成都某物業公司檔案管理制度

　　一、 總則

　　(一)為加強公司檔案管理工作，有效地保護和利用檔案，維護公司合法權益，特制定本制度。

　　(二)本制度所稱的檔案是指過去和現在的公司各級部門及員工從事業務、經營、企業管理、公關宣傳等活動中所直接形成的對企業有保存價值的各種文字、圖表、賬冊、憑證、報表、技術資料、電腦盤片、聲像、榮譽實物、證件等不同形式的歷史記錄。

　　二、 范圍

　　本制度適用于成都有限公司全體職員。

　　三、 檔案機構及職責

　　(一)公司檔案工作由行政部統一領導，實行檔案工作三級管理。行政部應逐步完善檔案制度，采用科學手段，逐步實現檔案管理現代化。

　　(二)公司行政部設兼職檔案管理員一名，負責公司文書類與科技類檔案等檔案文件資料的收集工作，根據歸檔范圍負責區分鑒別本公司應向集團歸檔的文件資料并整理立卷，建立目錄，其分類方法和原則與集團保持一致性，對上年度形成的檔案文件資料要求在下年度5月份以前整理完，6月份由行政部正式向集團檔案室移交。集團財務中心指定專人負責會計類檔案的收集、整理與保管。

　　(三)各部門設兼職檔案管理員，負責本部門文件資料的基礎處理工作。對準備存檔的文件應檢查其紙質，字跡，折疊方式等是否規范。對本部門所轄范圍內的文件進行歸卷整理，注意查漏補缺，保證歸檔文件的完整和案卷的質量，負責建立本部門目錄，定期向本公司檔案管理員移交，保留移交記錄。

　　(四)公司行政部須將本公司專職或兼職檔案管理人員名單報集團辦公室綜合行政部備案，如有變動應及時書面通知綜合行政部。

　　(五)公司專、兼職的檔案管理人員在崗位異動或辭職時務必將手中資料照目錄全數移交，并作好移交記錄。

　　(六)公司所有職員均有保護檔案的義務。

　　四、歸檔范圍及保管期限

　　類目名稱基本內容保管期限

　　文書類管理類

　　公司工商登記及工商變更系列文件永久

　　有關股份制改造、股權變更文件永久

　　董事會及公司正式行文、重要通知長期或永久

　　公司的規章制度、機構設置與變更永久

　　各公司年度綜合性的工作計劃、總結永久

　　人力資源工作的有關文件如公司的人事變動、員工的招聘、培訓、福利等長期或永久

　　重要事件的記錄及來往信函長期或永久

　　內部出版物長期永久

　　事務性文件、重要會議紀要短期或長期

　　生活方式與社區文明建設有關文件短期或長期

　　公司有關質量體系及運行的相關文件短期或長期

　　對外關系及往來的文書、文件短期

　　營銷類

　　本公司發展規劃、重大經營決策永久

　　經營模式的選擇、更改及運行情況總結長期

　　項目與品牌的策劃及營銷方案(含市場調查報告)長期或永久

　　新聞媒介發布的有關公司的各種記錄短期或長期

　　銷售及連鎖營運業務的統計分析報表、報告等短期

　　經營活動中的大宗采購合同、協議，與廠家或代理商的代理合同或供貨協議，相關的授權文書短期或長期

　　培訓教學類

　　上級針對培訓學校學科設置、培訓要求的文件長期

　　教學改革、培養目標等方面的規定、辦法、報告、批復;永久

　　教學計劃、教學大綱、培訓總結及評估長期

　　課程建設要求及安排、典型教案及重要備課記錄長期

　　財會類

　　財務工作管理性文件、財務狀況分析、財務審計等長期或永久

　　各種原始憑證、記帳憑證十五年

　　日記帳、總帳、明細分類帳、固定資產明細帳十五年

　　現金出納帳,銀行存款二十五年

　　會計月、季報表五年

　　年終決算報表永久

　　會計移交清冊十五年

　　會計檔案保管及銷毀清冊二十五年

篇2：客戶檔案管理制度

　　客戶檔案管理制度

　　1.0本部門的主要戶檔案管理任務

　　本部門的主要任務就是“服務”。只有健全客戶檔案才能準確、及時地為客戶服務。

　　2.0本部門客戶檔案管理的日常工作包括

　　2.1及時上行下達客戶與管理之間的知識、報告、通知、通報、傳送文件應及時、準確，認真地登記并制作各種表格。

　　2.2做好與客戶有關各類文件的檔案工作，并定期整理，以備隨時查詢跟進；

　　3.0客戶檔案管理

　　客戶檔案資料的管理主要是收集、整理、歸檔及使用四個環節。一般客戶檔案包括以下的資料：

　　3.1收集客戶資料

　　3.2客戶繳費記錄包括各樣應付押金

　　3.3客戶裝修工程文件

　　3.4客戶遷入時填具之資料

　　3.5客戶資料補充

　　3.5.1客戶證件資料

　　3.5.2客戶聯絡資料

　　3.5.3緊急事故聯絡人的資料

　　3.5.4管理人員在日常職務常與客戶人事變遷資料

　　3.6客戶與物業公司往來文件

　　3.7客戶違規事項與欠費記錄

　　3.8客戶報修記錄

篇3：公司會計檔案管理制度

　　公司會計檔案管理制度

　　1、公司的會計檔案是指會計憑證、會計帳簿（含備查帳簿）、財務報表、財務計劃、財務分析等會計核算專業的文字、圖表和電腦軟盤資料。它是記錄和反映經濟業務的重要資料和證據，必須切實加強對會計檔案的管理。

　　2、會計檔案由公司財務部負責管理，由主辦會計組織有關人員，嚴格按照《會計人員工作規則》要求，對會計檔案進行定期收集，審查核對，分類裝訂成冊或整理成卷、編制目錄及序號進行登記，嚴防毀損、散失和泄密。年度的會計資料歸檔時間為次年的2月底以前。

　　3、會計檔案由主辦會計負責保管，做到不丟失、不缺損、不爛、不被蟲蛀等，財務部定期不定期檢查會計檔案保管情況，及時處理檔案保管中存在的問題。

　　4、會計檔案管理人員應將歸檔的會計資料，按年、季、月順序立卷登記存放。

　　5、財務人員因工作需要查閱檔案時必須向檔案管理人員打招呼，閱后近規定順序及時歸還原處。

　　6、公司各部門因公需要查閱會計檔案時，必須經財務部負責人同意，由檔案管理人員接待查閱。

　　7、外單位人員因公需要查閱會計檔案時，應持有單位介紹信及工作證，經公司領導批準，財務部負責人指定由檔案管理人員接待查閱，并要詳細登記查閱會計檔案人的工作單位，查閱日期，會計檔案名稱及查閱事由。

　　8、會計檔案，原則上不對外借，如有特殊情況需要，須經公司領導或財務部負責人批準后方能外借或復印，并辦理有關手續，外借期間不得轉借他人，不得拆散原卷冊，要限期歸還。

　　9、會計檔案的保管期限，根據其特點和使用價值，分為永久、定期二類，定期保管期分為三年、五年、十五年、二十五年。具體保管期限詳見附表。

　　10、會計檔案保管期滿需要銷毀時，由會計檔案管理人員提出銷毀意見，由公司領導、財務部負責人及有關人員共同簽定，嚴格審查，編制會計檔案銷毀清冊，報上級方管部門批準后執行銷毀。銷毀時應派人監毀，并在銷毀清單上簽名或蓋章。應保存的資料，按上級有關規定執行。

　　11、由于單位人員的變動，會計檔案需要移交時，由移交人辦理交接手續，并由監交人、移交人、接收人簽字或蓋章。

　　12、撤銷、合并單位和建設單位完工后，會計檔案應隨同單位的全部檔案一并移交指定單位，并按規定辦理交接手續。

　　13、公司分設新單位時，由老單位根據帳面數編制財務移交表，雙方簽字作為新建單位建立新帳冊的依據，原憑證、帳冊等會計資料必須留在老單位。