置業有限公司員工檔案管理規定

　　1.0目的

　　為配合公司檔案室根據公司管理要求和客觀需要予以管理，確保檔案及相關信息的完整和安全，特制定本規定。

　　2.0范圍

　　本規定適用于全公司。

　　3.0術語

　　3.1員工檔案(人事檔案)：是全面考察、了解和正確考評、使用員工的依據，員工信息是準確了解公司人力資源現狀，以便進行短期和長期人力資源規劃的依據，員工檔案和信息管理工作是人力資源工作的重要組成部分。

　　3.2員工信息管理：是指根據公司現在或將來可能的需要，對員工檔案及其他文件材料進行加工、整理、提煉而形成的規范、有序的公司員工的人事資料。

　　4.0職責

　　4.1人力資源部

　　4.1.1人力資源部對收集到的歸檔材料按規定進行整理、裝訂，并按員工順序號進行存放保管;

　　4.1.2為確保檔案的準確，每半年對內部檔案進行檢查、核對;對保存的內部檔案應不定期查看，做到防蛀、防潮;每年年底清理當年離職員工內部檔案。

　　5.0內容

　　5.1員工檔案包括員工的人事檔案材料和內部檔案(員工進入公司后根據公司有關規定形成的應該歸檔的各種材料)。

　　5.1.1內部檔案材料：員工求職資料;員工的應聘資料及簽署的各類協議;員工本人提供的身份證、學歷證、學位證、外語等級證書、戶口本、各種資格證以及其他相關證件的復印件;1寸近期免冠照片2張;員工轉正申請表、異動交接手續、解除勞動合同協議、員工履歷表、勞動合同等;綜合一覽表：反映員工的職務、崗位變遷情況及獎懲、違紀記錄等情況;其他能反映員工情況的綜合材料，如：述職報告、培訓記錄等。

　　5.1.2內部檔案的收集和補充：公司員工內部檔案應及時、全面地收集到公司檔案室統一保管。各部門應主動將平時形成的公司員工應歸檔材料及時送交人力資源部審核后歸檔。駐外機構在當地招聘的人員，須建立詳細的人事資料存檔備查，并將所招聘的主要個人資料整理匯總后交人力資源部審核后存檔。檔案管理人員根據公司文件，收集公司員工的工作調配、干部任免、職稱評聘等材料。人力資源部可根據需要和檔案材料欠缺情況，通知有關人員補充材料。各部門人員應協助人力資源部做好檔案收集和補充工作。檔案管理人員對收集到的存檔材料應進行認真鑒別，存檔材料應真實準確、完整齊全、文字清楚。

　　5.2內部檔案的保管

　　人力資源部對收集到的歸檔材料按規定進行整理、裝訂，并按員工順序號進行存放保管;為確保檔案的準確，每半年對內部檔案進行檢查、核對;對保存的內部檔案應不定期查看，做到防蛀、防潮;每年年底清理當年離職員工內部檔案。

　　5.3內部檔案的查(借)閱

　　5.3.1查(借)閱員工內部檔案的人員，須是部門經理級以上管理人員，且只能查(借)閱其下屬的檔案;

　　5.3.2除職能部門外，一般不得跨部門查(借)閱員工內部檔案;

　　5.3.3如確有必要，只能查(借)閱同級以下人員檔案并經被查人上級領導同意;

　　5.3.4查(借)閱員工內部檔案的人員須按要求填寫《員工檔案調閱登記表》，經分管副總經理批準后方可查(借)閱。

　　5.3.5公司員工內部檔案一般不外借，特殊情況需借閱，借用人須說明充分理由并報總經理批準;檔案借出時間不超過2天，如需超期借閱，應補辦手續，借閱人員應妥善保管被借檔案，確保被借檔案的安全和保密。

　　5.4員工信息管理

　　5.4.1員工信息的建立和收集、補充：據收集的員工內部檔案，提煉、整理所需各類相關信息，建立人力資源信息管理系統;根據公司相關文件，收集公司設置和人員調整情況及員工異動、職務變化情況并及時修改、補充相關人事信息;及時向人力資源部提供部門人員異動信息。

　　5.4.2員工信息的查詢：除職能部門外，查詢員工信息只能是部門經理級以上的管理人員，且只能查詢下屬部門的員工信息;部門經理級以下員工因工作或項目需要查詢公司員工信息，須經部門負責人同意，并報分管副總批準;對查詢事務按公司規定辦理，由人力資源部負責管理。

　　5.4.3員工信息的統計和分析：人力資源部統計月末員工基本情況(如當月員工人數、員工流入和流出情況等)，并制作員工信息統計報表;人力資源部統計職能部門所需信息報表和查詢部門所需臨時報表;人力資源部根據每月月末信息報表統計員工流失情況和制作季末、年末報表，分析當年人力資源發展趨勢。

　　5.4.4員工信息的上報和存檔：人力資源部于每月10號前上報上月統計資料總經理;人力資源部月末、季末、年末報表應統一歸檔管理。

篇2：公司會計檔案管理規定

　　公司會計檔案管理規定

　　1.0 目的

　　會計檔案是記錄和反映公司各項經濟業務的重要史料和證據，財務部要切實加強對會計檔案的管理工作，建立和健全會計檔案的立卷、歸檔、保管、調閱和銷毀等制度，切實把會計檔案管好。

　　2.0 適用范圍

　　2.1會計憑證:原始憑證、記帳憑證、銀行對帳單、銀行存款余額調節表。 2.2會計帳薄:現金和銀行存款日記帳、明細帳、總帳、固定資產卡片、輔助帳薄。

　　2.3會計報表:月、季度會計報表，年度會計報表。 2.4電腦磁盤:儲存會計核算資料、電腦核算程序。 2.5其他會計資料:帳單、發票、收據存根、計劃統計報表、經濟合同、會計移交清冊等等。

　　3.0工作職責

　　(略)

　　4.0 程序要點

　　4.1公司每年形成的會計檔案，都應由財務部按照歸檔要求，負責整理立卷或裝訂成冊。當年會計檔案在會計年度終了后可暫由財務部保管一年，期滿之后，由財務部編造清冊歸檔入庫。

　　4.2已入庫的會計檔案，應保持原卷冊的封裝，需拆封整理的，由會計檔案管理人員處理。

　　4.3會計檔案的保管，必須存放有序，查找方便，同時嚴格執行安全和保密制度，不得隨意堆放，嚴防毀損，散失和泄密。

　　4.4會計檔案的保管期限據財政部的有關規定執行。

　　4.5公司保存的會計檔案應根據本單位的業務需要，積極給予利用。公司其他部門查閱會計檔案，須經有關負責人同意，要向保管人說明查閱范圍，并按規定進行登記，查閱后及時歸檔。

　　4.6外單位查閱會計檔案，需憑查閱單位介紹信，說明查閱范圍，查閱人還應出示身份證件，經財務部經理批準后，才能辦理登記查閱手續。

　　4.7查閱會計檔案必須由保管人陪同，不得讓查閱人單獨在場。

　　4.8查閱時會計檔案需保持原樣，不得拆抽，涂改，如需復印的，須經財務部經理同意。

　　4.9會計檔案保管期滿，需銷毀時，應指定專人鑒定審查、編造會計檔案銷毀清冊，經酒店領導同意，報主管部門批準后方能銷毀。對于其中未了結的債權債務的原始，應單獨抽出，另行立卷，保管到結清為止。建設單位在建設期間的會計檔案，不得銷毀。

　　5.0 記錄文件與控制表格

　　6.0 支持文件

　　無

篇3：公司文件、檔案密級劃分和存放范圍規定

　　公司文件、檔案密級劃分和存放范圍的規定

　　1.文件和檔案的密級度分為絕密級、秘密級和內部文件三級。絕密級文件一般可存放于行政辦公室，秘密級文件資料一般可存放于部門經理處，內部文件可存放于部門秘書處。

　　2.借閱范圍：

　　(1)絕密--文件產生部門的經理和總監級以上人員;

　　(2)秘密--文件產生部門的有關員工、有關的部門經理;

　　(3)內部--文件產生部門的有關員工、其他有關部門的員工。

　　3.業務文件資料劃分的范圍：

　　(1)絕密--重大經營決策、規劃、方針和各類涉密數據;其他的重大經營管理的文件材料等;

　　(2)秘密--財務報表、賬冊;日常經營管理計劃、成果;客戶情況;餐飲菜譜檔案;工程設備技術資料等;

　　(3)內部--一般的全店性制度;部門制度和部門相關的業務資料。