物業管理手冊：文件控制程序

　　1、目的

　　對與管理體系有關的文件進行控制，確保服務過程中使用的文件為有效版本。

　　2、適用范圍

　　適用于與公司管理體系有關的文件控制。

　　3、職責

　　3.1總經理負責批準發布管理體系文件。

　　3.2管理者代表負責審定管理體系文件。

　　3.3管理部負責對行政管理性文件的管理與控制。

　　3.4品質部負責對管理體系文件的審核、管理與控制。

　　3.5工程部負責技術性文件的管理與控制。

　　3.6各部門負責本部門業務范圍內與管理體系相關文件的管理與控制。

　　4、程序

　　4.1文件分類及保管

　　4.1.1公司內部使用的文件：各種行政管理制度，由管理部負責保管；管理體系文件由品質部負責保管；建筑單位移交的全部圖紙、文件資料和生產設備的圖紙等技術性文件，由工程部負責保管。具體執行《技術資料、圖紙、文件分類管理辦法》的相關規定。

　　4.1.2外來文件，如與物業管理行業相關的國家和地方性政策、法規及標準等文件資料，由管理部負責保管。

　　4.1.3對于上述文件，各部門如有借用，需填寫借閱清單。

　　4.2文件的編號

　　4.2.1管理手冊編號

　　4.2.1.1文件號：JW/QEM-ххх-20**

　　“JW”：河南**物業管理有限公司

　　“QEM”：管理手冊

　　“ххх”：管理手冊編號

　　“20**”：管理手冊版本發布年份

　　4.2.1.2版本號：х/A

　　“х”：修訂次，以阿拉伯數字順序0、1、2、3……表示

　　“A”：版本狀態，英文大寫字母順序A、B、C……表示

　　4.2.2作業指導書編號

　　4.2.2.1文件號：JW/WI-ххх-20**

　　“WI”：作業指導書

　　“ххх”：作業指導書編號

　　4.2.2.2版本號同管理手冊

　　4.2.3記錄編號：JW/JL-х.х-ххх

　　“JL”：記錄

　　“х.х”：記錄隸屬章節號

　　“ххх”：記錄編號

　　4.3文件的編寫、審核、審定和批準

　　4.3.1管理手冊由編寫小組編寫，品質部審核，管理者代表審定，總經理批準。

　　4.3.2作業指導書由各部門組織編寫，品質部審核，管理者代表審定，總經理批準。

　　4.4文件的發放和回收

　　4.4.1公司內部的發放范圍以適用部門和人員為原則，嚴格控制文件的濫發，以便于管理和防止泄密，且保證為有效版本。

　　4.4.2公司的管理體系文件均為“受控文件”，并制作《受控文件清單》予以控制。但為了讓顧客或上級機關了解公司的管理體系，一般只提供《管理手冊》的“非受控版本”。同時按照本章節4.4.3的規定發放。

　　4.4.3品質部應在《受控版本文件分發及回收單》和《非受控版本文件分發單》上詳細記錄發放情況，便于追溯管理。

　　4.4.4受控版本文件和非受控版本文件應蓋有“受控版本”或“非受控版本”印章。

　　4.4.5作廢/失效的受控版本文件回收后應及時處理，留作資料的在封面上加蓋“作廢”章。

　　4.4.6非受控版本文件無需更換新的版本和回收。

　　4.5文件的保存、修訂、作廢與銷毀

　　4.5.1文件的保存和修訂

　　4.5.1.1各部門文件由本部門保管并填寫《文件保管清單》。

　　4.5.1.2任何人不得私自涂改、外借受控文件。

　　4.5.1.3文件修訂，填寫《文件修訂單》，經管理者代表審核，總經理批準后，品質部負責修訂、換頁。

　　4.5.2文件的作廢與銷毀

　　4.5.2.1各部門應按照體系的要求及時撤出失效或作廢的文件，由品質部加蓋“作廢”印章。

　　4.5.2.2要銷毀的作廢文件，由相關部門填寫《文件銷毀申請》，經管理者代表批準后，由品質部監督相關部門銷毀。

　　4.6借閱管理體系有關的文件時，應填寫《文件借閱記錄》，由相關負責人審批后方可借閱，并登記備案。

　　4.7品質部每季度對各部門文件的保管及有效性進行檢查并填制《品質部抽檢單》。

　　4.8本程序產生的記錄按《記錄控制程序》規定執行。

　　5、相關文件

　　5.1《記錄控制程序》

　　5.2《技術資料、圖紙、文件分類管理辦法》

　　6、相關記錄

　　6.1《受控版本文件分發及回收單》JW/JL-4.2.3-001

　　6.2《非受控版本文件分發單》JW/JL-4.2.3-002

　　6.3《文件保管清單》JW/JL-4.2.3-003

　　6.4《文件修訂單》JW/JL-4.2.3-004

篇2：公司文件控制程序（十三）

　　公司文件控制程序(十三)

　　1.目的：

　　對文件進行控制，確保文件的使用場所使用有效文件，并及時從所有發放或使用場所撤回失效或作廢的文件，防止作廢文件被錯用、誤用，從而保證管理體系的有效運行。

　　2.范圍：

　　本程序適用于管理體系有效運行的所有部門或個人的所有文件和資料(包括外來文件)的控制，規定了文件的編寫、審批、發布、實施、標識、歸檔、借閱、修改、作廢、處置的方法。

　　3.職責：

　　3.1總裁負責管理文件的批準。

　　3.2管理者代表負責管理文件的審核。

　　3.3辦公室負責文件的管理和控制，包括外來文件的管理和控制。

　　3.4各部門負責本部門所有使用文件的管理和控制。

　　4.程序：

　　4.1文件的編寫、審批。

　　4.1.1公司文件根據文件的性質有相關部門起草。

　　a) 管理體系文件由總裁批準。

　　b) 行政文件由辦公室起草或委托有關部門起草，辦公室主任審核，總裁批準。

　　c) 作業性文件如產品標準圖樣、工藝、作業指導書、操作規程、檢驗規程、確認規定、規章制度等文件由各部門負責編制，經部門領導人審核后，由主管領導批準。

　　4.2文件的編號

　　所有文件都應有唯一的編號，以便區別、歸檔、保存。具體編號方法：

　　a)管理手冊的編號方法

　　SY MM ****

　　年代號

　　管理手冊代號(MM-Management Manual：管理手冊)

　　公司代號()

　　b)程序文件的編號方法

　　SY PF **

　　順序號

　　程序文件代號(PF-Procedure File：程序文件)

　　公司代號()

　　c)作業文件的編號方法

　　SY OF ***

　　順序號

　　作業文件代號(OF-Operantion File)

　　公司代號()

　　d)記錄文件的編號方法

　　RF ** **

　　順序號

　　程序文件順序號

　　記錄代號(RF-Record File：記錄文件)

　　e)行政文件和技術文件按公司文件方法編號。

　　4.3文件的發布

　　4.3.1文件發放前應規定文件的發放范圍，經管理者代表審批，并填寫好《文件發放范圍簽收表》(QR0501)

　　4.3.2經審批后的管理手冊、程序文件、作業性文件(管理性)統一由辦公室發放。收件人需在簽收表上簽收。

　　4.3.3各部門內部文件由部門負責人發放。收件人需在簽收表上簽收。

　　4.4文件的標識

　　4.4.1管理手冊、程序文件、作業性文件由辦公室需在文件的封面的中間標明受控狀態、分發號、持有者。

　　4.4.2非受控文件由辦公室在文件封面打上非受控字樣。

　　4.4.3作廢文件由辦公室在文件的封面或文件的第一頁右上角加蓋作廢章。

　　4.4.4對需要保留的作廢文件由辦公室在文件的封面或第一頁右上角加蓋的保留章。

　　4.4.5內部文件、外來文件、照片、膠底片由該文件的管理部門用標簽標識。

　　4.4.6電子媒體文件由電腦操作員在軟件或光盤的背面貼上標簽，標明編號及標識類別(受控、非受控、作廢、作廢保留)。并要進行必要的書面記錄。

　　4.5文件的使用的實施

　　4.5.1辦公室編制好公司《文件控制清單》(QR0502)控制文件使用情況。

　　4.5.2受控文件不可轉抄、外傳，管理手冊、程序文件經管理者代表審批方可復印。作業文件及外來文件由辦公室審批方可復印。

　　4.5.3工作場所如發現過期或作廢文件，應交辦公室處理，過期作廢文件以及作廢保留文件不得在工作場所使用。

　　4.5.4文件要完好保存，如損壞或缺頁應及時向辦公室申請更換。文件卷面要保持整潔，不可亂涂亂畫。

　　4.5.6各部門應編制本部門所使用的受控文件清單，控制本部門文件使用情況。

　　4.5.7辦公室每季度至少一次對文件進行檢查，以監督文件的完好保存及貫徹實施，并做好《文件檢查記錄表》(QR0503)

　　4.5.8文件在使用過程中發現有錯誤或操作性不強，可申請更改，更改程序按本程序4.6條執行。

　　4.5.9公司電子媒體文件電腦操作員不準擅自拷貝和外泄，并妥善保管。

　　4.6文件的更改

　　4.6.1文件更改程序

　　4.6.1.1更改申請由文件更改人填寫《文件更改申請單》(QR0504)，經審批后交原發放部門執行更改。

　　4.6.1.2更改審批由原文件的審批部門進行，若指定其他部門審批時，該部門應獲得審批所需依據的有關背景資料(委托、授權、或其他)。

　　4.6.1.3糾正和預防措施、管理評審、內部質量審核涉及的文件更改由辦公室填寫《文件更改申請單》(QR0504)，經管理者代表審核，總裁批準后，辦公室統一發放。

　　4.6.2文件更改方式

　　4.6.2.1筆誤可用劃改。

　　4.6.2.2文件只改動某頁內容時，可用換頁方式。

　　4.6.2.3文件內容多處或多次改動，可用改版方式。

　　4.6.3辦公室編制好《文件修改狀態控制清單》(QR0509)并保存，以控制文件修改狀態。

　　4.6.4《文件更改申請單》(QR050

　　4)應注冊更改性質：筆誤、更改、刪除、新增。

　　4.7作廢文件處置

　　4.7.1更改后的文件發放由原發放部門按原《文件發放范圍/簽收表》范圍發放， 并從原使用場所收回失效文件。

　　4.7.2收回的作廢文件以及過期文件由辦公室填寫《文件銷毀(保留)控制清單》(QR0505)，經管理者代表審批后銷毀。

　　4.7.3因需要保留作廢文件，由辦公室確定并填寫好《文件銷毀(保留)控制清單》(QR0505)經管理者代表審批，辦公室按4.4.4標識后方可繼續保留作廢文件。

　　4.7.4電子媒體文件作廢處置程序

　　4.7.4.1由申請人填寫《文件銷毀(保留)控制清單》。

　　4.7.4.2經管理者代表審核，總裁批準。

　　4.7.4.3由電腦操作員進行清除。

　　4.7.5其它媒體文件(例照片、底片)由該文件的管理部門填寫《文件銷毀(保留)控制清單》，經總裁批準后自行銷毀。

　　4.8文件的歸檔

　　4.8.1文件經批準發布后，經批準人簽署的原件及打印件，由辦公室歸檔并登記。

　　4.8.2外來文件由辦公室對其運用性、有效性進行檢查，再登記歸檔。需貫徹執行的外來文件，經審批后(審批手續按4.3)將復印件轉發到相關部門貫徹執行。

　　4.9文件和資料的借閱

　　4.9.1部門經理及以下人員借閱文件，應填寫《文件和資料借閱登記卡》(QR0507)，在公司內閱覽由管理者代表審批，借出公司外由總裁審批，并登記。

　　4.9.2副總裁以上人員可直接向資料室借閱，并作好登記。

　　4.9.3公司以外人員借閱資料由總裁審批，并作好登記。

　　4.9.4外來文件的管理控制：標準和法規、分承包方提供的圖片和資料、顧客提供的資料、技術性的外來資料分別由辦公室、營銷部、技術開發部、總裁或其委托人按本程序進行管理控制，并作好登記。

　　4.10行政文件由辦公室，管理體系文件由質管部，技術文件由技術部按本程序控制。

　　5.相關文件：

　　SYPF02 《記錄控制程序》

　　6.記錄：

　　QR0501《文件發放范圍/簽收表》

　　QR0502《文件清單》

　　QR0503《文件檢查記錄表》

　　QR0504《文件更改申請單》

　　QR0505《文件和資料銷毀(保留)控制清單》

　　QR0506《文件和資料歸檔登記卡》

　　QR0507《文件和資料借閱登記卡》

　　QR0508《文件和資料編號登記卡》

　　QR0509《文件和資料修改狀態控制清單》

篇3：房地產公司文件控制程序

　　1.目的

　　通過對質量體系運行有關文件的控制,確保在項目的開發建設過程中能得到和使用相關的有效文件。

　　2.范圍

　　本程序適用于公司所有與質量活動有關的文件控制,包括外來文件和資料。

　　3.職責

　　3.1 工程部是文件控制的主管部門,主要負責:

　　a.指導、監督各部門對文件控制的執行情況;

　　b.質量手冊和質量管理作業文件的歸口管理工作。

　　3.2 總經理工作部負責公司的檔案管理工作以及圖書、標準、規范、信函傳真等外來文件和資料的歸口管理工作;

　　3.3 各部門負責分管范圍內的文件管理工作;

　　3.4 項目部負責圖紙及工程項目的有關文件的歸口管理工作。

　　4.控制程序

　　4.1 受控文件的范圍:

　　4.1.1 用以指導質量體系運行的文件和資料,包括質量手冊、程序文件和質量管理作業文件;

　　4.1.2 用以指導項目具體運作的文件和資料;

　　4.1.3 外來文件和資料,包括:法律法規、標準、規范等圖書資料以及信函、傳真等其它外來文件和資料。

　　4.2 文件和資料的編制與審批

　　4.2.1根據質量體系文件中的有關規定,由文件的歸口管理部門負責編制文件,并由規定的授權人進行審核和批準:

　　a.《手冊》和程序文件由工程部編制,管理者代表審核,公司總經理批準;

　　b.質量管理作業文件由各歸口管理部門編制,部門經理審核,管理者代表批準;

　　c.項目運作性文件由歸口管理部門編制,根據各業務活動的有關規定,由相應人員進行審核和批準。

　　d.外來文件由總經理工作部負責審核、登記,由總經理工作部經理或分管副總經理批準下發。

　　4.2.2 文件的編寫要求,執行Q/TZH-WI-007《質量體系文件編寫導則》的規定。

　　4.3 文件的標識與發放

　　4.3.1文件的編制部門依據Q/TZH-WI-006《文件編碼規定》所規定的范圍和方法,對文件進行編號。

　　4.3.2 對質量手冊和質量管理作業文件,需加唯一性標識以識別,對合同、工程圖紙以及其它項目運作性文件,具備授權人簽字或蓋章后即為有效,日常使用的法律法規等資料,不需加蓋受控章。

　　4.3.3根據文件的發放范圍,由發放部門做好發放登記,填寫"文件發放登記表"。公司內部編制的文件,可在文件的原件上加蓋發放章,登記發放情況。

　　4.3.3 各部門資料員負責簽收文件,填寫"文件接收登記表"。

　　4.4 文件的更改

　　4.4.1 文件需要更改時,由更改部門填寫"文件更改申請/通知單",說明更改的理由和內容,并由原審批人審批,當原審批人因故不能審批時,應向指定的審批人提供審批所需要的背景資料。

　　4.4.2 文件的原編制部門負責將審批通過的"文件更改申請/通知單"發至各部門資料員。

　　4.4.3 各部門資料員根據"文件和資料更改申請/通知單"進行更改,在文件的"更改記錄"中做好記錄。對于局部改動,采用手寫更改方式,并在更改處注明更改狀態,以字母"G"加順序數字表示,如"G3"代表本文件和資料的第三處更改。如一頁中有多處改動或考慮到文件的完美性,可采用換頁的方式進行修改。文件經過多次修改或主要內容修改后,應換版發行。

　　4.4.4對圖樣的修改,執行Q/TZH-WI-010《圖紙管理規定》。

　　4.5 文件的保存與回收

　　4.5.1 對歸檔文件和資料的保存和管理,執行Q/TZH-TY-WI-008《檔案管理辦法》。

　　4.5.2對各部門保存的文件資料,由部門資料員負責妥善保管,防止污損遺失,保存期限為一般為3年,超過保存期的,由各部門資料員負責進行銷毀并做好記錄。

　　4.5.3 受控文件不得隨意復印,需要時,應向其歸控管理部門申請,批準后,方可進行復制。

　　4.5.4文件換版后,由原發放部門負責將作廢版本進行回收,并進行記錄,對作廢的文件和資料需保留以備參考時,應加蓋"作廢"章予以標識。

　　4.6 外來文件的控制

　　4.6.1對外來文件,由接收部門負責進行簽收、登記和處理,納入到受控文件的管理范圍。

　　a)上級機關下發的行政和管理性文件以及房地產開發的法律法規,由總經理工作部負責簽收登記,交分管領導簽批后貫徹實施;

　　b)工程施工技術類文件,由工程部負責保存和處理,對建筑施工類的國家、地區和行業標準、工藝、技術規范等,由工程部審核其是否為有效版本,并提供有效版本清單,發放項目部使用。

　　c)項目經營運作的有關文件和顧客提供的文件等,由策劃營銷中心負責處理。

　　4.6.2 各部門按照分工管理范圍,負責主動收集相應的外來文件(如:最新頒布的法律法規、技術標準、規范、上級政府主管部門的有關政策等),并對文件的落實情況進行相應的跟蹤。

　　4.7 項目部負責工程項目的圖紙使用管理,執行Q/TZH-WI-010《圖紙管理規定》。

　　4.8 總經理工作部負責公司的檔案管理,各部門按分工做好本部門的檔案管理工作,執行Q/TZH-WI-008《檔案管理辦法》。

　　4.9 總經理工作部負責公司的信函管理,做好信函的收發和處理工作,執行Q/TZH-WI-011《信函管理辦法》。

　　4.10 總經理工作部負責公司的圖書資料管理,執行Q/TZH-WI-009《圖書資料管理辦法》。

　　4.11 工程部負責對各部門的文件控制情況進行日常的監督檢查,并結合質量管理體系審核以及整改等工作,進行檢查指導。

　　5.質量記錄

　　5.1 QR05-01 文件發放登記表

　　5.2 QR05-02 文件接收登記表

　　5.3 QR05-03 文件借閱登記表

　　5.4 QR05-04 文件更改申請/通知單

　　5.5 QR05-05 受控文件清單

　　6.支持性文件

　　6.1 Q/TZH-WI-006《文件編碼規定》

　　6.2 Q/TZH-WI-007《質量體系文件編寫導則》

　　6.3 Q/TZH-WI-008《檔案管理辦法》

　　6.4 Q/TZH-WI-009《圖書資料管理辦法》

　　; 6.5 Q/TZH-WI-010《圖紙管理規定》

　　6.6 Q/TZH-WI-011《信函管理辦法》

　　6.7 Q/TZH-WI-012《文件受控專用章管理規定》