物業檔案目錄及分類(分寫字樓、公寓兩大片區)
項目基礎管理員工培訓投訴管理裝修管理報修管理車輛管理鑰匙管理住戶/租戶管理有償服務社區文化
序號項目資料(包括項目規劃、配套、總建面積、平面布局、驗收證照等方面資料)培訓計劃、記錄投訴登記表(記錄、處理、跟進、回訪)裝修申請表報修工作單車輛停放服務協議鑰匙借用登記表業主/商戶/租戶檔案(個人資料、租賃合同、)有償服務工作單(預約、跟進、回訪)社區文化活動年度計劃、意見征詢表
1(商/租戶手冊、管理規約、裝修守則及其他相關管理規定)績效考核投訴匯總表裝修承諾書報修匯總表車位使用登記表(車輛、車主資料)業戶鑰匙存放申請表利和公寓業主資料(購房合同、業主、入住成員身份證、相片、繳款賬戶等復印件)有償服務匯總表社區文化活動方案
2物業部架構、職能及崗位職責班次考勤表揚信施工加班申請表損壞公共設施賠償通知單業戶鑰匙存放記錄表寫字樓租戶資料(營業執照、資質證書、組織機構代碼證、法人代表身份證等)社區文化活動總結
3物業部管理規定重大事故記錄表、突發事件處理記錄表臨時動火作業申請表修補工程計價單鑰匙接收表商場商戶資料(營業執照、資質證書、組織機構代碼證、法人代表身份證等)
4物業部標準作業規程客戶投訴/建議處理表貨梯使用預約申請表報修月統計表鑰匙配置申請表驗樓、驗鋪登記表
5公司發文業戶回訪表物業助理巡查記錄表報修記錄表備用鑰匙清單業主證、員工IC卡辦理申請表
6請示報告回訪記錄表隱蔽工程查驗記錄表工程維修單一周統計表業戶收樓遺留工程記錄表
7內部工作聯系函裝修工程竣工查驗表工程維修單登記表交接確認書
8會議紀要保證金退辦手續表業戶資料登記表
9合同協議廣場復印資料副本申請書業戶緊急聯系登記表
10通知公司水牌申請表寫字樓人員情況登記表
11計劃總結施工人員出入證申請表業戶防火安全責任人和聯系人名單
12工作日志室內裝修/施工委托書入駐預約記錄表
物業交收工作檢查表裝修/施工收費通知書入駐接待記錄表
樓宇設施/設備確認表裝修設計前或裝修開工前向業戶交底備忘表業戶正式遷入申請表
物品放行授權書室內裝修施工許可證出入證申請發放表
辦公加班反饋表施工物品進場登記表業戶撤場申請表
加時空調申請表物料/工具進場登記表
暫停服務通知書消防放水申請表
放行條裝修/施工違章整改通知書
放行條簽發登記表裝修/施工竣工申請表
租占公共區域或設施申請表裝修工程竣工驗收合格意見書
承諾書裝修/施工退款通知書
復工申請表業戶裝修記錄表
物業接收記錄附件裝修巡查表
寫字樓清潔評估表
停車場/外圍清潔評估表
洗手間工作檢查表
綠化帶噴灑農藥登記表
綠化帶施肥登記表
年度培訓計劃
培訓申請/實施記錄表
員工培訓記錄表
客戶意見調查問卷
不合格/糾正和預防措施報告
大廈樓層開/鎖記錄表
停車場租賃統計表
雨傘租借登記表
篇2：做好物業檔案管理原則
做好物業檔案管理原則
1.安全至上原則。
物業檔案管理和傳統檔案管理一樣，注重安全問題。保存物業檔案的場所必須符合檔案管理相關要求，配備必要的防火防盜設施，溫濕度環境根據載體的不同控制在合適的范圍。物業檔案需要配備專人負責，建立必要的安全管理制度，制定緊急情況下的應急預案，確保物業檔案的實體安全和信息安全。
2.集中分散原則。
目前有很多大型物業服務企業，物業管理項目眾多，下屬機構數量龐大，業務千差萬別，在這種情況下，應做好集中與分散兼顧。物業管理企業總公司(集團公司)層面，應設立專門的物業檔案管理機構，負責管理和指導物業檔案管理工作。制定統一的物業管理規范辦法和制度，整合各部門資源，根據國家法律法規和相關標準規范，集中負責物業檔案管理的政策制定和規范管理工作。各項目部門具體負責本地物業檔案的管理工作，接受監督指導。
3.業務對應原則。
如今的物業管理已經突破了傳統的設備維修、設施養護以及清潔安保等范疇，向著更新、附加值更高的方向發展。物業檔案管理工作應該根據物業管理內容的增加，做出適當調整，完善收集歸檔范圍。凡是物業管理過程中產生的，具有保存價值的文件資料，都應歸檔保存。根據業務門類的不同，適當調整檔案分類方法，做到更方便、更高效的實現物業檔案的科學管理。
4.規范管理原則。
物業檔案應該遵循現有的法律法規和部門行業規章，嚴格按照相關技術標準規范進行管理。物業檔案管理要遵循檔案管理的普遍規律，采用科學的方式方法，確保檔案完整保存，發揮應有的效用，避免特立獨行、標新立異、自搞一套。
5.評價指標原則。
物業檔案管理作為物業管理工作的重要組成部分，直接影響到物業管理工作的質量和成效，物業檔案管理應該成為物業管理考評的重要指標。物業服務企業應該將物業檔案管理工作列入部門工作目標考核內容，完善管理制度和評價制度，切實有效推進物業檔案管理工作。業主單位或業主委員會在選擇物業服務企業時，應將物業檔案管理水平作為重要指標，擇優選用。在物業服務企業進場后，對其進行的年度考評中，也要將物業檔案管理工作納入指標，嚴肅對待。
篇3：物業檔案的建立與管理
物業檔案的建立與管理
科學的、規范化的檔案管理能有效地為住宅區樓宇及公共設施的使用、維修、改建和各項管理工作提供指引和服務。******項目作為獨特社區，其檔案資料是十分繁雜的，我們擬采取系統化、科學化、電腦化的管理手段，配備專職檔案管理人員，抓住檔案資料的收集、整理、歸檔、利用四個環節，對所有檔案資料進行嚴格、科學、集中的管理，達到提高物業管理水平、更好地服務客戶的目的。
(一)檔案資料的分類檢索
1、原物業公司及開發建設單位移交檔案資料
(1)產權資料
A. 項目批準文件
B. 用地批準文件
C. 建筑執照
D. 拆遷安置資料
(2)技術資料
A. 園區規劃圖
B. 建筑施工圖
C. 竣工圖
a.總平面圖
b.單體建筑、結構、設備竣工圖
c.消防、附屬工程及地下管網竣工圖
D. 地質勘測報告
E. 工程合同
F. 開、竣工報告
G. 工程預決算
H. 圖紙會審記錄
I. 工程設計變更通知及技術核定單(包括質量事故處理記錄)
J. 隱蔽工程驗收簽證
K. 沉降觀察記錄
L. 竣工驗收證明書
M. 鋼材、水泥等主要材料的質量保證書
N. 新材料、構配件的鑒定合格證書
O. 水電、衛生器具等設備的檢驗合格證書
P. 砂漿、混凝土試塊試壓報告
Q. 供水試壓報告
(3)物業資料
A. 住宅區基本資料
B. 住宅區分區資料
C. 商業網點資料
D. 娛樂設施資料
2、管理單位自建檔案資料
(1)用戶資料
A.用戶入住資料
a.購房合同書復印件
b.入住通知書
c.入住聲明
d.業主規約
e.其它
B.家庭人員檔案
a.用戶情況登記表
b.身份證復印件
(2)日常管理資料
A.環境管理記錄
a.日常巡查記錄
b.垃圾清運記錄
c.消殺記錄
d.噪音檢測記錄
B.保安管理記錄
a.日常巡查記錄
b.交接班記錄
c.值班記錄
d.物資搬運放行記錄
e.緊急事件處理記錄
f.車輛進出記錄
g.夜間查崗記錄
C.出租屋檔案
a.出租屋租賃許可證復印件
b.租賃合同復印件
c.入住認定書
d.承租人員資料(含《住戶情況登記表》)
D.車輛檔案
a.車輛詳細資料
b.車位使用協議