企業檔案工作管理辦法

　　第一章 總則

　　第一條 為加強本公司檔案工作，進一步提高檔案管理水平，有效保護和利用檔案，充分發揮檔案在公司經營、管理以及其它各項工作中的作用，制定本辦法。

　　第二條 我公司檔案是指在從事生產、經營、研究、管理以及其它各項活動中直接形成的，對公司和社會具有保存價值的各種文字、圖表、圖像、聲像等不同形式的歷史記錄。

　　第三條 公司必須重視和健全檔案工作，并在人員、經費、設備等方面予以保證。

　　第四條 立卷歸檔以我公司各部門產生的文件材料為主，須將反映本部門、本公司職能活動所產生的具有長期和重要查考價值的文件材料(與這類文件有密切聯系的社會機構的來文)作為立卷歸檔的重點。

　　第五條 按年度歸檔的部門，應在每年6月底以前完成上一年度的立卷歸檔工作;某一項目完成后須在兩個月內完成立卷歸檔工作。

　　第二章 檔案類目

　　案卷編號

　　第六條 檔案分類視文件內容、部門組織、業務項目等因素，按全宗、大類、小類三級分類。先以全宗區分，然后依文件性質分為若干大類，再在同類中依序分為若干小類。

　　第七條 如因文件類型較多、三級分類不夠應用時，須在第三級之后增設第四級“細類”。

　　第八條 同一“小類”的文件以裝訂于一個卷宗為原則，并賦予一個案卷號，一個全宗內不得有相同的案卷號。如文件較多，一個卷宗不夠時，可以兩個以上的卷宗裝訂，并于案卷號后增設“卷次”編號，以便查考，同一案卷號后不得有相同的卷次號。

　　第九條 案卷索引表中的檔案號的表示方式如下*1-*2-*3-*4

　　其中*1為全宗代號，*2為小類號，*3為案卷號，*4為卷次號。

　　第十條 《檔案分類編號表》確定了集團公司及分(子)公司立卷類目。

　　第十一條 立卷類目一經確定，不宜任意修改，如確有修改必要，應事先審查討論，并擬定新舊檔案分類編號對照表，以免混淆。

　　第三章 平時歸卷

　　第十二條 公文承辦人員須及時將辦理完畢或經領導保存的文件材料搜集齊全，加以整理，送交行政部門整理歸卷，專業性文件材料(財務、人事、審計方面的)交相關職能部門。

　　第十三條 行政部門對文件進行點收后，按照“案卷類目”條 款，將文件材料放入平時保存的文件盒內，并在《收發文登記薄》上注明。

　　第四章 案卷整理

　　目錄編制

　　第十四條 案卷裝訂應以符合卷內文件書寫格式，保證卷內文件材料完整以及便于查考為原則。

　　第十五條 檔案管理部門須編制完整的《卷內文件目錄》、《案卷索引表》、《分類文件目錄表》，在向集團公司檔案管理部門移交檔案時，一并上交。

　　第五章 調卷

　　第十六條 員工因業務需要調閱檔案時，應填寫《檔案調閱申請單》，并經審批。在檔案室當場借閱者，免填《檔案調閱申請單》。

　　第十七條 檔案歸還時，經檔案管理人員核查無誤后，檔案立即歸入檔架?！稒n案調閱申請單》由檔案管理人員留存備查。

　　第十八條 《檔案調閱申請單》以一單一案為原則，借閱時間以一周為限。如有特殊情形需延長，按調閱程序重新辦理。

　　第十九條 調卷人對于所調閱檔案，不得抽換增損。

　　第二十條 調閱的檔案應與經辦業務有關，如需調閱與經辦業務無關的案件，須經行政部門主管同意。調閱設定密級的檔案，必須呈請總經理批準。

　　附件

　　《檔案分類編號表》《卷內目錄表》《備考表》《案卷索引表》《分類文件目錄表》《檔案調閱申請單》

　　檔案分類編號表

　　1、公司檔案序列編制模式

　　公司檔案分類深度設二級類目，范圍分九大類，65個子目，具體類目及分項內容與代碼為：

　　A行政管理(A為大類代碼，下同)

　　A1規章 、制度、辦法、守則(失效件在原件上加蓋失效印)

　　A2文件(按收發日期順序編排)

　　A3戰略規劃

　　A4目標管理(含年計劃、目標責任狀、月計劃、總結、經營分析等)

　　A5企業文化建設(畫冊、內部報刊、媒體報導等)

　　A6監察、審計與處分、處理

　　A7各類項目方案(可研報告，市場調查、分析、預測等)

　　A8公司各種證照，公司設立、變更資料

　　A9公司財產

　　A10訴訟

　　A11其他

　　B合同(協議)

　　B1項目合同(含租賃、合作、轉讓、經營管理等)

　　B2勞動人事合同(失效件加蓋失效印、標準時間)

　　B3購銷合同

　　B4工程合同(含設計、施工、監理等)

　　B5營銷合同(含廣告、宣傳等)

　　B6商品房銷售合同

　　B7公司物業租賃合同

　　B8其它合同

　　C人力資源

　　C1工資福利、勞動保險

　　C2員工檔案(入職資料、考評、任免、獎懲等)

　　C3人力資源信息庫(注：不作明確分類，但歸檔應分類集中)

　　C4員工培訓、學習

　　C5人事合同(失效的加蓋失效印、標注時間)

　　C6其他(含參考文獻、法律法規)D營銷

　　D1營銷策劃、方案(含銷售資料、調查報告等)

　　D2廣告媒體

　　D3重點客戶資料

　　D4售后服務、物業管理

　　D5營銷合同

　　D6其它(含參考文獻、法律法規)

　　E財務管理

　　E1憑證

　　E2帳薄

　　E3財務報告(報表、財務情況說明書)

　　E4預決算資料

　　E5報稅資料

　　E6財務合同

　　E7其它

　　F工程技術

　　F1××項目資料(可研報告、國土、規劃、報建、立項、政策文件等)

　　F2××項目技術資料(設計、規劃方案、圖表、技術文件)F3工程管理

　　F4工程合同

　　F5其它(法律法規，已失效的加蓋失效印)

　　G柜子場地租賃

　　G1海曙

　　G2江東

　　G3江北

　　G4鎮海

　　G5高新

　　G6鄞州

　　I其它業務

篇2：客戶檔案管理制度

　　客戶檔案管理制度

　　1.0本部門的主要戶檔案管理任務

　　本部門的主要任務就是“服務”。只有健全客戶檔案才能準確、及時地為客戶服務。

　　2.0本部門客戶檔案管理的日常工作包括

　　2.1及時上行下達客戶與管理之間的知識、報告、通知、通報、傳送文件應及時、準確，認真地登記并制作各種表格。

　　2.2做好與客戶有關各類文件的檔案工作，并定期整理，以備隨時查詢跟進；

　　3.0客戶檔案管理

　　客戶檔案資料的管理主要是收集、整理、歸檔及使用四個環節。一般客戶檔案包括以下的資料：

　　3.1收集客戶資料

　　3.2客戶繳費記錄包括各樣應付押金

　　3.3客戶裝修工程文件

　　3.4客戶遷入時填具之資料

　　3.5客戶資料補充

　　3.5.1客戶證件資料

　　3.5.2客戶聯絡資料

　　3.5.3緊急事故聯絡人的資料

　　3.5.4管理人員在日常職務常與客戶人事變遷資料

　　3.6客戶與物業公司往來文件

　　3.7客戶違規事項與欠費記錄

　　3.8客戶報修記錄

篇3：長春市城市建設檔案管理條例(2014)

　　長春市城市建設檔案管理條例(20**)

　?。?0**年10月30日長春市第十四屆人民代表大會常務委員會第六次會議通過20**年11月29日吉林省第十二屆人民代表大會常務委員會第五次會議批準20**年12月13日長春市人民代表大會常務委員會公告[十四屆]第7號公布自20**年1月1日起施行）

　　長春市城市建設檔案管理條例

　　第一章 總則

　　第一條 為了加強城市建設檔案的管理，發揮城市建設檔案在城市規劃、建設、管理中的作用，根據有關法律、法規，結合本市實際，制定本條例。

　　第二條 本條例適用于本市行政區域內城市建設檔案的管理。

　　本條例所稱城市建設檔案（以下簡稱城建檔案），是指在城市規劃、建設、管理活動中直接形成的具有保存價值的文字、圖紙、圖表、聲像、電子文件等各種載體的文件材料。

　　第三條 市、縣（市）建設主管部門負責本轄區城建檔案管理工作，其檔案業務受同級檔案主管部門的監督、指導。

　　有關部門應當按照各自職責，依法做好城建檔案管理的相關工作。

　　第四條 市、縣（市）城建檔案管理機構受同級建設主管部門委托，負責下列城建檔案管理工作：

　?。ㄒ唬┙邮蘸捅９軕斢谰煤烷L期保存的城建檔案；

　?。ǘ┦占驼骷匾某墙n案；

　?。ㄈ┎捎矛F代科技手段修補、完善、管理城建檔案；

　?。ㄋ模┚幹聘鞣N檢索工具，開展城建檔案的利用工作；

　?。ㄎ澹┍O督和指導城建檔案業務工作，培訓業務人員；

　?。﹨⒓咏ㄔO工程竣工檔案驗收；

　?。ㄆ撸┙M織和參與城建檔案學術研究活動；

　?。ò耍┬麄髫瀼爻墙n案工作的法律、法規和規章；

　?。ň牛┢渌婕俺墙n案管理的工作。

　　第五條 市、縣（市）人民政府應當加強對城建檔案工作的領導，把城建檔案事業納入國民經濟和社會發展規劃，建立健全城建檔案管理機構。確定必要的人員編制，統籌安排城建檔案事業所需經費。

　　第六條 對在城建檔案管理工作中做出突出貢獻的單位或者個人，應當按照國家和省有關獎勵規定給予表彰獎勵。

　　第二章 報送、移交、接收

　　第七條 下列城建檔案應當向城建檔案管理機構報送或者移交：

　?。ㄒ唬┕I建筑、民用建筑、市政基礎設施、公用基礎設施、交通基礎設施、園林建設、風景名勝建設、市容環境衛生設施建設、城市防洪工程、抗震工程、人防工程（機密級以上的工程除外）等建設工程檔案；

　?。ǘ┏鞘械叵陆ǎ嫞┲镆约肮┧?、排水、燃氣、熱力、電力、電信、有線電視等各類管線工程檔案及地下管網普查、補測、補繪成果檔案。軍事工程檔案資料中，除軍事禁區和軍事管理區以外的穿越市區的地下管線走向和有關隱蔽工程的位置圖；

　?。ㄈ┙ㄔO系統各專業管理部門形成的業務管理和業務技術檔案；

　?。ㄋ模┯嘘P城市規劃、建設及其管理的方針、政策、法規、計劃方面的文件、科學研究成果和城市歷史、自然、經濟等方面的基礎資料。

　　第八條 建設單位在辦理建設工程規劃許可證前，應當向城建檔案管理機構登記，并與城建檔案管理機構簽訂建設工程檔案報送責任書。

　　相關部門在核發建設工程規劃許可證、建設工程施工許可證時，應當查驗建設工程檔案報送責任書。

　　第九條 建設單位編制建設工程檔案應當與工程進度同步，保證建設工程檔案真實、準確、完整。因建設單位提供虛假檔案，給利用單位或者個人造成損失的，由檔案提供單位依法承擔賠償責任。

　　城建檔案管理機構應當向建設單位提出報送工程檔案的具體要求，并及時進行檢查、指導。

　　第十條 報送城建檔案應當符合下列要求：

　?。ㄒ唬n案資料應當是原件。依照有關規定可以報送副本或者復制件的，復制件上應當注明原件的保存處，并加蓋原件保存單位印章；

　?。ǘ┙ㄔO工程文件、圖紙簽字不得使用鉛筆、圓珠筆等不具耐久性的書寫工具；

　?。ㄈn案資料應當真實、齊全、完整、字跡清楚、規格統一；

　?。ㄋ模┙ㄔO工程竣工圖圖樣清晰，與工程實體相符，并加蓋竣工圖章；

　?。ㄎ澹└鞣N管線工程竣工圖應當以竣工測量成果為依據。

　　建設單位在報送建設工程項目紙質檔案的同時，應當將工程聲像、電子檔案一并報送城建檔案管理機構。

　　第十一條 建設單位在申請辦理建設工程規劃許可證前，應當到城建檔案管理機構查詢并取得施工地段的地下建（構）筑物、管線工程現狀資料；沒有現狀資料的，應當委托具有相應資質的測繪單位進行補測、補繪，并及時將測繪成果報送城建檔案管理機構。

　　第十二條 建設單位在組織工程竣工驗收前，應當向城建檔案管理機構申請建設工程檔案預驗收。

　　城建檔案管理機構應當自收到建設單位預驗收申請之日起十個工作日內預驗收完畢。建設工程檔案符合要求的，出具建設工程檔案認可文件；不符合要求的，建設單位應當按照城建檔案管理機構提出的要求補充、完善，并重新提請預驗收。

　　未進行建設工程檔案預驗收或者預驗收不合格的，建設單位不得組織竣工驗收。

　　建設主管部門在辦理工程竣工驗收備案時，應當查驗城建檔案管理機構核發的建設工程檔案認可文件。

　　政府投資主管部門組織或者委托組織進行竣工驗收的重大固定資產投資項目，由同級檔案管理部門組織工程檔案驗收。

　　第十三條 建設單位應當自建設工程竣工驗收合格之日起三個月內，向城建檔案管理機構報送建設工程檔案。

　　地下建（構）筑物、管線工程竣工驗收前，建設單位應當組織竣工測繪，形成竣工測繪成果，并在竣工驗收合格之日起十五日內，向城建檔案管理機構報送測繪成果。

　　第十四條 停建、緩建工程的檔案，暫由建設單位保管。建設單位被撤銷或者注銷的，建設工程檔案應當向上級主管機關或者城建檔案管理機構報送。

　　第十五條 改建、擴建的工程項目，建設單位應當組織勘察、設計、施工和監理單位據實修改、補充原建設工程檔案。凡結構和平面布置等改變的，應當重新編制建設工程檔案，并在工程竣工驗收后三個月內向城建檔案管理機構報送。

　　第十六條 地下管線普查、補測、補繪形成的檔案，應當在普查、測繪結束后三個月內報送或者移交城建檔案管理機構。

　　第十七條 城建檔案管理機構在收到符合規定要求的建設工程檔案后，應當在五個工作日內向建設單位核發建設工程檔案合格證。

　　第十八條 建設系統各專業管理部門形成的業務管理和業務技術檔案，以及其他單位形成的具有永久保存價值的城建檔案，應當在三年內全部向城建檔案管理機構移交。

　　第十九條 縣（市）城建檔案管理機構應當在每年第一季度，向市城建檔案管理機構報送上年度城建檔案目錄。

　　第二十條 開發區的建設工程檔案由所在地市、縣（市）城建檔案管理機構接收；跨市、縣（市）的建設工程檔案，由市城建檔案管理機構接收。

　　第二十一條 市、縣（市）人民政府應當組織相關單位，有計劃地收集、征集、恢復、完善缺失的以及具有保存價值的歷史城建檔案。

　　第三章 保護、利用

　　第二十二條 市、縣（市）人民政府應當加強城建檔案保護利用設施建設，建立城建檔案信息動態管理系統。

　　城建檔案信息動態管理系統的基礎地理信息數據由城市規劃主管部門負責提供并及時更新。

　　第二十三條 城建檔案管理機構應當將建設工程檔案信息及時導入城建檔案信息動態管理系統，實現城建檔案信息的動態管理。

　　第二十四條 城建檔案管理機構應當遵守下列規定：

　?。ㄒ唬n案館館庫選址、設計、建設符合國家規定的建設標準；

　?。ǘ┡渲眠m宜安全保存檔案的專門庫房，配備恒溫、恒濕、防盜、防火、防蟲、防磁、防塵、防有害生物和防污染等必要設施；

　?。ㄈ┬枰谰帽４娴臋n案，采取光盤、磁盤及其他現代技術手段備份保存和保護；

　?。ㄋ模╇娮訖n案的存放，符合信息安全要求，具備載體存放環境。同時進行異地備份；

　?。ㄎ澹┙n案資料信息庫、目錄庫，匯編檔案綜合信息。

　　第二十五條 城建檔案形成單位，應當建立健全檔案管理制度，配備檔案管理人員，做好城建檔案的收集、整理、鑒定、保管、統計、報送、移交和利用工作。

　　第二十六條 城建檔案管理機構出具的載有本單位印章的檔案復制品，具有與檔案原件同等的效力。

　　第二十七條 城建檔案管理機構應當按照國家有關規定，向社會公開館藏檔案結構、案卷目錄信息，方便社會公眾利用。

　　第二十八條 向城建檔案管理機構移交、捐贈、寄存檔案的單位和個人，可以對其檔案中不宜向社會開放的部分提出限制利用的意見，城建檔案管理機構應當維護其合法權益。

　　第二十九條 公民、法人和其他組織持有介紹信或者工作證、身份證等合法證明，可以利用已開放的城建檔案。

　　利用城建檔案應當遵守有關規定，不得有損毀、涂改等行為。

　　第三十條 城建檔案管理機構依照有關規定?？梢允杖〕墙n案服務費。其服務費標準由價格主管部門核定。

　　第四章 法律責任

　　第三十一條 違反本條例第十三條、第十五條、第十六條規定的，由建設主管部門責令改正，并按照下列規定予以處罰；

　?。ㄒ唬┯馄谌齻€月以下的，處一萬元以上三萬元以下罰款；

　?。ǘ┯馄谌齻€月以上六個月以下的，處三萬元以上五萬元以下罰款；

　?。ㄈ┯馄诹鶄€月以上九個月以下的，處五萬元以上八萬元以下罰款；

　?。ㄋ模┯馄诰艂€月以上的，處八萬元以上十萬元以下罰款；

　?。ㄎ澹┙o予單位罰款處罰的，對單位直接負責的主管人員處單位罰款額的百分之五以上百分之十以下罰款。

　　第三十二條 違反本條例第二十九條第二款規定的，由建設主管部門處一千元以下的罰款；造成損失的，應當依法賠償。

　　第三十三條 建設單位有下列情形之一的，由建設主管部門責令限期改正；逾期未改正的，由建設主管部門記入建設行為不良信用記錄：

　?。ㄒ唬┪磁c城建檔案管理機構簽訂建設工程檔案報送責任書的；

　?。ǘ┪窗凑展こ踢M度編制、收集建設工程檔案材料的；

　?。ㄈ﹫笏偷慕ㄔO工程檔案不符合本條例規定的；

　?。ㄋ模┪丛谝幎〞r間內報送建設工程檔案的。

　　第三十四條 城建檔案管理工作人員有下列行為之一的，按照有關規定給予處理；構成犯罪的，由司法機關依法追究刑事責任：

　?。ㄒ唬p毀、丟失城建檔案的；

　?。ǘ┥米蕴峁?、抄錄、公布、銷?城建檔案的；

　?。ㄈ┩扛?、偽造城建檔案的；

　?。ㄋ模┟髦４娴臋n案面臨危險而不采取措施，造成城建檔案損失的；

　?。ㄎ澹┢渌婧雎毷?、濫用職權、徇私舞弊的。

　　第五章 附則

　　第三十五條 本條例施行前已驗收合格的建設工程，其建設工程檔案未向城建檔案管理機構報送的，建設單位應當按照本條例的有關規定報送。

　　第三十六條 房地產權屬檔案的管理，按照國家有關規定執行。

　　第三十七條 本條例自20**年1月1日起施行。