辦公室文件收發規定

　　一、董事會和公司的文件由辦公室擬稿。文件形成后，屬董事會的由董事長簽發，屬公司的由總經理簽發，屬黨內的由黨支部書記簽發。

　　業務文件由有關部門擬稿，分管副總經理或總工程師審核、簽發。

　　屬于秘密的文件，核稿人應該注"秘密"字樣，并確定報送范圍。秘密文件按保密規定，由專人印制、報送。

　　二、已簽發的文件由核稿人登記，并按不同類別編號后，按文印規定處理。

　　文件由擬稿人校對，審核后方能復印、蓋章。

　　三、董事會和公司的文件由辦公室負責報送。送件人應把文件內容、報送日期、部門、接件人等事項登記清楚，并報告報送結果。

　　秘密文件由專人按核定的范圍報送。

　　四、經簽發的文件原稿送辦公室存檔。

　　五、外來的文件由辦公室文書負責簽收，并于接件當日填寫閱辦單，按領導批示的要求送達有關部門，辦好文件閱辦;屬急件的，應在接件后即時報送。

　　六、文件閱辦部門或個人，對有閱辦要求的文件，應在三日內辦理完畢，并將辦理情況反饋至辦公室。三日內不能辦理完畢的，應向辦公室說明原因。

　　文印管理規定

　　七、所有文印人員應遵守公司的保密規定，不得泄露工作中接觸的公司保密事項。

　　八、打印正式文件，必須按文件簽發規定由總經理簽署意見，送信息中心打印。各部門草擬的文件、合同、資料等，由各部門自行打印。打印文件、發傳真均需逐項登記，以備查驗。

　　九、文印人員必須按時、按質、按量完成各項打字、傳真、復印任務，不得積壓延誤。工作任務繁忙時，應加班完成。辦理中如遇不清楚的地方，應及時與有關人員校對清楚。

　　十、文件、傳真等應及時發送給有關人員。因積壓延誤而致工作失誤或造成損失的，追究當事人的責任。

　　十一、嚴禁擅自為私人打印、復印材料，違犯者視情節輕重給予罰款處理。

　　辦公用品 購置領用規定

　　十二、公司領導及未實行經濟責任制考核部門所需的辦公用品，由辦公室填寫《資金使用審批表》，報總經理審批后購置。實行經濟責任制考核的部門所需購置辦公用品，到辦公室領用，辦理出入庫手續，明確金額。需購置的，由部門負責人填寫《資金使用審批表》，報總經理審批后由辦公室購置。大額資金的使用，由總經理審核并報董事長批準后辦理。

　　十三、辦公用品購置后，須持總經理審批的《資金使用審批表》和購貨發票、清單，到辦理出入庫手續。未辦理出入庫手續的，財務部不予報銷。

　　十四、各部門所用的專用表格等印刷品，由部門自行制定格式，按規定報總經理審批后，由辦公室統一印制。

　　十五、辦公用品只能用于辦公，不得移作他用或私用。

　　十六、所有員工要勤儉節約，杜絕浪費，努力降低消耗和辦公費用。

　　電話使用規定

　　十七、公司各部門電話費均按月包干使用。具體標準如下：辦公室120元/月，投資發展部100元/月，財務部60元/月，城建資產部100元/月，市場營銷部200元/月，項目技術部130元/月，會議中心50元/月。

　　十八、若有超出當月包干標準的，從超額部門的工資中扣出。當月節余部分累計到本部門下月話費中使用。

篇2：物業項目文件收發管理工作規定

　　物業項目文件收發管理工作規定

　　1.0目的

　　規范文件收發管理工作，確保文件傳遞的安全性，避免文件丟失，使文件經辦責任能安全及時收到文件。

　　2.0適用范圍

　　**集團下屬各物業公司。

　　3.0職責

　　3.1公司總部負責確定意見征詢頻率，一般情況下每月征詢一次，特殊情況另行書面通知。

　　3.2服務中心、管理處或項目物業部負責人負責意見征詢工作的組織與實施。

　　3.3品質部負責意見征詢結果的審核、統計、總結與通報，并報公司領導審閱。

　　3.4被征詢對象包括有項目負責人、負責人助理、行政部、人事部、營銷部、策劃部、機電部、綠化部、園建、機電、土建、財務等部門及因工作需要征詢的其他單位或個人。

　　4.0概念

　　4.1征詢意見設為五個等級，分別為很滿意、滿意、一般、不滿意和很不滿意，評價為"很滿意"、"滿意"視為滿意;評價為"一般"、"不滿意"及"很不滿意"視為不滿意。

　　4.2在《意見征詢表統計結果表》內，用數字作為評標注，分別為：5-很滿意;4-滿意;3-一般;2-不滿意;1-很不滿意;0-未作評價。

　　4.3單項滿意率=評價為"滿意"的單位數量/被征詢單位總數。

　　4.4項目物業負責人是指主管項目的物業公司副總監督/經理、服務中心經理/主任或項目物業部主管負責人。

　　4.5意見征詢表編號：項目拼音第一個字母縮寫+年號+兩位數月份+三位數流水號，如YW20**06001，表示**銀灣六月份序號為001的意見征詢表，序號不能重復。

　　4.6綜合滿意率=單項滿意率加權平均值。

　　5.0操作規程

　　5.1每月10號前發出《意見征詢表》，在《意見征詢表發放記錄》表上做好發放登記工作;發放前填寫好《意見征詢表發放記錄》表的"項目"、"征詢表編號"、"部門"、"被征詢人"和《意見征詢表》表的"編號"、"項目"、"被征詢部門"和"被征詢人"和預計"收回日期"項;發放時填寫好送達人姓名和送達日期，并請被征詢部門簽收及注明簽收日期。

　　5.2公司主張發放《意見征詢表》時，及時請被征詢人對我司物業工作給予評價和提出具體意見，由征詢人填寫好后請被征詢人簽名確認。

　　5.3　如因各種原因被征詢人不能及時提供意見或簽收時，被征詢人或部門在簽收表格時要提醒具體收回日期，一般不超過3個工作日后收回。

　　5.4收回《意見征詢表》時，收表人負責審核記錄是否有項缺，無誤后連同填寫好《意見征詢結果跟進記錄》表一并遞項目物業負責人審閱，一般情況下《意見征詢表》發放人、收回人和《意見征詢結果跟進記錄》的"被征詢人反饋意見"欄的填寫人為同一人，便于跟蹤和準確的填寫被征詢人所反饋意見。

　　5.5對于評價為"一般"或以下，但被征詢人又未提出具體意見的征詢表，回收人應主動聯系被征詢人，了解不滿意的原由并在征詢表上做好記錄。

　　5.6項目物業負責人根據收回《意見征詢表》填寫結果，批示相關意見并組織跟進處理。

　　5.7項目物業行政人員負責收回《意見征詢表》的統計工作，填寫好《意見征詢表統計結果》后遞項目物業負責人審閱。

　　5.8　項目物業負責人確定《意見征詢表》跟進責任人，由跟進責任人督促相關部門按項目物業負責人的批示和被征詢人所反饋的意見跟進處理，跟進處理結束后回復跟進責任人。跟進責任人根據各部門回復情況填寫《意見征詢結果跟進記錄》的"跟進處理情況"欄，并在回訪時回復被征詢人。

　　5.9　回訪形式分面談交流回訪和電話回訪兩種形式，回訪后將《意見征詢結果跟進記錄》遞項目物業負責人批示。

　　5.10所有《意見征詢表》收回后都應填寫《意見征詢結果跟進記錄》跟進征詢結果。

　　5.11　每月25日前，項目物業行政人員負責收集齊《意見征詢結果跟進記錄》，匯同《意見征詢表》和《意見征詢表統計結果》復印件遞總公司品質部。

　　5.12品質部在收到《意見征詢表》、《意見征詢結果跟進記錄》和《意見征詢表統計結果》后，對收到記錄進行審核，對于未達公司要求的給出意見。

　　5.13品質部負責對被征詢項目進行電話回訪，了解對所提意見跟進處理情況是否滿意，回訪率不應低于25%。

　　5.14每月28日前，將《意見征詢結果跟進記錄》遞公司總經理審閱，并附《意見征詢表》和《意見征詢表統計結果》。

　　5.15每月28日前，填寫好《項目意見征詢報告》遞物業公司總經理批示。經批示后遞集團總裁審閱，并附《意見征詢表統計結果》。

　　6.0記錄文件管理及存檔

　　6.1《意見征詢表發放記錄》由征詢單位存檔。

　　6.2《意見征詢表》經品質部審核和公司總經理審閱后返回征詢單位存檔。

　　6.3《意見征詢結果統計表》原件由意見征詢單位存檔，并復印送品質部備案。

　　6.4《意見征詢結果跟進記錄》經品質部審核和公司總經理審閱后返回征詢單位存檔。

　　6.5《項目意見征詢報告》經公司總經理批示，集團總裁審閱后由品質部存檔。

　　7.0相關支持文件

　　7.1《顧客滿意的監視和測量控制程序》

　　7.2《服務質量的監視和測量控制程序》

　　7.3《意見征詢工作流程圖》

　　8.0相關質量記錄

　　8.1意見征詢表發放記錄WY/QR-WY-011

　　8.2意見征詢表WY/QR-WY-012

　　8.3意見征詢結果統計表WY/QR-WY-013

　　8.4意見征詢結果跟進記錄WY/QR-WY-014

　　8.5項目意見征詢報告WY/QR-WY-015

篇3：物業公司信件收發管理程序

公司程序文件版號: A
修改號: 0
EJ -QP4.15物業公司信件收發管理程序頁碼: 1/2

1.目的:
為了及時、準確地把住戶的信件、報刊送到住戶手中，特制定本程序。

2.適用范圍:
適用于本小區住戶來往的信件傳遞和代住戶訂閱報刊服務。

3.引用文件:
3.1 質量手冊第4.9、4.13章
3.2 ISO9002標準第4.9、4.13章

4.職責：
收發員負責每日信件、報刊的收發，確保不丟失。

5.工作程序
5.1郵遞員送來的信件,要檢查有無開封信件,如有開封信件,由收發員填寫《報刊、信件缺損登記表》,讓郵遞員簽字證明。
5.2送到的報刊要檢查有無損壞,如有缺損,由收發員填寫《報刊、信件缺損登記表》讓郵遞員簽字證明。事后打電話告之郵局報刊缺損情況,請求補給。
5.3快件、專遞件及重要的郵件要填寫《住戶信件、報刊發放登記表》親自送到住戶手中,由住戶簽收。

5.4普通信件、報刊分發后將信件、報刊放入報刊存放柜中或根據住戶要求送到其樓門信箱。
5.4.1未訂報紙住戶的信件,工作人員負責通知住戶領取。
5.4.2如遇地址不詳、地址不清(含外文地址)或收件人不清楚的信件。收發員應及時送到經營管理部,由物業管理員確認后再傳遞;若物業管理員也無法確認,應及時轉交經營管理部主任確認后傳送給住戶。
5.4.3若屬地址錯寫非本小區住戶的信件,經營管理部主任確認后,收發員應及時退還郵局。
5.4.4若住戶的信件、報刊一日內無人來取,收發員應及時與住戶取得聯系,讓住戶或其聯絡人知曉;二日內必須取走。
5.4.5若住戶出差,已與收發員打招呼,住戶的信件、報刊收發員應妥善收存,待住戶回來后,一并交于住戶。

5.5報刊、信件發放過程中,發生丟失情況時,收發員應主動向收件人賠禮道歉,積極尋找,由于失職造成的經濟損失,由副總經理決定賠償事宜。
5.6住戶訂閱報刊時,由住戶填寫《代住戶訂閱單》,并交納費用,收
發員將第二聯交給住戶,收發員及時到郵局為住戶訂閱。
5.7收發員訂閱報刊后,要及時填寫《代住戶訂閱登記表》對郵局開回的票據、找錢,必須由住戶在《代住戶訂閱單》存根上簽收。
5.8在收發服務過程中執行《物業管理服務規范用語》和《物業管理服務規范行為》。

6.支持性文件與質量記錄:

6.1《代住戶訂閱登記表》EJ-QR-QP4.15-01
6.2《代住戶訂閱單》二聯EJ-QR-QP4.15-02
6.3《住戶信件、報刊發放登記表》EJ-QR-QP4.15-03
6.4《報刊信件缺損登記表》EJ-QR-QP4.15-04
6.5《物業管理服務規范用語》EJ-WI-QP8.1-02
6.6《物業管理服務規范行為》&nbs