢”或“參考”藍色印章。

　　f)品質部資料管理員應建立《文件歸檔清單》;

　　(8)文件的補發按《質量體系文件編制標準作業規程》的相關規定執行。

　　(9)質量體系文件的借閱

　　a) 公司外部人員需借閱文件時應符合下列條件之一：

　　★是公司的服務對象;

　　★是公司的主管上級;

　　★是公司的分承包方;

　　★按法律、法規或合同規定應提供借閱的需方。

　　b)公司可以借閱的文件應不涉及公司從事、商業和技術秘密，但(9)a)的最后一款的除外。

　　(10)人員離開公司或工作崗位發生變化時，品質部負責回收所發文件，并在文件發放簽收記錄中注明回收原因和時間。

　　(11)公開文件的控制

　　a)凡公開的文件如向業主或住戶提交或發布的程序、手冊、規定、收費標準等均屬受控文件范圍。

　　b)凡公開的文件均應注明文件編碼、版本號、生效日期。

　　c)負責實施公開文件的部門應指定專人負責此項工作;

　　d)心公開的文件發生更改時，應以原公開的形式，在原發放或公布的范圍內進行更改，以便更改的內容為業主或住戶所了解。

　　e)凡張貼于公司內部的程序文件、作業文件，包括公開張貼文件其中的部分(外來文件除外);均應標明文件編碼、版本號并加蓋“受控文件”印章。

　　(12)品質部負責保存文件和資料管理形成的全套記錄，各部門或文件持有人員負責保存持有的記錄，保存期為3年。

　　5 記錄

　　《有效文件清單》

　　《文件更改審批單》

　　《文件更改通知單》

　　《更改記錄》

　　《作廢/失效文件清單》

　　《外來文件收/發臺賬》

　　《文件處理表》

　　《文件借閱登記表》

　　6 相關支持文件

　　《質量體系文件編制標準作業規程》

篇2：房地產公司質量體系文件資料控制工作程序

　　房地產公司質量體系文件資料控制程序

　　1.目的

　　通過對質量體系運行有關文件的控制，確保在項目的開發建設過程中能得到和使用相關的有效文件。

　　2.范圍

　　本程序適用于公司所有與質量活動有關的文件控制，包括外來文件和資料。

　　3.職責

　　3.1工程部是文件控制的主管部門，主要負責：

　　a.指導、監督各部門對文件控制的執行情況；

　　b.質量手冊和質量管理作業文件的歸口管理工作。

　　3.2總經理工作部負責公司的檔案管理工作以及圖書、標準、規范、信函傳真等外來文件和資料的歸口管理工作；

　　3.3各部門負責分管范圍內的文件管理工作；

　　3.4項目部負責圖紙及工程項目的有關文件的歸口管理工作。

　　4.控制程序

　　4.1受控文件的范圍：

　　4.1.1用以指導質量體系運行的文件和資料，包括質量手冊、程序文件和質量管理作業文件；

　　4.1.2用以指導項目具體運作的文件和資料；

　　4.1.3外來文件和資料，包括：法律法規、標準、規范等圖書資料以及信函、傳真等其它外來文件和資料。

　　4.2文件和資料的編制與審批

　　4.2.1根據質量體系文件中的有關規定，由文件的歸口管理部門負責編制文件，并由規定的授權人進行審核和批準：

　　a.《手冊》和程序文件由工程部編制，管理者代表審核，公司總經理批準；

　　b.質量管理作業文件由各歸口管理部門編制，部門經理審核，管理者代表批準；

　　c.項目運作性文件由歸口管理部門編制，根據各業務活動的有關規定，由相應人員進行審核和批準。

　　d.外來文件由總經理工作部負責審核、登記，由總經理工作部經理或分管副總經理批準下發。

　　4.2.2文件的編寫要求，執行Q/TZH-WI-007《質量體系文件編寫導則》的規定。

　　4.3文件的標識與發放

　　4.3.1文件的編制部門依據Q/TZH-WI-006《文件編碼規定》所規定的范圍和方法，對文件進行編號。

　　4.3.2對質量手冊和質量管理作業文件，需加唯一性標識以識別，對合同、工程圖紙以及其它項目運作性文件，具備授權人簽字或蓋章后即為有效，日常使用的法律法規等資料，不需加蓋受控章。

　　4.3.3根據文件的發放范圍，由發放部門做好發放登記，填寫"文件發放登記表"。公司內部編制的文件，可在文件的原件上加蓋發放章，登記發放情況。

　　4.3.3各部門資料員負責簽收文件，填寫"文件接收登記表"。

　　4.4文件的更改

　　4.4.1文件需要更改時，由更改部門填寫"文件更改申請/通知單"，說明更改的理由和內容，并由原審批人審批，當原審批人因故不能審批時，應向指定的審批人提供審批所需要的背景資料。

　　4.4.2文件的原編制部門負責將審批通過的"文件更改申請/通知單"發至各部門資料員。

　　4.4.3各部門資料員根據"文件和資料更改申請/通知單"進行更改，在文件的"更改記錄"中做好記錄。對于局部改動，采用手寫更改方式，并在更改處注明更改狀態，以字母"G"加順序數字表示，如"G3"代表本文件和資料的第三處更改。如一頁中有多處改動或考慮到文件的完美性，可采用換頁的方式進行修改。文件經過多次修改或主要內容修改后，應換版發行。

　　4.4.4對圖樣的修改，執行Q/TZH-WI-010《圖紙管理規定》。

　　4.5文件的保存與回收

　　4.5.1對歸檔文件和資料的保存和管理，執行Q/TZH-TY-WI-008《檔案管理辦法》。

　　4.5.2對各部門保存的文件資料，由部門資料員負責妥善保管，防止污損遺失，保存期限為一般為3年，超過保存期的，由各部門資料員負責進行銷毀并做好記錄。

　　4.5.3受控文件不得隨意復印，需要時，應向其歸控管理部門申請，批準后，方可進行復制。

　　4.5.4文件換版后，由原發放部門負責將作廢版本進行回收，并進行記錄，對作廢的文件和資料需保留以備參考時，應加蓋"作廢"章予以標識。

　　4.6外來文件的控制

　　4.6.1對外來文件，由接收部門負責進行簽收、登記和處理，納入到受控文件的管理范圍。

　　a)上級機關下發的行政和管理性文件以及房地產開發的法律法規，由總經理工作部負責簽收登記，交分管領導簽批后貫徹實施；

　　b)工程施工技術類文件，由工程部負責保存和處理，對

建筑施工類的國家、地區和行業標準、工藝、技術規范等，由工程部審核其是否為有效版本，并提供有效版本清單，發放項目部使用。

　　c)項目經營運作的有關文件和顧客提供的文件等，由策劃營銷中心負責處理。

　　4.6.2各部門按照分工管理范圍，負責主動收集相應的外來文件（如：最新頒布的法律法規、技術標準、規范、上級政府主管部門的有關政策等），并對文件的落實情況進行相應的跟蹤。

　　4.7項目部負責工程項目的圖紙使用管理，執行Q/TZH-WI-010《圖紙管理規定》。

　　4.8總經理工作部負責公司的檔案管理，各部門按分工做好本部門的檔案管理工作，執行Q/TZH-WI-008《檔案管理辦法》。

　　4.9總經理工作部負責公司的信函管理，做好信函的收發和處理工作，執行Q/TZH-WI-011《信函管理辦法》。

　　4.10總經理工作部負責公司的圖書資料管理，執行Q/TZH-WI-009《圖書資料管理辦法》。

　　4.11工程部負責對各部門的文件控制情況進行日常的監督檢查，并結合質量管理體系審核以及整改等工作，進行檢查指導。

　　5.質量記錄

　　5.1QR05-01文件發放登記表

　　5.2QR05-02文件接收登記表

　　5.3QR05-03文件借閱登記表

　　5.4QR05-04文件更改申請/通知單

　　5.5QR05-05受控文件清單

　　6.支持性文件

　　6.1Q/TZH-WI-006《文件編碼規定》

　　6.2Q/TZH-WI-007《質量體系文件編寫導則》

　　6.3Q/TZH-WI-008《檔案管理辦法》

　　6.4Q/TZH-WI-009《圖書資料管理辦法》

　　6.5Q/TZH-WI-010《圖紙管理規定》

　　6.6Q/TZH-WI-011《信函管理辦法》

　　6.7Q/TZH-WI-012《文件受控專用章管理規定》

篇3：工廠質量體系文件資料管理程序

　　工廠質量體系文件資料管理程序

　　1.0目的

　　1.1為對與質量體系有關的文件和資料進行控制，確保各有關場所使用文件的有效版本，特制定本程序。

　　2.0適用范圍

　　本程序適用于與質量體系有關的文件和資料（包括軟件）的控制。

　　3.0引用文件及術語

　　3.1WSC-SZ/《質量手冊》

　　3.2ISO/TS16949:20**(E)質量管理體系

　　3.3GB/T19000—2000idtISO9000：2000《質量管理體系基礎和術語》

　　3.4TL9000Release4.0質量管理體系

　　4.0職責

　　4.1質量部為質量手冊、質量體系程序文件和外來文件（包括顧客提供的文件）控制的責任部門。

　　4.2各有關部門為各自專用文件及資料控制的責任部門。

　　5.0工作程序

　　5.1文件和資料的分類及編號

　　1）文件和資料主要分為如下幾類：

　　A.質量手冊

　　B.質量體系程序文件

　　C.管理文件

　　D.作業文件及其它資料

　　E.顧客提供的產品及技術文件

　　F.各類標準和法律法規

　　2）所有文件分受控分發和非受控分發。受控分發視具體情況需加蓋紅色“ISSUETO”“ONETIMEONLY”或者“FORSUPPLIER”印章，非受控分發一定要有“NONCONTROLLED”字樣。

　　3）文件的編寫

　　A．質量手冊由質量部和人力資源及行政部組織編寫。

　　B．質量體系程序文件及其它文件由最高管理者指定責任部門組織編寫。

　　一個程序文件基本上就是一個控制文件，它是用來規定“質量手冊”描述的質量程序的必要功能的實際操作，一個程序文件可以起草用來填充任何相關的需要，同時必須用特別提供的文件格式。

　　C.管理文件由人力資源及行政部負責編寫.

　　D．一個程序文件由任何對執行質量程序有責任的授權人或組織起草，這個人或組織應該是：

　　a.有權力或能力改變操作

　　b.對結果負解釋權和責任

　　c.對主題具有透徹的理解。

　　一個程序文件對它的執行者必須是可理解的、全面的、準確而詳細的，對它的目的所產生的結果是充分的，負責執行該程序文件的操作者可以在預期的情況下正確完成他們的工作。

　　4）下面的格式必須被滿足(包括程序文件及作業文件)：

　　一個封面包含：

　　A.格式上的唯一識別碼。如：WSC.SZ.*—YY、WSC.SZ.*****.YY等。

　　B.頒布日期和版本號。

　　C.程序文件的標題-----描述該文件的內容。

　　D.起草者，審核者和批準者的簽名。

　　E.從封面開始，包括附錄在內每頁必須標注“版本號”、“第*頁共Y頁”和“文件編號”、“蓋紅色印章的硬拷貝文件受控”。第二頁：“版本變更記錄”

　　5.3文件的審批

　　1）質量手冊由質量管理者代表審核、總經理批準。

　　2）質量體系程序文件由責任部門負責編寫，職能部門經理／指定人員審核并由管理者代表／部門經理批準。

　　3）管理文件由人力資源及行政部編寫，部門經理負責批準.

　　5.4文件登記、發放、借閱

　　1）文件中心在公共盤上建立有效文件的清單，對所有質量體系文件進行控制管理。所有質量體系文件批準后，由文件中心在原件首頁上加蓋紅色“ORIGINAL”原件章。若為客戶提供的文件和資料則在原件首頁上加蓋紅色“RECEIVED”接受章。更新有效文件的清單，并作相應的標識。同時更新文件中心的軟拷貝件（如有）。作業文件和其它相關的圖紙等按文件作者或責任工程師的要求，建立《文件分發記錄單》，進行硬拷貝發放，發放時須在首頁上加蓋紅色“ISSUETO”章。

　　2）單頁或多頁子文件發放程序同一般文件。

　　3）當因文件和資料被丟失、嚴重破損或其他情況(如提供給顧客、供應商、認證機構等)而需申請領用時，由申請者向DCC提出，經同意后方可領用。因破損而重新領用的新文件和資料，需收回相應的舊文件和資料；丟失或破損而補發的文件應讓文件丟失或破損部門的部門經理在《文件分發記錄單》上簽名，并在備注欄中注明該文件己丟失或破損；文件中心作好相應的發放記錄。

　　4）提供給顧客和認證機構的文件和資料，不加蓋受控印章，不做更改(換)控制。5)提供給供應商的文件和資料，文件中心在硬拷貝件上加蓋紅色“FORSUPPLIER”印章發放給采購管理部，采購管理部接收后應在分發記錄上簽字確認更新版本已收,并同時對舊版本進行收回作廢簽名承諾，然后負責將新版本轉交給供應商,同時收回舊版本作廢。SQE根據一定的頻率定期去稽核供應商的文件、圖紙…..等是否為最新有效(參考所附的文件控制流程圖)。

　　6）按生產訂單分發的圖紙屬一次性使用，文控人員在硬拷貝件上加蓋紅色“ONETIMEONLY”印章，并在分發記錄單上登記，接收人簽收。分發件在一次性使用后自動失效,由生產部負責銷毀。

　　7）對于工程部設計開發中心所使用的草稿版的文件由工程部自行管理，可使用Draft印章進行簡單的控制：

　　A.登記：工程部在新產品樣品設計和制造階段編制的圖紙(Drawing)、工藝路線表(Routing)和經顧客批準的供應商清單(AVLlist)，由設計開發

中心登記。僅保存電子版的文件。

　　B.發放：制造件的圖紙和工藝路線表僅隨產品制造令（MO）發放到設計開發中心的制造小組，無須建立文件發放記錄。采購件圖紙和AVLlist發放到采購部和質量部，需建立文件發放記錄。

　　C.更改：當草稿版的技術文件由于設計的原因或客戶的更改要求進行升版時，工程部負責按發放記錄收回舊版文件，發放新版文件。采購件圖紙由采購部通知供應商作廢，然后收回。

　　D.文件收回：當新產品準備進入小批量生產時，工程部會將原來的草稿版的圖紙、工藝路線表和AVLlist更新升級為正式版。同時會通過Agile輸入系統。此時任何草稿版的文件將自動作廢。原發放給質量部和供應鏈部的和AVLlist將被收回。采購件圖紙由采購部通知供應商并收回，然后發放正式版采購件圖紙。

　　5.5文件的更改

　　1）文件需要更改時，應由文件原設計或編制部門（人）直接把升級版本的軟拷貝和一份硬拷貝原件送至文件中心。文件中心立即更新軟拷貝及硬拷貝文件有效文件的清單。

　　2）文件更改的審核、批準一般情況下應由原審批部門及人員進行，當發生機構調整或原審批人不在職時應由替代職能部門及人員審批。

　　3）文件升級以后，原來低版本的文件即刻作廢。作廢文件由文件中心人員按原《文件分發記錄單》逐本收回，作廢文件和資料的原稿應加蓋藍色“OBSOLETE”印章，保存在文件中心，不作銷毀，在有效的文件清單中加以標識。其它拷貝由文件中心收集后統一碎化銷毀。按新《文件分發記錄單》發放新硬拷貝件。需廢止的文件，由起草人或指定人員填寫《作廢文件通知》交文件中心。

　　4）一般情況下文件更改由原編制或設計部門進行，更改非本部門設計或編制的文件，必須有原設計或編制部門的書面授權，并提供有關的背景資料。

　　5）文件中心接收到來自文件起草人或其接任者的通知，說明一個文件已經作廢，不再有新版本取代，須將該文件的原件和通知一起移放到歷史檔案庫中。具體程序同作廢文件，作廢文件保存一年。

　　6）所有程序文件，作業指導書保存三年。

　　5.7顧客提供的文件的控制

　　1）顧客提供的文件，包括軟件，由文件中心負責登記,建立相應的文件清單，按受控文件方式管理。有關這些文件的更新，由項目經理控制。當這些文件需要更新時，項目經理或負責此項目的的工程師把新版文件送至DCC（包括軟件）。若客戶僅提供了軟拷貝件，項目工程師根據需要打印出硬拷貝件送文件中心人員，文件中心人員加蓋紅色”RECEIVED”接受章，然后按項目工程師的要求發放硬拷貝件，舊版文件是否報廢由項目工程師決定。所有這些顧客文件都視作顧客財產，在沒有得到顧客的書面授權時，絕對不可擴散和傳播。

　　2）質量部負責對發放m.airporthotelslisboa.com到公司外部受控管理性文件的更改和作廢的控制。

　　3）總經理負責公司內部執行的有關國家的法律、法規性文件的有效性。

　　4)顧客文件長期保持在文件中心。

　　5.8各類標準建立相應清單，由使用者直接向文件中心借閱。

　　5.9主要文件和資料的編號法則

　　1）質量手冊的編號說明

　　WSC-SZ/QEM-**

　　手冊的版本號

　　手冊英文縮寫

　　深圳z公司英文名稱簡稱

　　圖表1

　　2）質量體系程序文件的編號說明

　　WSC.SZ.*-YY

　　程序文件序號（從01開始的流水號）

　　質量手冊中對應要素序號

　　深圳（英文縮寫）

　　深圳z公司

　　*注：其中“*”是質量手冊中對應的要素序號，對于管理程序中和質量管理程序有關的，按質量手冊中的序號分配，無法并入質量手冊的要素序號的文件，統一分配“4”。

　　3）管理/作業文件的編號說明

　　WSC.SZ.*****.YY

　　管理/作業文件序號（從01開始的流水號）

　　管理/作業文件分類名稱（英文縮寫）

　　深圳（英文縮寫）

　　深圳z公司

　　4）產品文件的編號說明

　　由于產品文件的歷史的多樣性，繼續使用它們的格式。一般它們的名稱和它們的產品代碼相對應。機柜產品稱作PI，電子組裝產品稱作MPI。

　　5）質量記錄的編號說明

　　Form*.*Y-ZIssueA

　　版本號（從1開始的流水號）

　　序列號（從1開始的流水號）

　　從a開始的流水號

　　質量手冊中對應要素序號

　　6.0文件中心使用的樣章

　　“分發”章

　　內部文件”原件”章

　　外部文件“收到”章

　　“非受控”章

　　“給供應商”章

　　”作廢”章

　　”一次性使用”章

　　7.0文件控制流程圖(見下頁)

　　8.0執行本程序形成以下記錄：

　　8.1《文件借閱記錄單》

　　8.2《文件分發記錄單》

　　8.3《作廢文件通知》

　　附加說明

　　本程序由質量部提出

　　本程序由質量部起草，并負責解釋