物業公司辦公設備使用管理作業指導書

　　1.0目的

　　通過規范辦公設備的使用管理，保證公司在實現服務過程中辦公設備正常使用。

　　2.0適用范圍

　　適用于公司所有的辦公設備。

　　3.0定義

　　4.0職責

　　4.1行政辦公室負責所有辦公設備的采購及調配。

　　4.2各部門負責屬本部門使用的辦公設備的管理。

　　4.3機電管理部負責電腦、電話、傳真機、打印機的維護保養。

　　5.0內容

　　5.1辦公設備種類

　　復印機、傳真機、打印機、攝像機、照相機、過塑機、音響設備、投影儀、掃描儀、電腦、電話等。

　　5.1.1電腦管理

　　公司電腦根據其用途包括辦公電腦和非辦公電腦，兩者的配置，都必須由部門根據崗位的需求，提出書面申請，經公司領導審批后，由機電管理部根據需求選型，行政辦公室負責新機的采購。

　　1、辦公電腦的管理

　?。?）各崗位的電腦由所在部門指定其主要使用人為該電腦管理員，負責該電腦的日常使用，其職責如下：

　　?負責設置、修改該電腦的用戶密碼，并報公司備案；

　　?負責該電腦的日常管理及報修；

　　?定期對硬盤進行整理，對需要保留的電子文檔進行備份，清除垃圾文檔；

　　?定期對電腦進行殺毒，對外來軟件進行安全性檢查，確認無誤后方能使用。

　　?每周填寫電腦運行周報。

　?。?）任何人未經許可不得使用他人的電腦。

　?。?）辦公電腦的軟、硬件配置不得自行增刪變更，如有需要，須經請示批準后，由機電管理部技術人員實施。

　?。?）辦公電腦如需上網，須經所在部門提出書面申請，報請行政辦公室、分管領導批準后，由機電管理部負責接入。不得在網上瀏覽與工作無關的網站，下載與工作無關的網絡信息資料。

　?。?）機電管理部負責辦公電腦及其相關外部設備的維修，并定期（每月一次）對電腦的使用情況進行檢查；根據電腦使用情況不定期組織電腦操作知識的培訓。

　?。?）下班后相關責任人檢查電腦是否正確關機，正常情況下不得強行關機。

　　2、非辦公用電腦的管理

　?。?）此類電腦包括：空調集控、水電抄表、BAS、停車場系統、消防系統、監控系統、咨詢臺用。

　?。?）此類電腦的日常管理維護由使用部門負責，機電管理部負責定期保養和問題處理。

　?。?）此類電腦的損壞將直接導致服務受到影響，所以禁止在電腦上進行與系統無關的操作，禁止使用外來磁、光盤。

　　5.1.2傳真機的管理

　　1、行政辦公室負責接收公司各類傳真，并及時作好記錄，并及時通知收件人到行政辦公室辦理簽收。

　　2、因公對外發送傳真應辦理登記手續，登記完畢后方可發送，因私傳真未經批準一律不予傳送。

　　3、使用傳真機時需要注意，發送多頁單張原稿時，其寬度必須一致；原稿上的訂書釘應先取下，尺寸過小或不完整的原稿應夾在硬塑薄膜中發送，以免卡住或損壞原稿。

　　4、安裝于普通市內電話網及普通長途電話線路上的傳真機，一般不能用來傳送機密文件。

　　5、不得把傳真機當作復印機使用，下班時應將傳真機設于自動收文狀態。

　　6、傳真機應放在清潔而陰涼的地方，避免潮濕和高溫，不準擅自拆卸。

　　7、傳真機的安裝應平穩，要防止灰塵進入機內。為預防事故，安裝時應接地良好，并設有避雷裝置。使用頻繁的機器要經常進行清潔維護。

　　8、傳真機出現重大故障時，應找專業技術人員檢修。

　　9、因公使用長途電話應作好使用登記，注明撥打單位，簡要描述通話內容，經行政辦公室主任批準后使用。下班后應鎖閉傳真機長途功能。

　　5.1.3辦公電話管理規定

　　公司電話屬于辦公用途，為了保證工作的正常開展及業務的暢通，加強內部管理，合理控制費用成本，特對辦公電話管理作如下規定：

　?。?）報銷額度：詳見《電話功能及月話費額度核定表》。

　?。?）報銷管理

　　職責：

　　?行政辦公室和機電管理部根據公司批準的《電話功能及月話費額度核定表》對辦公電話功能及話費進行調整和控制。

　　?各部門電話功能及月話費額度調整需按程序申報：部門經理批準→行政辦公室主任審核→分管領導批核→總經理批準。

　　?機電管理部負責于每月3日前打印匯線通電話的話費統計明細報行政辦公室，行政辦公室負責審核當月話費額度標準，并于每月5日前將超標話費明細交財務部執行扣款；直線電話月話費明細由機電管理部根據電信部門統一扣款日期打印清單報行政辦公室。

　　?行政辦公室不定期抽查電話清單，如發現非正常聲訊電話，將按產生話費的三倍在個人月工資或部門月績效工資中扣罰。

　　?行政辦公室負責考核個人直線電話和部門匯線通電話額度標準，部門或班組的直線電話和個人匯線通電話額度標準由部門負責考核。

　　直線電話的月話費額度管理：

　　?直線電話不得撥打聲訊

電話，如因工作業務需要撥打聲訊電話，須使用匯線通電話。

　　?直線電話責任到個人的，月話費額度超標部分在個人月工資中扣除。

　　?直線電話責任到部門或班組的，月話費額度超標部分在部門或班組月績效工資中扣除。

　　?田園居管理處實行獨立核算，話費由部門自行控制。

　　匯線通電話的月話費額度管理：均以部門或班組為單位進行核算，月話費額度超標部分在部門或班組月績效工資中扣除。

　?。?）辦公電話機的保養和維護

　　?嚴禁猛烈拍打話機叉簧，當撥號后未接通時應輕輕反叉簧按下1-2秒再重新撥號。

　　?通話完畢應輕輕將話機擱在電話機上，不得用力擲話筒或將話筒擱在一旁，影響電話的正常使用。

　　?打電話時不得卷繞電話機繩，以免機繩扭絞后各芯之間混接在一起，產生接口松動，芯線暗斷等故障，出現話音時斷時續，使通話受到影響。

　　在撥號（按鍵）時，應注意用力均勻，不宜用力過猛過快，以保持機件情況正常，延長使用壽命。

　　5.1.4打（復）印機的管理

　　1、打印機管理

　?。?）用環保紙進行打印時應注意將環保紙上的訂書釘、回形針取下，以免卡住或損壞機器。

　?。?）分配于其他部門及管理處使用的打印機由設備所在部門自行負責維修保養，使用打印機時應嚴格按照程序操作。

　?。?）不得因私使用打印機，一經發現嚴肅處理。

　?。?）打印機應放在清潔而陰涼的地方，避免潮濕和高溫，不準擅自拆卸。打印機的安裝應平穩，要防止灰塵進入機內。使用頻繁的機器要經常進行清潔維護。

　?。?）打印機出現重大故障時，應找專業技術人員檢修。

　　2、復印機管理

　?。?）公司16/F的復印設備由行政辦負責維護保養，分配于其他部門及管理處使用的復印機由設備所在部門自行負責維修保養，使用復印機時應嚴格按照程序操作。

　?。?）不得因私使用復印機，一經發現嚴肅處理。

　?。?）復印機應放在清潔而陰涼的地方，避免潮濕和高溫，不準擅自拆卸。復印機的安裝應平穩，要防止灰塵進入機內。使用頻繁的機器要經常進行清潔維護。

　?。?）下班時相關責任人要檢查復印機電源是否關閉。

　?。?）復印機出現重大故障時，應找專業技術人員檢修。

　　5.1.5攝影（像）器材的管理

　　1、攝影（像）器材由行政辦公室負責維護保養。

　　2、各部門需要動用攝影（像）器材時應向行政辦公室主任申請，經同意后方可使用，同時應辦理借用登記，填寫《工機具領借用登記表》，使用完畢及時歸還，若因使用不當或保管不利造成辦公設備損壞或丟失的，按照公司相關規定處理。器材使用人必須熟練掌握其操作程序，且不得擅自拆卸。

　　3、攝影（像）器材應放在清潔而干燥的地方，避免潮濕和高溫，防止灰塵進入機內。每次使用完畢要用專業擦拭紙進行擦拭，并及時送交保管。

　　4、所拍攝的內容由行政辦公室統一沖印或刻錄光盤，未經允許不得私自外出沖印、刻錄。未經允許，嚴禁員工自行拍攝個人照片及聲像資料。

　　5.2辦公設備的維護保養

　　5.2.1機電管理部負責電腦、電話、傳真機、打印機的維護保養，當辦公設備不能正常運行時，使用部門應及時聯系機電管理部進行維修，維修中如發生零配件改變時，機電管理部應填寫《辦公設備維修記錄表》，無法維修時填寫《設備對外委托維修申請單》報請外修；其他辦公設備可由行政辦公室聯系專業公司定期維保，若在使用中出現故障，由行政辦公室聯系專業公司及時修復。

　　5.3辦公設備的報廢

　　當價值在100元以上的辦公設備發生嚴重損壞或老化，由使用部門填寫《報廢申請單》，經相關技術人員、使用部門負責人確認、財務部審核、分管領導、總經理批準后，作廢品處理。

　　6.0記錄

　　6.1《工機具領借用登記表》

　　6.2《辦公設備維修記錄表》

　　6.3《設備對外委托維修申請單》

　　6.4《報廢申請單》

篇2：某公司辦公設備管理制度

　　公司辦公設備管理制度

　　1.0、目的

　　為了更有效地管理和使用公司的計算機、傳真機等辦公設備，使現代辦公設備在本公司生產和管理中充分發揮作用，并進一步提高員工的計算機應用水平，把企業計算機信息管理提到公司戰略管理日程，特制定本制度。

　　2.0、范圍

　　計算機等辦公設備，包括計算機及附屬設備、網絡設施、電話機、傳真機、復印機、音響及附屬設備、投影儀等專用于公司辦公、開會及培訓所用的資訊設備。

　　3.0、職責

　　3.1、計算機等辦公設備使用人負責計算機等辦公設備的正確使用和日常維護與保養。

　　3.2、信息管理課負責計算機等辦公設備的采購、維修與故障排除、報廢判定、日常管理等工作。

　　3.3、公司資材管理部負責計算機等辦公設備的報廢處理工作。

　　3.4、集團公司行政管理部為本制度的歸口部門，負責本制度的編制、培訓及落實執行工作。

　　3.5、集團公司企業管理委員會負責本制度的審議及授權主管人簽核，總裁負責本制度的批準執行。

　　4.0、作業內容

　　4.1、相關作業流程圖和責任人、配合人。(詳見流程圖)

　　4.2、流程圖相關事項說明

　　4.2.1、辦公設備請購

　　4.2.1.1、辦公設備請購，由使用人提出申請，填寫“計算機等辦公設備請購單”，經部門部長審核確認后提交信息管理課(若同一部門多個員工均須請購，則由部門匯總、部長簽字，統一提交信息管理課)。信息管理課根據具體情況進行審核，填寫意見(包括預計費用)，依照審批權限報主管領導審批。在信息管理課課長審核權限之內的，由課長確認簽字直接安排采購(若有庫存貨，則直接按領用程序領用);在信息管理課長審核權限之外的，報主管領導審批后，由信息管理課安排采購(若有庫存貨，則直接按領用程序領用)。采購審批權限參照《財務審批制度》。

　　4.2.2、辦公設備入庫、驗收

　　4.2.2.1、采購回來的辦公設備須辦理入庫、驗收手續，信息管理課負責設備質量的驗收，驗收合格后，保管員根據實際入庫數量填寫“計算機等辦公設備入庫單”入庫。

　　4.2.3、辦公設備領用與配置

　　4.2.2.1、計算機等辦公設備專用于員工辦公使用，不得挪于非工作之外其它用途。員工領用、配置標準依照《崗位職務說明書》中辦公設備配置要求，填寫“計算機等辦公設備領用單”，按照《財務審批制度》審批權限要求進行審批后，到信息管理課領用。

　　4.2.2.2、電話機、傳真機的領用與配置，各部門根據實際工作需要，確定要安裝、及須增加的電話機和傳真機。安裝內線電話須填寫“電話、傳真服務聯系單”，由本部門部長簽字后，提交到信息管理課直接安排人員安裝。安裝長途電話、傳真，須填寫“電話、傳真服務聯系單”，由本部門部長、分管總監簽字，提交人力資源總監審核，報總裁批準后，交信息管理課負責辦理。

　　4.2.3、辦公設備使用與維護

　　4.2.3.1、計算機及附屬設備的使用與維護

　　4.2.3.1.1、計算機及附屬設備由使用人負責保管，除電腦工程師外，任何人不得私自拆開計算機及附屬設備、更換配置、隨意搬離辦公地點。若出現人事變動(調崗、離職等)，辦公設備交接參照公司《員工異動、移交管理制度》執行。

　　4.2.3.1.2、計算機使用人要負責所使用的計算機及相關設備始終處于整潔、無灰塵的狀態。

　　4.2.3.1.3、規定在工作時間內不得做與工作無關事情，禁止在計算機上安裝各種游戲。違反者按公司《獎懲管理制度》執行，信息管理課對上述違紀現象須作定期或不定期抽查，并對違紀行為作出處罰建議，交主管部門執行。

　　4.2.3.1.4、接收E-MAIL的時，須使用殺毒軟件徹底查收郵件無病毒后，才能打開郵件以免帶入病毒影響公司計算機網絡。

　　4.2.3.1.5、禁止私自更改計算機的IP地址，以免影響網絡上其他計算機的正常工作。

　　4.2.3.1.6、電腦使用人在利用網絡給其他員工共享文件須設置密碼，以免被他人給破壞。

　　4.2.3.1.7、電腦使用人須遵守公司的保密規定，電腦信息屬公司機密，不得向公司外部人員泄露。

　　4.2.3.1.8、電腦使用人不得有意破壞電腦硬件設備，若經發現、核實后，照原價3倍進行賠償。

　　4.2.3.1.9、電腦使用人在關機時，不得強行切斷電源進行關機，應按操作規范進行關機。

　　4.2.3.1.10、電腦使用人須經信息管理課確

　　認上崗資級，不具備操作資格者，須經事先培訓上崗(參見《員工培訓管理制度》)。非計算機使用人不得上機操作，如有發現或造成計算機無法正常使用者，按制度處罰外，一切后果自負。

　　4.2.3.1.11、計算機使用人要做好日常數據備份工作，堅持做到數據雙備份，重要文件資料可以備份到軟盤。如有特殊要求，可以把季度或年度的資料匯總做成光盤作永久性保存。

　　4.2.3.1.12、打印機的日常使用m.airporthotelslisboa.com中，色帶、墨合用完需及時更換，更換時須嚴格按操作說明操作。

　　4.2.3.2、電話機、傳真機、復印機、音響及附屬設備、投影儀等辦公設備的使用與維護

　　4.2.3.2.1、以上辦公設備操作，詳見《使用說明書》，出現故障須叫專業人員維修。

　　4.2.3.2.2、若使用過程中出現人為損壞，經發現、核實后，照原價3倍進行賠償。

　　4.2.4、辦公設備的維修

　　4.2.4.1、計算機及附設備的維修：計算機使用者在使用過程中出現軟、硬件問題時，使用人需填寫“維修服務聯系單”提交到信息管理課，信息管理課憑“維修服務聯系單”安排技術人員進行維修。修好后，使用人須在“維修服務聯系單”上簽字、確認。

　　4.2.4.2、其它辦公設備的維修：一般異常，由信息管理課技術人員排除，填寫“維修記錄表”;若涉及更換配件，使用人須填寫“維修服務聯系單”提交信息管理課報修，信息管理課根據“維修服務聯系單”安排相關技術人員維修，修好后，使用人須在“維修服務聯系單”確認、簽字。

　　4.2.4.3、所有辦公設備，在保修期內，參照《設備保修協議》執行，保修期外，由信息管理課依實際情況安排相關技術人員(可以外請，涉及費用須事先上報核準)進行維修。

　　4.2.5、辦公設備的報廢認定與處理

　　4.2.5.1、計算機、打印機、復印機、傳真機等辦公用品，由于故障而無法修復或無維修價值需要報廢的，設備使用部門須填寫“計算機等辦公設備報廢單”，交信息管理課進行審核，按審批權限報主管領導批準后，將“計算機等辦公設備報廢單”及待報廢辦公設備交公司資材管理部處置。

　　4.2.5.2、資材管理部確認無誤后，填寫“待報廢物品入庫單”入庫。資材管理部出售或報廢處理物品時，須填寫“報廢物品處理確認單”。附上“計算機等辦公設備報廢單”一起交給信息管理課進行審核，按審批權限報主管領導批準后，進行出售或報廢處理。

　　4.2.5.3、資材管理部出售或報廢處理的辦公設備，其現金上交財務部入帳，同時，財務部負責對出售或報廢處理的辦公設備進行銷帳。

篇3：某社區辦公設備管理制度

>　　社區辦公設備管理制度

　　1、工作人員要妥善保管辦公設備(及所有附件)，因個人管理和使用不當，導致設備丟失、損壞，影響正常工作，責任自負。

　　2、正常使用中(非人為因素)，設備出現故障，由使用者告知領導，申請維修。

　　3、未經設備責任人許可，其他人員不得擅自使用他人設備。對因此而導致設備丟失、損壞、重要數據受損，影響正常工作，追究相關人員責任。

　　4、本社區設備為工作需要配備，任何人員不得擅自出借給外單位、部門或個人。確因工作需要，由借用單位、部門或個人書面申請，報經主管領導審批。未經許可，擅自借用保管設備，責任自負。

　　5、設備超出正常使用年限，無法保證工作需要，由使用者提出配件更換、升級或新設備采購計劃，報經領導審批。不再繼續使用的設備，及時入庫。

　　6、移動辦公設備外出使用，應妥善保管、使用，謹防遺失、損壞。

　　7、自覺遵守設備使用、保養規則，做好防水、防火、防震、防盜等安全，保障設備正常使用年限。