精工股份環境記錄管理程序

　　EMS程序文件 ISO14000手冊

　　1 目的

　　建立公司各種環境記錄的編制、簽發、填寫、審核和保管程序，確保在需要時提供環境管理體系有效運行的證據。

　　2 適用范圍

　　適用于本公司環境管理體系運行有關記錄的控制。

　　3 職責

　　3.1綜合辦公室是記錄制定、編碼、評審、修改、換版、分發的歸口管理部門。

　　3.2各職能部門負責本部門環境記錄的編制、填寫、收集、保存。

　　3.3綜合辦公室負責環境記錄歸檔及超過保存期環境記錄銷毀的歸口管理。

　　4 工作程序

　　4.1環境記錄內容

　　4.1.1環境記錄是環境管理體系連續運行的證據，其中包括：

　　a法律法規的要求;

　　b環境因素和有關的環境影響;

　　c環境培訓活動;

　　d檢查、校準和維護活動;

　　e監測數據;

　　f違章情況、事故、投訴和手續措施;

　　g文件控制記錄;

　　h環境信息交流記錄;

　　i供方和承包方信息;

　　j體系日常運行情況;

　　k環境審核和管理評審。

　　4.1.2公司環境記錄的媒介形式為表格形式，也可以呈其他形式，如硬盤拷貝、電子媒介等。

　　4.1.3公司環境記錄種類、相關部門和保存期限見《環境管理體系文件目錄一覽表》。

　　4.2環境記錄的分級管理原則

　　4.2.1綜合辦公室負責環境記錄的編碼、登記、確定歸檔范圍、保存期限、處置方法及需長期保存的環境記錄和體系運行記錄的管理。

　　4.2.2各使用環境記錄的部門負責相關環境記錄表式的編制、填寫、收集、保存和管理。

　　4.3環境記錄的編制和審定

　　4.3.1綜合辦公室負責組織編制環境記錄格式。

　　4.3.2各部門根據工作需要可新編制的環境表式草案，經本部門負責人審核報綜合辦公室匯總審定、編碼，由管理者代表批準，綜合辦公室負責登記和發放。

　　4.4環境記錄的標識和檢索

　　4.4.1根據《文件控制程序》，每一環境記錄表式均應按規定有唯一的編號，內容主要是標題(名稱)、編號。

　　4.4.2綜合辦公室編制《環境管理體系文件目錄一覽表》以便檢索和管理，并將環境記錄表式收集匯總成《環境管理體系記錄格式匯編》，原件保存在綜合辦公室以便查閱和使用。

　　4.5環境記錄表式的更改

　　環境記錄表式更改時，部門負責人、公司主管領導簽批后，綜合辦公室負責更改登記，必要時向各部門發放《文件修改記錄》。

　　4.6環境記錄的管理

　　4.6.1填寫要求

　　a環境記錄應真實、字跡清晰，并按要求正確填寫，不應涂改。文字表達準確、簡練，手續完備，具有可追溯性;

　　b填寫環境記錄，必須使用黑色水筆或藍黑水筆書寫，復寫時應用黑色單面復寫紙。

　　4.6.2查閱、借閱

　　a需查閱、借閱環境記錄，須經綜合辦公室及保管部門負責人的同意，可在保管部門查閱。

　　b所有環境記錄的原件一律不外借;

　　4.6.3環境記錄的編目、貯存

　　a各車間、部門文件管理員每月底按類別收集整理環境記錄，裝訂成冊，并編制部門環境記錄目錄，予以保存;

　　b與環境體系有關環境記錄，各部門每年度末送綜合辦公室歸檔并登記在《環境記錄歸檔登記表》上;

　　c保存環境記錄，應有專人專柜，便于檢索，并注意做好防火、防盜、防蟲鼠、防潮等工作;

　　d采用其他媒介形式的環境記錄，也應有相應的貯存條件，如軟盤，應注意防潮、防光、防磁，以免貯存內容丟失，并且每二年復制一次。必要時，應復制備份。

　　4.6.4環境記錄的保存期

　　歸檔的環境記錄，保存期按檔案部門的規定執行。

　　4.7環境記錄的處理

　　4.7.1已超過保管期且無查考價值的環境記錄以銷毀處理。

　　4.7.2需銷毀的環境記錄，文件管理員填寫《文件和資料銷毀清單》經部門負責人、管理者代表審批后，由綜合辦公室負責銷毀，銷毀時需二人在場。需作資料保留的作廢記錄，加蓋“作廢留用”印章方可留用。

　　5 相關文件

　　《文件控制程序》

　　6 環境記錄

　　《環境記錄清單(詳見本表)》

篇2：房地產公司質量手冊:質量記錄控制工作程序

　　房地產公司質量手冊：質量記錄控制程序

　　1.目的

　　通過對質量記錄的控制和管理，為產品符合規定要求及質量體系的有效運行提供客觀證據。

　　2.范圍

　　適用于公司質量體系運行和項目開發建設全過程質量記錄的控制。

　　3．職責

　　3.1 工程部負責質量記錄的設置，編制質量記錄清單，監督檢查各部門的執行情況。

　　3.2 各部門負責所分管質量活動中質量記錄的管理，并按規定進行有關記錄的移交。

　　3.3 總經理工作部負責公司的檔案管理工作。

　　4．控制程序

　　4.1 質量記錄的設置

　　4.1.1 工程部負責對質量體系文件中涉及的質量記錄進行匯總，編制質量記錄清單和表格樣式，具體見Q/TZH-WI-034《質量記錄表格樣式匯編》。

　　4.1.2 當質量記錄需要進行增加和刪除時，由使用部門提出申請，填寫“質量記錄變更申請單”，闡明理由，屬表格形式的要提供表樣，報工程部審批后開始啟用。

　　4.1.3 工程部負責對批準使用的質量記錄進行編號，并將其列入質量記錄清單。

　　4.2 質量記錄的編號

　　質量記錄的編號由設置編號和填報編號兩部分組成：

　　4.2.1 質量記錄的設置編號位于記錄左上方，其結構為：QRSS-**

　　其中：QR-表示質量記錄

　　SS-**該記錄順序號

　　4.2.2 質量記錄的填報編號位于記錄右上方，其結構為：

　　MMM-SS-***

　　其中：MMM-填報部門代號，各部門的代號見Q/TZH-WI-006《文件編碼規定》；

　　SS-填報年號

　　***-填報的順序號

　　4.3 質量記錄的填寫要求做到：

　　字跡清楚，表達明確；

　　真實、客觀、準確、及時地反映活動的過程和結果；

　　具備記錄人的簽字和填寫的日期；

　　4.4 質量記錄的傳遞

　　4.4.1由各部門資料員負責按照質量記錄的傳遞路線，進行質量記錄的傳遞。

　　4.4.2質量記錄的傳遞，以相關人員在記錄上的簽字、檔案移交記錄表、盒內文件清單等形式作為傳遞過程的記錄，必要時，可登記“質量記錄發放登記臺帳”和“質量記錄接收登記臺帳”。

　　4.5 質量記錄的收集、貯存和歸檔

　　4.5.1 各部門資料員負責收集整理質量記錄，在專門位置存放，進行保管和維護，以備查閱。

　　4.5.2 根據Q/TZH-WI-008《檔案管理辦法》的要求，由部門資料員負責對質量記錄進行整理歸檔。

　　4.5.3 總經理工作部負責對歸檔后的質量記錄進行管理，保存期限按Q/TZH-WI-008《檔案管理辦法》的規定執行。

　　4.5.4 各部門保管的質量記錄的保存期限為五年，逾期可自行銷毀處理。

　　4.6 質量記錄的查閱

　　查閱人員需查閱質量記錄時，應征得部門負責人同意后，方可進行查閱。當顧客提出查閱要求時，由接待部門征得工程部的同意后，為顧客提供有關的質量記錄。

　　5.質量記錄

　　5.1 QR19-01 質量記錄變更申請單

　　5.2 QR19-02 質量記錄發放登記臺帳

　　5.3 QR19-03 質量記錄接收登記臺帳

　　6.支持性文件

　　6.1 Q/TZH-WI-006《文件編碼規定》

　　6.2 Q/TZH-WI-008《檔案管理辦法》

　　6.3 Q/TZH-WI-034《質量記錄表格樣式匯編》

篇3：房地產公司質量記錄控制工作程序(3)

　　房地產公司質量記錄控制程序（三）

　　1.目的

　　通過對質量記錄的控制和管理，為產品符合規定要求及質量體系的有效運行提供客觀證據。

　　2.范圍

　　適用于公司質量體系運行和項目開發建設全過程質量記錄的控制。

　　3．職責

　　3.1工程部負責質量記錄的設置，編制質量記錄清單，監督檢查各部門的執行情況。

　　3.2各部門負責所分管質量活動中質量記錄的管理，并按規定進行有關記錄的移交。

　　3.3總經理工作部負責公司的檔案管理工作。

　　4．控制程序

　　4.1質量記錄的設置

　　4.1.1工程部負責對質量體系文件中涉及的質量記錄進行匯總，編制質量記錄清單和表格樣式，具體見Q/TZH-WI-034《質量記錄表格樣式匯編》。

　　4.1.2當質量記錄需要進行增加和刪除時，由使用部門提出申請，填寫"質量記錄變更申請單"，闡明理由，屬表格形式的要提供表樣，報工程部審批后開始啟用。

　　4.1.3工程部負責對批準使用的質量記錄進行編號，并將其列入質量記錄清單。

　　4.2質量記錄的編號

　　質量記錄的編號由設置編號和填報編號兩部分組成：

　　4.2.1質量記錄的設置編號位于記錄左上方，其結構為：QRSS-**

　　其中：QR-表示質量記錄

　　SS-**該記錄順序號

　　4.2.2質量記錄的填報編號位于記錄右上方，其結構為：

　　MMM-SS-***

　　其中：MMM-填報部門代號，各部門的代號見Q/TZH-WI-006《文件編碼規定》；

　　SS-填報年號

　　***-填報的順序號

　　4.3質量記錄的填寫要求做到：

　　a.字跡清楚，表達明確；

　　b.真實、客觀、準確、及時地反映活動的過程和結果；

　　c.具備記錄人的簽字和填寫的日期；

　　4.4質量記錄的傳遞

　　4.4.1由各部門資料員負責按照質量記錄的傳遞路線，進行質量記錄的傳遞。

　　4.4.2質量記錄的傳遞，以相關人員在記錄上的簽字、檔案移交記錄表、盒內文件清單等形式作為傳遞過程的記錄，必要時，可登記"質量記錄發放登記臺帳"和"質量記錄接收登記臺帳"。

　　4.5質量記錄的收集、貯存和歸檔

　　4.5.1各部門資料員負責收集整理質量記錄，在專門位置存放，進行保管和維護，以備查閱。

　　4.5.2根據Q/TZH-WI-008《檔案管理辦法》的要求，由部門資料員負責對質量記錄進行整理歸檔。

　　4.5.3總經理工作部負責對歸檔后的質量記錄進行管理，保存期限按Q/TZH-WI-008《檔案管理辦法》的規定執行。

　　4.5.4各部門保管的質量記錄的保存期限為五年，逾期可自行銷毀處理。

　　4.6質量記錄的查閱

　　查閱人員需查閱質量記錄時，應征得部門負責人同意后，方可進行查閱。當顧客提出查閱要求時，由接待部門征得工程部的同意后，為顧客提供有關的質量記錄。

　　5.質量記錄

　　5.1QR19-01質量記錄變更申請單

　　5.2QR19-02質量記錄發放登記臺帳

　　5.3QR19-03質量記錄接收登記臺帳

　　6.支持性文件

　　6.1Q/TZH-WI-006《文件編碼規定》

　　6.2Q/TZH-WI-008《檔案管理辦法》

　　6.3Q/TZH-WI-034《質量記錄表格樣式匯編》