報刊信件收發管理程序

　　1.目的

　　對郵件、報刊收發實施控制，確?？蛻艏皶r收到郵件報刊。

　　2.適用范圍

　　適用于郵件和報刊的收發。

　　3.引用文件

　　3.1質量手冊第4.7、4.9、4.10、4.12、4.13章。

　　3.2ISO9002標準4.7、4.9、4.10、4.12、4.13章。

　　4.職責

　　4.1保安部報刊收發員負責大廈內郵件和報刊的收發。

　　4.2保安部經理負責處理投訴及與郵電部門聯系有關事宜。

　　5.工作程序

　　5.1客戶辦理信箱使用申請手續

　　5.1.1客戶需要使用本大廈內的信箱時，到物管部辦理申請，物管部通知財務室收取費用。

　　5.1.2物管部憑財務收費票據，填寫《國企大廈室內維修委托單》，通知工程部裝配信箱鎖;安裝完成后，物管部通知客戶領取信箱鎖匙。

　　5.1.3在使用信箱期間，信箱和鎖匙由客戶自行保管，鎖匙損壞或遺失的，由保安部向工程部出單維修更換，客戶按規定的標準到財務室交納維修費用。

　　5.2 客戶辦理報刊登記手續

　　5.2.1每年十月份，物管部需在告示牌內通知客戶到郵電局辦理下一年度的報刊預訂手續。

　　5.2.2客戶需要提供收發報刊服務時，憑《報刊訂閱收據》的復印件到收發室辦理登記手續，由收發員在《報刊訂閱登記表》中登記報刊名稱、代號、起止日期、聯系電話，并且保留收據復印件，以方便今后查詢。

　　5.3 收發過程

　　5.3.1對于投遞員送來的郵政快件、匯款單、掛號信、電報、包裹等特殊郵件，收發員需要在郵電部門的簽收單上簽字或蓋章，并登記在《郵件收發登記表》中，當日送于客戶。

　　5.3.2平信、報刊由收發員當天發放到客戶信箱。

　　5.3.3對于掛號信、包裹、匯款單、電報等有價郵件，如果超過二十天無人領取，大廈收發員通過投遞員退回郵電局，投遞員在《郵件收發登記表》上簽字。

　　5.4接到客戶投訴后，保安部經理立即調查清楚投訴的原因并在當日給客戶答復解決問題的辦法。由于收發員的責任以致客戶這些郵件丟失或給人冒領，造成收件人損失的，責令收發員及時向客戶道歉或賠償，并協助客戶追查遺失郵件。由于郵電局投遞方面的責任，由保安部經理與郵電局聯系協商解決，記錄在《客戶投訴登記表》中。

　　6.質量記錄及支持文件

　　6.1 《郵件收發登記表》

　　6.2《報刊訂閱登記表》

　　6.3《客戶投訴登記表》

　　6.4《國企大廈室內維修委托單》

　　郵件收發登記表

　　序號日期樓層

　　房號姓 名郵件

　　名稱編號簽 收備 注

篇2：某公司報刊、郵件、函電收發制度

　　公司報刊、郵件、函電收發制度

　　一、報刊、郵件、信函由前臺工作人員負責簽收、發放。

　　二、公司前臺設有郵件箱，各店郵件、信函放在郵箱中，由各店派人簽字領取交由本店前臺;

　　三、辦公室負責提供訂閱報刊的部門及報刊種類清單。

　　四、前臺每天對郵局送來的報刊應對分送清單分類清點，發現差錯及時要求補缺。

　　五、前臺收到郵局送來的報刊后，應在半小時內將報刊發送到訂閱人手中，不得拖延。

　　六、總經理訂閱的報刊、及私人信件前臺送交辦公室，由辦公室專人負責整理上交總經理辦公室。

　　七、公司各部門需外發的郵件應提前送交辦公室，由辦公室指定專人送交當地郵局寄發。

　　八、前臺在簽收掛號信、包裹單等郵單后，應立即通知收件人，收件人應及時去郵局取款取件。超期罰款，責任自負。

　　九、公司外來郵件、信函一律經前臺簽收分發。不論公私郵件應隨到隨清，及時分發，不得丟失、損壞。

　　十、對郵局送來非公司郵件，經核實確認后，應及時退回，不能私自扣留。

　　執行部門： 責任人簽名：

篇3：公司報刊、郵件、函電收發制度(7)

　　公司報刊、郵件、函電收發制度(七)

　　(一)全公司公私報刊、外來郵件、外發公啟、函電由公司收發室負責收發。

　　(二)外發函、電要求。

　　1.各部門因公需外發函、電，經辦人員應于每天下午6點以前將函件、電報底稿送到收發室，另填寫掛號、平信、電報外發登記表。

　　2.每天下午6點以前，全公司收發室應將當月外發函、電清點，累計送交郵局寄發。

　　(三)外來郵件管理

　　1.外來郵件一律經公司收發室簽收分發。

　　2.凡掛號、紙包、包裹單、匯款單、貨運單等由收發室通知收件人到收發室當面簽收。

　　3.一般公啟函、電和公司內職工私人信件，由收發室開具清單分放到各單位信報箱內。

　　4.私人不明平信一律放到信架(信袋)內，由個人自取。

　　5.不論公私郵件收發室應隨到隨清，及時分發，不得丟失損壞，擱置延誤，對國外來函應檢封口、郵戳，如發現拆封或郵票被撕應拒絕簽收，并向郵局反映，查明原由。

　　6.凡掛號信、匯款單、包裹單、貨運單等的收件人，在收發室通知發出后，應隨即到收發室領取郵單，并及時去郵局取款取件。超期罰款，收發室概不負責。

　　(四)報刊訂購與收發。

　　1.報刊訂購。

　　(1)訂購時間：上半年、下半年

　　(2)訂購手續：不論單位和個人，均需先到收發室查閱報刊目錄，再將需要訂購的報刊代號、名稱、出版日期、單價、訂購份數、期數填寫清楚交收發員核對算價，確認無誤后，當面繳款開票。公費訂購報刊由收發員持訂單到財務部門辦理付款托收手續。歸口管理報刊公費訂購的單位除按上述要求填寫預訂單外，尚須填寫報刊分發清單，詳細寫明各種報刊分發到哪些單位或領導。

　　2.報刊收發。

　　(1)收發員每天對郵局送來的報刊應對照郵局分送清單分類清點，發現有差錯應及時登記并要求補缺退余。

　　(2)收發員收到郵局送來的報刊后應及時分發，不得耽擱延誤。收發員清點分發報刊時間2小時，任何人不得進入收發室。

　　(3)每天分發到各單位信報箱的報刊應隨附分發清單。

　　(4)各單位應固定專人按時領取報刊和公啟函電。領取時，要對照分發清單清點檢實簽名，發現差錯，應當面向收發員提出增補退換要求，并進行差錯登記。當面未提出，則視為分發無差錯。

　　(五)收發員應堅守工作崗位，節假日、星期日應有人值班，休星期日應采取換休形式。

　　(六)收發室內外應經常保持整齊清潔。

　　(七)收發室由辦公室負責管理，其工作質量由辦公室進行檢查、考核，并承擔責任。