物業公司檔案管理制度詳細版

1 檔案立卷歸檔制度

　　1.1立卷歸檔范圍及整理方法

　　1.1.1文件(包括印刷品和音像制品等)歸檔范圍

　　1.1.1.1凡是反映公司活動和基本歷史面貌,具有查考利用價值的文件材料均應歸檔。

　　1.1.1.2不宜由各部門保管,應直接交存檔案室的文件材料。

　　1.1.1.3公司項目發展、建設、經營業務中產生的法律和政策文件,包括章程、合同、證書、執照、政府批文、規章、制度、法律案件處理文件、會議紀要等。

　　1.1.1.4公司發展戰略、經營規劃等有重要意義的文件。

　　1.1.1.5本公司的科學技術專業文件。

　　1.1.1.6工程建設設計、施工、竣工等過程中形成的文件和圖紙。

　　1.1.1.7各類財務資料由財務部門負責歸檔保管。

1.1.2檔案整理方法

　　1.1.2.1各項業務工作中形成的文件材料,由各職能部門按其業務范圍,指定有關人員負責積累、整理和移交, 在積累過程中要做好原始文件的登記工作。

　　1.1.2.2各職能部門應將文件材料的形成、積累、歸檔工作納入工作計劃和管理標準,列入有關人員的職責范圍,并作為考核的依據。

1.2檔案立卷歸檔流程

　　1.3檔案分類與歸檔范圍

1.3.1分類說明

　　凡牽涉到具體工程項目的立項申請、批復、有關證照及合同、協議等均歸入所屬基礎資料檔案,但有關公司、分部的此類文件歸入文書檔案、合同檔案。

　　1.3.2文書檔案的編號標準

　　1.3.3聲像檔案的編號標準

　　1.3.4檔案密級分類

　　1.3.4.1密級檔案

　　是指依照法定程序確定的,在一定時間內只限一定范圍人員知悉的檔案。

　　1.3.4.2非密級檔案

　　是指不宜在社會上公開只限于公司內部員工查看的檔案。

　　1.3.4.3檔案的密級分為四級

　　絕密級、機密級、秘密級、和非密級檔案

　　1.4歸檔要求

　　1.4.1歸檔文件材料的質量要求

　　1.4.1.1必須是原件、正本,符合文件格式

　　1.4.1.2必須簽字、審批手續完備,字跡清楚,圖面整潔

　　1.4.1.3必須齊全完整、裝訂整齊、并經適當的整理

　　1.4.1.4是傳真件的應復印后以復印件歸檔

　　1.4.1.5要用耐久的字跡材料書寫,如碳素墨水、藍黑墨水,禁止采用 圓珠筆、純藍墨水、紅墨水、復寫紙等易退色的字跡材料。

　　2 檔案整理及維護制度

　　2.1檔案整理工作原則及內容

　　2.1.1檔案整理工作的原則

　　2.1.1.1檔案的整理應該充分利用原有資料作為整理的基礎。

　　2.1.1.2檔案的整理必須保持文件之間的歷史聯系

　　2.1.1.3檔案的整理必須便于保管和利用

　　2.1.2檔案整理工作的內容

　　2.1.2.1系統排列和編目

　　2.1.2.2局部整理

　　2.1.2.3全過程整理

　　2.2檔案維護的要求

　　2.2.1維護檔案的完整性(質量上的完整和數量上的完整)

　　2.2.2維護檔案的安全性(物質的安全和法律的安全)

　　3 檔案借閱和復制管理制度

　　3.1檔案借閱審批權限和借閱范圍

　　3.1.1絕密級檔案除公司領導批準外一般不能查閱。經公司領導批準,借閱人可按批準內容分別進行查閱、摘抄、復制或借用。

　　3.1.2機密級檔案須總經理或其授權人員批準方可借閱或復制。

　　3.1.3秘密級檔案和非密級檔案由一級部門主管批準方可借閱或復制。

　　3.1.4所有合同檔案的借閱或復制除一級部門主管簽字外還須總經理或總經理授權人員批準。

　　3.2檔案借閱與歸還程序

　　3.2.1借閱人員填寫《檔案借閱登記表》。

　　3.2.2按審批權限報領導審批。

　　3.2.3借閱人員持經批準的《檔案借閱申請表》到檔案室或本部門檔案員 處借閱,并在《檔案資料借閱登記表》登記、簽字。檔案管理員同時將借閱情況輸入電腦中,并將《檔案借閱申請表》存入檔案所在的卷盒中。

　　3.2.4借閱人員歸還所借檔案時,檔案員應進行清查, 確認無誤后在《檔案資料借閱登記表》和電腦中注銷,同時將《檔案借閱申請表》從卷盒中抽出?！稒n案借閱申請表》要按月裝訂,保存一年后銷毀。

　　3.3檔案復制管理

　　3.3.1借閱人員需復制檔案應事先在《檔案借閱登記表》上注明,并呈領導審批。

　　3.3.2檔案復制由借閱人員持經批準的《檔案借閱登記表》到有關復印員處復印。

　　3.3.3密級檔案未經相應審批人員批準,復印員一律不得進行復印。

　　3.4人員的要求

　　3.4.1嚴格遵守公司保密制度有關規定,保守公司檔案秘密。

　　3.4.2對所借的檔案要精心保管,不得丟失,不得在檔案上亂畫、拆散、抽出、修改、折疊、拍照或轉借他人。

　　3.4.3檔案借閱時間不得超過10天。確因工作需要不能按時歸還者,應辦理延期手續。

　　3.4.4出差、請長假(半月以上)或辭職者應把所借檔案及時歸還,每年春節前夕所有外借檔案一律歸還檔案室 。

　　3.4.5因工作需要(如檔案更改、報廢)檔案員通知歸還檔案時,應在24小時內歸還,如不及時歸還,所造成的后果由借閱人員負責。

　　4 聲像檔案的存檔要求及保管制度

　　4.1對于聲像檔案的存檔要求

　　4.1.1歸檔的聲像材料必須是原件、原版,各部門或個人不得私留聲像檔案。

　　4.1.2歸檔聲像材料必須聲像清晰、完整、準確。

　　4.1.3歸檔的聲像材料不得有水漬、油漬、劃傷、灰塵、霉菌等有害物。

　　4.1.4歸檔的照片底片,必須詳細說明發生的時間、地點、事件內容。

　　4.1.5歸檔的照片入庫后,照相費用方可報銷。

　　4.1.6歸檔的錄音帶,錄像帶必須注明每盤帶內錄入的內容。

　　4.1.7歸檔的磁盤必須在每個軟盤上標明軟件名稱、開發時間、版本、或標明備份數據名稱及備份時間。

　　4.2聲像檔案的保管制度

　　4.2.1按不同類別和載體使用不同的裝具,分別排列保存。

　　4.2.2照片檔案一般放在相冊中,錄音帶、錄像帶、磁盤宜放愛專用聲像檔案柜或密封盒中,豎放遠離磁場。

　　5 檔案網絡管理制度

　　5.1各單位主管部門,要建立自身的網絡制度,負責對其所屬單位的檔案工作實行監督、指導,實行分級管理。

　　5.2各單位應努力做到檔案信息錄入化、檔案智能檢索化,利用光盤實現檔案的全文存儲。

　　6 檔案移交制度

　　6.1檔案管理人員工作變動時,要辦理檔案移交手續。

　　6.2移交時,由原檔案管理人員編制檔案移交清冊,列明檔案名稱、卷號、冊數、起止年度和檔案編號、應保管期限、已保管期限等內容。

　　6.3交接雙方就移交清冊所列內容逐項清查無誤后版納里交接,并有中心分管領導負責監交。

　　6.4交接完畢,交接雙方經辦人和監交人在檔案移交清冊上簽名或蓋章。

　　6.5檔案管理人工作調動時,必須在辦完檔案移交手續后方能離開工作崗位。

　　7 檔案鑒定與銷毀管理規定

　　7.1檔案鑒定時間

　　7.1.1歸檔鑒定

　　根據檔案歸檔范圍、歸檔要求、保管期限的規定決定該份檔案是否需要存檔。

　　7.1.2定期鑒定

　　每年10月對已保存了一段時間的檔案進行鑒定,內容包括密級的調整、保管期限的調整,檔案是否完整、準確、系統,有無保存價值等。

　　7.2鑒定方法

　　7.2.1直接鑒定法

　　就是鑒定人員直接地、具體地審查檔案, 不能只看案卷題名而不考慮卷內文件材料情況,應逐卷、逐份審查文件材料,根據檔案的價值確定或調整保管期限和密級,確定是否進行銷毀。

　　7.2.2分析檔案價值法

　　就是鑒定人員以反映公司主要職能活動面貌為出發點,以分析檔案內容為中心,結合公司工作性質、社會地位、活動范圍以及檔案產生的時間、完整程度、可靠性、有效性進行分析、鑒定。

　　7.3檔案的銷毀管理制度

　　7.3.1經鑒定應予銷毀的檔案,由檔案管理員填寫《檔案資料銷毀清單》,報總經理或部門主管審批。

　　7.3.2《檔案資料銷毀清單》經批準后, 檔案管理員應立即將批準銷毀的檔案予以銷毀。銷毀檔案時,要指定兩人以上監銷,并在《檔案資料銷毀清單》上簽字?！稒n案資料銷毀清單》應長期保存備查。

　　7.3.3檔案被銷毀后,檔案管理員在分類帳上注明“已銷毀”, 并標明《檔案資料銷毀清單》編號和銷毀時間,并同時在計算機數據庫中對這部分文件進行刪除。

　　8 檔案管理人員的崗位責任制

　　8.1檔案管理人員工作守則

　　8.1.1熱愛本職工作,忠于職守,嚴守紀律,保守黨和國家的機密,依法治檔。

　　8.1.2堅持黨的組織原則,識大體,顧全局,兢兢業業作奉獻。

　　8.1.3要有耐心熱情的態度,文明禮貌的作風,全心全意的服務精神

　　8.1.4要努力學習,鉆研業務,勤奮工作,善于思索,勇于開拓,不斷開創檔案工作新領域。

　　8.1.5要有民主、團結、互助、友愛、勤政、廉潔、高效的精神風范和工作作風。

　　8.1.6工作嚴謹精細、實事求是,堅持真理,忠于歷史,維護檔案的完整和安全。

　　8.2檔案管理人員工作要求

　　8.2.1資料歸存、借閱、復印、保密的規范完善。

　　8.2.2貫徹檔案立卷制度(文件資料的收集管理,歸檔范圍,平時歸卷、立卷)。

　　8.2.3應積極配合各部門工作的正常開展,保證每一卷宗都有卷內目錄。

　　8.2.4對于公司檔案所有內容均必須同時備份存檔。

　　8.2.5檔案管理人員和設計企業機密以上資料的人員,均應與企業簽訂保密協議。

　　9 保密守則

　　9.1不該說的機密,絕對不說;

　　9.2不該問的機密,絕對不問;

　　9.3不該看的機密,絕對不看;

　　9.4不該記錄的機密,絕對不記錄;

　　9.5不在非保密本上記錄機密資料;

　　9.6不在私人通信中涉及機密;

　　9.7不在公共場所和家屬子女、親友面前談論機密;

　　9.8不在不利于保密的地方存放機密文件、資料;

　　9.9不在普通電話、明碼電報、普通郵局傳達機密事項

篇2：客戶檔案管理制度

　　客戶檔案管理制度

　　1.0本部門的主要戶檔案管理任務

　　本部門的主要任務就是“服務”。只有健全客戶檔案才能準確、及時地為客戶服務。

　　2.0本部門客戶檔案管理的日常工作包括

　　2.1及時上行下達客戶與管理之間的知識、報告、通知、通報、傳送文件應及時、準確，認真地登記并制作各種表格。

　　2.2做好與客戶有關各類文件的檔案工作，并定期整理，以備隨時查詢跟進；

　　3.0客戶檔案管理

　　客戶檔案資料的管理主要是收集、整理、歸檔及使用四個環節。一般客戶檔案包括以下的資料：

　　3.1收集客戶資料

　　3.2客戶繳費記錄包括各樣應付押金

　　3.3客戶裝修工程文件

　　3.4客戶遷入時填具之資料

　　3.5客戶資料補充

　　3.5.1客戶證件資料

　　3.5.2客戶聯絡資料

　　3.5.3緊急事故聯絡人的資料

　　3.5.4管理人員在日常職務常與客戶人事變遷資料

　　3.6客戶與物業公司往來文件

　　3.7客戶違規事項與欠費記錄

　　3.8客戶報修記錄

篇3：公司會計檔案管理制度

　　公司會計檔案管理制度

　　1、公司的會計檔案是指會計憑證、會計帳簿（含備查帳簿）、財務報表、財務計劃、財務分析等會計核算專業的文字、圖表和電腦軟盤資料。它是記錄和反映經濟業務的重要資料和證據，必須切實加強對會計檔案的管理。

　　2、會計檔案由公司財務部負責管理，由主辦會計組織有關人員，嚴格按照《會計人員工作規則》要求，對會計檔案進行定期收集，審查核對，分類裝訂成冊或整理成卷、編制目錄及序號進行登記，嚴防毀損、散失和泄密。年度的會計資料歸檔時間為次年的2月底以前。

　　3、會計檔案由主辦會計負責保管，做到不丟失、不缺損、不爛、不被蟲蛀等，財務部定期不定期檢查會計檔案保管情況，及時處理檔案保管中存在的問題。

　　4、會計檔案管理人員應將歸檔的會計資料，按年、季、月順序立卷登記存放。

　　5、財務人員因工作需要查閱檔案時必須向檔案管理人員打招呼，閱后近規定順序及時歸還原處。

　　6、公司各部門因公需要查閱會計檔案時，必須經財務部負責人同意，由檔案管理人員接待查閱。

　　7、外單位人員因公需要查閱會計檔案時，應持有單位介紹信及工作證，經公司領導批準，財務部負責人指定由檔案管理人員接待查閱，并要詳細登記查閱會計檔案人的工作單位，查閱日期，會計檔案名稱及查閱事由。

　　8、會計檔案，原則上不對外借，如有特殊情況需要，須經公司領導或財務部負責人批準后方能外借或復印，并辦理有關手續，外借期間不得轉借他人，不得拆散原卷冊，要限期歸還。

　　9、會計檔案的保管期限，根據其特點和使用價值，分為永久、定期二類，定期保管期分為三年、五年、十五年、二十五年。具體保管期限詳見附表。

　　10、會計檔案保管期滿需要銷毀時，由會計檔案管理人員提出銷毀意見，由公司領導、財務部負責人及有關人員共同簽定，嚴格審查，編制會計檔案銷毀清冊，報上級方管部門批準后執行銷毀。銷毀時應派人監毀，并在銷毀清單上簽名或蓋章。應保存的資料，按上級有關規定執行。

　　11、由于單位人員的變動，會計檔案需要移交時，由移交人辦理交接手續，并由監交人、移交人、接收人簽字或蓋章。

　　12、撤銷、合并單位和建設單位完工后，會計檔案應隨同單位的全部檔案一并移交指定單位，并按規定辦理交接手續。

　　13、公司分設新單位時，由老單位根據帳面數編制財務移交表，雙方簽字作為新建單位建立新帳冊的依據，原憑證、帳冊等會計資料必須留在老單位。