公司經營部文件檔案管理控制程序

　　經營部檔案定義：從經銷商合同、采購合同、合格供方資料及評審記錄、市場調研資料、企業整體形象宣傳資料、客戶聯系資料（含總代理及所有專賣店）、客戶經營情況、客戶訂單（包括產品訂單、展廳設備訂單、宣傳資料《廣告畫》訂單）、客戶書面反饋情況、經營部投標文件、量體訂制的客戶個人資料、發貨記錄<包括產品、宣傳資料、展廳設備>、部門合同評審資料、空白合同、經營部會議記錄、經營部職員工作總結報告、經營部工作計劃<工作報告>、經營部制度及工作程序文件、經營部職員出差記錄等經營資料中轉化為經營部留底備查的資料統稱為經營部檔案。

　　一、目的

　　通過對經營部檔案的管理確保公司所有經營資料的完整性并保障公司經營活動的可追溯性，有效督導經營部職員嚴格執行相關工作程序并作為公開、公平考核經營部職員工作成績的依據。

　　二、適用范圍

　　適用于經營部所有工作人員的檔案管理，并作為經營部人員文件處理程序指導文件。

　　三、管理職責

　　3.1經營部配備檔案管理員運用專用電腦及文件柜開展檔案管理工作。

　　3.2檔案管理員負責經營部檔案的電腦輸入、輸出處理及分類整理、保密管理，提供檔案處理意見；負責對檔案的完整性及審批程序與公司工作程序及制度的核對工作；負責管理檔案的借閱、外調；負責客戶定單的傳真、確認工作。

　　3.3經營部主管負責檔案管理員的工作指導、監督及檔案資料處理的建議工作；負責經營部職員經營資料的監督管理及相關經營資料評審程序監督管理。

　　3.4經營部職員按工作程序開展工作并配合檔案管理員工作及時提供準確、全面的經營資料，以便于轉化為經營部檔案。

　　3.5財務部負責經營部合同、定單、發貨記錄等經濟類檔案的審計、統計、報告工作；負責經營部檔案管理專用電腦與財務部電腦聯網的管理工作。

　　3.6總經理負責財務部與經營部檔案管理工作的協調及監督；負責經營部經營資料歸檔情況的監督；負責經營部檔案借閱、外調的審批及經營部檔案處理的最終審批。

　　3.7董事長負責財務部對經濟類檔案管理工作的監督審核及報告的審批。

　　四、管理程序

　　4.1經營部合同必須依照公司相關要求逐級審批后簽訂并結合合同評審文件方可視為有效文件存檔。

　　4.2客戶訂單經逐級審批后發貨的文檔方可視為有效文件存檔。

　　4.3客戶反饋情況的書面報告、經營部職員工作總結報告、經營部工作計劃(工作報告)經有關人員或領導批示意見后方可視為有效文件存檔。

　　4.4經營部會議記錄由參會人員簽名后作為有效文件存檔。

　　4.5客戶聯系資料、客戶經營情況由客戶負責人簽名后作為有效文件存檔。

　　4.6經營部投標文件經公司領導確認標書內容之日起存檔。

　　4.7量體訂制的客戶個人資料自客戶驗收產品之日起存檔。

　　4.8發貨記錄自倉庫發貨并傳真客戶確認之日起作為有效文件存檔。

　　4.9經營部職員出差記錄、經營部制度及工作程序文件由經營部負責人簽名確認后交檔案管理員整理記錄作為有效文件存檔。

　　4.10檔案管理員將1-9文件轉化為檔案時必須依據有效文件要求進行核對后方可進行文件轉化處理。

　　4.11檔案管理員發現不符合要求的文件應反饋至經營部負責人進行監督協調，保障文件的有效性。對于未按程序要求確立的文件經營部負責人應調查研究事情原因并出具說明性文件交總經理審批后作為該文件的補充資料一同交檔案管理員進行存檔管理。

　　4.12檔案管理員應對不完整的文件監督并催促相關人員或領導補充完整進行轉化并管理。

　　4.13檔案管理員應先對有效文件進行分類整理編號，并就文件名稱、文件編號、主題內容、歸檔時間、檔案年限、存放位置等相關內容輸入專用電腦并按數據庫管理要求進行檔案管理。

　　4.14檔案管理員的檔案柜應進行分類編號并將檔案按電腦內所示內容及存放位置放入專用檔案柜。

　　4.15經營部打印資料由檔案管理員于專用電腦及設備進行操作，便于文件的轉換工作。未在專用電腦中處理過的合同文件必須原文輸入電腦，合同原件放于檔案柜內。

　　4.16財務部電腦與經營部檔案管理專用電腦聯網并進行維護工作。便于隨時查閱、審核、統計合同、發貨單、客戶訂單等相關經濟類檔案資料。

　　4.17借閱經營部檔案須經營部負責人同意；外調經營部檔案須經經營部負責人同意并有總經理簽名同意。檔案管理員應對借閱、外調檔案進行登記并及時督促回收。

　　4.18檔案管理員應參照《公司機密管理程序》保證經營部檔案的保密工作，設置電腦密碼、鎖好檔案柜，保管好鑰匙。保障檔案的整潔，進行對檔案柜防潮、防蟲處理，對電腦資料進行及時備份處理。

　　五、獎懲條例

　　5.1檔案管理員恪盡職守，保證了文件轉化為檔案資料手續的準確正規，保證了檔案資料的機密性、保證了公司經營的有效追溯的將進行表彰

及相應的經濟獎勵。

　　5.2經營部職員能主動、及時、準確、全面的提供文件資料進行歸檔工作，全力配合檔案管理員進行工作的將進行表彰并將能此工作配合和檔案資料內體現的內容作為經營部職員工作考核、評定工資、獎金的主要依據。

　　5.3對于違反檔案管理程序條例，未按程序進行文件審批，不準確、全面提供文件資料，未配合檔案管理員工作的將進行批評、警告及經濟處罰并作為工作不良記錄存檔，供工作考核、評定工資、獎金時的重要依據。

　　5.4對于未按照本程序進行操作的檔案管理員按所造成的影響和損失進行批評、警告及相應經濟處罰，并作為工作考核、評定工資、獎金的主要依據。

　　5.5對于未經許可私自動用檔案管理專用電腦，私自開啟檔案柜，私自調閱檔案資料，私自對進行檔案資料復印、拷貝的將依照《公司機密管理程序》相關條款進行處罰并作為不良記錄存檔。

篇2：公司文件、檔案密級劃分和存放范圍規定

　　公司文件、檔案密級劃分和存放范圍的規定

　　1.文件和檔案的密級度分為絕密級、秘密級和內部文件三級。絕密級文件一般可存放于行政辦公室，秘密級文件資料一般可存放于部門經理處，內部文件可存放于部門秘書處。

　　2.借閱范圍：

　　(1)絕密--文件產生部門的經理和總監級以上人員;

　　(2)秘密--文件產生部門的有關員工、有關的部門經理;

　　(3)內部--文件產生部門的有關員工、其他有關部門的員工。

　　3.業務文件資料劃分的范圍：

　　(1)絕密--重大經營決策、規劃、方針和各類涉密數據;其他的重大經營管理的文件材料等;

　　(2)秘密--財務報表、賬冊;日常經營管理計劃、成果;客戶情況;餐飲菜譜檔案;工程設備技術資料等;

　　(3)內部--一般的全店性制度;部門制度和部門相關的業務資料。

篇3：酒店檔案文件借閱規定（5）

　　酒店檔案文件借閱規定(五)

　　1、借閱檔案(包括文件、資料)，必須先履行檔案借閱登記手續，秘密級文件必須經酒店總經理批準方可借閱;

　　2、案卷不能借出，只供在辦公室閱看;

　　3、文件、資料借閱期限不得超過一個星期，到期必須歸還，如需再借，應辦理續借手續;

　　4、借閱檔案的人員必須愛護檔案，要保證檔案的安全與完整，對檔案內容要保密，不得擅自涂改、勾畫、剪裁、抽取、拆散、摘抄、翻印、復印、攝影、轉借或損壞，否則按違反保密法追究當事人責任;

　　5、借閱的檔案交還時，必須當面點交清楚，如發現遺失或損壞，應及時報告領導;

　　6、外單位借閱檔案，應持有單位介紹信，并經總經理批準后方能借閱，但不能帶離辦公室。