物業程序文件：文件資料管理程序
1.目的
規范公司和各管理處/部門文件資料的管理，確保文件資料處于受控狀態。
2.范圍
適用于公司各管理處/部門文件資料的管理。
3、定義
無
4.職責
部門/崗位工作職責頻次/時間
總經理審批公司紅頭文件，必要時對各管理處/部門收到的外來公文提出處理意見。1個工作日
分管負責人必要時對分管管理處、部門收到的外來公文提出處理意見。1個工作日
管理處/部門負責人審批以本管理處/部門名義發布的文件。
對本管理處/部門收到的外來公文提出處理意見。及時
經辦人員編制需發布的文件、辦理文件規定的相關事項。及時
文件管理員文件的管理、控制。及時
辦公室負責對物業公司級行政文件、其他文件、外來公文的管理、控制及時
5.方法及過程控制
5.1文件的分類
5.1.1行政文件：公司級人事任免、獎懲決定、對內外發文等以紅頭文件形式發布，公司日常往來函、公司級會議紀要、管理處/部門級行政文件以非紅頭文件形式發布。
5.1.2業務文件：包括各類管理制度、組織架構、職務說明書等。
5.1.3其他文件：包括新聞稿件、宣傳海報等（不需編號）。
5.1.4外來文件：包括外來公文和外來標準/法規。外來公文指政府部門、上級公司下發的公文。外來標準/法規指政府部門制定的與公司業務有關的各種行業標準、管理/技術標準、法律法規；上級公司下發的各種管理制度等。
5.2文件的編碼及格式
5.2.1公司級行政文件編號方法為：物總字【年度】序號，序號為三位數。須經辦公室審批、統一管理。紅頭文件格式如下：
紅色文件頭
編號（小四宋體）
文件名稱（小二號黑體、加粗）
文件內容（小四號宋體）
簽署人（四號宋體）
?。ㄐ∷奶査误w）zz物業管理有限公司
?。ㄐ∷奶査误w，中文數字）二○○五年六月七日
5.2.2部門級行政文件編號方法為：部門/管理處簡稱【年度】序號，序號為三位數。部門/管理處簡稱如：辦公室、品質、財務、經管、世貿、城花、都花、新城、美樹、水晶城、東麗湖、西青，如增加新部門/管理處，由品質管理部確定部門簡稱。格式為：
物業公司文件（小三號黑體、加粗）
文件編號（四號黑體）
文件名稱（小二號黑體、加粗）
文件內容（小四號宋體）
?。ㄐ∷奶査误w）zz物業管理有限公司
?。ㄐ∷奶査误w）部門/管理處名稱
?。ㄐ∷奶査误w）簽名：
?。ㄐ∷奶査误w，中文數字）二○○五年七月十五日
注：業務部門文件的字體須符合以上要求，字號可根據具體情況確定，但須保持文件各部分字號大小的協調性。
5.2.3業務文件格式
5.2.3.1組織架構和職務說明書
*****組織架構/職務說明書（三號黑體、加粗）
部門/管理處簡稱-年度-編號（每年從01開始）（小四黑體）
文件內容（宋體）
編制：審核：審批：（宋體）
年月日年月日年月日（宋體）
5.2.3.2各類管理制度
A.文件表頭樣式
***（管理處/部門名稱）管理制度編號TJzzWY（部門簡稱）-***
名稱版本
A/0第頁 共頁編制更改審核批準生效期年 月 日
B.管理處/部門可根據需要將管理制度分為"顧客關系"、"環境"、 "職能"、 "安全"、"工程"等類別，并通過文件編號予以區分，如：花園新城"客戶關系"類文件編號為"TJzzWY（新城）- K**（**：為序號，從01開始）"。
C.版本控制：按體系文件控制方法執行。
5.3文件的發布
5.3.1所有文件均需經過審批后方可發布。通過宣傳欄向顧客公布的信息須保存審批記錄。
5.3.2重要文件送達開發商、業主/業主委員會及相關業務單位時，須請對方在《文件發放簽收表》簽收，并保存簽收記錄。
5.4文件的更改
5.4.1文件如需更改，須由原文件擬定部門進行更改并按文件原審批程序重新報批。
5.5外來文件的處理
5.5.1當管理處收到外來公文需處理時，填寫《文件處理表》，由管理處負責人提出處理意見，同時抄送辦公室、品質管理部，必要時報相關職能部門提出處理意見后進行處理，處理完后由文件管理員負責存檔。
5.5.2 收到外來標準/法規時，按《質量記錄及文檔管理程序》處理。
5.6文件的存檔
按照《質量記錄及文檔管理程序》執行。
5.7電子文檔的管理
按照《質量記錄及文檔管理程序》執行。
5.8文件的保密
5.8.1公司需嚴格保密的文件包括：總經理辦公會議紀要、公司經營戰略性會議紀要、重大事故分析報告、薪金福利制度、獎金分配數額及其它重要文件等。
5.8.2保密文件以電子文檔形式傳送時，須加密碼。
5.8.3有權閱讀保密文件的公司職員對保密文件負有保密責任。
6.支持性文件
TJzzWY4.2.4-Z01《質量記錄及文檔管理程序》
7.質量記錄表格
TJzzWY4.2.3-Z01-F2 《文件發放簽收表》
TJzzWY4.2.3-Z02-F1 《文件資料存儲清單》
TJzzWY4.2.3-Z02-F2《文件處理表》
篇2：房地產公司質量體系文件資料控制工作程序
房地產公司質量體系文件資料控制程序
1.目的
通過對質量體系運行有關文件的控制，確保在項目的開發建設過程中能得到和使用相關的有效文件。
2.范圍
本程序適用于公司所有與質量活動有關的文件控制，包括外來文件和資料。
3.職責
3.1工程部是文件控制的主管部門，主要負責：
a.指導、監督各部門對文件控制的執行情況；
b.質量手冊和質量管理作業文件的歸口管理工作。
3.2總經理工作部負責公司的檔案管理工作以及圖書、標準、規范、信函傳真等外來文件和資料的歸口管理工作；
3.3各部門負責分管范圍內的文件管理工作；
3.4項目部負責圖紙及工程項目的有關文件的歸口管理工作。
4.控制程序
4.1受控文件的范圍：
4.1.1用以指導質量體系運行的文件和資料，包括質量手冊、程序文件和質量管理作業文件；
4.1.2用以指導項目具體運作的文件和資料；
4.1.3外來文件和資料，包括：法律法規、標準、規范等圖書資料以及信函、傳真等其它外來文件和資料。
4.2文件和資料的編制與審批
4.2.1根據質量體系文件中的有關規定，由文件的歸口管理部門負責編制文件，并由規定的授權人進行審核和批準：
a.《手冊》和程序文件由工程部編制，管理者代表審核，公司總經理批準；
b.質量管理作業文件由各歸口管理部門編制，部門經理審核，管理者代表批準；
c.項目運作性文件由歸口管理部門編制，根據各業務活動的有關規定，由相應人員進行審核和批準。
d.外來文件由總經理工作部負責審核、登記，由總經理工作部經理或分管副總經理批準下發。
4.2.2文件的編寫要求，執行Q/TZH-WI-007《質量體系文件編寫導則》的規定。
4.3文件的標識與發放
4.3.1文件的編制部門依據Q/TZH-WI-006《文件編碼規定》所規定的范圍和方法，對文件進行編號。
4.3.2對質量手冊和質量管理作業文件，需加唯一性標識以識別，對合同、工程圖紙以及其它項目運作性文件，具備授權人簽字或蓋章后即為有效，日常使用的法律法規等資料，不需加蓋受控章。
4.3.3根據文件的發放范圍，由發放部門做好發放登記，填寫"文件發放登記表"。公司內部編制的文件，可在文件的原件上加蓋發放章，登記發放情況。
4.3.3各部門資料員負責簽收文件，填寫"文件接收登記表"。
4.4文件的更改
4.4.1文件需要更改時，由更改部門填寫"文件更改申請/通知單"，說明更改的理由和內容，并由原審批人審批，當原審批人因故不能審批時，應向指定的審批人提供審批所需要的背景資料。
4.4.2文件的原編制部門負責將審批通過的"文件更改申請/通知單"發至各部門資料員。
4.4.3各部門資料員根據"文件和資料更改申請/通知單"進行更改，在文件的"更改記錄"中做好記錄。對于局部改動，采用手寫更改方式，并在更改處注明更改狀態，以字母"G"加順序數字表示，如"G3"代表本文件和資料的第三處更改。如一頁中有多處改動或考慮到文件的完美性，可采用換頁的方式進行修改。文件經過多次修改或主要內容修改后，應換版發行。
4.4.4對圖樣的修改，執行Q/TZH-WI-010《圖紙管理規定》。
4.5文件的保存與回收
4.5.1對歸檔文件和資料的保存和管理，執行Q/TZH-TY-WI-008《檔案管理辦法》。
4.5.2對各部門保存的文件資料，由部門資料員負責妥善保管，防止污損遺失，保存期限為一般為3年，超過保存期的，由各部門資料員負責進行銷毀并做好記錄。
4.5.3受控文件不得隨意復印，需要時，應向其歸控管理部門申請，批準后，方可進行復制。
4.5.4文件換版后，由原發放部門負責將作廢版本進行回收，并進行記錄，對作廢的文件和資料需保留以備參考時，應加蓋"作廢"章予以標識。
4.6外來文件的控制
4.6.1對外來文件，由接收部門負責進行簽收、登記和處理，納入到受控文件的管理范圍。
a)上級機關下發的行政和管理性文件以及房地產開發的法律法規，由總經理工作部負責簽收登記，交分管領導簽批后貫徹實施；
b)工程施工技術類文件，由工程部負責保存和處理，對
建筑施工類的國家、地區和行業標準、工藝、技術規范等，由工程部審核其是否為有效版本，并提供有效版本清單，發放項目部使用。
c)項目經營運作的有關文件和顧客提供的文件等，由策劃營銷中心負責處理。
4.6.2各部門按照分工管理范圍，負責主動收集相應的外來文件（如：最新頒布的法律法規、技術標準、規范、上級政府主管部門的有關政策等），并對文件的落實情況進行相應的跟蹤。
4.7項目部負責工程項目的圖紙使用管理，執行Q/TZH-WI-010《圖紙管理規定》。
4.8總經理工作部負責公司的檔案管理，各部門按分工做好本部門的檔案管理工作，執行Q/TZH-WI-008《檔案管理辦法》。
4.9總經理工作部負責公司的信函管理，做好信函的收發和處理工作，執行Q/TZH-WI-011《信函管理辦法》。
4.10總經理工作部負責公司的圖書資料管理，執行Q/TZH-WI-009《圖書資料管理辦法》。
4.11工程部負責對各部門的文件控制情況進行日常的監督檢查，并結合質量管理體系審核以及整改等工作，進行檢查指導。
5.質量記錄
5.1QR05-01文件發放登記表
5.2QR05-02文件接收登記表
5.3QR05-03文件借閱登記表
5.4QR05-04文件更改申請/通知單
5.5QR05-05受控文件清單
6.支持性文件
6.1Q/TZH-WI-006《文件編碼規定》
6.2Q/TZH-WI-007《質量體系文件編寫導則》
6.3Q/TZH-WI-008《檔案管理辦法》
6.4Q/TZH-WI-009《圖書資料管理辦法》
6.5Q/TZH-WI-010《圖紙管理規定》
6.6Q/TZH-WI-011《信函管理辦法》
6.7Q/TZH-WI-012《文件受控專用章管理規定》
篇3：公司文件資料控制工作程序范本(5)
公司文件與資料控制程序范本（5）
編制人：
審核人：
批準人：
批準日期：
版本號：A版
修訂次：0次
編制單位：綜合管理部
生效日期：
文件修訂履歷
版本/修訂次
修訂要項
修訂內容
修訂日期
A/0
首次發行
1、0目的：
為確保各部門及時有效的使用文件與資料，對公司的文件進行控制。
2、0范圍：
適用于公司質量管理體系文件及外來文件的管理與控制。
3、0定義：
無
4、0權責：
4.1綜合管理部與文控中心負責質量管理體質文件的標識、印發、存檔、回收及統一歸檔，分級管理。
4.2總經理負責公司文件執行的批準。
4.3公司各部門負責本部門文件的標識、印發、存檔、回收與管理工作。
4.4各部門經理/主管負責本部門文件、資料的制訂、批準。
5、0作業說明：
5.1質量管理體系文件是指質量管理體系相關信息的任何文件，如：質量手冊、程序文件、規范、圖樣、標準等等。它是質量管理體系運行的依據。
5.2質量管理體系文件的編制、審核、批準
5.2.1管理者代表在組織相關部門進行質量管理體系策劃時，應考慮質量管理
體系文件的構成及其類型，列出質量管理體系文件清單，如《程序文件清單》、《作業指導文件清單》、《記錄表格清單》和《外來文件清單》等，明確文件的數量及其責任部門，使文件清晰可辯，易于識別、檢索，并明確質量管理體系文件的編制、審核、批準的職責，以確保文件的正確性、適宜性、充分性和有效性。
5.2.2質量方針由總經理組織編制并批準發布。
5.2.3質量目標
5.2.3.1公司總目標由管理者代表編制，總經理審批。
5.2.3.2各部門分目標由各部門編制，管理者代表審核，總經理批準。
5.2.4質量手冊由管理者代表組織編制并審核，總經理批準。
5.2.5程序文件由相關部門編制，其部門負責人審核，管理者代表或副總經理批準。
5.2.6作業指導、檢驗標準、操作規范等三級文件由相關編制，其部門負責人負責審核，管理者代表或副總經理批準。
5.2.7各類記錄表單由所屬程序文件編制部門編制，其部門負責人批準。
5.2.8外來文件的控制是對文件內容的審查控制，是公司對文件適用性的審批。由主要使用部門負責批準使用。
5.3質量管理體系文件的歸口，分類、編號為了使文件易于識別，檢索快速，所有已審批的質量管理體系文件應交給文控中心歸口、分類，統一編號。編號方法規定如下：
5.3.1質量手冊文件代號為QM，編號為QM-年份（如QM-20**）。
5.3.2程序文件文件代號為QP，編號為QP-流水號（如QP-001）。
5.3.3三階文件編號表示為WI-部門代號-流水號-版本號（如WI-QA-001-A
表示此文件為質管部第一份作業標準規范類文件，版本為A版）文件代號：WI
部門代號：W/H物管部；QA質管部；HR綜合管理部；
PMC計劃部；PE技術部；PD采購部；
SAM樣品部；ID注塑部；FIN財務部；
A&P裝配部
流水號用阿位伯數字001-999表示；版本號用英文字母A-Z表示。
5.3.4四階文件編號表示為WF-部門代號-流水號-版本號（如WF-QA-001-A表示此文件為質管部第一份表單類文件，版本為A版）
5.4外來文件的控制
5.4.1外來文件包括國際、國家、部級、行業、地方的標準、法律法規和客
戶提供的文件等。
5.4.2在公司內使用的外來文件由歸口部門負責人在《外來文件登記表》內簽名和填寫審批日期，表明其來源可靠，內容對公司適用。
5.4.3所有傳真接收的文件，由綜合管理部在文件右上角加蓋“FA*”（紅色）傳真印章，并在《外來文件登記表》中記錄。
5.4.4文件歸口部門對可能更新版本的外來文件應及時跟蹤并將新版本文件在《外來文件登記表》中記錄，確保使用有效、最新版本的外來文件。
5.4.5更新后的外來文件須重新審批。
5.5文件的分發與回收
5.5.1質量手冊、程序文件、作業指導文件的分發
5.5.1.1文控中心根據公司的具體情況編制《質量管理體系文件
持有者清單》，經管理者代表審批后交文件管理員。
5.5.1.2文件管理員根據《質量管理體系文件持有者清單》中規定的份數，統一分發給規定的持有者。同時在《文件分發/回收記錄》上簽收。
5.5.2外來文件根據實際需要分發，分發時由接收人在《文件分發/回收記錄》上簽收。
5.5.3其它文件同樣根據實際需要分發，分發時由接收人在《文件分發/回收記錄》上登記簽收。
5.5.4所有文件的舊版本回收都在新版文件分發時執行，回收完成時使用文件部門在《文件分發/回收記錄》上登記簽收。
5.5.5回收的舊版文件有長期保存價值的呈報管理者代表批準后封存，無保存價值的文件經文控中心整理后統一銷毀，并且在相對應的文件清單中詳細記錄。
5.6文件的保管和借閱
5.6.1文件的保管
5.6.1.1質量手冊、程序文件、作業指導文件（工作計劃、合同、清單、臨時通知除外）的受控原件由文控中心負責統一歸檔保管。相應的受控副本按《質量管理體系文件持有者清單》規定由各部門文件管理人員或持有人負責保管。
5.6.1.2外來文件由歸口部門和持有部門文件管理員或持有人負責歸檔保管。
5.6.1.3人事文件、員工培訓記錄和檔案類型的文件資料由綜合管理部或相應使用部門進行長期保管。
5.6.1.4其它各類文件的保管期限，依《質量記錄清單》所規定的保存期限進行處理。
5.6.1.5保管者須將持有文件分類放置，并按放置的順序進行編目，在放置位置貼標簽，使文件便于識別和檢索。
5.6.1.6文控中心對各部門文件的使用及保管情況不定期地進行檢查，以達到對各部門文件管理實施監控的目的。
5.6.1.7文件在保管和使用過程中需保持清晰、完整，不可隨意涂劃，如文件使用部門因管理不善致使受控文件遺失、嚴重破損等不可使用或不可被回收時，文控管理人員需如實記錄，并交綜合管理部依丟失公司重要文件工作失職處理，處理后，補發新文件。
5.6.1.8所有需保存的舊版文件必須在其文件上加蓋“作廢文件”章并在《作廢文件登記表》中記錄，以避免各部門使用無效、作廢文件。
5.6.2文件的借閱
5.6.2.1如公司內部員工需要暫時借閱質量體系文件，應到文控中心或相關部門辦理借閱與歸還手續，并填寫《文件借閱/復制記錄》。
5.6.2.2公司文件在外部機構（顧客或供應商等）需要使用時，必須經過副總經理批準允許外傳后，并在文件上加蓋“非受控文件”章方可外傳。
5.7文件的評審和修訂
5.7.1文件的評審
5.7.1.1文件發布后，管理和使用部門須根據公司的實際運作情況對文件進行評審，對不適當之處提出更改申請。
5.7.1.2在每次內部質量管理體系審核前，審核組對文件進行評審，對不符合及不適當處提出更改申請。具體按《內部質量體系審核程序》實施。
5.7.2文件的修訂
5.7.2.1提出修訂部門填寫《文件修訂申請單》，部門負責人確認后，交文控中心，文控中心組織有關部門/人員對要求修訂內容進行評審，確保更改內容不背離標準和法規要求、與質量管理體系的其他相關文件與要求連貫一致、并要求修訂內容在公司的實際條件下是有效可行的。
5.7.2.2評審通過后，文控中心管理員將修訂文件呈管理者代表或副總經理批準并依《質量管理體系文件持有者清單》將新版文件分發，同時回收相關舊版文件。
5.7.2.3非受控文件不受文件修訂的控制。
5.8文件的廢棄
5.8.1質量管理體系文件新版生效時，舊版同時作廢（有特殊說明的除外）。
5.8.2無必要保留的作廢文件原版和副本由文控中心或相關部門文件管理員統一收回并銷毀，也可以在每頁上蓋“作廢文件”印章，將紙張留作其他用途。
5.9文件和記錄的管理
5.9.1公司內部所有運行文件，均按本程序的要求進行管理。
5.9.2所有質量記錄及部門自行發行與控制的作業指導文件均按《記錄控
制程序》進行管理。
6、0參考文件
6.1《內部質量審核程序》…………(QP-009)
6.2《記錄控制程序》…………(QP-003)
7、0相關記錄
7.1《外來文件登記表》…………(WF-HR-001-A)
7.2《文件借閱/復制記錄》…………(WF-HR-002-A)
7.3《文件修訂申請單》…………(WF-HR-003-A)
7.4《文件分發/回收記錄》…………(WF-HR-004-A)
7.5《作廢文件登記表》…………(WF-HR-005-A)
7.6《質量管理體系文件持有者清單》…………(WF-HR-006-A)