樓盤集中入伙期間物業公司各組工作實施細則
一、接待咨詢組(5人)
1.主要工作:
1)根據業主名錄核對業主身份證及購樓收據;
2)填寫入伙會簽單并發放排號牌;
2.工作分工:
1)業主身份核對:**、*、*。負責人:HY(地產)
2)發放排號牌:ZY(地產)
3)咨詢:ZHY(地產)
4)引導員6人,負責人:CW(地產代理)
3.主要物料:
由地產提供
4.實施細責:
1)業主到達現場時,引導員上前迎接,指引到接待處;
2)根據業主名錄核對業主身份證及購樓收據
3)填寫入伙會簽單,核對后蓋章;
4)給業主發放排號牌,
5)引導業主到下一個手續辦理區。
二、物業資料核收發放組(4人)
1、主要工作:
1)核收《入伙通知書》、身份證復印件、《業主(住戶)檔案登記表》、存折復印件。
2)發放《住宅使用說明書》、《住宅質量保證書》、《裝修指南》、《業主手冊》、《服務卡》,并登記。
2、工作分工
1)負責人:WJ。職責:協調組內工作人員工作;在《會簽單》上蓋章。
2)工作人員:WY、*、*。職責:工作內容詳見實施細則。
3)安管員1人。職責:協助配合復印資料;取出《業主檔案袋》交給本組工作人員;從簽約組收回《業主檔案袋》。
3、主要物料
1)簽字筆:工作人員每人2支,共6支。
2)會簽章、印泥:各1個。負責人保管。
3)復印機:1臺。安管員看管。
4)業主檔案袋:放在資料柜上。
5)《資料核收登記表》、《資料發放簽收表》:工作人員若干份。
6)袋裝好的資料:每袋內均裝有《住宅使用說明書》、《住宅質量保證書》、《裝修指南》、《業主手冊》、《服務卡》。
4、實施細則:
1)業主到達本組,工作人員接過業主的《會簽單》。業主如沒有《會簽單》,則請其去接待組領取。(業主需去接待組親自核實身份。)
2)核收《入伙通知書》原件1份、業主身份證復印件4份(核原件)、業主家庭成員身份證復印件各1份、《業主(住戶)檔案登記表》(內附有業主及家庭成員1寸照片各1張)、存折或銀聯卡復印件4份(核原件)。
3)根據業主《會簽單》的房號,取出該戶《業主檔案袋》,將所核收的資料放入《業主檔案袋》內。
4)填寫《資料核收登記表》,對業主交的資料進行登記,并請業主簽名。便于管理處了解各戶業主所交資料是否齊全,日后及時向業主補收。
5)把預先袋裝好的資料(《住宅使用說明書》、《住宅質量保證書》、《裝修指南》、《業主手冊》、《服務卡》)交給業主,并請其在《資料發放簽收表》上簽字。
6)工作人員在《會簽單》上簽名,交由負責人在《會簽單》上蓋章。
7)工作人員將《業主檔案袋》和《會簽單》交給業主,指引業主到簽約組。
5、實施中可能遇到的其他情況
1)代理業主辦理入伙手續的,另需收取業主的委托公證書原件、代理人身份證復印件。
2)資料不全者,可現場復印、填寫。
3)除身份證和《入伙通知書》外,其他的核收資料可以后補。
4)業主如堅持需要驗房后再辦理本組手續,可以指引業主持《工作會簽單》到驗房組驗房。
6、每日工作結束后,WY負責收集整理本組的物料。
三、物業簽約組(13人)
1、主要工作:簽署《前期服務協議》、《業主公約》、《銀行代收委托書》。
2、工作分工
1)負責人:*。職責:協調組內工作人員工作;在會簽單上蓋章。
2)工作人員:*、*、*、*、*,*、*、*、*、*。職責:工作內容詳見實施細則。
3)引導人:1人。職責:引導業主到某小組或收費組;把問題業主引導到應急處理組。
4)安管員;1人。負責資料傳遞、收集。
3、主要物料
1)簽字筆:工作人員每人2支,共20支。
2)會簽章、印泥:各1個。負責人保管。
4、實施細則:
1)工作人員分為5小組,各小組單獨處理簽約工作。
2)小組工作人員接過業主的《業主檔案袋》和《會簽單》。
3)小組組員從《業主檔案袋》中取出《前期服務協議》、《業主公約》、《銀行代收委托書》。
4)小組組員將文件快速翻到簽署頁,引導業主簽署。小組長對業主的疑問予以解答。
5)業主簽署完后,組員把《銀行代收委托書》的業主聯交業主,其余簽署資料放入《業主檔案袋》。
6)小組長在《會簽單》上簽名,交由簽約組負責人在《會簽單》上蓋章后,將《會簽單》交給業主。小組長提示引導員將業主引到收費組。
7)組員將《業主檔案袋》,交給安管員放回資料柜。
5、實施中可能遇到的其他情況
1)業主如堅持需要驗房后再簽署協議,可以指引業主持《工作會簽單》到驗房組驗房。
2)在業主較多時,各工作人員都應獨立應對業主。如有解答不了的問題,可交由小組長或簽約組負責人解答。
3)簽約組負責人決定是否將問題交給應急處理組。
6、每日工作結束后,LE和ZYJ負責收集整理本組的物料。
四、物業收費組(8人)
1、主要工作:收取業主預交的物業管理費、水電費和信報箱費。
2、工作分工
1)負責人:*。職責:協調組內工作人員工作;在會簽單上蓋章。
2)工作人員:*、*+財務3人
3)安管員:2人。職責:在收費組后面,保護該組的財務安全;引導問題業主到應急處理組。
3、主要物料
1)收據
2)2臺POS機
4、實施細則由財務人員安排。*在學習過程中掌握整個收費流程,能獨立進行收費。
5、實施中可能遇到的其他情況
1)業主對費用標準表示異議時,財務人員應向業主進行解釋。
2)收費組負責人決定是否將問題交給應急處理組。
6、每日工作結束后,*協助本組負責人收集整理本組的物料。
五、驗房組(工程人員60人+預備10名安管員)
1、主要工作:引領業主去現場驗房;抄取水電表數;解答業主疑問;填寫業主《收樓驗房意見表》。
2、工作分工
1)負責人:*。職責:協調組內工作人員工作;在會簽單上蓋章。
2)現場接待人:*、*。職責:現場接待業主;監督驗房工程人員的驗房時間;
3)驗房工程人員:*、*、*、*、*、*、*等外加50人。職責:借用、歸還鑰匙;引導業主現場驗房;抄取水電表數;解答業主疑問;填寫業主《收樓驗房意見表》。
4)引導人:安管員1人。職責:在業主較多時,安排業主在等候區等候。
5)安全帶保管人:安管員2人。
3、主要物料
1)驗房組人員通訊錄:驗房組所有人員各1份,準備70份。
2)簽字筆+手電+硬塑料板+住宅區電表間鎖匙+白紙2張:驗房工程人員每人1份,準備70套。白紙用完,可再向負責人領用。
3)商業區電表間鑰匙、商業區電表間鑰匙領用表:放在現場接待人處。驗房工程人員領用、歸還。
4)驗房工作進度表、商業區電表間鑰匙領用表:現場接待人使用。
5)收樓驗房意見書
6)預先已作登記的《業主水電登記表》:現場接待人各1份,共3份。
7)空白的《業主水電登記表》:現場接待人每人若干。
8)安全帶+塑料凳+簽字筆:安全帶保管人每人1套,共2套;白紙若干。
9)對講機3臺:驗房負責人和安全帶保管人各1臺。
4、實施細則
1)業主就坐后,現場接待人核對《會簽單》。(會簽單上應有前幾組的會簽章,特殊情況下至少有接待組的會簽章。)
2)現場接待人根據《會簽單》上的房號,在《收樓驗收意見表》上填寫業主姓名、房號。
3)驗房負責人同時安排1名驗房工程人員到現場接待人處。驗房工程人員持《會簽單》到鑰匙外借組辦理鑰匙外借手續。(驗房工程人員在鑰匙外借組進行登記。)
4)現場接待人填寫《驗房工作進度表》。
5)驗房工程人員持房間鑰匙、《收樓驗收意見表》和《會簽單》,與業主一起去業主房間。(商業區驗房,還需在現場接待人處領取商業區電表間鑰匙,填寫《商業區電表間鑰匙領用表》。)
6)驗房工程人員對業主的驗樓意見,適時地合理解釋。解釋不了的,可先在白紙上記錄,以便在入伙現場找地產工程組答疑。對于明顯的質量問題,則可在《收樓驗收意見表》上記錄。
7)驗房工程人員征求業主意見,若其認可管理處事先抄好的水電表數,則可回入伙現場,在現場接待人處查找預先已作登記的《業主水電登記表》上的數據,直接填寫在《收樓驗收意見表》上。若業主不認可,則現場抄表(先抄水表,后抄電表)。驗房工程人員應對現場所抄的表數負責(與安全帶保管員提供的數據進行比較。)。
8)驗房工程人員和業主在《收樓驗房意見表》上簽名。
9)驗房工程人員回到入伙現場,將《收樓驗房意見表》和《會簽單》交給現場接待人,告之驗房完畢?,F場接待人在《驗房工作進度表》和《商業區電表間鑰匙領用表》上做相應填寫,并把驗房現場抄的表數填寫在空白的《業主水電登記表》上(注意與原水電表數比較)。
10)現場接待人在《會簽單》上簽名后,交給驗房組負責人在《會簽單》上蓋章,然后把《會簽單》交給業主。
11)驗房工程人員拿著《收樓驗房意見表》和房間鑰匙將業主引到鑰匙發放登記組,待業主進行鑰匙登記后,返回驗房人員等候區。
5、驗房過程注意事項
1)驗房工程人員在帶領業主驗房過程中,一定不能把鑰匙交給業主。(尤其是沒有按正常程序辦理者。)
2)當業主詢問何時能處理完驗房中發現的問題時,可回復業主:三日內開發商會把處理意見告知管理處,管理處會立即電話回復業主。
3)驗房工程人員在開啟入戶門時,注意使用施工鑰匙。
4)填寫《收樓驗房意見表》時,字體應有力度、清晰。
5)經過光滑地面和高度較低的樓梯時,提醒業主小心。
6、實施中可能遇到的其他情況
1)業主在房間內情緒激動時,應電話聯系驗房組負責人,告知業主情緒激動的原因和位置。驗房組負責人及時與本組的地產負責人(*V)聯系,由其安排地產人員前去安撫業主。
2)業主的《會簽單》上如沒有前幾組的會簽章,工程人員把房間鑰匙歸還給鑰匙外借組即可。提示業主補辦前幾組的手續。
3)當入伙現場出現驗房工程人員空缺時(均外出驗房),現場接待人在《收樓驗房意見表》上登記房號和業主姓名后,將《收樓驗房意見表》交給驗房負責人。驗房負責人按《收樓驗房意見表》的先后順序在有驗房工程人員的情況下進行安排。驗房組引導人引導業主到驗房等候區。
4)業主要求現場抄水表時,驗房工程人員應電話聯系驗房負責人。驗房負責人通過對講機聯系安全帶保管人前去驗房現場,并告知原水電表數。(安全帶保管人在白紙上記錄原水電表數,并告知驗房工程人員。)安全帶保管人負責驗房工程人員在抄水表時的安全。(安全帶保管人在住宅區內待命)
7、其他事項
1)現場接待人隨時查看《驗房工作進度表》,發現有驗房工程人員超過1小時未返回者,應及時與該驗房工程人員電話聯系,了解情況,并向驗房組負責人通報。驗房負責人決定是否聯系該組的地產負責人進行協助。
2)因小區面積較大,樓棟較多,所以驗房組人員應在集中入伙日的前一天熟悉驗房現場,熟悉水表位置和電表間位置。
3)因住戶的水表大多在室外高空,具有一定的作業危險性,所以驗房工程人員在入伙辦理的工作日前后禁止喝酒。抄取水表時,驗房工程人員要與安全帶保管人確認安全措施,方可進行抄表。
8、每日工作結束后,*協助Y*清點物料。
六、鑰匙外借組(3人)
1、主要工作:向驗房組工作人員外借鑰匙、回收鑰匙;向鑰匙發放登記組移交鑰匙。
2、工作分工
1)負責人:*。職責:協調組內工作人員工作;在會簽單上蓋章。
2)工作人員:*。職責:登記、外借、回收、移交鑰匙。
3、主要物料
1)鑰匙箱
2)鑰匙借用登記表
3)簽字筆:工作人員每人2支,共6支。
4、實施細則
1)工作人員根據驗房工程人員所持的《會簽單》,從鑰匙箱拿出對應的房間鑰匙。驗房工程人員在《鑰匙借用登記表》上登記后,借出鑰匙。
2)工作人員在《會簽單》上簽名,負責人蓋章。驗房工程人員取回《會簽單》。
3)驗房工程人員在驗房完成后,將鑰匙還給工作人員。(業主不收樓的情況下)
5、每日工作結束后,*和*對鑰匙進行清點。
七、鑰匙發放登記組(5人)
1、主要工作:向業主發放鑰匙;向業主發放信報箱鑰匙。
2、工作分工
1)負責人:*。職責:協調組內工作人員工作;在會簽單上蓋章。
2)工作人員:*、*、2名安管員。職責:發放鑰匙并登記。
3、主要物料
1)信報箱鑰匙(在外借組鑰匙箱內)
2)業主鑰匙領取登記表、信報箱鑰匙領取登記表
3)住戶委托鑰匙登記表
4)簽字筆:工作人員每人2支,共10支。
5)檔案盒:4個。裝已填寫好的《收樓驗房意見表》(非業主聯)
4、實施細則
1)驗房工程人員拿著《收樓驗房意見表》、房間鑰匙和《會簽單》引領業主到本組。
2)工作人員核實《會簽單》。只有在前幾組的會簽章齊全的情況下,才能向業主發放鑰匙。
3)工作人員根據房間鑰匙數量,在《收樓驗房意見表》上填寫(或核對)數量,并在業主填寫完《業主鑰匙領取登記表》后,把鑰匙交給業主。
4)工作人員向業主詢問是否留1把施工鑰匙,以方便維修。若業主同意,工作人員則請業主在《住戶委托鑰匙登記表》上登記,并留1把施工鑰匙交給本組負責人。如業主需要有留下施工鑰匙的憑據,工作人員則將《住戶委托鑰匙登記表》復印1份,將復印件交給業主。
5)工作人員詢問業主是否有信報箱繳費收據。工作人員對繳費收據核實無誤后,向業主發放信報箱鑰匙,并請業主在《信報箱鑰匙領取登記表》上登記。
6)工作人員將《收樓驗房意見表》業主聯交給業主,將《收樓驗房意見表》的其他聯和已簽名的《會簽單》交給本組負責人。
7)本組負責人在《會簽單》上蓋章后,把《會簽單》交給業主。
5、注意事項
1)向業主發放房間鑰匙時,工作人員應向業主說明業主鑰匙和施工鑰匙的區別。提示業主:業主鑰匙一旦開門后,施工鑰匙即作廢,無法再使用施工鑰匙進入戶門。
6、每日工作結束后,*協助*整理《收樓驗房意見表》給地產工程部;*整理記錄表格,交給ZYJ;同時與*、*清點房間鑰匙和信報箱鑰匙。
八、裝修咨詢辦理組(5人)(差2人)
1、主要工作:為業主裝修提供咨詢,受理裝修申報。
2、工作分工
1)負責人:*。職責:協調組內工作人員工作。
2)工作人員:*。職責:提供圖紙、蓋章、審核申報的電氣裝置和容量
3)*+2人:提供咨詢,指導表格填寫。
3、主要物料
1)《裝修申報表》、《裝修施工人員登記表》、《裝修管理規定》、《裝修管理責任書》、《消防安全責任書》(商業區用)、《用電設備清單》
2)《裝修申報表》樣表、《裝修施工人員登記表》樣表、《用電設備清單》樣表
3)戶型平面圖、戶內強電、弱電平面圖
4)印章、印泥
5)簽字筆:工作人員每人1支,共6支;為業主準備5支。
4、實施細則
1)業主咨詢或申報辦理裝修手續時,工作人員應根據《裝修管理規定》向業主講解。如業主需要,可向其提供《裝修申報表》、《裝修施工人員登記表》、《裝修管理規定》、《用電設備清單》,并出示樣表。
2)如向業主提供戶型平面圖、戶內強電、弱電平面圖時,工作人員應在圖紙上蓋章:“本圖僅供參考,具體尺寸和位置請現場核實”。
3)申報審批時間:在申報資料齊全的情況下,集中入伙(7天)結束后的3個工作日內審批。
5、每日工作結束后,*負責收集當日的裝修申報資料,并匯總裝修咨詢申報過程中出現的問題,向管理處匯報。
九、裝修押金收費組(3人)
1、主要工作:裝修保證金、垃圾清運費、出入證工本費及押金。
2、工作分工:財務部負責。
3、主要物料:收據;1臺POS機
4、實施細則由財務人員安排。
5、實施中可能遇到的其他情況
3)業主對費用標準表示異議時,財務人員應向業主進行解釋。
4)收費組負責人決定是否將問題交給應急處理組。
6、每日工作結束后,*協助本組負責人收集整理本組的物料。
十、集中入伙輔助組
組別 組員 負責人 說明
現場總協調人 *(地產)* 各工作組的銜接撿查、協調,媒體及其他領導的接待。
應急處理組 * 入伙過程中物業糾紛的處理
專業公司現場辦理組 電信、網通、燃氣、銀行 LE 住宅區東入口處
水電運行保障組 管理處工程人員(*)
施工單位人員 * 確保在集中入伙期間水電的正常;地下停車場的通風設施的開啟。
后勤組 * * 工作人員的飲料伙食供應;外借工作人員的招待;現場清潔的管理。清潔人員10人
安全管理組 詳見安全管理方案 CW 小區外圍勸阻閑雜人員;小區內疏導人流、車輛;地下地面停車場秩序的維護;對講機的準備。
特勤組 詳見安全管理方案 * 外圍加強,應急保障
后勤交通組 公司行政部 * 確保入伙工作人員的接送車輛的安排,財務的現金押送等工作
電梯保障 電梯公司 * 電梯的應急保障
關于《收樓驗房意見表》上問題的處理:
1、入伙期間的每天中午和晚上,*協助*整理《收樓驗房意見表》,把管理處聯和開發商聯分開;
2、將《收樓驗房意見表》開發商聯復印一份。把開發商聯及復印件當天交給地產工程部蘇工,由其簽收。
3、地產工程部S工會在當天召集施工單位,要求施工單位針對每套房的問題作出維修時限。蘇工會以表格的形式對各套房的維修時限進行登記和跟蹤。
4、*及時復印蘇工的《房屋維修時限登記表》。
5、管理處安排專人及時根據《房屋維修時限登記表》的時間承諾向業主電話反饋。并做好電話記錄。
6、施工單位處理完后,地產蘇工會及時通知管理處復查。
篇2:物管案例:入伙未入住業主欠交管理費怎么辦
鍥而不舍——入伙未入住的業主欠交管理費怎么辦
深圳一知名的服裝公司在某廣場買有20套住宅,辦理了入伙手續,但一直沒有入住。他們按照規定交納了10個月的管理費后,就開始以種種借口進行拖欠。
在這家公司欠費之后,管理處屢次送單催交、電話催交、上門催交,均被其以辦事人員不在無法核查、財務人員不在無人辦理、總經理不在無權審批等理由搪塞過去,15個月累計欠交管理費52583余元。
為了繞開中間環節,直接與對方的決策人對話,以加速問題的解決,同時加大追繳力度,為今后有可能發生的經濟法律糾紛保留與己有利的證明,管理處想出了一個新的辦法:給該公司的總經理發傳真(有道是閻王好見、小鬼難搪,要想解決問題,最好還是繞過中間環節,直接去找有權力解決問題的人),在傳真文件上列出對方的欠費情況,講清欠費對管理運作已經造成的不良影響,重申法規規定的欠費處罰辦法,敦請迅速結清所欠的全部費用,并且建議其將空置的房屋委托管理處代為出租,同時說明這樣做既可減輕對方的管理費開支又可給對方增加一筆收入(設身處地為債務人著想的建議,或許可以抵消至少可以沖淡債務人被人追債所引起的不快)。
傳真發過去以后,仍舊杳無音訊。管理處就接二連三地發,而且措辭愈加嚴肅。直至發到第5次,有理有據的說明、合情合理的要求、互惠互利的建議和不厭其煩的工作,終于才使該公司為之所動,補交了全部欠費。
點評:追繳拖欠的管理費,一是要早動手,發生欠費就緊追不舍,否則越積越多,“久病難醫”;二是要多渠道,充分運用法規賦予我們的各種手段,不能見硬就回,久拖不決。這既是維護我們物業公司的利益,也是維護廣大業主的利益。
篇3:交房案例:康城入伙經驗
交房案例--康城入伙經驗
康城一期東區首批交房入伙日期定于20**年9月30日,正好是國慶長假期間。開發商北京銀信興業房地產開發有限公司從董事長到與交房相關的普通員工都很重視。8月份在朝陽區質檢站、監理、開發商、承建商等四方聯合一次性驗收成功后,開發商和物業公司在工程移交過程前兩次組織總包和各甲方分包召開"入伙保駕護航會",承包商與物業公司工程部對每套房屋再次仔細核查并對發現的問題要求承包商定期整改,經物業公司工程部最后驗收合格后,開發商才考慮支付工程款。8月底開發商客戶服務部和物業公司就交房入伙積極做準備工作,同時客戶服務部先代業主驗房,并反映及跟蹤有關問題。
9月份開發商對業主通過客戶服務部和新浪網康城業主論壇所反映的問題歸納整理,及時盡可能地在交房前予以解決或準備相應的解答對策;董事長親自會見業主代表,對業主們關心的問題做了解釋,并且幾次召集公司相關人員開會商討對策;由主管副總帶隊,臨時由客戶服務部全體人員、營銷、工程、合同預算等部門及高爾夫俱樂部、物業公司相關人員、律師組成了交房入伙工作小組并分工明確、各負其責,客戶服務、營銷部、高爾夫俱樂部和物業公司相關人員作為主要接待、協調人員,工程、合同預算部門相關人員針對工程中的特別問題協調承包商和供應商解決并解答業主的相關問題;物業公司制定了相關計劃;研究與業主簽訂的合同和不同的補充條款并核查業主履約情況;對業主們關心的近期尚未完善的問題與相關人員及律師認真推敲合理的解答方案,經董事長審批后統一對外發布;對部分接待人員進行有關培訓,統一口徑;對小區主要道路和地段以及接待大廳進行了仔細布置,突出了溫暖和回家的氣氛,并準備了迎接業主的飲料和中西茶點及聯歡晚會;配備對講機及時溝通以解決問題。
業主入伙期間,物業公司工程部人員先帶業主查看每間房屋并對業主提出的問題登記入表,交承包商及時維修處理。不少業主組成集體收房小組一起向開發商施壓,時常長時間與開發商有關人員開會要求他們的"合法權益",甚至發生一些過激行為。例如,9月30日一業主因其購買的房屋出現質量問題,過于激動,在交房大廳內大聲叫嚷并抓住原接待其的銷售人員衣領,對前來化解矛盾的人員也出言不遜,但是所有接待人員均和顏悅色,并在工程、合同預算部門相關人員的及時檢查、解決和承諾下,該業主較為滿意;10月3日業主組成集體收房小組與開發商有關人員開會從下午至深夜3點,開發商總經理和主管副總均參加了會議,其間一業主將一杯茶水潑向了開發商總經理,但開發商與會人員都很理智,未發生任何沖突。
最終在開發商交房入伙臨時小組人員忠于職守、各盡其職、努力解決業主問題,將集體收房人員區別對待、化整為零,并給予部分業主適當的經濟補償下,首批交房入伙工作波瀾不驚,進行得較為順利,未出現集體鬧房、退房、媒體曝光和法律訴訟等情況。20**年12月底的第二次交房入伙同樣進展順利。