物業公司辦公設備及環境管理程序
1、目的
為營造舒適的辦公環境、 更好的利用公司資源，提高工作效率，特制定以下規定。
2、范圍
適用于物業公司各部門、各管理處辦公環境管理。
3、定義：
無
4、職責
4.1 辦公室負責對公司各部門、各管理處的辦公環境管理和辦公設施管理進行監督。
4.2 各部門、各管理處負責各自辦公環境和辦公設施日常的管理和維護。
5、方法及過程控制
5.1 辦公環境管理
5.1.1辦公環境應保持整潔，辦公用品應擺放整齊、有序；垃圾、廢紙應放入廢紙簍內，不得隨意拋棄；不得在個人工作區域內擺放與辦公環境不符的私人裝飾品。
5.1.2離開辦公區域或外出辦事應隨時整理好自己的桌面，離開座位后要將辦公椅移至辦公桌下；非辦公時間，應將文件資料全部收入抽屜或文件柜內，桌面上只允許擺放辦公設備及辦公文具。
5.1.3辦公區域內禁止吸煙、就餐，吸煙、就餐應到指定區域；嚴禁職員以吸煙名義長時間離開辦公位，聚眾聊天，對違章者每次扣罰薪金50元。
5.1.4辦公區域內交談須輕聲細語，不準大聲喧嘩、聊天；辦公時間不允許做與工作無關的事情；業余時間不要在辦公區域內進行娛樂性活動（公司組織的除外）或接待外來訪客。
5.1.5辦公區域內禁止存放易燃、易爆、有毒等危險物品。
5.1.6辦公區域內嚴禁各類推銷員、衣冠不整者及外來擺放人員隨意進入，對來訪人員，應由前臺接待員進行詢問和引導。
5.1.7愛護辦公設備，出入公司電子門時，應輕拉輕放；下班前關閉電腦設備、切斷電源，擺正座椅；晚間最后離開辦公室的人員應注意關閉辦公區域照明設備、辦公設備及電器設備。
5.1.8辦公桌內不要存放大量的現金及貴重物品，以免造成丟失，造成不必要的損失。
5.1.9 當室外溫度大于（等于）27oC時，公司將視情況開啟空調系統，調節室溫，當室外溫度小于（等于）26oC，空調系統將設置在通風狀態。
5.1.10 辦公室將安排專門人員檢查職員辦公環境，對未按本規定要求執行的將對其及其部門經理進行通報批評。
5.2辦公設施、設備管理
5.2.1 辦公設備的管理
5.2.2.1 辦公設備為公司財產，任何人不得故意損壞及因私使用。
5.2.2.2 所有辦公設備應由資產管理員根據價格進行分類資產登記，確定存放位置；任何人不得隨意改變辦公設備的存放位置。
5.2.2.3各使用部門應明確設備的使用或保管人，負責設備的日常管理；各部門應定時對所有使用中的辦公設備進行清潔、檢查和保養；當設備發生故障時，應及時通知辦公室系統組進行維修處理，不得擅自拆裝。
5.2.2.4 電腦類設備的管理
5.2.2.4.1 電腦類設備由辦公室系統組統一管理，其安裝、調試、系統配置等工作由辦公室系統組負責。
5.2.2.4.2使用人應嚴格遵守辦公室系統組的有關規定，正確使用電腦。
5.2.2.4.3使用人負責所用電腦及外設的日常保管、維護、清潔。
5.2.2.4.4電腦發生故障應及時通知公室系統組進行處理維修，嚴禁自行拆裝或改變電腦程序。
5.2.2.4.5公司配置的計算機設備禁止安裝游戲軟件，需要用外來軟盤及下載程序的部門或個人，以通報形式提交辦公室系統組，統一由系統管理員確定可行性、安裝并操作。
5.2.2.4.6未經允許，不得隨意翻閱他人資料，查閱他人電腦。
5.2.2.5 傳真機的管理
5.2.2.5.1各管理處及物業本部須指定專人負責傳真機的日常使用和管理；前臺接待員負責對收到的傳真件進行分發，他人如因工需向外發送傳真，應標明欲傳送地點及傳真號碼，由前臺接待員負責發送；對收、發傳真件應做好登記，并注意對內容的保密。
5.2.2.5.2前臺接待員負責傳真紙張的及時更換及傳真機的日常清潔和保養，發生故障時及時通知辦公室系統組，由專人維修處理，保證傳真機正常工作。
5.2.2.5.3禁止傳送與工作、業務無關的私人材料。
5.2.2.6復印機的管理
5.2.2.6.1各管理處及物業本部應指定專人負責復印機的日常使用和管理。
5.2.2.6.2正常情況下，復印機按照部門配備密碼，相應秘密對應限制復印張數，部門之間密碼不得混用，并將復印材料、廢紙等隨身帶走。
5.2.2.6.3辦公復印時，要正確使用復印機，節約復印紙，復印的材料可雙面復印的盡量避免單面復??；使用后將復印機調整到節能狀態。
5.2.2.6.4油墨、涂改液未干的資料或需要保密的資料不得使用復印機復印。
復印機使用人員，特別時復印機管理人員負責復印機的日常清潔和保養，及時補充紙張和碳粉，使用故障時及時通知辦公室系統組，通知專人進行維修處理，保證復印機的正常高效使用。
5.2.2.7 電話的管理
5.2.2.7.1辦公電話應擺放在辦公桌的固定位置（部門統一位置），話筒與話機的連接不得打結，撥打電話時聲音不要過大，以免影響其他同事工作；接聽外來電話注意BI規范；若來電話時同事不在辦公位，同室其他人員應代為接聽。
5.2.2.7.2辦公人員應保管好辦公桌上的電話，并定時做好清潔工作。
5.2.2.7.3因工作需要撥打長途時，應通知前臺總機進行轉接并統一登記《長途
電話登記簿》后方可撥打。5.2.2.7.4禁止撥打私人長途電話，若職員有特殊情況需撥打長途應做好登記，花費自行承擔。
5.2.2.7.5電話出現故障時要及時通知辦公室行政組，不得私自拆裝。
5.2.2.8 打印機的管理
5.2.2.8.1各部門、各管理處應指定專人負責所屬范圍內打印機的日常使用機管理。
5.2.2.8.2打印機的色帶、墨盒或硒鼓要節約使用，達到使用壽命時要及時更換，同時注意環保，使用后的色帶、硒鼓、墨盒由辦公室系統組統一收集處理。
5.2.2.8.3不得使用打印機重復打印文件，如需多份，請打印一份后復印。
5.2.3 辦公家私的管理
5.2.3.1 員工應自覺愛護公司辦公家私，并負責個人所用辦公桌椅的日常保管，不得惡意損壞。
5.2.3.2 部門公用辦公家私，應指定專人負責保管；辦公家私出現故障或損壞時，使用人應及時通知辦公室行政組進行維修處理，不得私自拆裝。
5.2.4 影響設備的管理
5.2.4.1 影響設備包括電視、影碟機、照相機、音像設備、投影設備、視頻設備等。
5.2.4.2 辦公室系統組負責影響設備的日常管理、維護工作。
5.2.4.3 辦公室系統組人員應培訓使用人員掌握正確的使用方法和程序，并令其負責使用期間設備的保管、清潔，使用完畢后應檢查設備及相關附件是否正常，并按正常操作程序關閉機器、關掉電源，發生故障應及時匯報。
5.2.4.4使用人若將設備搬離原場地，應獲得辦公室系統組人員的同意，并做好《電子設備領（借）用申請表》。
5.3本規定由公司辦公室行政組負責制訂、修改、解釋并監督執行。
6、支持性文件
無
7、質量記錄及表格
TJ**WY6.4－Z01－F1《長途電話登記簿》
TJ**WY6.4－Z01－F2《電子設備領（借）用申請表》
篇2：某公司辦公設備管理制度
公司辦公設備管理制度
1.0、目的
為了更有效地管理和使用公司的計算機、傳真機等辦公設備，使現代辦公設備在本公司生產和管理中充分發揮作用，并進一步提高員工的計算機應用水平，把企業計算機信息管理提到公司戰略管理日程，特制定本制度。
2.0、范圍
計算機等辦公設備，包括計算機及附屬設備、網絡設施、電話機、傳真機、復印機、音響及附屬設備、投影儀等專用于公司辦公、開會及培訓所用的資訊設備。
3.0、職責
3.1、計算機等辦公設備使用人負責計算機等辦公設備的正確使用和日常維護與保養。
3.2、信息管理課負責計算機等辦公設備的采購、維修與故障排除、報廢判定、日常管理等工作。
3.3、公司資材管理部負責計算機等辦公設備的報廢處理工作。
3.4、集團公司行政管理部為本制度的歸口部門，負責本制度的編制、培訓及落實執行工作。
3.5、集團公司企業管理委員會負責本制度的審議及授權主管人簽核，總裁負責本制度的批準執行。
4.0、作業內容
4.1、相關作業流程圖和責任人、配合人。(詳見流程圖)
4.2、流程圖相關事項說明
4.2.1、辦公設備請購
4.2.1.1、辦公設備請購，由使用人提出申請，填寫“計算機等辦公設備請購單”，經部門部長審核確認后提交信息管理課(若同一部門多個員工均須請購，則由部門匯總、部長簽字，統一提交信息管理課)。信息管理課根據具體情況進行審核，填寫意見(包括預計費用)，依照審批權限報主管領導審批。在信息管理課課長審核權限之內的，由課長確認簽字直接安排采購(若有庫存貨，則直接按領用程序領用);在信息管理課長審核權限之外的，報主管領導審批后，由信息管理課安排采購(若有庫存貨，則直接按領用程序領用)。采購審批權限參照《財務審批制度》。
4.2.2、辦公設備入庫、驗收
4.2.2.1、采購回來的辦公設備須辦理入庫、驗收手續，信息管理課負責設備質量的驗收，驗收合格后，保管員根據實際入庫數量填寫“計算機等辦公設備入庫單”入庫。
4.2.3、辦公設備領用與配置
4.2.2.1、計算機等辦公設備專用于員工辦公使用，不得挪于非工作之外其它用途。員工領用、配置標準依照《崗位職務說明書》中辦公設備配置要求，填寫“計算機等辦公設備領用單”，按照《財務審批制度》審批權限要求進行審批后，到信息管理課領用。
4.2.2.2、電話機、傳真機的領用與配置，各部門根據實際工作需要，確定要安裝、及須增加的電話機和傳真機。安裝內線電話須填寫“電話、傳真服務聯系單”，由本部門部長簽字后，提交到信息管理課直接安排人員安裝。安裝長途電話、傳真，須填寫“電話、傳真服務聯系單”，由本部門部長、分管總監簽字，提交人力資源總監審核，報總裁批準后，交信息管理課負責辦理。
4.2.3、辦公設備使用與維護
4.2.3.1、計算機及附屬設備的使用與維護
4.2.3.1.1、計算機及附屬設備由使用人負責保管，除電腦工程師外，任何人不得私自拆開計算機及附屬設備、更換配置、隨意搬離辦公地點。若出現人事變動(調崗、離職等)，辦公設備交接參照公司《員工異動、移交管理制度》執行。
4.2.3.1.2、計算機使用人要負責所使用的計算機及相關設備始終處于整潔、無灰塵的狀態。
4.2.3.1.3、規定在工作時間內不得做與工作無關事情，禁止在計算機上安裝各種游戲。違反者按公司《獎懲管理制度》執行，信息管理課對上述違紀現象須作定期或不定期抽查，并對違紀行為作出處罰建議，交主管部門執行。
4.2.3.1.4、接收E-MAIL的時，須使用殺毒軟件徹底查收郵件無病毒后，才能打開郵件以免帶入病毒影響公司計算機網絡。
4.2.3.1.5、禁止私自更改計算機的IP地址，以免影響網絡上其他計算機的正常工作。
4.2.3.1.6、電腦使用人在利用網絡給其他員工共享文件須設置密碼，以免被他人給破壞。
4.2.3.1.7、電腦使用人須遵守公司的保密規定，電腦信息屬公司機密，不得向公司外部人員泄露。
4.2.3.1.8、電腦使用人不得有意破壞電腦硬件設備，若經發現、核實后，照原價3倍進行賠償。
4.2.3.1.9、電腦使用人在關機時，不得強行切斷電源進行關機，應按操作規范進行關機。
4.2.3.1.10、電腦使用人須經信息管理課確
認上崗資級，不具備操作資格者，須經事先培訓上崗(參見《員工培訓管理制度》)。非計算機使用人不得上機操作，如有發現或造成計算機無法正常使用者，按制度處罰外，一切后果自負。
4.2.3.1.11、計算機使用人要做好日常數據備份工作，堅持做到數據雙備份，重要文件資料可以備份到軟盤。如有特殊要求，可以把季度或年度的資料匯總做成光盤作永久性保存。
4.2.3.1.12、打印機的日常使用m.airporthotelslisboa.com中，色帶、墨合用完需及時更換，更換時須嚴格按操作說明操作。
4.2.3.2、電話機、傳真機、復印機、音響及附屬設備、投影儀等辦公設備的使用與維護
4.2.3.2.1、以上辦公設備操作，詳見《使用說明書》，出現故障須叫專業人員維修。
4.2.3.2.2、若使用過程中出現人為損壞，經發現、核實后，照原價3倍進行賠償。
4.2.4、辦公設備的維修
4.2.4.1、計算機及附設備的維修：計算機使用者在使用過程中出現軟、硬件問題時，使用人需填寫“維修服務聯系單”提交到信息管理課，信息管理課憑“維修服務聯系單”安排技術人員進行維修。修好后，使用人須在“維修服務聯系單”上簽字、確認。
4.2.4.2、其它辦公設備的維修：一般異常，由信息管理課技術人員排除，填寫“維修記錄表”;若涉及更換配件，使用人須填寫“維修服務聯系單”提交信息管理課報修，信息管理課根據“維修服務聯系單”安排相關技術人員維修，修好后，使用人須在“維修服務聯系單”確認、簽字。
4.2.4.3、所有辦公設備，在保修期內，參照《設備保修協議》執行，保修期外，由信息管理課依實際情況安排相關技術人員(可以外請，涉及費用須事先上報核準)進行維修。
4.2.5、辦公設備的報廢認定與處理
4.2.5.1、計算機、打印機、復印機、傳真機等辦公用品，由于故障而無法修復或無維修價值需要報廢的，設備使用部門須填寫“計算機等辦公設備報廢單”，交信息管理課進行審核，按審批權限報主管領導批準后，將“計算機等辦公設備報廢單”及待報廢辦公設備交公司資材管理部處置。
4.2.5.2、資材管理部確認無誤后，填寫“待報廢物品入庫單”入庫。資材管理部出售或報廢處理物品時，須填寫“報廢物品處理確認單”。附上“計算機等辦公設備報廢單”一起交給信息管理課進行審核，按審批權限報主管領導批準后，進行出售或報廢處理。
4.2.5.3、資材管理部出售或報廢處理的辦公設備，其現金上交財務部入帳，同時，財務部負責對出售或報廢處理的辦公設備進行銷帳。
篇3：某社區辦公設備管理制度
> 社區辦公設備管理制度1、工作人員要妥善保管辦公設備(及所有附件)，因個人管理和使用不當，導致設備丟失、損壞，影響正常工作，責任自負。
2、正常使用中(非人為因素)，設備出現故障，由使用者告知領導，申請維修。
3、未經設備責任人許可，其他人員不得擅自使用他人設備。對因此而導致設備丟失、損壞、重要數據受損，影響正常工作，追究相關人員責任。
4、本社區設備為工作需要配備，任何人員不得擅自出借給外單位、部門或個人。確因工作需要，由借用單位、部門或個人書面申請，報經主管領導審批。未經許可，擅自借用保管設備，責任自負。
5、設備超出正常使用年限，無法保證工作需要，由使用者提出配件更換、升級或新設備采購計劃，報經領導審批。不再繼續使用的設備，及時入庫。
6、移動辦公設備外出使用，應妥善保管、使用，謹防遺失、損壞。
7、自覺遵守設備使用、保養規則，做好防水、防火、防震、防盜等安全，保障設備正常使用年限。