寶麗股份公司會計檔案管理制度

　　第1條 會計檔案種類

　　(一)會計檔案包括存儲在磁盤上的電子文檔和以書面形式存放的會計憑證、會計賬簿、會計報表。具體包括：

　　1、會計憑證類：原始憑證、記賬憑證、匯總憑證、其他會計憑證;

　　2、會計賬簿類：總賬、明細賬、日記賬、固定資產卡片、輔助賬簿、其他會計賬簿;

　　3、財務會計報告類：月度、季度、年度財務會計報告，包括會計報表及附表、財務情況說明書、會計報表附注、其他財務報告等;

　　4、其他類：銀行存款余額調節表、銀行對賬單、其他應當保存的會計核算專業資料、會計檔案移交清冊、會計檔案保管清冊、會計檔案銷毀清冊、稅務申報資料、會計報告、審計報告、驗資報告、資產評估報告、財務管理制度以及與經營管理有關的其它重要文件，如合同、章程等各種會計資料。

　　第2條 會計檔案的歸檔

　　(一)公司會計檔案的歸口管理部門為財務部。

　　(二)會計檔案應當指定專人保管，出納人員不得兼管，會計檔案管理人員應按照國家和上級關于會計檔案管理辦法的規定和要求,對公司的各種檔案定期收集、審查、核對、按順序立卷登記，編制檔案目錄和索引，裝訂成冊，按時歸檔，確保妥善保管、有序存放、方便查閱，嚴防毀損、散失和泄密。

　　具體檔案歸檔程序規定如下：

　　1、憑證的裝訂及歸檔

　　(1)財務部會計科定時按憑證類型及編號順序整齊、牢固地裝訂成冊，憑證封面統一，項目填寫完整，各種附件的大小不得超過憑證的長寬，每本憑證的厚度約3公分，裝訂成冊的憑證暫存于財務部資料室;

　　(2)每年年度結束后的次年元月，財務部由專人將記賬憑證進行審查核對，按照檔案管理要求進行登記，統一歸檔;

　　(3)隔年檔案填寫好檔案標簽和移交清冊,交公司檔案館存檔。

　　2、賬簿的裝訂及歸檔

　　賬簿由財務部一年打印一次，裝訂成冊，賬簿裝訂前應將扉頁填寫完整;年度終了，以冊為卷,按統一規定填寫封面，整理歸檔。

　　3、報表及審計報告的裝訂及歸檔

　　財務部參照公司《會計憑證、會計賬簿及財務會計報告管理辦法》編制財務會計報告，裝訂成冊，會計師事務所出具的審計報告一并妥善保存，在股東大會后統一歸檔。

　　(三)會計檔案的保存期限

　　會計檔案的保存期限為永久保存和定期保存兩類。

　　1、永久保存

　　(1)、公司的原始發起股東的有關資料、歷次資產重組的資料、上市發行募集資金的有關資料;

　　(2)、尚未了結的債權債務(保管期滿但未結清的債權債務原始憑證和涉及其他未了事項的原始憑證，不得銷毀，應當單獨抽出立卷，保管到未了事項完結時為止。單獨抽出立卷的會計檔案，應當在會計檔案銷毀清冊和會計檔案保管清冊中列明);

　　(3)、工資表;

　　(4)、有關土地、房屋租賃契約、外幣的收支憑證;

　　(5)、年度財務會計報告;

　　(6)、會計檔案保管清冊及銷毀清冊;

　　(7)、主要財務會計文件、合同、協議;

　　(8)、其它需永久保存的檔案。

　　2、定期保存

　　定期保管期限分為3年、5年、10年、15年、25年等5類，從會計年度終了后的第一天計算。

　　(1)、會計憑證類

　?、僭紤{證、記賬憑證、匯總憑證              15年

　?、阢y行存款余額調節表和銀行對賬單             5年

　　(2)、會計賬簿類

　?、偃沼涃~                                     15年

　　其中：現金和銀行存款日記賬            25年

　?、诿骷氋~、總賬、輔助賬                       15年

　?、酃潭ㄙY產報廢清理后固定資產卡片及清單保管   5年

　　3、財務會計報告類

　?、僦饕攧罩笜藞蟊?包括文字分析)          3年

　?、谠?、季度會計報表(包括文字分析)          5年

　　4、其他類

　　財務成本計劃                                    3年

　　本辦法規定的會計檔案保管期限為最低保管期限，各類會計檔案的保管原則上應當按照上述期限執行。公司會計檔案的具體名稱如有同本辦法所列檔案名稱不相符的，可以比照類似檔案的保管期限辦理。

　　(四)會計電算化檔案的管理。

　　1、對于存儲在磁盤上的電子文檔，必須由財務部及時打印輸出書面形式，打印輸出的會計檔案發生缺損時，必須及時補充打印，并由操作使用人員在打印輸出的頁面上簽字或蓋章注明。

　　2、磁盤形式的電子文檔保管期限必須在五年以上，必須定期(每年一次)進行更新備份，保證信息的安全完整;妥善保管會計數據的備份，存放在安全、潔凈、防火、防潮、防磁、防塵的場所，不得隨便亂放和外借。

　　第3條 會計檔案的借用

　　會計檔案保管人員應對借閱單位、借閱人姓名予以登記，經主管部門負責人簽字后方可借閱;若要復印檔案資料和借出檔案資料，必須經財務部負責人批準。

　　1、財務人員因工作需要查閱會計檔案時，必須按規定及時歸還;若要查閱入庫檔案，必須辦理有關借用手續，詳細登記查閱會計檔案人的姓名、查閱日期、會計檔案名稱、查閱理由及歸還日期。

　　2、公司內各單位若因公需要查閱會計檔案時，必須經本單位領導批準證明，經財務部負責人同意，方能由檔案管理人員接待查閱。

　　3、外單位人員因公需要查閱會計檔案時，應持有單位介紹信，經財務部負責人同意后，方能由檔案管理人員接待查閱，并由檔案管理人員詳細登記查閱會計檔案人的姓名、工作單位、查閱日期、會計檔案名稱、查閱理由。

　　4、會計檔案一般不得帶出室外，如有特殊情況，需帶出室外復印及借出時，必須經財務部負責人批準，并及時歸還。

　　第4條 會計檔案的移交

　　(一)對于上年形成的會計檔案，由財務部保管一年，在年度終了后的次年元月，由財務部統一編制移交清冊，移交公司檔案館統一保管。

　　(二)由于會計人員的變動或會計機構的變更等，需要合并、撤銷單位的會計檔案時，應根據不同的情況，分別移交給并入單位或上級主管部門指定的其他單位接受保管，并由監交人、移交人、接收人簽字或蓋章。

　　(三)對移交給公司檔案館保管的會計檔案，原則上應當保持原卷冊的封裝。個別需要拆封重新整理的，檔案館應當會同財務部和經辦人員共同拆封整理，以分清責任。

　　第5條 會計檔案的銷毀

　　會計檔案保管期滿需要銷毀時，按照以下程序執行：

　　1、會計檔案管理人員編制會計檔案銷毀清冊，列明銷毀會計檔案的名稱、卷號、冊數、起止年度和檔案編號、應保管期限、已保管期限、銷毀時間等內容;

　　2、公司辦公室同財務部提出銷毀意見;

　　3、銷毀意見報經部門負責人審查，公司財務部批準，公司總會計師在會計檔案銷毀清冊上簽署意見;

　　4、銷毀時應由公司財務部有關人員共同參加，監銷人在銷毀會計檔案前，應當按照會計檔案銷毀清冊內容清點核對所要銷毀的會計檔案，銷毀后，應當在會計檔案銷毀清冊上簽名蓋章，并將監銷情況報告公司分管經理。

篇2：公司會計檔案管理制度

　　公司會計檔案管理制度

　　1、公司的會計檔案是指會計憑證、會計帳簿（含備查帳簿）、財務報表、財務計劃、財務分析等會計核算專業的文字、圖表和電腦軟盤資料。它是記錄和反映經濟業務的重要資料和證據，必須切實加強對會計檔案的管理。

　　2、會計檔案由公司財務部負責管理，由主辦會計組織有關人員，嚴格按照《會計人員工作規則》要求，對會計檔案進行定期收集，審查核對，分類裝訂成冊或整理成卷、編制目錄及序號進行登記，嚴防毀損、散失和泄密。年度的會計資料歸檔時間為次年的2月底以前。

　　3、會計檔案由主辦會計負責保管，做到不丟失、不缺損、不爛、不被蟲蛀等，財務部定期不定期檢查會計檔案保管情況，及時處理檔案保管中存在的問題。

　　4、會計檔案管理人員應將歸檔的會計資料，按年、季、月順序立卷登記存放。

　　5、財務人員因工作需要查閱檔案時必須向檔案管理人員打招呼，閱后近規定順序及時歸還原處。

　　6、公司各部門因公需要查閱會計檔案時，必須經財務部負責人同意，由檔案管理人員接待查閱。

　　7、外單位人員因公需要查閱會計檔案時，應持有單位介紹信及工作證，經公司領導批準，財務部負責人指定由檔案管理人員接待查閱，并要詳細登記查閱會計檔案人的工作單位，查閱日期，會計檔案名稱及查閱事由。

　　8、會計檔案，原則上不對外借，如有特殊情況需要，須經公司領導或財務部負責人批準后方能外借或復印，并辦理有關手續，外借期間不得轉借他人，不得拆散原卷冊，要限期歸還。

　　9、會計檔案的保管期限，根據其特點和使用價值，分為永久、定期二類，定期保管期分為三年、五年、十五年、二十五年。具體保管期限詳見附表。

　　10、會計檔案保管期滿需要銷毀時，由會計檔案管理人員提出銷毀意見，由公司領導、財務部負責人及有關人員共同簽定，嚴格審查，編制會計檔案銷毀清冊，報上級方管部門批準后執行銷毀。銷毀時應派人監毀，并在銷毀清單上簽名或蓋章。應保存的資料，按上級有關規定執行。

　　11、由于單位人員的變動，會計檔案需要移交時，由移交人辦理交接手續，并由監交人、移交人、接收人簽字或蓋章。

　　12、撤銷、合并單位和建設單位完工后，會計檔案應隨同單位的全部檔案一并移交指定單位，并按規定辦理交接手續。

　　13、公司分設新單位時，由老單位根據帳面數編制財務移交表，雙方簽字作為新建單位建立新帳冊的依據，原憑證、帳冊等會計資料必須留在老單位。

篇3：房地產股份公司會計檔案管理制度

　　房地產股份有限公司會計檔案管理制度

　　為了加強會計檔案管理，統一會計檔案管理制度，符合會計基礎規范化的要求，公司根據《中華人民共和國會計法》和《中華人民共和國檔案法》的規定，特制定本制度。

　　一、會計檔案立卷管理辦法

　　1、會計憑證：每月做好的會計憑證必須在下月5日內進行順號、查對、清點，檢查憑證是否都符合規定，然后按每本50號裝訂成冊，憑證封面標名每月共幾本、每本憑證的編號，再將裝訂成冊的憑證按順序立案存檔，使查找憑證方便、快速、一目了然。

　　2、會計報表：每月做好的會計報表必須依次編定頁碼，加具封面，裝訂成冊，加蓋公章。封面上應當注明：單位名稱、單位地址，財務報告所屬年度、季度、月度，送出日期，并由單位負責人、會計機構負責人、會計主管人員簽名或蓋章。再將會計報表按年份順序存放，立案歸檔，以便查找。

　　3、會計帳本：每月結帳后，將打印出來的會計帳簿加具封面，裝訂成冊，標明帳戶名稱、順序號、標上標簽，將會計帳簿按年份順序存放，立案歸檔，以便查找。

　　4、財務文件：財務文件、審計報告等按文件內容進行分類，按立案時間打出文件清單，標上標簽、編上編號，便于查閱。

　　二、會計檔案調閱管理辦法

　　借閱檔案必須按正常手續進行，財務部查閱檔案資料，要求當天查閱當天歸放原處;審計人員查閱檔案要有借閱手續;外調檔案，必須經財務部主管批準，并付上借閱檔案借據，寫明借調日期、用途、檔案名稱、份數、歸還時間等，方可借出檔案。檔案管理人員要根據借調檔案規定，到期及時催收歸還檔案，確保檔案完整無缺。

　　三、會計檔案保管期限

　　1、會計憑證：

　?、僭紤{證、記帳憑證保管期限為15年;

　?、阢y行存款余額調節表保管期限為3年;

　　2、會計帳簿：

　?、佻F金和銀行存款日記帳保管期限為25年;

　?、诿骷殠け９芷谙逓?5年;

　?、劭値け９芷谙逓?5年;

　?、茌o助帳簿保管期限為15年;

　?、莨潭ㄙY產卡片在固定資產清理報廢后保存5年。

　　3、會計報表：

　?、僭?、季度會計報表保管期限為15年;

　?、谀甓葧媹蟊肀９芷谙逓橛谰?。

　　4、其他：

　?、贂嬕平磺鍍员９芷谙逓?5年

　?、跁嫏n案保管清冊保管期為永久

　?、蹠嫏n案銷毀清冊保管期為永久

　?、茔y行存款對帳單保管期限為5年

　　四、會計檔案銷毀

　　根據會計檔案保管期限，銷毀會計檔案時，到期限的檔案必須列出詳細的會計檔案銷毀清冊，列明銷毀會計檔案的名稱、編號、冊數、起止年度、應保管期限、已保管期限、銷毀時間等內容，并有檔案管理人員簽名、財務部主管簽名、單位負責人在會計檔案銷毀清冊上簽署意見。會計檔案銷毀時應由上級主管部門派員監銷。