物業管理公司文件控制程序

　　1.0 目的

　　對質量體系文件的編寫、審批、發放、更改、保管和作廢等全過程進行控制，確保公司所有受控的場合使用的均為相應文件和資料的有效版本。

　　2.0 適用范圍

　　適用于公司質量體系和相關的外來文件(如強制執行文件或參考標準、合同、用戶提供的圖紙等)的控制。

　　3.0 引用文件及術語(略)

　　4.0 職責

　　4.1 總經理負責批準《質量手冊》、《程序文件》、《部門工作手冊》，管理者代表負責審核。

　　4.2 品質督察部負責對全公司有關質量體系的文件的總體控制。

　　4.3 品質督察部負責質量手冊、程序文件的發放控制和正本保管。

　　4.4 各部門負責人或指定一名文件管理人員負責對本部門有關質量體系文件的管理。

　　5.0 工作程序

　　5.1 文件和資料的分類

　　本公司有關質量體系的文件和資料分受控文件和非受控文件兩種。受控文件是指受更改控制的文件，本公司質量體系文件和與質量體系相關的外來文件均為受控文件;非受控文件是不受更改控制的文件，如為了投標等其他目的而分發的質量體系文件。

　　a.

　　文件內容：

　　按本單位情況制定的質量方針、目標和適用標準描述的質量體系;

　　描述各職能部門為實施質量體系要素所開展的活動;

　　詳細的工作文件，包括各類工作規程、表格、報告等。

　　本公司質量體系文件包括質量手冊、程序文件和其他質量文件，其層次結構如下圖：

　　質量手冊

　　(第一級文件)

　　程序文件

　　(第二級文件)

　　其他質量文件

　　(第三級文件)

　　b. 質量體系相關的外來文件包括政府部門或上級管理機構發布的各類強制性法律、法規、條例，須引用或參考的標準、合同、用戶提供的圖樣和技術要求，詳細的工作文件等。

　　5.2 質量體系文件的控制

　　5.2.1編制與審批

　　a. 質量手冊和程序文件由品質督察部負責編寫，由管理者代表組織相關部門及有關人員對初稿進行討論后，《質量手冊》、《程序文件》由管理者代表負責最終審核、總經理批準;

　　b. 工作規程由各部門負責人組織編寫，管理者代表審核，總經理批準。

　　c. 質量文件頁面編排：

　　--紙張：標準A4紙，頁面設置為：頁邊距上為2.3厘米，下為2厘米，左為2.5厘米，右為2.5厘米。頁眉頁腳均為1.5厘米。

　　--版式：標題，居中，小二號楷體，;正文，首行縮進二字符，小四楷體。

　　5.2.2標識與編碼

　　a. 受控的質量手冊、程序文件和工作手冊封面加蓋“受控文件”專用印章，但正本(原稿)上不需蓋章;非受控的質量體系文件封面均加蓋“非受控文件”專用印章;

　　b. 質量手冊編碼

　　CSHY/QM/ -01

　　序號

　　質量手冊代號

　　加州城市花園公司代號

　　a) 程序文件編碼

　　CSHY/ QP/-□□

　　順序號

　　程序文件代號

　　公司代號

　　b) 作業文件編碼

　　CSHY/QW/-□□-□□

　　順序號

　　部門代碼

　　公司代號/作業文件

　　d) 外來文件編碼

　　外來文件用其原編號作為文件編碼。

　　e) 質量記錄編碼

　　□□-QR-□□

　　順序號

　　質量記錄

　　部門代碼

　　f) 部門記錄編碼：

　　□□- □□□□-□□

　　順序號

　　年號

　　部門代碼

　　g) 部門代碼：

　　*Z-行政部

　　PZ-品質督察部

　　KH-客戶服務部

　　RL-人力資源部

　　GC-工程維修部

　　BA-保安部

　　CW-財務部

　　SC-市場拓展部

　　5.2.3復制

　　受控文件未經批準不得復制，質量手冊和程序文件的復印由各部門文件控制員填寫《受控文件復印申請表》，經品質督察部確認后執行;工作手冊的復印由使用人向部門文件管理員申請，經本部門負責人批準，由部門文件管理員負責執行。

　　5.2.4發放與保管

　　a. 受控文件的發放與保管

　　--質量手冊:品質督察部向有關部門或人員發放，并做好發放記錄;

　　--程序文件和工作手冊:由品質督察部填寫《文件發放/回收記錄》發放到有關的場所和人員，并做好簽收記錄;

　　--工作手冊:工作手冊正本由品質督察部保存，各部門持有的工作手冊由其部門文件管理員負責保存，并保證相關場所或人員現場使用的文件是最新有效版本;

　　b. 文件破損嚴重影響使用或不慎遺失時，應重新辦理申領手續，由品質督察部文件管理員填寫《受控文件復印申請表》后按5.2.3執行補發;

　　c. 文件管理員在發放文件時，應注意文件分發號的確定

　　受控文件的分發號按照文件的發放順序，由文件管理員確定，要求每份文件只有一個對應的分發號。

　　d. 非受控文件的發放由有需要的部門提出書面申請，經管理者代表批準后，由文件管理員做發放登記。

　　5.2.5更改

　　a. 各級人員在工作實踐中發現有必要對受控文件作出修改，需填寫《文件修改申請單》報原文件編制部門/人員或所在部門負責;

　　b. 修改

篇2：公司文件控制程序（十三）

　　公司文件控制程序(十三)

　　1.目的：

　　對文件進行控制，確保文件的使用場所使用有效文件，并及時從所有發放或使用場所撤回失效或作廢的文件，防止作廢文件被錯用、誤用，從而保證管理體系的有效運行。

　　2.范圍：

　　本程序適用于管理體系有效運行的所有部門或個人的所有文件和資料(包括外來文件)的控制，規定了文件的編寫、審批、發布、實施、標識、歸檔、借閱、修改、作廢、處置的方法。

　　3.職責：

　　3.1總裁負責管理文件的批準。

　　3.2管理者代表負責管理文件的審核。

　　3.3辦公室負責文件的管理和控制，包括外來文件的管理和控制。

　　3.4各部門負責本部門所有使用文件的管理和控制。

　　4.程序：

　　4.1文件的編寫、審批。

　　4.1.1公司文件根據文件的性質有相關部門起草。

　　a) 管理體系文件由總裁批準。

　　b) 行政文件由辦公室起草或委托有關部門起草，辦公室主任審核，總裁批準。

　　c) 作業性文件如產品標準圖樣、工藝、作業指導書、操作規程、檢驗規程、確認規定、規章制度等文件由各部門負責編制，經部門領導人審核后，由主管領導批準。

　　4.2文件的編號

　　所有文件都應有唯一的編號，以便區別、歸檔、保存。具體編號方法：

　　a)管理手冊的編號方法

　　SY MM ****

　　年代號

　　管理手冊代號(MM-Management Manual：管理手冊)

　　公司代號()

　　b)程序文件的編號方法

　　SY PF **

　　順序號

　　程序文件代號(PF-Procedure File：程序文件)

　　公司代號()

　　c)作業文件的編號方法

　　SY OF ***

　　順序號

　　作業文件代號(OF-Operantion File)

　　公司代號()

　　d)記錄文件的編號方法

　　RF ** **

　　順序號

　　程序文件順序號

　　記錄代號(RF-Record File：記錄文件)

　　e)行政文件和技術文件按公司文件方法編號。

　　4.3文件的發布

　　4.3.1文件發放前應規定文件的發放范圍，經管理者代表審批，并填寫好《文件發放范圍簽收表》(QR0501)

　　4.3.2經審批后的管理手冊、程序文件、作業性文件(管理性)統一由辦公室發放。收件人需在簽收表上簽收。

　　4.3.3各部門內部文件由部門負責人發放。收件人需在簽收表上簽收。

　　4.4文件的標識

　　4.4.1管理手冊、程序文件、作業性文件由辦公室需在文件的封面的中間標明受控狀態、分發號、持有者。

　　4.4.2非受控文件由辦公室在文件封面打上非受控字樣。

　　4.4.3作廢文件由辦公室在文件的封面或文件的第一頁右上角加蓋作廢章。

　　4.4.4對需要保留的作廢文件由辦公室在文件的封面或第一頁右上角加蓋的保留章。

　　4.4.5內部文件、外來文件、照片、膠底片由該文件的管理部門用標簽標識。

　　4.4.6電子媒體文件由電腦操作員在軟件或光盤的背面貼上標簽，標明編號及標識類別(受控、非受控、作廢、作廢保留)。并要進行必要的書面記錄。

　　4.5文件的使用的實施

　　4.5.1辦公室編制好公司《文件控制清單》(QR0502)控制文件使用情況。

　　4.5.2受控文件不可轉抄、外傳，管理手冊、程序文件經管理者代表審批方可復印。作業文件及外來文件由辦公室審批方可復印。

　　4.5.3工作場所如發現過期或作廢文件，應交辦公室處理，過期作廢文件以及作廢保留文件不得在工作場所使用。

　　4.5.4文件要完好保存，如損壞或缺頁應及時向辦公室申請更換。文件卷面要保持整潔，不可亂涂亂畫。

　　4.5.6各部門應編制本部門所使用的受控文件清單，控制本部門文件使用情況。

　　4.5.7辦公室每季度至少一次對文件進行檢查，以監督文件的完好保存及貫徹實施，并做好《文件檢查記錄表》(QR0503)

　　4.5.8文件在使用過程中發現有錯誤或操作性不強，可申請更改，更改程序按本程序4.6條執行。

　　4.5.9公司電子媒體文件電腦操作員不準擅自拷貝和外泄，并妥善保管。

　　4.6文件的更改

　　4.6.1文件更改程序

　　4.6.1.1更改申請由文件更改人填寫《文件更改申請單》(QR0504)，經審批后交原發放部門執行更改。

　　4.6.1.2更改審批由原文件的審批部門進行，若指定其他部門審批時，該部門應獲得審批所需依據的有關背景資料(委托、授權、或其他)。

　　4.6.1.3糾正和預防措施、管理評審、內部質量審核涉及的文件更改由辦公室填寫《文件更改申請單》(QR0504)，經管理者代表審核，總裁批準后，辦公室統一發放。

　　4.6.2文件更改方式

　　4.6.2.1筆誤可用劃改。

　　4.6.2.2文件只改動某頁內容時，可用換頁方式。

　　4.6.2.3文件內容多處或多次改動，可用改版方式。

　　4.6.3辦公室編制好《文件修改狀態控制清單》(QR0509)并保存，以控制文件修改狀態。

　　4.6.4《文件更改申請單》(QR050

　　4)應注冊更改性質：筆誤、更改、刪除、新增。

　　4.7作廢文件處置

　　4.7.1更改后的文件發放由原發放部門按原《文件發放范圍/簽收表》范圍發放， 并從原使用場所收回失效文件。

　　4.7.2收回的作廢文件以及過期文件由辦公室填寫《文件銷毀(保留)控制清單》(QR0505)，經管理者代表審批后銷毀。

　　4.7.3因需要保留作廢文件，由辦公室確定并填寫好《文件銷毀(保留)控制清單》(QR0505)經管理者代表審批，辦公室按4.4.4標識后方可繼續保留作廢文件。

　　4.7.4電子媒體文件作廢處置程序

　　4.7.4.1由申請人填寫《文件銷毀(保留)控制清單》。

　　4.7.4.2經管理者代表審核，總裁批準。

　　4.7.4.3由電腦操作員進行清除。

　　4.7.5其它媒體文件(例照片、底片)由該文件的管理部門填寫《文件銷毀(保留)控制清單》，經總裁批準后自行銷毀。

　　4.8文件的歸檔

　　4.8.1文件經批準發布后，經批準人簽署的原件及打印件，由辦公室歸檔并登記。

　　4.8.2外來文件由辦公室對其運用性、有效性進行檢查，再登記歸檔。需貫徹執行的外來文件，經審批后(審批手續按4.3)將復印件轉發到相關部門貫徹執行。

　　4.9文件和資料的借閱

　　4.9.1部門經理及以下人員借閱文件，應填寫《文件和資料借閱登記卡》(QR0507)，在公司內閱覽由管理者代表審批，借出公司外由總裁審批，并登記。

　　4.9.2副總裁以上人員可直接向資料室借閱，并作好登記。

　　4.9.3公司以外人員借閱資料由總裁審批，并作好登記。

　　4.9.4外來文件的管理控制：標準和法規、分承包方提供的圖片和資料、顧客提供的資料、技術性的外來資料分別由辦公室、營銷部、技術開發部、總裁或其委托人按本程序進行管理控制，并作好登記。

　　4.10行政文件由辦公室，管理體系文件由質管部，技術文件由技術部按本程序控制。

　　5.相關文件：

　　SYPF02 《記錄控制程序》

　　6.記錄：

　　QR0501《文件發放范圍/簽收表》

　　QR0502《文件清單》

　　QR0503《文件檢查記錄表》

　　QR0504《文件更改申請單》

　　QR0505《文件和資料銷毀(保留)控制清單》

　　QR0506《文件和資料歸檔登記卡》

　　QR0507《文件和資料借閱登記卡》

　　QR0508《文件和資料編號登記卡》

　　QR0509《文件和資料修改狀態控制清單》

篇3：X公司文件和資料控制規定

　　某公司文件和資料控制規定

　　總經理辦公室負責按《文件和資料控制程序》對公司執行的質量文件、引用外部標準、技術文件進行總體控制，保證公司相關管理人員、操作人員執行的質量文件、技術資料、引用外部標準均為最新版本的有效文件。

　　1.各部門執行《文件和資料控制程序》，控制本部門使用的質量體系文件、技術資料、引用的外部標準.保證本部門使用的這些文件和資料均為有效最新版本。

　　2.公司使用的質量體系文件、技術資料、外部標準，均須得到總經理或其授權人批準后，方能生效執行。

　　3.發至部門應根據文件內容涉及的部門、確定文件分發范圍，并做好發至記錄，必須文件更改、作廢時，能及時撤回，防止誤用失效、作廢文件。

　　4.文件的頁改必須得到控制，原則上文件和資料的頁改由原批準人進行，如果指定更改人則更改人應有原批準人所依據的背景資料。

　　5.文件和資料的作廢，須由原發放部門根據發文記錄文件和資料使用部門及時撤回防止使用作廢文件。