Z地產集團會計檔案管理制度

　　第一條 總則

　　為了強化**集團會計檔案的管理工作，確保會計檔案的有序管理、妥善保管、方便查閱、嚴防損毀，特制訂本制度。

　　第二條 會計檔案的界定

　　1、會計憑證類，包括：原始憑證、記帳憑證、匯總憑證、其他會計憑證。

　　2、會計帳簿類，包括：總帳、明細帳、現金日記帳、銀行日記帳、輔助帳簿、電算化備份及其他會計帳簿。

　　3、財務報表類，包括：月度、季度、年度財務報告，包括會計報表、附表、電算化盤片、附注及文字說明等。

　　4、其他類，包括：銀行存款余額調節表、銀行對帳單、發票存根、固定資產卡片、會計報告、查帳報告、驗資報告、財務會計制度以及與經營管理和投資者權益有關的的其他重要文件，如經濟合同、公司章程等各種會計資料，其他應當保存的會計核算專業資料、會計檔案移交清冊、會計檔案保管清冊、會計檔案銷毀清冊等。

　　5、

　　電算化會計檔案，包括儲存在計算機硬盤中的會計數據及其他磁性介質或光盤存儲的會計數據和計算機打印出來的書面等形式的會計數據;會計數據是指記帳憑證、會計帳簿、會計報表等數據。

　　第三條 會計檔案的裝訂

　　1、對每月形成的會計檔案，裝訂成冊，貼上統一規格的封條，填妥憑證的年月、憑證的起止編號、憑證歸檔編號、憑證種類、憑證保管期限，并在憑證封口處加蓋裝訂人的騎縫章，以分清責任。

　　2、對每年形成的會計報表、會計帳簿，經核對無誤后，按年裝訂成冊，并按規定編制歸檔號碼。

　　3、每年對會計檔案登記清冊應單獨裝訂成冊。

　　4、對每年形成的會計檔案，按上海市檔案局要求分報表、帳冊、憑證、其他四大類裝入財務憑證盒，并編制檔號。

　　第四條 會計檔案的保管。

　　1、財務部為會計檔案主管部門，負責建立和健全會計檔案的立卷、歸檔、保管、調閱和銷毀等管理制度。

　　2、財務部應有專人負責保管會計檔案，定期將財務部歸檔的會計資料，按順序立卷編號登記。當年會計檔案，在會計年度終了后，可暫由財務部保管1年，期滿后原則上編造清冊移交公司檔案部門。

　　3、對電算化的會計檔案，其中重要的會計檔案要做雙備份，并存放在不同的地點;采用磁性介質保存的會計檔案，要定期進行檢查，定期進行復制，防止由于磁性介質損壞而使會計檔案丟失。

　　4、會計檔案的保管期限為永久保存和定期保存兩類。會計檔案保管期滿需要銷毀時，由會計檔案管理人員提出銷毀意見，經部門經理審查，總經理批準，報上級有關部門批準后執行。由會計檔案管理人員編制會計檔案銷毀清冊，銷毀時應由審計部和財務部有關人員共同參加，并在銷毀單上簽名或蓋章。

　　5、檔案部門接受保管的會計檔案，原則應當保持原卷冊的封裝;個別須拆封重新整理的，會同財務部和經辦人共同拆封整理，以分清責任。

　　6、會計檔案應妥善保管、存放有序、查找方便，嚴格執行安全和保密制度，不得隨意堆放，嚴防毀損、散失和泄密。

　　7、凡遇單位撤消或合并，會計檔案由接受單位全部接受并保管。當項目公司清算關閉結束后，項目公司必須把所有的會計檔案整理造冊及時移交給集團檔案庫。

　　第五條 會計檔案的借用

　　1、財務人員因工作需要查閱會計檔案時，必須按規定借用，并及時歸還，所借資料不得帶出公司;若要查閱入庫檔案，必須辦理有關借用手續。

　　2、公司內查閱會計檔案要按規定辦理手續。公司其他部門或集團內其他單位需要查閱的，要經公司領導批準，且派專人陪同閱看，原件不得借出。

　　3、外單位人員因公需要查閱會計檔案時，應持有單位介紹信，經公司領導及集團公司財務部批準后，方能由檔案管理體制人員接待查閱，并由檔案管理人員詳細登記查閱會計檔案人的工作單位、查閱日期、會計檔案名稱及查閱理由。

　　4、會計檔案一般不得帶出室外，如有特殊情況，需帶出外復制時，必須經財務部經理批準，并限期歸還。

　　第六條 會計檔案的移交

　　由于會計人員的變動或會計機構的改變等，會計檔案需要移交時，須辦理交接手續，并由監交人、移交人、接交人簽字或蓋章。

　　第七條 會計檔案的銷毀

　　1、對保管期滿的會計檔案，按照國家會計檔案管理辦法的規定，由財務部門和檔案部門共同鑒定，嚴格審核，編制《會計檔案銷毀清冊》(見附表)，按規定程序報經批準，方可銷毀。

　　2、在待銷毀的會計檔案中，有未了的債權債務事項和投資事項，其原始憑證應單獨抽出，另行裝訂，由檔案管理部門保管到結清債權債務和投資終了時為止。

　　3、各企業按照規定銷毀檔案時，由單位領導指定檔案部門和財務部門共同派專人監銷，并在銷毀清冊上簽名蓋章。

　　第八條 會計檔案保管期限

　　檔案名稱          保管期限

　　1、會計憑證類：

　　(1)原始憑證、記賬憑證。 15年 其中，涉及外來和對私改造的會計憑證。 永久

　　(2)銀行存款余額調節表。 5年

　　2、會計賬簿類：

　　(1)日記賬。 15年  其中，現金和銀行存款日記賬。 25年

　　(2)明細賬、總賬、輔助賬。 15年

　　(3)涉及外來和對私改造的會計賬簿。 永久

　　3、會計報表類：

　　(1)主要財務指標報表; 3年

　　(2)月、季度會報表; 3年

　　(3)年度會計報表。 永久

　　4、其他類：

　　(1)會計檔案保管清冊及銷毀清冊; 永久

　　(2)財務成本計劃：       3年

　　(3)主要財務會計文件、合同、協議; 永久

　　(4)公司規定的付款申請的附屬單據(如驗收單、8年，工程簽證單等)。

　　第七條 本制度之修改須經董事會討論、批準。

　　第八條 本制度自發布之日起執行，解釋權屬集團公司財務部。

篇2：公司會計檔案管理制度

　　公司會計檔案管理制度

　　1、公司的會計檔案是指會計憑證、會計帳簿（含備查帳簿）、財務報表、財務計劃、財務分析等會計核算專業的文字、圖表和電腦軟盤資料。它是記錄和反映經濟業務的重要資料和證據，必須切實加強對會計檔案的管理。

　　2、會計檔案由公司財務部負責管理，由主辦會計組織有關人員，嚴格按照《會計人員工作規則》要求，對會計檔案進行定期收集，審查核對，分類裝訂成冊或整理成卷、編制目錄及序號進行登記，嚴防毀損、散失和泄密。年度的會計資料歸檔時間為次年的2月底以前。

　　3、會計檔案由主辦會計負責保管，做到不丟失、不缺損、不爛、不被蟲蛀等，財務部定期不定期檢查會計檔案保管情況，及時處理檔案保管中存在的問題。

　　4、會計檔案管理人員應將歸檔的會計資料，按年、季、月順序立卷登記存放。

　　5、財務人員因工作需要查閱檔案時必須向檔案管理人員打招呼，閱后近規定順序及時歸還原處。

　　6、公司各部門因公需要查閱會計檔案時，必須經財務部負責人同意，由檔案管理人員接待查閱。

　　7、外單位人員因公需要查閱會計檔案時，應持有單位介紹信及工作證，經公司領導批準，財務部負責人指定由檔案管理人員接待查閱，并要詳細登記查閱會計檔案人的工作單位，查閱日期，會計檔案名稱及查閱事由。

　　8、會計檔案，原則上不對外借，如有特殊情況需要，須經公司領導或財務部負責人批準后方能外借或復印，并辦理有關手續，外借期間不得轉借他人，不得拆散原卷冊，要限期歸還。

　　9、會計檔案的保管期限，根據其特點和使用價值，分為永久、定期二類，定期保管期分為三年、五年、十五年、二十五年。具體保管期限詳見附表。

　　10、會計檔案保管期滿需要銷毀時，由會計檔案管理人員提出銷毀意見，由公司領導、財務部負責人及有關人員共同簽定，嚴格審查，編制會計檔案銷毀清冊，報上級方管部門批準后執行銷毀。銷毀時應派人監毀，并在銷毀清單上簽名或蓋章。應保存的資料，按上級有關規定執行。

　　11、由于單位人員的變動，會計檔案需要移交時，由移交人辦理交接手續，并由監交人、移交人、接收人簽字或蓋章。

　　12、撤銷、合并單位和建設單位完工后，會計檔案應隨同單位的全部檔案一并移交指定單位，并按規定辦理交接手續。

　　13、公司分設新單位時，由老單位根據帳面數編制財務移交表，雙方簽字作為新建單位建立新帳冊的依據，原憑證、帳冊等會計資料必須留在老單位。

篇3：房地產股份公司會計檔案管理制度

　　房地產股份有限公司會計檔案管理制度

　　為了加強會計檔案管理，統一會計檔案管理制度，符合會計基礎規范化的要求，公司根據《中華人民共和國會計法》和《中華人民共和國檔案法》的規定，特制定本制度。

　　一、會計檔案立卷管理辦法

　　1、會計憑證：每月做好的會計憑證必須在下月5日內進行順號、查對、清點，檢查憑證是否都符合規定，然后按每本50號裝訂成冊，憑證封面標名每月共幾本、每本憑證的編號，再將裝訂成冊的憑證按順序立案存檔，使查找憑證方便、快速、一目了然。

　　2、會計報表：每月做好的會計報表必須依次編定頁碼，加具封面，裝訂成冊，加蓋公章。封面上應當注明：單位名稱、單位地址，財務報告所屬年度、季度、月度，送出日期，并由單位負責人、會計機構負責人、會計主管人員簽名或蓋章。再將會計報表按年份順序存放，立案歸檔，以便查找。

　　3、會計帳本：每月結帳后，將打印出來的會計帳簿加具封面，裝訂成冊，標明帳戶名稱、順序號、標上標簽，將會計帳簿按年份順序存放，立案歸檔，以便查找。

　　4、財務文件：財務文件、審計報告等按文件內容進行分類，按立案時間打出文件清單，標上標簽、編上編號，便于查閱。

　　二、會計檔案調閱管理辦法

　　借閱檔案必須按正常手續進行，財務部查閱檔案資料，要求當天查閱當天歸放原處;審計人員查閱檔案要有借閱手續;外調檔案，必須經財務部主管批準，并付上借閱檔案借據，寫明借調日期、用途、檔案名稱、份數、歸還時間等，方可借出檔案。檔案管理人員要根據借調檔案規定，到期及時催收歸還檔案，確保檔案完整無缺。

　　三、會計檔案保管期限

　　1、會計憑證：

　?、僭紤{證、記帳憑證保管期限為15年;

　?、阢y行存款余額調節表保管期限為3年;

　　2、會計帳簿：

　?、佻F金和銀行存款日記帳保管期限為25年;

　?、诿骷殠け９芷谙逓?5年;

　?、劭値け９芷谙逓?5年;

　?、茌o助帳簿保管期限為15年;

　?、莨潭ㄙY產卡片在固定資產清理報廢后保存5年。

　　3、會計報表：

　?、僭?、季度會計報表保管期限為15年;

　?、谀甓葧媹蟊肀９芷谙逓橛谰?。

　　4、其他：

　?、贂嬕平磺鍍员９芷谙逓?5年

　?、跁嫏n案保管清冊保管期為永久

　?、蹠嫏n案銷毀清冊保管期為永久

　?、茔y行存款對帳單保管期限為5年

　　四、會計檔案銷毀

　　根據會計檔案保管期限，銷毀會計檔案時，到期限的檔案必須列出詳細的會計檔案銷毀清冊，列明銷毀會計檔案的名稱、編號、冊數、起止年度、應保管期限、已保管期限、銷毀時間等內容，并有檔案管理人員簽名、財務部主管簽名、單位負責人在會計檔案銷毀清冊上簽署意見。會計檔案銷毀時應由上級主管部門派員監銷。