大廈租戶檔案管理制度

　　管理部的服務過程是大廈運營的最基本的組成部分。負責公共區域各樓層的各項服務場地管理,也是面對業/租戶各類服務關系。管理部的工作又是銷售工作的延續。

　　當營業部完成一份租賃合同,業/租戶進駐大廈時,租賃合同的執行就要依靠管理部的服務工作來維系,其工作質量的優劣還會影響到日后業/租戶對管理公司的形象。

　　1.管理部的主要業/租戶管理任務:管理部的主要任務就是"服務"。只有健全業/租戶檔案及服務內容,才可能留住舊業/租戶,吸引新業/租戶。

　　2.管理部業/租戶管理的日常工作包括:"及時上行下達業/租戶與管理之間的知識、報告、通知、通報,傳送文件應及時、準確,認真地登記并制作各種表格。"協調與業/租戶之間的關系,加強橫向溝通;"做好與業/租戶有關各類文件的檔案工作,并定期整理,以備隨時查詢及跟進;"接聽業/租戶投訴,解決業/租戶投訴;"接聽業/租戶工程報修電話,及時聯系修復;

　　3.樓層鑰匙的管理管理部內設有大廈鑰匙柜,鑰匙柜內存放有大廈各個樓層、各個單位、公司的鑰匙。鑰匙柜的設立既可為忘記攜帶或遺失的業/租戶提供開門服務,亦是大廈安全消防工作的必要保證手段。

　　4.業/租戶檔案管理業/租戶檔案資料的管理主要是收集、整理、歸檔及使用四個環節。

　　一般業/租戶檔案包括以下的資料:

　　1)收集業/租戶單位資料

　　2)業/租戶繳費記錄包括各樣應付之押金

　　3)業/租戶裝修工程文件

　　4)業/租戶遷入時填具之資料

　　5)業/租戶資料補充

　　1]業/租戶聯絡資料

　　2]緊急事故聯絡人的資料

　　3]管理人員在日常職務常與業/租戶人事變遷資料

　　6)業/租戶與管理處往來文件

　　7)業/租戶違規事項與欠費記錄

　　8)業/租戶請修記錄

　　9)業/租戶投訴記錄

　　10)業/租戶單位有關的工程檔案(與二次裝修工程有關資料)

篇2：ZX商業廣場業/租戶公共守則

　　Z*商業廣場業/租戶公共守則

　　業/租戶公共守則

　　(1)廣場業/租戶必須遵守和履行《Z*廣場業主公約》及由管理公司按照需要而制定的規則。

　　(2)廣場業/租戶必須遵守由管理公司制定的裝修規則。

　　(3)廣場業主在房產權轉移(包括但不限于出售、轉讓、饋贈、遺贈或互易)時，新房產承受人/公司應在舊業主處簽署一份承諾書，承諾履行及遵守《Z*廣場業主公約》及各有關之業/租戶守則，并在接受產權后的一個月內將該份承諾書交管理公司。

　　此外，原業主亦需書面通知管理公司有關單元擁有人的變更及承讓人的姓名、聯絡地址及其它有關資料。

　　在管理公司未取得上述承諾書及通知書之前，原業主與承讓人需共同履行《Z*廣場業主公約》及業/租戶守則所規定的職責，包括但不限于支付管理費以及賠償在該段期間，該承讓人對發展商及其它業/租戶所造成之一的損失。

　　在承讓人辦妥所有房產權轉讓登記手續，及在管理公司收到上述承諾書及通知后，承讓人有責任代原業主清繳所有原業主欠付之管理費及根據《Z*廣場業主公約》規定需支付之費用或承擔之一切責任。

　　(4)各辦公樓單元的業主或其使用者只可將其單元用作辦公樓的用途，各商業單元的業主或使用者只可將其單元用作商業的用途。而公寓樓的住戶只能將其單元用作住宅。

　　(5)當業主委員會按《Z*廣場業主公約》指定或委托他人為管理者，各業/租戶需遵守該管理者作出的一切有關管理廣場之規則，并遵守業主委員會與管理者所簽署之管理合同。

　　(6)業主需如期付清其擁有房屋使用權的單位產生之各種稅收、公共分攤和支出費用等。

　　(7)在未征得管理公司書面同意前，各業/租戶不得變更或改動其單位的原有結構，亦不得改動、損壞、損害、破壞或干擾廣場內任何的公共地方或公共設施。

　　(8)各業/租戶不得改變廣場任何部分的外觀。

　　(9)各業/租戶不得在廣場外墻安裝任何戶外遮光簾、遮篷、花架、天花、桿、懸掛旗幟或任何其他伸出物，亦不得堵塞任何窗戶。

　　(10)各業/租戶不得在廣場窗戶或外墻上安裝任何冷氣機或其它固定設施。

　　(11)在未征得管理公司同意前，各業/租戶不得改動廣場的中央空調系統設施 、氣槽、出入氣口、消防系統等設施。如獲得管理者書面同意改動，該改動工程必須選擇管理公司推薦的承建商中進行，并由管理公司協調及監督。

　　(12)在獲得管理公司書面同意后，各業/租戶可以自費在其單位中安裝或增加附屬物 ，但應預先征得有關政府當局之同意，且不可因此引起廣場任何結構性損害，及干擾廣場任何一部分的使用或損害公共設施。如業/租戶在安裝或增加附屬物前未獲得有關政府當局之同意，則管理者有權將之拆除，而該業/租戶須負責該附屬物清拆及其引起的一切費用。

　　(13)在未征得管理公司同意前，各業/租戶不能在其單元以外地方加建任何建筑物，或在外墻、公共地方、公共設施等地懸掛、擺放及張貼廣告、招牌、橫額等其它對象。

　　(14)各業/租戶不得在天臺架設或安裝獨立天線或任何其它伸出物。

　　(15)各業/租戶不得在其擁有單元內，安裝或存放任何重量超出樓面負荷之設備或物品，并須負責賠償因此引致的任何損失。

　　(16)各業/租戶不得切割、更改、損壞或干擾廣場之水、電或空調的供應，亦不可切割或破壞廣場的任何墻壁、橫梁、地板或外墻。

　　(17)各業/租戶不得在大廈任何部分存放武器、彈藥、煙花或任何危險或易燃易爆物品(包括任何固體、液體和氣體)或存放可能觸犯當時有效的任何法規、法令或對其它業/租戶及使用者構成滋擾或危險的其它一切物品(包括任何固體、液體和氣體)。

　　(18)各業/租戶不得以任何方式破壞公共地方或公共設施。

　　(19)各業/租戶不得作出或容許其它人作出妨礙或影響該廣場或其任何部分保養的任何事情。

　　(20)各業/租戶不得作出任何使廣場保險成為無效的行為，否則業/租戶須承擔因此而產生的所有損失、損害、費用、訴訟、索賠等費用。

　　(21)各業/租戶不得阻塞任何公共地方或通道。

　　(22)各業/租戶不能利用走廊、樓梯間或其它公共地方放置，存放或棄置任何垃圾、家私或其它物品。

　　(23)各業/租戶要按照供電局或有關供電條例的規定，更換、修理該業/租戶擁有單元的電線、電器設施和裝置。并不得在未獲管理公司批準前，改變、擴大各單元的電線、電器設施或煙感等。各業/租戶不得使其單元內電器的總電流量超過該單元最大容許電流負荷容量。

　　(24)各業/租戶不得作出任何行為令廣場沖洗或給排水系統堵塞或令該等設施的有效運作受損。

　　(25)各業/租戶不得在其單元內飼養家禽或豢養寵物。

　　(26)各業/租戶不得在其單元內煮食及留宿(公寓樓業/租戶及商場各餐廳除外)。

　　(27)各業/租戶在離開單元時請自覺關燈、關空調以及關閉煤氣，不應留有火種。

　　(28)各業/租戶若應本身的疏忽致水、氣體、煙或其它物體外溢，損害他人或其財產，則該業/租戶須對因此而產生的所有訴訟、索賠全部負責。

　　(29)各業/租戶不得在廣場內屬其所有的單元內作出或容許其它人士在該部分作出對其它業主構成損失或損害的行為。

　　(30)各業/租戶應對其租客、代理人、雇員、訪客及其它使用者等之行為、疏忽或錯誤向管理公司負責。如因上述人士的行為、疏忽或錯誤而發生損害、損失，則該業主應支付所有因此而產生的費用或賠償。

　　(31)各業/租戶無權將管理公司屬下的管理人員用作私人或其它用途。

　　(32)各業/租戶無權直接懲戒管理公司屬下的職員，業/租戶如對該職員不滿，應向管理公司提出，由管理公司采取合適的行為。

　　(33)各業/租戶不得將其單元用作非法或不道德或與中華人民共和國法律及法令等條款相抵觸的用途，亦不得有滋擾、損害其它業/租戶的事情發生。

　　(34)如任何單位的業/租戶欠繳管理費或管理公約內規定應繳之其它款項，或不遵守或履行管理公約和業/租戶守則所載之任何條款，經管理公司書面通知、限期糾正而仍不在限期前糾正者，管理公司有權采取必要措施進行處理，不排除且不限于停止該單元之供電、空調及違約之業/租戶使用廣場電梯和其它公共設備、設施及其它服務或采取法律途徑追討，直至該行為獲糾正為止。

篇3：創國優上墻制度：廣場租戶入駐程序

　　創國優上墻制度：廣場租戶入駐程序

　　入駐接收

　　1、租戶落定后，由招商部辦理簽約手續，發出《入駐通知》，租戶憑《入駐通知》到物業處辦理入駐手續。

　　2、物業管理處憑《入駐通知》接收租戶入駐，填制《租戶入駐登計表》，為租戶建立檔案，引導租戶辦理以下手續：

　　*確認所租區域《物業設施狀況記錄表》所載內容并簽字。

　　*購買或委托物業管理處購買水電表，由物管處安裝并簽認《水電計量表安裝竣工簽驗單》

　　*交納水電費押金

　　*交納裝修管理費

　　*辦理裝修申報手續

　　裝修手續

　　1、租戶裝修必須按裝修管理規定，先由委托施工方申報各種圖紙，施工方案等，填定《裝修申報審批表》，由物業管理處，大廈業主方進行審核后憑該表到物業公司財務部交納3裝修押金。

　　2、《裝修申報審批表》完成審批后管理處向施工方核發《裝修開工許可通知》，施工人員核發《臨時出入證》。

　　3、《臨時出入證》由施工方簽寫申領表，物業管理處憑此表，通知財務從施工方預交的裝修押金中扣除工本費。

　　4、裝修完成后，由施工方、物管處、租戶三方共同進行竣工驗收，驗收后在《裝修竣工驗收表》上簽字，施工方憑押金單和管理處退款簽暑意見到財務辦理退還押金余額手續。財務部部扣除各種扣罰款，管理費后，將余款退還施工方，索回原押金收據，開據各扣款收據。

　　5、施工方完成裝修退場時，應將臨時出入證交還物業管理處，丟失或未交回由管理處通知財務部扣除賠款。

　　6、對施工方在裝修中的違約行為，由管理處各部門發出扣款通知，經施工方簽字后交財務從裝修押金中扣罰。裝修期間的水電費，也由物業管理處發出水電費抄表收費單交財務部扣款。

　　正式入駐

　　上述程序完成后，租戶正式入駐。管理處發出工作單通知各部門配合。

　　z物業管理有限公司

　　20**年1月1日