XX物業公司檔案管理制度

　　為嚴格XX物業公司檔案管理制度，保證檔案管理有效性、規范性，特制定如下管理制度。

　　(一)檔案范圍

　　1.各部門制定的管理規章制度。

　　2.工程維修保養合同。

　　3.物業社區文化。

　　4.人事調動。

　　5.經理級以上管理人員的調動、晉級、變動。

　　6.重大事故報告。

　　7.重大采購合同。

　　(二)各部門檔案分類

　　1.行政人事部

　　行政方面

　　(1)通知、會議紀要、請示、報告、領導講話、討論通過的文件、重要照片、文化活動。

　　(2)公司年度、季度、月份工作計劃、總結。

　　(3)公司部門經理及以上級別人員調動、任免報告。

　　(4)公司重大投訴報告、處理決定。

　　(5)機構設置、改名稱、印章合并和啟用，擴大營業范圍報告、批復。

　　(6)公司頒布的各種規章制度、條例、決定、規定。

　　(7)公司大事記、簡報、信息、通訊及報刊剪輯。

　　(8)公司固定資產說明書及維修記錄。

　　(9)采購合同。

　　(10)政府部門或有關行政管理機構來文。

　　人事方面

　　(11)員工個人檔案資料。

　　(12)員工花名冊。

　　(13)職工試用、轉正、定級、調資、考核等文件。

　　(14)員工的獎勵、處分的決定和通報。

　　(15)員工工資管理辦法、方案、規定和實施細則。

　　(16)員工培訓計劃、培訓實施方案、考核規定。

　　(17)上級機關對勞動工資、人事制度的指示、通知、計劃。

　　2.安管部

　　(1)上級主管單位(消防局、公安部局、派出所等)發來的通知、批復等。

　　(2)物業重大消防、治安報告及相關文件。

　　(3)分局、保安辦、保衛科、消防局授予的先進集體及先進個人稱號資料。

　　3.財務部

　　(1)上級、本公司關于財務管理，各種費用開支的規定、辦法、通知。

　　(2)物業服務費調整的請示、通知。

　　(3)上級及本公司關于清點、財稅大檢查、驗收等的通知。

　　4.機電部

　　(1)工程維修保養承包合同

　　(2)工程重大技改項目、圖紙

　　(3)工程重大事故報告

　　(4)工程重大投訴處理資料

　　(5)外判工程合同

　　(6)物業維修資料。

　　5.物業部

　　(1)項目資料(包括項目規劃、配套、總建面積、平面布局、驗收證照等方面資料)

　　(2)物業管理規章制度(商/租戶手冊、管理規約、裝修指南及其他相關管理規定)

　　(3)商戶/租戶檔案(商/租戶個人資料、租賃合同復印件及其他相關資料)

　　(4)合同文件(綠化、清潔等)

　　(5)出入管理(收樓、遷入、遷出)

　　(6)裝修管理(裝修申請、審批、辦證、巡查等)

　　(7)車輛管理(租賃車位、繳交租金和服務費等)

　　(8)投訴管理(投訴記錄、處理、跟進、回訪、匯總等)

　　(9)報修管理(報修記錄、處理、跟進、回訪、匯總等)

　　(10)有償服務(有償服務登記、預約、跟進、回訪、匯總等)

　　(11)計劃總結(本部門每周/每月的工作總結及下月的工作計劃)

　　(12)對外收發文

　　(13)對內收發文

　　(14)收費管理

　　(15)重大投訴、重大事故處理意見。

　　(三)文件材料歸檔要求

　　1.各部門在管理工作中形成的文件資料，要根據不同年限要求，歸檔存放在部門。各部門將原件交公司行政人事部歸檔。

　　2.文件材料要準確地反映各項管理的相關內容和過程。

　　3.文件材料必須層次分明，符合其形成規律。

　　4.文件材料要符合文件格式及書寫標準，禁用圓珠筆、鉛筆起草和批改。

　　(四)歸檔時間

　　1.每年的12月29～30日各部門按歸檔范圍將文件集中上報公司行政人事部統一歸檔。

　　工程類文件材料在任務完成或工程竣工后一個月內必須整理歸檔。

　　2.管理工作中的文件資料，應在第二年3月前將上年度超過部門保管期的文件資料歸檔集中管理。

　　3.公司重大會議和活動的文件材料應在結束后7天內歸檔。

　　4.會計檔案由財務部保存3年，期滿后集中管理。

　　5.聲像文件材料應在各項活動后將即時歸檔。

　　(五)檔案保存期的鑒定。

　　1.公司的檔案按保存期分為永久和短期兩種。劃分的基本原則為：

　　(1)對公司有長遠利益價值的檔案應永久保存。

　　(2)對公司在一定時期內有利用價值的檔案應短期保存，按年限分為1年、2年、3年、5年、10年。

　　(3)凡介于兩種年限保存期限之間的檔案，其保管期限一律從長。

　　2.公司的檔案鑒定由檔案鑒定小組物業總經理任組長，行政人事部和各部門有關人員組成鑒定小組。

　　3.鑒定工作一般為2年進行一次。

　　4.銷毀檔案必須從嚴掌握，慎重從事。對經鑒定確定無保存價值的檔案，由行政人事部提出銷毀報告，經鑒定小組鑒定，鑒定小組組長簽名后銷毀。

篇2：客戶檔案管理制度

　　客戶檔案管理制度

　　1.0本部門的主要戶檔案管理任務

　　本部門的主要任務就是“服務”。只有健全客戶檔案才能準確、及時地為客戶服務。

　　2.0本部門客戶檔案管理的日常工作包括

　　2.1及時上行下達客戶與管理之間的知識、報告、通知、通報、傳送文件應及時、準確，認真地登記并制作各種表格。

　　2.2做好與客戶有關各類文件的檔案工作，并定期整理，以備隨時查詢跟進；

　　3.0客戶檔案管理

　　客戶檔案資料的管理主要是收集、整理、歸檔及使用四個環節。一般客戶檔案包括以下的資料：

　　3.1收集客戶資料

　　3.2客戶繳費記錄包括各樣應付押金

　　3.3客戶裝修工程文件

　　3.4客戶遷入時填具之資料

　　3.5客戶資料補充

　　3.5.1客戶證件資料

　　3.5.2客戶聯絡資料

　　3.5.3緊急事故聯絡人的資料

　　3.5.4管理人員在日常職務常與客戶人事變遷資料

　　3.6客戶與物業公司往來文件

　　3.7客戶違規事項與欠費記錄

　　3.8客戶報修記錄

篇3：公司會計檔案管理制度

　　公司會計檔案管理制度

　　1、公司的會計檔案是指會計憑證、會計帳簿（含備查帳簿）、財務報表、財務計劃、財務分析等會計核算專業的文字、圖表和電腦軟盤資料。它是記錄和反映經濟業務的重要資料和證據，必須切實加強對會計檔案的管理。

　　2、會計檔案由公司財務部負責管理，由主辦會計組織有關人員，嚴格按照《會計人員工作規則》要求，對會計檔案進行定期收集，審查核對，分類裝訂成冊或整理成卷、編制目錄及序號進行登記，嚴防毀損、散失和泄密。年度的會計資料歸檔時間為次年的2月底以前。

　　3、會計檔案由主辦會計負責保管，做到不丟失、不缺損、不爛、不被蟲蛀等，財務部定期不定期檢查會計檔案保管情況，及時處理檔案保管中存在的問題。

　　4、會計檔案管理人員應將歸檔的會計資料，按年、季、月順序立卷登記存放。

　　5、財務人員因工作需要查閱檔案時必須向檔案管理人員打招呼，閱后近規定順序及時歸還原處。

　　6、公司各部門因公需要查閱會計檔案時，必須經財務部負責人同意，由檔案管理人員接待查閱。

　　7、外單位人員因公需要查閱會計檔案時，應持有單位介紹信及工作證，經公司領導批準，財務部負責人指定由檔案管理人員接待查閱，并要詳細登記查閱會計檔案人的工作單位，查閱日期，會計檔案名稱及查閱事由。

　　8、會計檔案，原則上不對外借，如有特殊情況需要，須經公司領導或財務部負責人批準后方能外借或復印，并辦理有關手續，外借期間不得轉借他人，不得拆散原卷冊，要限期歸還。

　　9、會計檔案的保管期限，根據其特點和使用價值，分為永久、定期二類，定期保管期分為三年、五年、十五年、二十五年。具體保管期限詳見附表。

　　10、會計檔案保管期滿需要銷毀時，由會計檔案管理人員提出銷毀意見，由公司領導、財務部負責人及有關人員共同簽定，嚴格審查，編制會計檔案銷毀清冊，報上級方管部門批準后執行銷毀。銷毀時應派人監毀，并在銷毀清單上簽名或蓋章。應保存的資料，按上級有關規定執行。

　　11、由于單位人員的變動，會計檔案需要移交時，由移交人辦理交接手續，并由監交人、移交人、接收人簽字或蓋章。

　　12、撤銷、合并單位和建設單位完工后，會計檔案應隨同單位的全部檔案一并移交指定單位，并按規定辦理交接手續。

　　13、公司分設新單位時，由老單位根據帳面數編制財務移交表，雙方簽字作為新建單位建立新帳冊的依據，原憑證、帳冊等會計資料必須留在老單位。