物管企業信息管理手冊

　　信息管理是企業管理中的一項重要職能，它能使企業更清晰地辨明目標，幫助企業更好地完成實現目標過程中的每項活動。管理好信息能使企業“做正確的事”，同時“把正確的事做好”。

　　近十多年來，計算機、通訊技術飛速發展，不僅加快了社會和經濟發展的速度，也增強了外部環境對企業的影響，使企業必須及時地了解社會經濟信息，使自身經營活動迅速適應環境的變化，及時對信息進行分析處理，準確作出科學的決策，提高信息管理利用水平，達到最優經營管理效果。

　　現代企業的經濟循環和持續發展從一定意義上說是企業對人、財、物、技術及信息資源的開發和利用，企業經營管理者們應深刻認識到信息對企業生存與發展的重要作用，信息 成為企業的第五大重要資源，信息管理成為企業經營管理工作的非常重要組成部分。

　　本冊《信息管理冊》顧問書主要是針對物業管理的行業特點，對物業管理企業在信息資源管理工作中的基本知識及操作方法介紹。

　　? 針對行業特性，熟練掌握物管企業信息管理在信息搜集、傳遞和文檔管理等工作上的基本流程和操作，是物業管理處進行信息管理起步工作的入手點;

　　? 現代物管企業廣泛應用計算機、網絡技術。在物業管理處計算機、網絡等硬件配置條件成熟的情況下，利用網絡、通信技術和資源逐步搭建物業管理處信息平臺(網站)，同時根據管理處自身條件，自行開發或購買成熟的物業管理信息軟件，提高信息管理和應用水平;

　　? 信息管理是一項系統工作，內容涉及管理處經營管理的多個方面，在其他冊顧問書已作說明介紹的如文件管理等個別內容，為便于對信息管理工作內容的綜合了解，本冊僅作目錄，具體內容可參見其他冊顧問書相關章節;

　　? 本冊顧問書根據管理處具體情況，編制了相關工作的制度流程及記錄表格可供在實際工作中參考使用。

　　(一) 信息傳遞、利用與反饋

　　一、信息管理概念

　　1、信息的含義：“信息”是在社會經濟活動中經常用到的一個術語，不同的行業對于信息有著不同的定義和解釋，無論對信息如何解釋，信息的含義都應包括以下三方面：

　　1) 信息的客觀性。信息本源于企業內外部環境，它反映了某種事物的現實狀態.體現了人們對事實的認識和理解程度。

　　2) 信息的主觀性。信息是人們有目的地對數據進行加工處理的結果，它的表現形式是根據人們的需要情況來決定的。

　　3) 信息的有用性。信息是人們從事某項工作或行動所需要的依據，它和人的行為密切相關，并通過信息接受者的決策或行動來體現它所具有的價值。

　　2、企業信息管理

　　指企業在經營活動中對信息活動過程的管理。企業運用一定的技術和方法，對信息搜集、檢索、研究、發布、交流和提供服務的過程，使信息資源與企業其他資源合理配置，有效滿足企業當前和未來的信息需求，實現企業經營管理目標。

　　二、 信息傳遞管理規定

　　1.目的

　　為規范管理處信息收集、分析及反饋流程，提高信息對管理處經營管理應用水平。

　　2.范圍

　　****物業管理處

　　3.職責

　　3.1綜合管理部：負責管理處信息管理工作的整體規劃及指導、監督及信息流程的制定，所有管理處相關經營和管理信息的整合、收集、傳遞、跟蹤及監督工作;

　　3.2部門主管：負責部門內業務信息的流轉、管理和處理，根據職能指定專人對信息進行分析、反饋工作;

　　3.3全體員工：對個人涉及到的管理處相關信息均有收集、傳遞、反饋和按規定保密的義務，對信息在流程中出現任何問題，有權及時反映或提出合理化建議。

　　4.方法及過程控制

　　4.1各部門應保持開放心態，及時、準確地將信息傳遞給管理處相應部門和人員;

　　4.2各部門之間及部門內部應以正常的信息傳遞方式傳遞真實、完整的信息，不得傳播未經證實地加入個人主觀臆測的信息，對以非正常方式傳播信息對管理處造成不良影響的人員，管理處將追究其相應責任;

　　4.3管理處員工應樹立高度的保密意識，嚴格控制信息傳遞的范圍，不得將受控信息向無關人員泄露;

　　4.4綜合管理部負責通過各種媒體收集、發布有關物業管理行業信息及管理處的內部管理信息，并有針對性地進行深入分析;

　　4.5綜合管理部負責接收、轉發與地產及其他外部往來的信息和文件，及時傳遞給相關領導及責任部門(人)，并負責有關工作的落實、反饋;

　　4.6管理處各部門負責收集來自客戶的投訴、建議、需求等信息，負責本部門日常管理過程中的經驗、舉措等管理信息的搜集、報送;

　　4.7各部門各類管理信息、突發事件、顧客投訴、重要會議或活動信息，按規定要求及時報送給管理處相關領導或職能部門;

　　4.8各部門對發生的重大、突發事件信息，在事發后半小時內上報綜合管理部或經理，所采取措施及處理情況應在三天之內匯報;

　　4.9各部門須在每月30日前匯總本部門當月工作完成情況和下月工作計劃，報管理處綜合管理部。綜合管理部須在每月30日前制定管理處下月工作計劃;

　　4.10綜合管理部負責對各部門反映的問題，及各部門需要管理處或其他部門協調解決的問題的處理情況進行跟蹤，并將結果及時反饋給相關領導及部門;

　　4.11各部門須在每年12月30日前匯總部門本年度工作完成情況，制定下年度工作計劃，報管理處綜合管理部。綜合管理部在每年1月20日前制定管理處年度工作計劃。

　　三、文件報批和信息傳遞程序管理規定

　　1、目的：

　　為規范文件報批和信息傳遞流程，減少管理失誤，提高效率。

　　2、適用范圍：

　　****管理處

　　3、職責：

　　信息資料員負責管理處的信息收集、匯總工作。

　　4、方法和過程控制：

　　4.1文件報批流程

　　4.1.1關于報批部門

　　4.1.1.1各種重要信息的報送部門、電腦采購的審批部門為上級領導審批。

　　4.1.1.2人事、行政類文件、員工活動的報批部門為綜合管理部;

　　4.1.1.3經營管理類文件的報批部門為管理處經理;

　　4.1.1.4財務管理類文件及各種收費標準的報批部門為財務部。

　　4.1.2報批程序

　　4.1.2.1由單一部門審批的文件，由報批部門直接報相應審批部門審批;

　　4.1.2.2需由多個部門審批或業務部門不能確定由哪一部門審批的文件報經理審批，由經理綜合協調負責轉發相關部門(人員)和跟蹤。

　　4.1.2.3報批文件只能使用單一收件人(可抄送相關人員)。

　　4.1.2.4發件人以收件人為跟蹤對象，收件人負責文件的審批跟蹤。

　　4.1.2.5文件須有簽署人。

　　4.1.3各部門在執行過程中可將意見及時反饋給經理。

　　4.2信息傳遞管理制度

　　4.2.1各部門人員應保持開放心態，及時、準確地將信息在內部發布或傳遞給相應部門。

　　4.2.2各部門主管是本部門信息工作的第一責任人，全權負責本部門的信息管理工作。

　　4.2.3各部門之間及部門內部以正常的信息傳遞方式傳遞真實、完整的信息，不得傳播未經證實的加入個人主觀臆測的信息，對以非正常方式傳播對公司造成不良影響的信息者將追究其相應責任，嚴重者將移交司法機關處理。

　　4.2.4員工應樹立高度的保密意識，嚴格控制信息傳遞的范圍，不得將受控的信息向無關人員泄露。

　　4.2.5各部門須在每月月末最后一天下班前(遇節假日向前順延)將本部門《月度工作計劃表》和《月度工作完成情況表》上交經理審核、顧問審批及打印張貼;各部門須在每周五前將本部門的《周信息報》上交經理審核、顧問審批及打印張貼;如入伙、裝修、各類公司定義的專項工作負責人需每天填報《專項工作日報》，并于每日下班前提交經理審核、顧問審批后交信息管理員收檔;各部門應及時將本部門各類管理信息、突發事件、顧客投訴、重要會議或活動信息，按規定要求發送給相關領導或總公司相關部門，其中重大、突發事件，在事發生后1小時內上報經理或有關領導，所采取措施應在三天之內上報。

　　4.2.6各部門人員向其他部門發送郵件或文件必需抄送本部門主管，否則將視為重大的違反公司規定處理。

　　4.2.7各部門對上網帳號及密碼要嚴格管理，部門及職員的上網密碼應每月更換一次，如本部門有人員離職，應立即更換其在職期間所掌握的所有密碼，以確保信息安全。

　　4.2.8不得利用INTERNET及E-mail信箱從事危害國家安全,泄露國家秘密等犯罪活動。

　　4.2.9不得利用互聯網泄露公司機密，查閱、復制和傳播非法言論、淫穢黃色信息，對違反此規定的行為，公司將做嚴肅處理。

　　4.2.10操作時，應遵守INTERNET國際慣例，不得向他人發送惡意的、挑釁的郵件，不得隨意向不認識的企業或機構的信箱發送商業廣告。

　　4.2.11不得利用INTERNET從事私人工作，綜合管理部將定期對各帳號使用情況進行監控、檢查。

　　四、信息反饋與發布

　　物業管理管理處日常經營管理工作中進行信息的反饋和發布內容主要有：

　　1、 《管理服務報告》：在每季度末將該季度物業管理服務情況對業主進行公告。內容包括：保安、保潔、綠化、設備設施、客戶服務等業務管理服務情況和財務情況;(詳見顧問書《客戶服務冊》、本冊提及即可)

　　2、 通知、公告：在小區內設置固定公告欄，以管理處正式發文形式對小區業主或相關人員進行的通知、公告。例如：《關于小區實施車輛使用停車卡的通知》;

　　3、 標識信息：為避免工作過程中有可能給業主及其他人員帶來的不便，而進行標識性的信息發布;例如在小區消殺工作中的警示性CI標識;

　　4、 提示信息：為提高客戶服務水平，對小區業主進行的溫馨提示。例如：在惡劣天氣時對業主進行的溫馨提示;

　　5、 宣傳信息：例如：社區活動的宣傳資料或宣傳畫;

　　6、 其他信息：業主具有知情權所需了解的其他相關物業管理服務信息。

　　7、 《半月信息統計表》：每半月對管理處各部門各項工作統計和匯總，編制工作半月報，內容包括：半月管理處要聞、業務管理信息、內部管理、投訴及建議處理、前期重要工作跟進及疑難問題、需協調解決問題及下半月工作重點等內容，供內部交流及領導審閱;

　　8、 按照管理處職能和業務管理要求，在管理處內部進行反饋和發布的計劃、總結、紀要等各類信息;

　　9、 管理處網站電子公告：在管理處內、外部網上進行反饋和發布各類信息。

　　五、 媒體接待交流程序

　　1.目的

　　避免各種媒體報道給管理處帶來負面影響，并對媒體加以引導，以維護并拓展管理處形象。

　　2.適用范圍

　　適用****管理處各部門

　　3.職責

　　3.1綜合管理部為管理處與媒體接觸的對口部門，相關事務由綜合管理部負責。

　　3.2管理處媒體發言人負責與媒體接觸時的各種發言。

　　4.方法與過程控制

　　4.1管理處與媒體交流程序

　　4.1.1管理處設媒體發言人一人，負責與媒體接觸時的各種發言;管理處形象宣傳、重要新聞發布由管理處經理或指定授權人發言。

　　4.1.2媒體發言人由綜合管理部主管擔任。

　　4.1.3發言時應安排相關人員進行記錄，相關紀要應存檔。

　　4.1.4綜合管理部須對與媒體的接觸、溝通情況進行記錄。媒體播發有關新聞時，如為電視或電臺，應安排專人進行錄像或錄音進行存檔;如為報紙、雜志等，應進行剪輯后存檔。

　　4.1.5如播發的屬重大新聞，綜合管理部應組織全體員工或相關人員觀看。

　　4.1.6各部門若有相關媒體欲對有關情況進行報道，須征得綜合管理部同意并在指定委托范圍和內容與媒體進行接觸。

　　4.1.7若有關情況有可能給管理處帶來負面影響，由綜合管理部直接與媒體接觸。

　　六、公共預警信息發布程序

　　1.目的

　　為加大對自然災害、流行性疾病等公共預警信息的監控力度，提高防范及應付緊急事件的能力，避免因預警信息的疏漏，造成客戶和管理處財產及人身的損害。

　　2.適用范圍

　　管理處各部門

　　3.職責

　　3.1經理負責現場指揮抗災救援工作;

　　3.2監控中心工作人員負責收集并及時向各部門發布相關已公布的預警信息，客戶服務部負責對客戶信息的發布;

　　3.3綜合管理部負責監控預警信息傳播情況，協調監督各部門應急措施的實施情況，協助救援工作。

　　4.方法及過程控制

　　4.1監控中心工作人員每天7:00收聽新聞廣播和天氣預報。當媒體報道將有暴風雨及寒流等天氣以及河汛時，中心工作人員應馬上向氣象臺等部門進行電話咨詢，并將氣象臺等部門發布的預警信號向各部門通報，并每隔2小時通報一次最新情況,直至預警信號解除。

　　4。2管理處每位員工從公共傳媒獲得自然災害、流行性疾病等預警信息后,須及時通知監控中心值班人員，中心值班人員經核實后，方可通報。

　　4.3監控中心值班人員將收到的公共預警信息在《值班記錄本》上進行登記后即刻向各部門通報一次，并要求在10分鐘內通報完畢。通報過程中須記錄各部門接受信息人的姓名、接受時間。

　　4.4部門的信息受理人應在《值班記錄本》上登記信息來源、時間和內容，并將接收到的預警信號在5分鐘內通知本部門主管，各部門主管應及時將信息傳遞給本部門所有人員。

　　4.5客戶服務部接到預警信號后，經客服主管同意并指定專人將信息以最合適的形式向業主、用戶傳播，對傳播的信息必須進行登記，并通過出入口崗加快傳遞信息的速度和廣度。

　　4.6居住在低洼地區的員工要隨時做好防暴風雨的自救準備，預備好沙袋防洪。雷雨天氣時計算機終端要關閉。

　　4.7險情有可能發生前，經理親臨現場組織協助搶險工作，綜合管理部負責巡視各部門應急措施落實情況，各部門主管指揮所屬人員落實應急措施。

　　4.7.1組織搶險隊伍、準備搶險物資、安排相關專業技術人員檢查給排水、供配電等機電設備，切斷霓虹燈及有危險的室外電源，停止室外工程作業，加固戶外設施或拆除臨時設施。

　　4.7.2同時安排人員檢查小區內房屋的門、窗、陽臺、天臺，對家里無人而門窗未關好的房間，應用電話聯系該住戶。

　　4.7.3溝、井、渠、管道、地漏由保潔主管安排人員檢查疏通，并做好防護措施。

　　4.8對于流行性疾病，綜合管理部應指定人員聯系防疫部門，獲得防疫方法，并以通知的形式向顧客和員工傳達，落實防疫措施。

篇2：集團有限公司員工手冊：信息管理規范

　　集團有限公司員工手冊：信息管理規范

　　信息管理規范--IT系統服務營運服務事業部負責解釋

　　公司對MIS的使用有若干嚴格的規定，事關DON通信、病毒防治、上網計算機使用軟驅及光驅等方面，請您務必仔細閱讀公司有關規定。這里特別提請您注意如下幾個方面：

　　? 在公司內請您不要用計算機玩游戲、看影碟，聽音樂;

　　? 利用公司內部網絡收發文件，尤其是內部發文一定要進行查毒處理;

　　? 未經公司批準，請不要拷貝公司擁有版權或外部供應商提供的版權軟件;

　　? 研發網和測試網必須與辦公網嚴格分開;

　　? 辦公用機不得安裝存在安全隱患的軟件;

　　? 辦公用機必須安裝公司防病毒軟件，并定期清理隔離區;外來軟盤和光盤使用前必須進行病毒檢查工作;辦公用機未加密碼，不的設立完全共享;

　　? 辦公用機及其他網絡設備的IP地址由IT部統一規劃、分配，任何人不得隨意配置使用;

　　? 請勿使用非法軟件;

　　? 請勿濫用網絡資源。

篇3：建設集團管理實施手冊: 信息管理

　　建設集團管理實施手冊: 信息管理

　　第十五章 施工項目信息管理

　　15.1 一般規定

　　15.1.1 信息管理旨在適應項目管理的需要，為預測未來和正確決策提供依據，提高管理水平。項目經理部應建立項目信息管理系統，優化信息結構，實現項目管理信息化。

　　15.1.2 項目經理部應及時收集信息，并將信息準確、完整地傳遞給使用單位和人員。

　　15.1.3 項目信息應包括項目經理部在項目管理過程中形成與工程相關的各種數據、表格、圖紙、文字、圖片、音像資料等。

　　15.1.4 項目信息應由專人或兼職擔任項目信息管理員，負責收集、整理、管理本項目范圍內的信息，建立健全相關登記臺帳、文書管理檔案和計算機管理檔案。

　　15.1.5 項目經理應定期組織檢查項目信息的收集、整理和管理情況，并進行簽字認可。認可后的項目信息要及時進行存儲。

　　15.1.6 項目信息收集和整理應隨工程的進展及時進行，要保證信息的真實與準確。

　　15.2 項目信息的內容

　　15.2.1 基本信息

　　(1) 法律、法規與部門規章信息;

　　(2) 市場信息;

　　(3) 自然條件信息。

　　15.2.2 工程概況信息

　　(1) 工程實體概況;

　　(2) 場地與環境概況;

　　(3) 參與建設的各外部兄弟單位和內部參戰單位概況;

　　(4) 施工合同;

　　(5) 工程造價計算書。

　　15.2.3 施工信息

　　(1) 施工記錄信息;

　　(2) 施工技術資料信息。

　　15.2.4 項目管理信息

　　(1) 項目管理規劃大綱信息和項目管理實施規劃信息;

　　(2) 項目進度控制信息;

　　(3) 項目質量控制信息;

　　(4) 項目安全控制信息;

　　(5) 項目成本控制信息;

　　(6) 項目現場管理信息;

　　(7) 項目合同管理信息;

　　(8) 項目材料管理信息、構配件管理信息和工、器具管理信息;

　　(9) 項目人力資源管理信息;

　　(10) 項目機械設備管理信息;

　　(11) 項目資金管理信息;

　　(12) 項目技術管理信息;

　　(13) 項目組織協調信息;

　　(14) 項目竣工驗收信息;

　　(15) 項目考核評價信息。

　　15.3 項目信息管理系統

　　15.3.1 項目信息管理程序

　　(1) 項目經理部各職能部室應對項目過程中，與項目有關的本部門職能范圍內的，來自業主(總包方)、監理、參與工程建設的兄弟單位和其它相關部門以及項目經理部作業隊、分包單位的相關信息進行收集。

　　(2) 收集到的信息由項目信息管理員定期進行整理、文書歸檔和計算機歸檔。

　　(3) 項目經理應定期組織相關人員檢查經信息管理員收集、歸納、整理后的信息，并由項目經理進行簽字認可。

　　(4) 項目信息管理員應按照目錄完整、層次清晰、結構嚴密的原則，及時將經簽字確認后的信息存入計算機，并制作成光盤編號保存。

　　(5) 及時將項目信息納入建設公司信息管理系統渠道。

　　15.3.2 應利用計算機對項目信息進行管理，并建立項目信息管理系統。項目信息管理系統應能使項目管理層與企業管理層及作業層信息收集渠道暢通、信息資源共享。

　　15.3.3 項目信息管理系統基本構成圖：

　　15.3.4 項目信息管理系統應滿足下列要求：

　　(1) 應方便項目信息輸入、整理和存儲;

　　(2) 應有利于用戶提取信息;

　　(3) 應能及時調整數據、表格與文檔;

　　(4) 應能靈活補充、修改與刪除數據;

　　(5) 信息種類與數量應能滿足項目管理的全部需要;

　　(6) 應能使設計信息、施工準備階段的管理信息、施工過程項目管理各專業的信息、項目結算信息、項目統計信息等有良好的接口。

　　15.3.5 項目信息管理系統應保證與下列關系的連接：

　　(1) 項目經理部各職能部門;

　　(2) 項目經理部與勞務作業層;

　　(3) 項目經理與企業法定代表人;

　　(4) 項目經理部與業主(總包方)和分包人;

　　(5) 項目經理與監理機構等;

　　(6) 建設公司(分公司、專業公司)信息管理部門。