文 件 名：必需的六個程序文件
記錄控制程序
1.0目的
對記錄的標識、貯存、保護和處置進行控制，為證明產品和服務質量符合規定要求及質量管理體系有效運行提供證據，同時也為提供服務的可追溯性及制定糾正、預防措施以及保持和改進質量管理體系提供信息。
2.0適用范圍
本程序適用于服務實現過程和質量管理體系運行中記錄的控制。
3.0職責
●人力資源部負責記錄的歸口管理，以及內審、培訓、糾正、 預防措施等記錄的管理。
●各部門負責本部門記錄的管理。
●記錄的填寫人員對記錄的真實、完整、準確和清晰性負責。
4.0工作程序
●記錄的范圍
凡是質量管理體系運行中的記錄、報告及與服務質量有關的信息等均屬“記錄”范圍。包括 ：
(1)與質量管理體系有關的記錄：管理評審記錄、文件控制記錄、糾正、預防措施記 錄、基礎設施和工作環境記錄、產品和過程監視和測量記錄以及人力資源、培訓記錄等。
(2)與質量活動有關的記錄：與產品(服務)有關的要求的評審記錄、供方評價記錄、 產品標識記錄、不規范服務、不合格品控制記錄、顧客投訴處理記錄、糾正和預防措施記錄 、質量計劃相關記錄等。
(3)供方記錄：產品證明書、檢疫化驗單等。
●記錄的編號及表格設計
(1)記錄的編號按《文件管理規定》，由人力資源部統一管理。
(2)表格設計
?、偃肆Y源部對記錄各種表格進行全面策劃，統籌安排，組織編制;
?、谟涗浉袷接筛饔嘘P部門設計，報人力資源部審查后試用，在試用中修改完善;
?、劢浽囆写_認適用后，由人力資源部編制“記錄一覽表”;
?、苄袠I統一規定的表格，按其規定執行。
●記錄的填寫與要求
(1)記錄及時、真實、完整、準確;字跡清晰、工整、易辨認;有記錄人員簽名及日期，一般用鋼筆或圓珠筆填寫。
(2)記錄不得隨意涂改。當填錯需更正時，只允許畫改(能看清原文字或數據)。對于 記錄的數據更改時，應畫改后蓋上更改人印章或簽名。
●記錄的管理
(1)記錄實行分部門的管理辦法。各部門指定專人負責收集和保管記錄。
(2)各部門將收集上來的各種記錄分類登記編目、標識整理、裝訂和保管。
(3)企業內部人員，為了追溯、驗證或制定糾正和預防措施等目的，可查閱記錄，確 需借閱時應履行借閱手續，由保管部門領導批準。當合同有規定時，經主管副總經理批準后 允許顧客或其代表查閱、借閱的記錄，不得更改、遺失或損壞。
(4)歸檔、貯存、保管和處理
?、俑鞣N歸檔記錄的保存期限見“記錄一覽表”;
?、谟涗浀馁A存地點應確保整潔、干凈、防火、防潮、防蟲蛀鼠咬，并防止損壞丟失 ;
?、圪|量記錄保存期滿，由保存部門開列清單，報主管領導批準后銷毀，執行《文件控制程序》，作好記錄，保存銷毀清單。
●記錄可采取各種媒體形式，如文字、照片、膠片、圖表、磁帶、磁盤等。
5.0支持性文件
無
6.0相關記錄
●《記錄一覽表》
篇2：房地產公司質量手冊:質量記錄控制工作程序
房地產公司質量手冊：質量記錄控制程序
1.目的
通過對質量記錄的控制和管理，為產品符合規定要求及質量體系的有效運行提供客觀證據。
2.范圍
適用于公司質量體系運行和項目開發建設全過程質量記錄的控制。
3．職責
3.1 工程部負責質量記錄的設置，編制質量記錄清單，監督檢查各部門的執行情況。
3.2 各部門負責所分管質量活動中質量記錄的管理，并按規定進行有關記錄的移交。
3.3 總經理工作部負責公司的檔案管理工作。
4．控制程序
4.1 質量記錄的設置
4.1.1 工程部負責對質量體系文件中涉及的質量記錄進行匯總，編制質量記錄清單和表格樣式，具體見Q/TZH-WI-034《質量記錄表格樣式匯編》。
4.1.2 當質量記錄需要進行增加和刪除時，由使用部門提出申請，填寫“質量記錄變更申請單”，闡明理由，屬表格形式的要提供表樣，報工程部審批后開始啟用。
4.1.3 工程部負責對批準使用的質量記錄進行編號，并將其列入質量記錄清單。
4.2 質量記錄的編號
質量記錄的編號由設置編號和填報編號兩部分組成：
4.2.1 質量記錄的設置編號位于記錄左上方，其結構為：QRSS-**
其中：QR-表示質量記錄
SS-**該記錄順序號
4.2.2 質量記錄的填報編號位于記錄右上方，其結構為：
MMM-SS-***
其中：MMM-填報部門代號，各部門的代號見Q/TZH-WI-006《文件編碼規定》；
SS-填報年號
***-填報的順序號
4.3 質量記錄的填寫要求做到：
字跡清楚，表達明確；
真實、客觀、準確、及時地反映活動的過程和結果；
具備記錄人的簽字和填寫的日期；
4.4 質量記錄的傳遞
4.4.1由各部門資料員負責按照質量記錄的傳遞路線，進行質量記錄的傳遞。
4.4.2質量記錄的傳遞，以相關人員在記錄上的簽字、檔案移交記錄表、盒內文件清單等形式作為傳遞過程的記錄，必要時，可登記“質量記錄發放登記臺帳”和“質量記錄接收登記臺帳”。
4.5 質量記錄的收集、貯存和歸檔
4.5.1 各部門資料員負責收集整理質量記錄，在專門位置存放，進行保管和維護，以備查閱。
4.5.2 根據Q/TZH-WI-008《檔案管理辦法》的要求，由部門資料員負責對質量記錄進行整理歸檔。
4.5.3 總經理工作部負責對歸檔后的質量記錄進行管理，保存期限按Q/TZH-WI-008《檔案管理辦法》的規定執行。
4.5.4 各部門保管的質量記錄的保存期限為五年，逾期可自行銷毀處理。
4.6 質量記錄的查閱
查閱人員需查閱質量記錄時，應征得部門負責人同意后，方可進行查閱。當顧客提出查閱要求時，由接待部門征得工程部的同意后，為顧客提供有關的質量記錄。
5.質量記錄
5.1 QR19-01 質量記錄變更申請單
5.2 QR19-02 質量記錄發放登記臺帳
5.3 QR19-03 質量記錄接收登記臺帳
6.支持性文件
6.1 Q/TZH-WI-006《文件編碼規定》
6.2 Q/TZH-WI-008《檔案管理辦法》
6.3 Q/TZH-WI-034《質量記錄表格樣式匯編》
篇3：房地產公司質量記錄控制工作程序(3)
房地產公司質量記錄控制程序（三）
1.目的
通過對質量記錄的控制和管理，為產品符合規定要求及質量體系的有效運行提供客觀證據。
2.范圍
適用于公司質量體系運行和項目開發建設全過程質量記錄的控制。
3．職責
3.1工程部負責質量記錄的設置，編制質量記錄清單，監督檢查各部門的執行情況。
3.2各部門負責所分管質量活動中質量記錄的管理，并按規定進行有關記錄的移交。
3.3總經理工作部負責公司的檔案管理工作。
4．控制程序
4.1質量記錄的設置
4.1.1工程部負責對質量體系文件中涉及的質量記錄進行匯總，編制質量記錄清單和表格樣式，具體見Q/TZH-WI-034《質量記錄表格樣式匯編》。
4.1.2當質量記錄需要進行增加和刪除時，由使用部門提出申請，填寫"質量記錄變更申請單"，闡明理由，屬表格形式的要提供表樣，報工程部審批后開始啟用。
4.1.3工程部負責對批準使用的質量記錄進行編號，并將其列入質量記錄清單。
4.2質量記錄的編號
質量記錄的編號由設置編號和填報編號兩部分組成：
4.2.1質量記錄的設置編號位于記錄左上方，其結構為：QRSS-**
其中：QR-表示質量記錄
SS-**該記錄順序號
4.2.2質量記錄的填報編號位于記錄右上方，其結構為：
MMM-SS-***
其中：MMM-填報部門代號，各部門的代號見Q/TZH-WI-006《文件編碼規定》；
SS-填報年號
***-填報的順序號
4.3質量記錄的填寫要求做到：
a.字跡清楚，表達明確；
b.真實、客觀、準確、及時地反映活動的過程和結果；
c.具備記錄人的簽字和填寫的日期；
4.4質量記錄的傳遞
4.4.1由各部門資料員負責按照質量記錄的傳遞路線，進行質量記錄的傳遞。
4.4.2質量記錄的傳遞，以相關人員在記錄上的簽字、檔案移交記錄表、盒內文件清單等形式作為傳遞過程的記錄，必要時，可登記"質量記錄發放登記臺帳"和"質量記錄接收登記臺帳"。
4.5質量記錄的收集、貯存和歸檔
4.5.1各部門資料員負責收集整理質量記錄，在專門位置存放，進行保管和維護，以備查閱。
4.5.2根據Q/TZH-WI-008《檔案管理辦法》的要求，由部門資料員負責對質量記錄進行整理歸檔。
4.5.3總經理工作部負責對歸檔后的質量記錄進行管理，保存期限按Q/TZH-WI-008《檔案管理辦法》的規定執行。
4.5.4各部門保管的質量記錄的保存期限為五年，逾期可自行銷毀處理。
4.6質量記錄的查閱
查閱人員需查閱質量記錄時，應征得部門負責人同意后，方可進行查閱。當顧客提出查閱要求時，由接待部門征得工程部的同意后，為顧客提供有關的質量記錄。
5.質量記錄
5.1QR19-01質量記錄變更申請單
5.2QR19-02質量記錄發放登記臺帳
5.3QR19-03質量記錄接收登記臺帳
6.支持性文件
6.1Q/TZH-WI-006《文件編碼規定》
6.2Q/TZH-WI-008《檔案管理辦法》
6.3Q/TZH-WI-034《質量記錄表格樣式匯編》