電器公司文件控制程序

　　1. 目的

　　為了使與質量體系有關的文件得到有效控制，確保各部門使用的文件均為有效版本。

　　2. 適用范圍

　　適用于本企業各項質量活動涉及到的所有文件，包括外來文件，如標準和顧客提供的圖樣等。

　　3. 職責

　　3.1 綜合部負責管理文件的管理和發放。

　　3.2 技質部負責技術文件的編制、發放、更改、歸檔。

　　3.3 其他各部門負責本部門領用的文件的管理。

　　4. 工作程序

　　4.1 文件的分類及編號

　　4.1.1文件分為如下幾類：

　?、儋|量手冊

　　□□─ □□─ □□□□

　　年代號

　　企業代碼

　　文件種類

　　例：質量手冊QM-FK-20**

　?、诩夹g性文件其編號由技質部自行進行編號。

　?、酃芾硇晕募?/p>

　　□□ □□─□□

　　順序號

　　文件層次號

　　企業代碼

　　例：××管理制度FK02-01

　?、芡獠课募梢园丛幪柺褂?。

　　4.1.2受控文件分發號：

　　01總經理 02管理者代表 03技質部 04生產部 05綜合部

　　06車間 07倉庫 08認證機構

　　4.1.3各類文件編制部門應按本程序對本部門的文件進行編號。

　　4.2 文件的編制

　　4.2.1質量手冊由管理者代表組織各部門代表編寫。

　　4.2.2技質部負責技術文件的編寫工作，包括：產品圖紙、工藝卡片、檢驗卡片和操作規程等。

　　4.2.3其它管理文件由管理者代表組織編寫。

　　4.3 文件的審批

　　4.3.1質量手冊由管理者代表審核、總經理批準。

　　4.3.2技術文件類由技質部經理審核，總經理批準;

　　4.3.3其他管理文件、制度由管理者代表審批。

　　4.4 文件的發放

　　4.4.1所有的文件發放均由文件的編寫部門確定發放范圍，由文件審批人批準后，按發放范圍由綜合部統一發放。外來文件有指定發放范圍的，按指定的發放范圍發放，沒有指定發放范圍的，由綜合部經理確定發放范圍;綜合部經理認為需要總經理確定發放范圍的，送總經理確定發放范圍。

　　4.4.2文件發放時，領用人在"文件發放領用登記表"上簽名，發放部門

　　應注明分發號，便于識別和追溯。

　　4.5 文件的更改

　　4.5.1文件需要更改時，更改后的文件應由原審批人審批，當原審批人不在時，可由其接替崗位的人審批，但必須向該人提供原審批時的背景材料。

　　4.5.2所有的文件更改均應做好更改記錄，做好更改標識，采用發放更改頁的方式發放到相關部門，收回作廢頁或文件。

　　4.6 文件的換版與作廢

　　4.6.1文件經過三次更改或文件需進行大幅度更改時，應進行換版，原版文件作廢，換發新版本。

　　4.6.2作廢的文件無論是銷毀或留用，都應填寫"作廢/銷毀文件申請單"，經文件管理部門負責人批準后方可進行。

　　4.6.3作廢的文件由綜合部主任收回，統一銷毀，需作為資料保留的文件，可以加蓋"作廢"章方可留用。

　　4.7 文件保管

　　4.7.1綜合部編制本企業受控文件清單，防止使用失效和作廢文件。

　　4.7.2需臨時借閱文件的人員，經管理者代表批準后方可借閱，借閱人應在指定日期內歸還，到期未歸還由綜合部負

　　責收回，原版文件一律不外借，防止丟失和損壞。

　　4.7.3當文件使用人的文件破損嚴重，影響使用時，應到綜合部辦理更換手續，交回破損文件，補發新文件，綜合部負責將破損文件銷毀。

　　4.7.4當文件使用人將文件丟失后，使用人應向文件管理部門提出申請，批準后重新辦理發放手續，重新發給文件。

　　4.8 外部文件的控制

　　4.8.1發放到本企業以外的協作加工單位的受控文件(如：產品圖樣、技術規范等)等同采用企業內部受控文件控制程序，非受控文件不作控制。

　　4.8.2采用的外部(國家、行業等)標準，應由技質部提出申請報管理者代表批準后方可采用，文件的管理發放參照本程序4.7和4.4執行。

　　4.8.3技質部負責定期(每三年)到政府有關部門核查本企業使用的國際標準、國家標準、行業標準等外部標準是否有最新版本，及時更新失效標準。

　　5.相關文件

　　5.1《記錄控制程序》

　　5.2《設計、工藝文件管理規定》

　　6. 記錄

　　6.1 QR-4101 文件控制清單

　　6.2 QR-4102 文件發放/領用記錄

　　6.3 QR-4103 文件借閱記錄

　　6.4 QR-4104 文件更改記錄

　　6.5 QR-4105 文件作廢/銷毀申請單

篇2：公司文件控制程序（十三）

　　公司文件控制程序(十三)

　　1.目的：

　　對文件進行控制，確保文件的使用場所使用有效文件，并及時從所有發放或使用場所撤回失效或作廢的文件，防止作廢文件被錯用、誤用，從而保證管理體系的有效運行。

　　2.范圍：

　　本程序適用于管理體系有效運行的所有部門或個人的所有文件和資料(包括外來文件)的控制，規定了文件的編寫、審批、發布、實施、標識、歸檔、借閱、修改、作廢、處置的方法。

　　3.職責：

　　3.1總裁負責管理文件的批準。

　　3.2管理者代表負責管理文件的審核。

　　3.3辦公室負責文件的管理和控制，包括外來文件的管理和控制。

　　3.4各部門負責本部門所有使用文件的管理和控制。

　　4.程序：

　　4.1文件的編寫、審批。

　　4.1.1公司文件根據文件的性質有相關部門起草。

　　a) 管理體系文件由總裁批準。

　　b) 行政文件由辦公室起草或委托有關部門起草，辦公室主任審核，總裁批準。

　　c) 作業性文件如產品標準圖樣、工藝、作業指導書、操作規程、檢驗規程、確認規定、規章制度等文件由各部門負責編制，經部門領導人審核后，由主管領導批準。

　　4.2文件的編號

　　所有文件都應有唯一的編號，以便區別、歸檔、保存。具體編號方法：

　　a)管理手冊的編號方法

　　SY MM ****

　　年代號

　　管理手冊代號(MM-Management Manual：管理手冊)

　　公司代號()

　　b)程序文件的編號方法

　　SY PF **

　　順序號

　　程序文件代號(PF-Procedure File：程序文件)

　　公司代號()

　　c)作業文件的編號方法

　　SY OF ***

　　順序號

　　作業文件代號(OF-Operantion File)

　　公司代號()

　　d)記錄文件的編號方法

　　RF ** **

　　順序號

　　程序文件順序號

　　記錄代號(RF-Record File：記錄文件)

　　e)行政文件和技術文件按公司文件方法編號。

　　4.3文件的發布

　　4.3.1文件發放前應規定文件的發放范圍，經管理者代表審批，并填寫好《文件發放范圍簽收表》(QR0501)

　　4.3.2經審批后的管理手冊、程序文件、作業性文件(管理性)統一由辦公室發放。收件人需在簽收表上簽收。

　　4.3.3各部門內部文件由部門負責人發放。收件人需在簽收表上簽收。

　　4.4文件的標識

　　4.4.1管理手冊、程序文件、作業性文件由辦公室需在文件的封面的中間標明受控狀態、分發號、持有者。

　　4.4.2非受控文件由辦公室在文件封面打上非受控字樣。

　　4.4.3作廢文件由辦公室在文件的封面或文件的第一頁右上角加蓋作廢章。

　　4.4.4對需要保留的作廢文件由辦公室在文件的封面或第一頁右上角加蓋的保留章。

　　4.4.5內部文件、外來文件、照片、膠底片由該文件的管理部門用標簽標識。

　　4.4.6電子媒體文件由電腦操作員在軟件或光盤的背面貼上標簽，標明編號及標識類別(受控、非受控、作廢、作廢保留)。并要進行必要的書面記錄。

　　4.5文件的使用的實施

　　4.5.1辦公室編制好公司《文件控制清單》(QR0502)控制文件使用情況。

　　4.5.2受控文件不可轉抄、外傳，管理手冊、程序文件經管理者代表審批方可復印。作業文件及外來文件由辦公室審批方可復印。

　　4.5.3工作場所如發現過期或作廢文件，應交辦公室處理，過期作廢文件以及作廢保留文件不得在工作場所使用。

　　4.5.4文件要完好保存，如損壞或缺頁應及時向辦公室申請更換。文件卷面要保持整潔，不可亂涂亂畫。

　　4.5.6各部門應編制本部門所使用的受控文件清單，控制本部門文件使用情況。

　　4.5.7辦公室每季度至少一次對文件進行檢查，以監督文件的完好保存及貫徹實施，并做好《文件檢查記錄表》(QR0503)

　　4.5.8文件在使用過程中發現有錯誤或操作性不強，可申請更改，更改程序按本程序4.6條執行。

　　4.5.9公司電子媒體文件電腦操作員不準擅自拷貝和外泄，并妥善保管。

　　4.6文件的更改

　　4.6.1文件更改程序

　　4.6.1.1更改申請由文件更改人填寫《文件更改申請單》(QR0504)，經審批后交原發放部門執行更改。

　　4.6.1.2更改審批由原文件的審批部門進行，若指定其他部門審批時，該部門應獲得審批所需依據的有關背景資料(委托、授權、或其他)。

　　4.6.1.3糾正和預防措施、管理評審、內部質量審核涉及的文件更改由辦公室填寫《文件更改申請單》(QR0504)，經管理者代表審核，總裁批準后，辦公室統一發放。

　　4.6.2文件更改方式

　　4.6.2.1筆誤可用劃改。

　　4.6.2.2文件只改動某頁內容時，可用換頁方式。

　　4.6.2.3文件內容多處或多次改動，可用改版方式。

　　4.6.3辦公室編制好《文件修改狀態控制清單》(QR0509)并保存，以控制文件修改狀態。

　　4.6.4《文件更改申請單》(QR050

　　4)應注冊更改性質：筆誤、更改、刪除、新增。

　　4.7作廢文件處置

　　4.7.1更改后的文件發放由原發放部門按原《文件發放范圍/簽收表》范圍發放， 并從原使用場所收回失效文件。

　　4.7.2收回的作廢文件以及過期文件由辦公室填寫《文件銷毀(保留)控制清單》(QR0505)，經管理者代表審批后銷毀。

　　4.7.3因需要保留作廢文件，由辦公室確定并填寫好《文件銷毀(保留)控制清單》(QR0505)經管理者代表審批，辦公室按4.4.4標識后方可繼續保留作廢文件。

　　4.7.4電子媒體文件作廢處置程序

　　4.7.4.1由申請人填寫《文件銷毀(保留)控制清單》。

　　4.7.4.2經管理者代表審核，總裁批準。

　　4.7.4.3由電腦操作員進行清除。

　　4.7.5其它媒體文件(例照片、底片)由該文件的管理部門填寫《文件銷毀(保留)控制清單》，經總裁批準后自行銷毀。

　　4.8文件的歸檔

　　4.8.1文件經批準發布后，經批準人簽署的原件及打印件，由辦公室歸檔并登記。

　　4.8.2外來文件由辦公室對其運用性、有效性進行檢查，再登記歸檔。需貫徹執行的外來文件，經審批后(審批手續按4.3)將復印件轉發到相關部門貫徹執行。

　　4.9文件和資料的借閱

　　4.9.1部門經理及以下人員借閱文件，應填寫《文件和資料借閱登記卡》(QR0507)，在公司內閱覽由管理者代表審批，借出公司外由總裁審批，并登記。

　　4.9.2副總裁以上人員可直接向資料室借閱，并作好登記。

　　4.9.3公司以外人員借閱資料由總裁審批，并作好登記。

　　4.9.4外來文件的管理控制：標準和法規、分承包方提供的圖片和資料、顧客提供的資料、技術性的外來資料分別由辦公室、營銷部、技術開發部、總裁或其委托人按本程序進行管理控制，并作好登記。

　　4.10行政文件由辦公室，管理體系文件由質管部，技術文件由技術部按本程序控制。

　　5.相關文件：

　　SYPF02 《記錄控制程序》

　　6.記錄：

　　QR0501《文件發放范圍/簽收表》

　　QR0502《文件清單》

　　QR0503《文件檢查記錄表》

　　QR0504《文件更改申請單》

　　QR0505《文件和資料銷毀(保留)控制清單》

　　QR0506《文件和資料歸檔登記卡》

　　QR0507《文件和資料借閱登記卡》

　　QR0508《文件和資料編號登記卡》

　　QR0509《文件和資料修改狀態控制清單》

篇3：酒店各部門文件備忘錄采購單傳遞程序

　　酒店各部門文件、備忘錄、采購單的傳遞程序

　　現各部門為文件的傳遞而影響了工作，鑒于此情況，為了提高文件和單據的傳遞效率，特規定以下程序：

　　備忘錄的傳遞：

　　各部門起草的備忘錄需按照要求的格式和字體打印出來，并有起草備忘錄的部門經理的簽字，交總經辦審核，如有修改，請各部門修改后再遞交總經辦，由總經辦遞交總經理批閱后，總經辦負責向各部門下發、專遞，如有修改，總經辦應及時通知其超備忘錄的部門，按照總經理的意見修改后，再次按照以上程序遞交。

　　采購單的傳遞：

　　各部門的采購單先遞交采購部庫管，如沒有庫存，此單由采購部負責向財務部傳遞，財務部審批后送總經理審批，審批后的采購單由總經辦負責傳采購部。

　　文件的傳遞：

　　各部門外出開會和接到得上級或職能部門的文件，應先送交辦公室，由辦公室做文件處理簽后交總經理批閱，辦公室按照總經理批閱的內容進行落實，相關部門落實完畢后，在文件上注明完成的時間和內容交辦公室，由辦公室向總經理匯報并保存。

　　周會紀要的傳遞：

　　每周的周會紀要，由總經辦整理打印后，按以下部門經理簽閱后自行向下一個部門傳遞，不得在部門滯留，部門經理請假的可以由部門代班人員代簽。傳遞順序：人事部、財務部、采購部、工程部、安全部、銷售部、餐飲部、客房部、康樂部、娛樂部返回總經辦。

　　EOD檢查整改：

　　每天的EOD檢查記錄，由總經辦分類電話通知相關部門，各部門能夠整改的，整改后電話通知總經辦整改結果，總經辦要認真記錄部門的反饋；如果當時不能整改或需要其他部門協助的，必須書面反饋總經辦，并且在第二天的早回上匯報和協調；

　　緊急文件和單據的傳遞：

　　當有緊急的文件、備忘錄、采購單等，可以不按此程序，但必須電話通知總經理，按照總經理的意見處理。

　　自行傳遞的內容：

　　各部門的單據需要傳遞3/F總公司的和需要說明的，由各部門自行傳遞。